是到了更換項目管理工具的時候了嗎？

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我祖父過去曾說過：“糟糕的工人總是抱怨他的工具不好?！彼脑捲谖易罱硪粋€客戶的公司評估一些商業(yè)應用軟件時應驗了。

發(fā)生在我自己身邊的情況是：在我之前沒有人對我們公司所使用的各種內部項目管理軟件做過任何類型的獨立評估。我們一直都是例行公事地升級項目管理軟件，而沒有真正考慮過我們公司到底是需要花錢買新軟件，還是只需簡單的磨快我們的舊工具。更加荒唐的是，進行軟件評估和開發(fā)是我們公司的支柱項目。沒有對你當前的項目管理軟件進行評估和考慮新的解決方案，你就可能會陷在只使用舒服和熟悉的工具的老路上。

擺脫限制

我們已經(jīng)仔細地考慮過和調查過適當?shù)募砷_發(fā)環(huán)境(IDE)，以及給商業(yè)管理和通訊的技術支持。那么為什么我們總是沒有注意到自己工具箱里這一方面的問題呢？

我懷疑你們有許多人會說我們會擺出自己的原因，譬如，軟件項目日常策略之外的任務總是缺乏時間；處理看起來不會崩潰的事情總是很令人麻煩的；以及它相比而言是承擔得起的。

作為一個項目經(jīng)理，你也許只忠實于一種特定的項目管理工具。這種聯(lián)系往往會在整個組織里流傳，甚至是在沒有什么理由來支持的情況下成了一種“政策”。

任何類型的改變都伴隨有開銷和短期的頭疼。如果讓每個人都覺得使用“Project-o-matic version 3.5.1”順了手花了你兩年時間的話，你現(xiàn)在對其應該不想有所改變。你甚至會相信選擇一個特定的項目管理工具并不能真正地帶來巨大的改變。它們只不過是有助于記事和通訊，那么為什么還要換呢？

小心改變的步伐

開發(fā)的慣例現(xiàn)在正在受到開放源代碼運動和其他的項目管理方法的挑戰(zhàn)。任何失去對這種可能性警覺的組織或者項目管理者都會成為變革步伐的受害者。

向我們所使用的日益復雜的工具里添加(新)“特性”常常并不能帶來相應的回報。這些特性中的許多甚至都是多余的。況且，真正的升級，其頻率是很低的，但是許可證的花費仍保持很高。

更換工具的含義

當然，我并不是說你要為了更換的目的而更換工具。從潮流上來說，項目管理工具太重要了所以不能不要。即使是某些新的方法變得流行起來，這也不意味著你要開始跳上每一輛駛過的花車。

廣泛使用但是樸素的工具包往往質量會更高，而且更容易遷移／升級。技術很可能是成熟的，所以銷售商不太可能在短期內就隨隨便便地放棄這樣的技術。

另一方面，你的遠期職業(yè)發(fā)展也要求你有使用最新工具的經(jīng)驗?！半x線”試驗新技術向來都不是一個好主意。

我對主流產(chǎn)品TimeWizard、Primavera、Welcom和Microsoft Project的依賴則可能是我低估了自己的項目。你甚至想考慮使用自定義的版本或者全新定制的工具?？梢越z毫不夸張地說，評估一下你沒有使用過的工具的演示版都是有用的。

你也許不清楚自己所擁有的項目管理工具到底要花掉多少錢。除了許可證的花費，你還應該考慮建立新項目、和你的日常工作對接等等事情所要花費時間的價值。而且，不要忘記每一次升級都意味著培訓、硬件需求、操作系統(tǒng)的需求、用戶支持的聯(lián)系等等。例如，你真的認為項目策劃系統(tǒng)需要一個多媒體演示工具嗎？我祖父會把這叫做“殺雞用牛刀”。

免費的(和幾乎是免費的)項目管理工具

個人現(xiàn)在可以自定義他們的工具了，這樣在公司里每一個人使用同一種工具所節(jié)省下來的費用有時就被抵消掉了。使用一種自定義圖的團隊成員可能在理解其他人所使用的自定義圖時會有困難。所以你應該花一些時間看看免費的(和幾乎是免費的)項目管理工具。

然而，有時有必要(甚至是被認為是有用的)堅持使用“磨損殆盡了的工具”。但是盲目這樣做是沒有好處的。對其他軟件的評估技巧對于內部標準工具的年評估也是大體上適用的。如果你同工具軟件的銷售商保持著良好的關系，那么你可以根據(jù)經(jīng)驗要求銷售商加進或者去除一些特性。

底線是：不要向你的項目管理工具妥協(xié)；它們會限制你的表現(xiàn)，甚至是你的職業(yè)發(fā)展前途。

來源：管理周刊