知識型組織如何發(fā)展競爭情報（二）（AMT研究院 郎蒙 編譯）

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信息專家和競爭情報的關(guān)系
 
 在知識型組織中信息專家在競爭情報的工作中做些什么呢？
 
 一個信息專家可以被定義為，是一個為組織提供信息資源和培養(yǎng)組織獲得信息的能力的人，他為組織所做的工作可以幫助組織學(xué)會學(xué)習(xí)以及調(diào)整自己從而適應(yīng)環(huán)境的變化（Lindesy-King,1998）。馬歇爾、菲舍爾、默頓和皮克勒（Marshall, Fisher, Moulton and Picolla, 1996）對信息專家的解釋是，信息專家可以通過對知識型組織對關(guān)鍵信息的迫切需要做出反應(yīng)帶給組織所需要的信息。
 
 信息專家在組織競爭情報發(fā)展過程中參與的工作包括情報需求的識別，信息的獲得，信息的組織和存儲，信息產(chǎn)品和服務(wù)的發(fā)展，以及信息的傳播和使用（Lindesy-King,1998）。
 
 但是，為了真實的評定信息專家對競爭情報傳播的作用，還需要競爭情報專家把信息專家的專業(yè)技術(shù)和組織需要的技術(shù)進行比較。
 
 信息專家的技能
 
 艾肯（Elken,1998）總結(jié)了目前信息專家已有的技能：
 
 1、信息處理技能：對信息建立目錄，建立索引，并對知識進行整體管理和組織；
 
 2、培訓(xùn)技能：幫助任何年齡、任何背景、任何專業(yè)或需要的人去使用圖書館和任何媒介的信息資源，并且進行客戶支持和客戶培訓(xùn)；
 
 3、評價技能：進行選擇和批判性評價；對信息質(zhì)量的保證；尋找適合目的的，在傳統(tǒng)和數(shù)字圖書館需要的信息。
 
 4、關(guān)心客戶。
 
 馬歇爾等一些學(xué)者通過對信息專家的專業(yè)技能和個人技能結(jié)合起來綜合考慮信息專家的技能，得出一個對此更深刻寬泛的解釋。他們的觀點認(rèn)為，信息專家的專業(yè)技能涉及到信息資源方面的專業(yè)知識，比如信息的獲得、技術(shù)、管理和研究，以及使這些專業(yè)知識在信息化服務(wù)中得到應(yīng)用。個人技能就是那些可以使信息專家有效率的工作、成為良好的溝通者、在工作中不斷專注于學(xué)習(xí)、能夠展現(xiàn)他們所貢獻(xiàn)的增值價值、在新的工作環(huán)境中還能繼續(xù)發(fā)展的能力。
 
