應(yīng)用南昌OA提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

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作者：劉彥

數(shù)據(jù)經(jīng)過處理、分析后，可以變成有用的信息，而信息經(jīng)過審核、分類后，則變成能協(xié)助個(gè)人、企業(yè)或團(tuán)體創(chuàng)造智能與價(jià)值的有用信息，也就是知識(shí)。知識(shí)經(jīng)過行動(dòng)、驗(yàn)證后，便可以協(xié)助企業(yè)變成智能型企業(yè)，創(chuàng)造利潤、降低成本、提高競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)而產(chǎn)生有形與無形的價(jià)值。知識(shí)管理可以分為對(duì)知識(shí)內(nèi)容的管理；知識(shí)流動(dòng)環(huán)節(jié)的管理；知識(shí)載體的管理。

而知識(shí)管理的關(guān)鍵，第一是要迅速、有效的獲取知識(shí)內(nèi)容并建設(shè)企業(yè)的知識(shí)庫，這包括它的及時(shí)性、有效性、可被利用性和可持續(xù)發(fā)展性；第二是使知識(shí)能夠大流量、高效率的進(jìn)行流轉(zhuǎn)，把知識(shí)迅速而通暢的貫穿到企業(yè)工作的各個(gè)方面中，以最佳的方式實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享、利用和增值；第三是建立知識(shí)的人和組織，這包括對(duì)人員和組織進(jìn)行變革，使其能適應(yīng)知識(shí)管理的需求，讓人和組織在知識(shí)的活動(dòng)中最大程度的受益。

然而，企業(yè)的知識(shí)管理現(xiàn)狀卻不盡人意，一個(gè)比較突出的原因便是企業(yè)工作環(huán)境中大量"孤島"的存在給知識(shí)管理帶來了障礙，使知識(shí)在這樣的環(huán)境下成為了一潭"死水"，無法健康的流動(dòng)起來，當(dāng)然也就無法給企業(yè)帶來效益。究其原因，首先是企業(yè)的管理理念、組織的文化、知識(shí)系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施和應(yīng)用等不切合知識(shí)管理的需求，其次也是由于信息化進(jìn)程中的一些“孤島式”建設(shè)所產(chǎn)生的IT屏障，不能有效的推進(jìn)知識(shí)管理的進(jìn)行。

所以要實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，企業(yè)就應(yīng)該建設(shè)一個(gè)開放、共享、協(xié)同的知識(shí)實(shí)踐環(huán)境，讓知識(shí)的“死水”活起來。而協(xié)同商務(wù)平臺(tái)可以快速的建立起共享和協(xié)作的知識(shí)環(huán)境，為知識(shí)管理提供實(shí)際層面的支持。

協(xié)同商務(wù)平臺(tái)的架構(gòu)

協(xié)同商務(wù)的基本管理思想是“協(xié)同”，也就是說通過打破各種資源(人、財(cái)、物、信息、流程)之間的壁壘和邊界，提供一個(gè)統(tǒng)一的管理和暢通無阻的管理“通道”，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源配置和開發(fā)的最優(yōu)化。在協(xié)同商務(wù)平臺(tái)中便體現(xiàn)為“信息網(wǎng)狀”、“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)”和“隨需而應(yīng)”的三大理念?！靶畔⒕W(wǎng)狀”在于建立一個(gè)立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境，無論信息的來源、結(jié)構(gòu)是什么，都可以得到統(tǒng)一的管理；同時(shí)協(xié)同平臺(tái)為這些信息節(jié)點(diǎn)之間提供了立體化的“網(wǎng)狀”關(guān)聯(lián)通道，從任何一個(gè)信息節(jié)點(diǎn)都可以到達(dá)任意的相關(guān)信息節(jié)點(diǎn)，極大的方便企業(yè)獲取完整的、真實(shí)的信息。“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)”則是提供對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案，使得協(xié)同平臺(tái)可以面向整個(gè)業(yè)務(wù)過程來進(jìn)行管理。表面上看在協(xié)同平臺(tái)中還是采用某個(gè)模塊或某個(gè)功能完成某個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的要求，但隨之這個(gè)應(yīng)用可以自動(dòng)啟動(dòng)其他的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，使得企業(yè)無需在不同應(yīng)用平臺(tái)之間切換便可以完成對(duì)業(yè)務(wù)鏈的管理?！半S需而應(yīng)”是將企業(yè)的“人”、“財(cái)”、“物”、“信息”和“流程”進(jìn)行充分的整合。在協(xié)同平臺(tái)中，這些資源可以實(shí)現(xiàn)各種關(guān)聯(lián)，當(dāng)企業(yè)由于某個(gè)目的觸發(fā)一個(gè)應(yīng)用的時(shí)候，相關(guān)的資源可以隨之被調(diào)動(dòng)并被自動(dòng)加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中，從而進(jìn)行緊密的協(xié)調(diào)和運(yùn)作。

