云OA服務(wù)原有OA辦公軟件系統(tǒng)平臺應(yīng)用的一次顛覆

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　　一談到協(xié)同管理軟件，大家總是先想到傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA系統(tǒng)作為一個重應(yīng)用越來越受到局限，尤其是對一些中小企業(yè)來說，輕應(yīng)用似乎更適合他們的管理。曾有10年OA協(xié)同管理軟件開發(fā)維護經(jīng)驗的泛普軟件，新近開發(fā)的輕應(yīng)用泛普OA系統(tǒng)，就能帶來低成本、高質(zhì)量的不同體驗。

　　輕應(yīng)用化 從遷徙到顛覆

　　　　但近幾年，新興企業(yè)社交軟件應(yīng)用的受寵，讓泛普軟件看到了移動4G、云計算技術(shù)給整個社會帶來的變化。2013年泛普軟件首現(xiàn)變革之心，推出了移動辦公泛普OA系統(tǒng)-手機OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品，將協(xié)同OA上的公文、流程、通知公告等應(yīng)用擴展到手機移動終端。

　　在搶占了移動市場先機之后，泛普軟件繼續(xù)開展輕應(yīng)用的開發(fā)，今年8月泛普軟件發(fā)布了泛普OA系統(tǒng)云OA服務(wù)，如果說泛普OA系統(tǒng)-手機OA辦公系統(tǒng)平臺是泛普軟件OA平臺應(yīng)用向移動平臺應(yīng)用的一次遷移，那么泛普OA系統(tǒng)云OA服務(wù)則是泛普軟件對原有OA平臺應(yīng)用的一次顛覆。

　　泛普OA系統(tǒng)在服務(wù)上的顛覆，就在于它希望自己的技術(shù)不僅能服務(wù)于大型企業(yè)，同時也能服務(wù)于中國最大的企業(yè)群體——小微企業(yè)。“產(chǎn)品完全部署在云端，不需要機房、服務(wù)器、不用聘請專業(yè)IT人員來負責部署實施和運維工作，不僅如此，我們還為十人以內(nèi)的團隊提供免費服務(wù)，只要打開瀏覽器輸入賬號就可以與同事交流工作和想法、安排任務(wù)、知道彼此在做什么，何時需要協(xié)作。如果不滿意，就停止使用或付費，這對于中小企業(yè)幾乎沒有什么成本風險。

　　另外，一直以來，部署OA管理軟件是一項龐大的任務(wù)，通常需要大批IT人員和顧問調(diào)研、實施這些系統(tǒng)，往往提前支付的授權(quán)成本就高達上百萬元人民幣。“再加上產(chǎn)品授權(quán)實施服務(wù)費，以及年度維護的費用，這種級別的部署在時間、人力和預算方面的要求，因而中小企業(yè)往往無法使用這類軟件，也無法得到信息化的效益，而泛普OA系統(tǒng)卻完全顛覆了原有的方式。”

　　矩陣模型 打通工作環(huán)節(jié)

　　從泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)的這套產(chǎn)品的技術(shù)與運用來看，這款基于SaaS的軟件，主要以“目標任務(wù)”為核心，通過任務(wù)的三要素框架來幫助企業(yè)展開工作以及與同事之間的協(xié)作。

　　首先泛普OA系統(tǒng)為每一個任務(wù)設(shè)置唯一的負責人，由一人對某個任務(wù)負全責，這樣一來工作責任更加清楚。其次，為每一個任務(wù)設(shè)置的截止日期，把執(zhí)行落到實處的同時也讓項目進程不會延期。第三就是添加注釋，讓同事之間能更好的理解任務(wù)內(nèi)容，避免因為溝通不暢導致的項目偏差。

　　“在這三個要素的框架上，系統(tǒng)給用戶最大的權(quán)限去靈活地設(shè)置具體內(nèi)容。”盧文融表示，每個員工可以很清楚地知道今天做了什么，明天要做什么。而所有的任務(wù)和每一次的進展又自動匯集到工作日報模塊，形成一天的工作軌跡，當某一天回頭看看的時候也能了解到當時的情況，同時對領(lǐng)導來說，也可以比較全面的了解員工的工作狀態(tài)和進度。