 信息專家需要具備的專業(yè)技能：
 
 1、 擁有信息資源方面的專業(yè)知識，包括具備對信息做出評判性的評價和篩選過濾的能力；
 
 2、 具備適合商業(yè)組織或者顧客的專業(yè)知識；
 
 3、 配合組織的戰(zhàn)略方向，開發(fā)和管理方便的、有效率的信息服務(wù)；
 
 4、 可以為信息服務(wù)的用戶提供出色的指導(dǎo)和幫助；
 
 5、 評估信息需求，設(shè)計并向市場推出滿足這些需求的信息服務(wù)和信息產(chǎn)品；
 
 6、 利用合理的信息技術(shù)獲取、管理和傳播信息；
 
 7、 利用合適的商業(yè)和管理手段宣揚信息服務(wù)的重要性；
 
 8、 為組織內(nèi)部或者外部，或者個別單獨的客戶開發(fā)特殊的信息產(chǎn)品；
 
 9、 評價信息應(yīng)用成果并能夠?qū)π畔⒒芾碇谐霈F(xiàn)的問題研究解決方案；
 
 10、 不斷的改進信息服務(wù)以適應(yīng)不斷變化的需求；
 
 11、 是資深管理團隊中有力的一員，是組織在信息方面的顧問。
 
 信息專家的個人技能：
 
 1、 力求出色的服務(wù)；
 
 2、 在信息中心內(nèi)外不斷尋求挑戰(zhàn)和新的機遇；
 
 3、 把信息中心和信息服務(wù)看作是制定合理決策的過程中的很重要的部分；
 
 4、 尋找合作者和聯(lián)盟；
 
 5、 創(chuàng)造相互尊敬和信任的環(huán)境；
 
 6、 具備杰出的溝通技巧；
 
 7、 具有很好的團隊工作能力；
 
 8、 具有領(lǐng)導(dǎo)能力；
 
 9、 具有很好的計劃性，區(qū)分事情的優(yōu)先級，關(guān)注于最重要的事情；
 
 10、 忠于終生學(xué)習(xí)和個人職業(yè)規(guī)劃；
 
 11、 具備個人商業(yè)技能，能夠創(chuàng)造新的機會；
 
 12、 能夠認(rèn)識到專業(yè)人士團結(jié)工作的價值；
 
 13、 能夠積極靈活的面對不斷的改變。
 
 為了總結(jié)以上這些信息專家所需具備的技巧，戴文波特（Davenport,1997:115）發(fā)表了他對高級經(jīng)理人員培訓(xùn)班和MBA班的學(xué)生的調(diào)查，列舉出了理想的信息專家所需具備的特征。他解釋說，令他吃驚的事無論是高級主管還是MBA學(xué)員對這些特征的看法有著高度的一致性。幾乎所有人都認(rèn)為理想的信息專家應(yīng)當(dāng)具備以下的特征：
 
 1、 對商業(yè)有著廣泛的了解，具備關(guān)于組織結(jié)構(gòu)和職能的豐富知識；
 
 2、 了解組織中的各種各樣的資源和信息的使用情況；
 
 3、 熟練掌握信息技術(shù)；
 
 4、 具備政治頭腦和領(lǐng)導(dǎo)能力；
 
 5、 具備非常強的人際溝通技能；
 
 6、 對整個商業(yè)行為有著非常強的定位，而不是僅僅局限于組織內(nèi)部的職能目標(biāo)。
 
 戴文波特（Davenport,1997:115）總結(jié)這次調(diào)查時，提出了這樣的問題：“既然有如此一致的看法，為什么在實際工作中很少有信息工作者表現(xiàn)得與技術(shù)專家一樣呢？”
 
 競爭情報專家的角色與職責(zé)
 
 正如前所述，在信息專家在競爭情報工作流程中的職能確定之前，需要對競爭情報專家的角色和職責(zé)加以討論。我們需要對以下的問題加以明晰：
 
 1、 信息專家是否構(gòu)成組織競爭情報流程的一部分？
 
 2、 信息專家是否應(yīng)包含在組織中為競爭情報負(fù)責(zé)的工作團隊中？
 
 3、 信息專家需要做什么類型的工作？
 
 4、 對信息專家和競爭情報專家的技術(shù)要求存在哪些相似之處？
 
 為了弄清楚競爭情報專家角色和指責(zé)究竟是什么，我們對南非以及國際上所空缺的競爭情報專家進行了分析。根據(jù)分析的結(jié)果，競爭情報專家的角色和職責(zé)可以總結(jié)如下：
 
 南非對競爭情報專家的要求：
 
 1、對組織戰(zhàn)略有很好的理解；
 
 2、能夠很好地理解組織目標(biāo)，以及與其他致力于經(jīng)濟增長的組織之間的相互關(guān)系；
 
 了解在發(fā)展全球競爭力過程中在技術(shù)、國際貿(mào)易、物流系統(tǒng)、智力資本的能動性、標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境的動態(tài)性、流程技術(shù)及技巧等方面的問題；
 
 3、能夠像預(yù)測具有潛在增長領(lǐng)域一樣預(yù)測增長不存在連續(xù)性的領(lǐng)域的技術(shù)發(fā)展、在國際貿(mào)易發(fā)生、物流、市場環(huán)境和環(huán)境導(dǎo)向的需求方面發(fā)生的變化；
 
 4、聯(lián)系世界上正在發(fā)生的技術(shù)變化，對政策形勢具有很強的敏感性；
 
 5、能夠通過提升策略方法，提供政策和戰(zhàn)略的領(lǐng)先以延長階段性戰(zhàn)略的可競爭性。
 
 國際上對競爭情報專家的要求：
 
 1、監(jiān)視和負(fù)責(zé)組織的競爭情報職能。與高層管理者、產(chǎn)品開發(fā)和營銷團隊一起工作，為情報收集設(shè)置目標(biāo)，為數(shù)據(jù)的收集和分析創(chuàng)造一個合理的方案；
 
