是到了更換項(xiàng)目管理工具的時(shí)候了嗎？

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我祖父過(guò)去曾說(shuō)過(guò)：“糟糕的工人總是抱怨他的工具不好。”他的話在我最近代表一個(gè)客戶(hù)的公司評(píng)估一些商業(yè)應(yīng)用軟件時(shí)應(yīng)驗(yàn)了。

發(fā)生在我自己身邊的情況是：在我之前沒(méi)有人對(duì)我們公司所使用的各種內(nèi)部項(xiàng)目管理軟件做過(guò)任何類(lèi)型的獨(dú)立評(píng)估。我們一直都是例行公事地升級(jí)項(xiàng)目管理軟件，而沒(méi)有真正考慮過(guò)我們公司到底是需要花錢(qián)買(mǎi)新軟件，還是只需簡(jiǎn)單的磨快我們的舊工具。更加荒唐的是，進(jìn)行軟件評(píng)估和開(kāi)發(fā)是我們公司的支柱項(xiàng)目。沒(méi)有對(duì)你當(dāng)前的項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行評(píng)估和考慮新的解決方案，你就可能會(huì)陷在只使用舒服和熟悉的工具的老路上。

擺脫限制

我們已經(jīng)仔細(xì)地考慮過(guò)和調(diào)查過(guò)適當(dāng)?shù)募砷_(kāi)發(fā)環(huán)境(IDE)，以及給商業(yè)管理和通訊的技術(shù)支持。那么為什么我們總是沒(méi)有注意到自己工具箱里這一方面的問(wèn)題呢？

我懷疑你們有許多人會(huì)說(shuō)我們會(huì)擺出自己的原因，譬如，軟件項(xiàng)目日常策略之外的任務(wù)總是缺乏時(shí)間；處理看起來(lái)不會(huì)崩潰的事情總是很令人麻煩的；以及它相比而言是承擔(dān)得起的。

作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，你也許只忠實(shí)于一種特定的項(xiàng)目管理工具。這種聯(lián)系往往會(huì)在整個(gè)組織里流傳，甚至是在沒(méi)有什么理由來(lái)支持的情況下成了一種“政策”。

任何類(lèi)型的改變都伴隨有開(kāi)銷(xiāo)和短期的頭疼。如果讓每個(gè)人都覺(jué)得使用“Project-o-matic version 3.5.1”順了手花了你兩年時(shí)間的話，你現(xiàn)在對(duì)其應(yīng)該不想有所改變。你甚至?xí)嘈胚x擇一個(gè)特定的項(xiàng)目管理工具并不能真正地帶來(lái)巨大的改變。它們只不過(guò)是有助于記事和通訊，那么為什么還要換呢？

小心改變的步伐

開(kāi)發(fā)的慣例現(xiàn)在正在受到開(kāi)放源代碼運(yùn)動(dòng)和其他的項(xiàng)目管理方法的挑戰(zhàn)。任何失去對(duì)這種可能性警覺(jué)的組織或者項(xiàng)目管理者都會(huì)成為變革步伐的受害者。

向我們所使用的日益復(fù)雜的工具里添加(新)“特性”常常并不能帶來(lái)相應(yīng)的回報(bào)。這些特性中的許多甚至都是多余的。況且，真正的升級(jí)，其頻率是很低的，但是許可證的花費(fèi)仍保持很高。

更換工具的含義

當(dāng)然，我并不是說(shuō)你要為了更換的目的而更換工具。從潮流上來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理工具太重要了所以不能不要。即使是某些新的方法變得流行起來(lái)，這也不意味著你要開(kāi)始跳上每一輛駛過(guò)的花車(chē)。

廣泛使用但是樸素的工具包往往質(zhì)量會(huì)更高，而且更容易遷移／升級(jí)。技術(shù)很可能是成熟的，所以銷(xiāo)售商不太可能在短期內(nèi)就隨隨便便地放棄這樣的技術(shù)。

另一方面，你的遠(yuǎn)期職業(yè)發(fā)展也要求你有使用最新工具的經(jīng)驗(yàn)?！半x線”試驗(yàn)新技術(shù)向來(lái)都不是一個(gè)好主意。

我對(duì)主流產(chǎn)品TimeWizard、Primavera、Welcom和Microsoft Project的依賴(lài)則可能是我低估了自己的項(xiàng)目。你甚至想考慮使用自定義的版本或者全新定制的工具?？梢越z毫不夸張地說(shuō)，評(píng)估一下你沒(méi)有使用過(guò)的工具的演示版都是有用的。

你也許不清楚自己所擁有的項(xiàng)目管理工具到底要花掉多少錢(qián)。除了許可證的花費(fèi)，你還應(yīng)該考慮建立新項(xiàng)目、和你的日常工作對(duì)接等等事情所要花費(fèi)時(shí)間的價(jià)值。而且，不要忘記每一次升級(jí)都意味著培訓(xùn)、硬件需求、操作系統(tǒng)的需求、用戶(hù)支持的聯(lián)系等等。例如，你真的認(rèn)為項(xiàng)目策劃系統(tǒng)需要一個(gè)多媒體演示工具嗎？我祖父會(huì)把這叫做“殺雞用牛刀”。

免費(fèi)的(和幾乎是免費(fèi)的)項(xiàng)目管理工具

個(gè)人現(xiàn)在可以自定義他們的工具了，這樣在公司里每一個(gè)人使用同一種工具所節(jié)省下來(lái)的費(fèi)用有時(shí)就被抵消掉了。使用一種自定義圖的團(tuán)隊(duì)成員可能在理解其他人所使用的自定義圖時(shí)會(huì)有困難。所以你應(yīng)該花一些時(shí)間看看免費(fèi)的(和幾乎是免費(fèi)的)項(xiàng)目管理工具。

然而，有時(shí)有必要(甚至是被認(rèn)為是有用的)堅(jiān)持使用“磨損殆盡了的工具”。但是盲目這樣做是沒(méi)有好處的。對(duì)其他軟件的評(píng)估技巧對(duì)于內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)工具的年評(píng)估也是大體上適用的。如果你同工具軟件的銷(xiāo)售商保持著良好的關(guān)系，那么你可以根據(jù)經(jīng)驗(yàn)要求銷(xiāo)售商加進(jìn)或者去除一些特性。

底線是：不要向你的項(xiàng)目管理工具妥協(xié)；它們會(huì)限制你的表現(xiàn)，甚至是你的職業(yè)發(fā)展前途。

來(lái)源：管理周刊