　　除此之外，在泛普OA系統(tǒng)中還能看到泛普軟件OA協(xié)同管理軟件里一個重要內(nèi)容，那就是“協(xié)同矩陣模型”。通過關(guān)聯(lián)工作中任務(wù)、文檔、客戶、流程、目標與標簽等幾個要素，把企業(yè)工作事件打通。例如上級安排新員工回訪老客戶，但又怕新員工不知如何回訪，這時上級只要把“如何回訪”的文檔關(guān)聯(lián)到新員工的回訪任務(wù)中，就能讓新員工了解回訪的重點。

　　實際上是提供了企業(yè)信息網(wǎng)狀管理的解決方案，通過一個信息點，與之相關(guān)聯(lián)的所有信息都能被找到。這樣既能把項目的來龍去脈、最新進展、討論和反饋的結(jié)果、收集項目過程中產(chǎn)生的文檔，歸集發(fā)生的費用的工作主線完整呈現(xiàn)，讓使用者360°掌握項目進展，更加高效地運轉(zhuǎn)工作，也能建立企業(yè)團隊輕社交模式和工作經(jīng)驗信息分享平臺，讓同事聯(lián)系更緊密。

　　移動OA平臺化

　　在移動化的浪潮下，移動辦公的需求也越來越大，雖然泛普OA系統(tǒng)在PC端只有WEB版的應(yīng)用，但是移動端應(yīng)用卻已經(jīng)配合完成。不得不說，泛普OA系統(tǒng)的移動端應(yīng)用足夠強大，幾乎囊括了PC端99%的功能，或許這就是作為老工具OA廠商的優(yōu)勢所在。

　　作為符合移動端的產(chǎn)品，泛普OA系統(tǒng)也有其特有的創(chuàng)新。“現(xiàn)在很多企業(yè)的員工常有在外辦公的情況，例如銷售人員，而領(lǐng)導往往對于這些員工在外的實際工作狀態(tài)無法了解，以前銷售人員表示明天要去拜訪客戶，而領(lǐng)導往往無法確定自己的員工第二天是否真的去了。但員工通過泛普OA系統(tǒng)考勤定位功能，顯示自己所在的位置，領(lǐng)導就能清楚了解員工是否去了客戶那里。除此之外，泛普OA系統(tǒng)還有語音輸入功能幫助使用者在不方便打字時利用語音輸入工作相關(guān)信息，以及名片掃描功能幫助使用者輕松及時地搜集名片信息。

　　而從這些功能上的創(chuàng)新設(shè)置，可以看到泛普OA系統(tǒng)平臺化集成的開放心態(tài)，因為不管是基于(基于位置服務(wù))的定位考勤功能也好，還是語音輸入功能也好都有其他合作廠商的影子，例定位系統(tǒng)、語音輸入這些都不是OA廠商的開發(fā)強項，但是這些功能卻是在移動辦公中常會用到的功能，泛普OA系統(tǒng)把高質(zhì)量的相關(guān)產(chǎn)品整合后嵌入到自己的產(chǎn)品中，在提高產(chǎn)品品質(zhì)的同時也能為用戶帶來較為理想的使用場景，這才是辦公軟件產(chǎn)品創(chuàng)新的意義所在。　　

　　在這4大階段的指引下，每個員工今天做什么事、是否完成工作、有什么成效，都能通過隨時的記錄尋找到工作軌跡。以任務(wù)為中心的協(xié)同，強調(diào)了人與事、事與事之間的關(guān)系，誰是任務(wù)的負責人、參與者誰負責給這些任務(wù)提供必要的幫助，一目了然，無形中也增加了每個員工的責任心和工作條理性。

　　為了更好的解決人與事之間的關(guān)系，還使用了泛普軟件泛普OA系統(tǒng)中的“關(guān)注”，這種關(guān)注機制與社交網(wǎng)絡(luò)中的關(guān)注不同，泛普OA系統(tǒng)讓這種關(guān)注對象變?yōu)榱耸?，員工可以關(guān)注自己感興趣的任務(wù)、文檔、客戶、流程、工作主線等，當事情太多，無從下手的時候，關(guān)注事項會讓員工更聚焦。

　　就這樣幾個設(shè)置與員工的積極使用，僅僅4天時間，全公司已經(jīng)協(xié)同完成了142個任務(wù)，相當于一天完成23個多的任務(wù)，這樣的工作效率是在使用泛普OA系統(tǒng)前從來沒有過的。