 2、領(lǐng)導(dǎo)競爭情報團隊的工作。監(jiān)督這個團隊的成員的數(shù)據(jù)收集和分析的工作，向他們分配任務(wù)，并主持特別數(shù)據(jù)的收集。保證組織的情報和信息收集工作采用合理的技術(shù)技巧；
 
 3、固定競爭情報團隊所需要的資源，保證他們可以獲得收集和分析數(shù)據(jù)的所需資源。在團隊的預(yù)算中包含購買設(shè)備，招聘和培訓(xùn)員工，根據(jù)需要對顧問進行再培訓(xùn)；
 
 4、分析收集到的數(shù)據(jù)并撰寫分析報告；
 
 5、 協(xié)助競爭情報管理者準(zhǔn)備給高層管理者和公司其他部門做展示的材料和報告，并對一些展示成果負(fù)主要的責(zé)任；
 
 6、監(jiān)督競爭情報小組的成員，保證他們能夠?qū)W習(xí)和掌握合適的專業(yè)技巧，使他們有能力發(fā)展得更加專業(yè)；
 
 7、管理競爭情報團隊的預(yù)算；
 
 8、對競爭情報小組得出的分析和結(jié)論負(fù)責(zé)。向高層管理者和其他客戶團隊做定期的成果展示。
 
 當(dāng)我們對信息專家的技術(shù)和競爭情報專家的角色和職責(zé)做出比較的時候，我們可以清楚地發(fā)現(xiàn)它們之間如果是真的有關(guān)系的話，那么聯(lián)系也是很少的。這個觀點可以在另外一篇文章中得到進一步的支持，在這篇文章中，劃分出了15項關(guān)于分析已經(jīng)收集的數(shù)據(jù)以及將它們轉(zhuǎn)化成為情報過程中所需要的不同的任務(wù)和職責(zé)，或者稱作是所必需的主要職業(yè)。這15個主要的職業(yè)包括行為科學(xué)家、制圖專家、經(jīng)濟學(xué)家、工程師、圖表設(shè)計專家、醫(yī)學(xué)分析師、多媒體和影像制作者和導(dǎo)演，以及資料收集分析員。這里提到的資料收集分析員與信息專家有根本的不同，“他們的職責(zé)是應(yīng)用知識、經(jīng)驗、研發(fā)技能和主動性從眾多的信息資源中開發(fā)出有意義的，能夠應(yīng)用的情報資產(chǎn)。這就像是把從不同的地方不同的時間得到的疑惑匯總在一起，然后去形成一個可以能夠理解的結(jié)果——盡管有些東西可能被遺漏。”由競爭情報職業(yè)者協(xié)會（the Society for Competitive Intelligence Professionals, SCIP）發(fā)起的研究結(jié)果表明，以下這些特征對于情報分析員和信息專家而言是一致的：
 
 1、信息專家發(fā)現(xiàn)問題，確定問題和解決特殊問題時的好奇心；
 
 2、信息專家利用豐富的資源識別影響客戶決策的因素時的執(zhí)著；
 
 3、正規(guī)的組織技能；
 
 4、例如寫作和傾聽的溝通技能；
 
 5、在相關(guān)面試中的面試技能。
 
 但是，在這項研究中也發(fā)現(xiàn)信息專家還需要掌握一定的技能，從而能夠在競爭情報流程中做出有影響和有效率的分析。這清楚的表明了信息專家負(fù)責(zé)和參與競爭情報流程中的工作時的現(xiàn)有能力和需要培養(yǎng)的能力之間的差異。上面提到的技巧包括：
 