總體上看，協(xié)同應(yīng)用更有利于對(duì)企業(yè)各種分散存在或被分隔的知識(shí)進(jìn)行整合，并讓它們?cè)诮y(tǒng)一管理和調(diào)配下進(jìn)行優(yōu)化，從而發(fā)揮這些知識(shí)最大的價(jià)值。

知識(shí)管理與協(xié)同商務(wù)平臺(tái)的關(guān)系

信息網(wǎng)狀中的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)之間高度關(guān)聯(lián)，從一個(gè)信息點(diǎn)可以迅速的捕獲與其相關(guān)的其他信息，同時(shí)，當(dāng)這張網(wǎng)中的某個(gè)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)的數(shù)據(jù)也能夠隨之發(fā)生變化，以保持彼此之間的同步性。信息網(wǎng)首先突破了信息之間的屏障，將信息涉及的范圍和視野進(jìn)行了極大的擴(kuò)展，有助于迅速查找及收集企業(yè)內(nèi)外部各個(gè)角落的信息和知識(shí)，并有助于建立知識(shí)之間的關(guān)聯(lián)性；其次，信息網(wǎng)中的信息能夠保持較好的同步性，可以迅速的進(jìn)行更新，從而有利于保持知識(shí)的及時(shí)性和有效性；第三，信息網(wǎng)狀將數(shù)據(jù)和應(yīng)用進(jìn)行統(tǒng)一的管理和展現(xiàn)，使用戶可以通過唯一的平臺(tái)進(jìn)行獲取，而無需在不同的數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)之間切換，有利于企業(yè)建設(shè)便利的信息和知識(shí)的共享環(huán)境。

業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)看作是知識(shí)流經(jīng)的“管道”，流程的通暢意味著知識(shí)能夠在這個(gè)管道“活”起來。知識(shí)的生產(chǎn)、獲取、整理、傳遞、共享、利用、創(chuàng)新等必須與企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)和工作流程進(jìn)行很好的結(jié)合，或者說知識(shí)管理必須依附于企業(yè)的流程環(huán)節(jié)，才能達(dá)到知識(shí)管理的目標(biāo)。而業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)中的各個(gè)業(yè)務(wù)流程是關(guān)聯(lián)、互通和相互協(xié)調(diào)的，這樣的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)體系就能夠不斷強(qiáng)化知識(shí)流的流量和流速。反過來說，在一個(gè)流程割裂的環(huán)境里，企業(yè)的各部分工作自行其是，就很難創(chuàng)建通暢平滑的支持知識(shí)流通的途徑。例如，對(duì)銷售部門的人力資源管理和銷售人員的銷售業(yè)務(wù)管理相割裂，企業(yè)就很難將銷售人員在工作中積累和創(chuàng)建的知識(shí)與其知識(shí)貢獻(xiàn)的績(jī)效考核相掛鉤。因此，通暢無阻、互聯(lián)互動(dòng)的流程網(wǎng)便于將知識(shí)管理貫穿于企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而讓知識(shí)的價(jià)值得到發(fā)揮。

知識(shí)管理的另一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)便是建立一個(gè)知識(shí)型的組織，知識(shí)型組織的特性是突破邊界的知識(shí)聯(lián)盟體。打破人員之間的屏障，把以地理或?qū)嶓w為邊界的傳統(tǒng)組織，拓展為由雇員、管理人員、客戶、商業(yè)伙伴、外部組織和公眾等構(gòu)成的以知識(shí)為目標(biāo)的柔性虛擬組織，并為他們提供緊密結(jié)合的、相互協(xié)作的工作環(huán)境，使他們可以即時(shí)的、互動(dòng)的進(jìn)行溝通，從而給知識(shí)的衍生和發(fā)展創(chuàng)造了極為有利的條件；其次是打破了金字塔型的管理結(jié)構(gòu)，而轉(zhuǎn)為扁平化的形態(tài)，讓管理可以越過原有的多重層級(jí)而迅速的到達(dá)目標(biāo)點(diǎn)，便于建立“以人為本”的管理機(jī)制，形成以創(chuàng)新、共享和協(xié)同發(fā)展為內(nèi)涵的組織文化。

協(xié)同商務(wù)與知識(shí)管理相融合，以“協(xié)同”的手段，把知識(shí)變?yōu)樵丛床粩嗟?、流通無阻的“活水”，為知識(shí)管理創(chuàng)建了一個(gè)良好的實(shí)踐環(huán)境，為企業(yè)的快速反應(yīng)提供基礎(chǔ)。