 1、發(fā)展情報方面和公司文化方面的良師益友；
 
 2、參與競爭情報團隊的工作；
 
 3、發(fā)展人際關(guān)系，識別管理人員的問題；
 
 4、學(xué)習(xí)你自己的專業(yè)；
 
 5、實踐、實踐、實踐；
 
 6、懇求同事的評價和建議；
 
 7、承擔(dān)風(fēng)險，堅守自己的位置，堅守自己的立場；
 
 8、明確競爭情報的有限的服務(wù)對象，學(xué)會誰是服務(wù)對象和怎樣說不；
 
 9、提供戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)情報；
 
 10、加強寫作、展示和辯論的技能；
 
 11、通過參加類似MBA這樣的學(xué)習(xí)，獲得財務(wù)和商業(yè)技能；
 
 12、盡管去做；
 
 13、能夠很好的組織情報；
 
 14、在一個鼓勵變化和新技能發(fā)展的環(huán)境中工作。
 
 盡管看起來信息專家的技能和競爭情報專家的職責(zé)相差甚遠(yuǎn)，而且看起來信息專家對競爭情報流程幾乎沒有貢獻(xiàn)，但是信息專家有一個專業(yè)工作必須去做，沒有這個工作環(huán)節(jié)，競爭情報流程就是不完善的。這個工作就是，“與其他部門進行溝通，以保證有效的信息流從競爭情報小組流入和流出。競爭情報小組主要負(fù)責(zé)分析競爭情報，但是數(shù)據(jù)是來源于整個公司的?！?BR> 
 信息專家在競爭情報流程中的參與
 
 在組織中，信息專家比其他任何專業(yè)人員都要多。他們需要具備特殊技能去獲得、組織和傳播數(shù)據(jù)或信息，并且為競爭情報小組帶來有效的數(shù)據(jù)流或信息流的儲備。信息專家和組織中的其他專家一樣，需要清楚并且貢獻(xiàn)他們的特殊技能給競爭情報流程。但是，在對信息專家的技能做出仔細(xì)的考察后，他們技能的發(fā)揮需要在一個有必備的技能和能力，對組織整個的競爭情報流程具有全局眼光的人的指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)下進行。
 
 吉蘭德（Cottrill,1998:28）在解釋怎樣挑選負(fù)責(zé)競爭情報的人的時候說，“以他的經(jīng)驗，在每一個公司都至少有一個具備‘競爭情報遠(yuǎn)景’的人。這個人可能正在做其他的工作，但是它具有運作競爭情報資源所需的聰明才智和商業(yè)頭腦?！?BR> 
 因此，對于信息專家而言，需要嚴(yán)格審視自己的技能，并且要知道如果他們沒有運作整個競爭情報資源所需要的聰明才智，商業(yè)頭腦，以及與高層管理者的密切關(guān)系和授權(quán)，他們?nèi)匀豢梢赃\用自己的技術(shù)和能力為競爭情報流程收集、組織和傳播數(shù)據(jù)或信息，無論這些數(shù)據(jù)或信息來源于傳統(tǒng)還是數(shù)字資源。
 
 結(jié)束語
 
 只有得到應(yīng)有的關(guān)注和優(yōu)先權(quán)限，競爭情報才能對公司有所貢獻(xiàn)。它不是組織中那些“最好獲得和指導(dǎo)”的工作，而是應(yīng)該關(guān)注那些對公司生存至關(guān)重要的事情—— “必須獲得和知道”的事情。
 
 在很多公司中，高層管理者仍然不知道怎樣使競爭情報為他們提供支持。很多高層主管仍然依靠歷史經(jīng)驗和潛在的想法制定決策。他們應(yīng)該受到引導(dǎo)和“教育”，去信任競爭情報提供的結(jié)果和建議。競爭情報需要將他們得到的結(jié)果進行必要的營銷，向決策者表明依從競爭情報給出的建議他們將會得到預(yù)期的結(jié)果，只有這樣才能得到管理者的信任。
 
 為了在當(dāng)今激烈競爭的時代發(fā)揮作用，我們需要將公司的“感應(yīng)器”開發(fā)成像生物神經(jīng)系統(tǒng)一樣，使公司能夠?qū)ξｋU和需求做出相應(yīng)的反應(yīng)。這就需要適時地給組織中適當(dāng)?shù)牟块T整合完美的信息流。這個“神經(jīng)系統(tǒng)”需要包括一些工作流程，使得公司可以對競爭環(huán)境做出感應(yīng)和反應(yīng)，感覺到競爭對手的挑戰(zhàn)和顧客需求的變化，從而使組織可以及時地對這些挑戰(zhàn)做出回應(yīng)。
 
 競爭情報關(guān)注關(guān)鍵事件，那些成功地為競爭情報建立有效的制度和組織構(gòu)架的組織，將會取得相對于他們競爭對手的競爭優(yōu)勢。對于現(xiàn)代組織而言，已經(jīng)不可能再輕易地獲得有效的競爭情報的能力了。
 
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