提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

知識(shí)管理的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)可以使得公司的員工可以相當(dāng)方便的工作，因?yàn)閱T工可以輕易的獲得知識(shí)，更快速更方便的尋得所需的知識(shí)可使員工增加相當(dāng)?shù)纳a(chǎn)力，甚至可以增加員工的工作質(zhì)量。因此，若是能夠讓員工除了互相分享信息之外，更能跨部門來分享、合作，相信更能夠提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。員工只要一有問題，就將問題丟出來，很快的就會(huì)有這方面的專家來回答你這個(gè)問題；另外，還可以將專家知識(shí)整理成明確的文件，更可以增加知識(shí)的影響范圍；此外，很重要的一點(diǎn)是，可以藉此提升個(gè)人的能力，使員工能夠不斷的進(jìn)步。不斷累積的知識(shí)可以提供創(chuàng)新的基礎(chǔ)，也可以增加競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，在面對(duì)突然席卷而來的危機(jī)時(shí)，可以實(shí)時(shí)反應(yīng)良好決策。

降低企業(yè)成本

傳統(tǒng)之企業(yè)員工有太多的制度規(guī)范，信息無法流通與分享，員工更少互相交換知識(shí)，使得企業(yè)花費(fèi)許多重復(fù)的教育成本以及其它方面的成本。

提高企業(yè)效率

在合作的素質(zhì)上，會(huì)因?yàn)橹R(shí)管理的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)而有所提升，甚至在跨部門的合作中，也會(huì)因?yàn)橹R(shí)管理的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)而更順利，對(duì)企業(yè)的未來以及核心的競(jìng)爭(zhēng)力更為提升?知識(shí)管理的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)，增進(jìn)創(chuàng)新的想法來增加營運(yùn)上的效率，例如企業(yè)再工程的發(fā)展；利用知識(shí)管理的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)，再作企業(yè)轉(zhuǎn)型或是變革，也可以減少轉(zhuǎn)換的時(shí)間，甚至可以將企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)，拓展到企業(yè)外部的伙伴或是顧客。

提高客戶之滿意度

完善的知識(shí)管理的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)，能夠正確且有效地響應(yīng)客戶的需求，因此可以營造出更佳的顧客滿意度。

首先，在知識(shí)管理的協(xié)同商務(wù)平臺(tái)的建設(shè)過程中，一般需要注意：

要實(shí)現(xiàn)知識(shí)集成、過程集成和企業(yè)集成。

知識(shí)集成的定義為：信息集成不是簡(jiǎn)單地從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)各部門之間的知識(shí)共享，而是要從系統(tǒng)運(yùn)行的角度，保證系統(tǒng)中每個(gè)部分、在運(yùn)行的每個(gè)階段，都能將正確的知識(shí)、在正確的時(shí)間、正確的地點(diǎn)、以正確的方式、傳送給需要該知識(shí)的人。

過程集成就是在完成知識(shí)集成的基礎(chǔ)上，對(duì)流程進(jìn)行高度抽象和協(xié)調(diào)，消除流程中各種冗余和非增值的子流程(活動(dòng))、以及由人為因素和資源問題等造成的影響流程效率的一切障礙，使企業(yè)流程總體達(dá)到最優(yōu)。

企業(yè)集成則主要指的是沿著產(chǎn)品供應(yīng)鏈方向上同類或互補(bǔ)企業(yè)之間為追逐共同的市場(chǎng)機(jī)遇而形成虛擬企業(yè)(動(dòng)態(tài)聯(lián)盟)之間的集成。企業(yè)集成也可以理解為在虛擬企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)的信息集成和過程集成。

其次，注意系統(tǒng)與員工日常工作的結(jié)合，真正為員工所需要。只有與員工的工作相關(guān)，支持業(yè)務(wù)的處理工作，將協(xié)同商務(wù)融合到員工每天的工作和業(yè)務(wù)中去，為員工所必須，不是脫離員工的工作范圍，將系統(tǒng)變?yōu)榭捎袩o的系統(tǒng)。

再次，要注意系統(tǒng)使用的方便性、簡(jiǎn)單化。系統(tǒng)的易用性將決定系統(tǒng)是否會(huì)順利的推進(jìn)，也會(huì)大大減少用戶學(xué)習(xí)新的系統(tǒng)所付出的勞動(dòng)。

最后，要有明確的群體對(duì)協(xié)同商務(wù)擔(dān)當(dāng)明確的責(zé)任，系統(tǒng)實(shí)施必須人人都參與，責(zé)任必須明確，所有的工作都權(quán)限化。要有明確的制度、激勵(lì)機(jī)制，來鼓勵(lì)員工的知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)共享、知識(shí)的交流。將客戶、合作伙伴融入到內(nèi)部的業(yè)務(wù)運(yùn)作中來，實(shí)現(xiàn)體現(xiàn)協(xié)同商務(wù)的精神融入到內(nèi)部的業(yè)務(wù)運(yùn)作中來，實(shí)現(xiàn)體現(xiàn)協(xié)同商務(wù)的精神。

在當(dāng)今信息社會(huì)，企業(yè)只有利用知識(shí)管理的系統(tǒng)商務(wù)，才能追隨市場(chǎng)等相關(guān)變化，保住自己的競(jìng)爭(zhēng)力。

來源：KMCenter