云OA服務(wù)原有OA辦公軟件系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)用的一次顛覆

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　　一談到協(xié)同管理軟件，大家總是先想到傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA系統(tǒng)作為一個(gè)重應(yīng)用越來(lái)越受到局限，尤其是對(duì)一些中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，輕應(yīng)用似乎更適合他們的管理。曾有10年OA協(xié)同管理軟件開(kāi)發(fā)維護(hù)經(jīng)驗(yàn)的泛普軟件，新近開(kāi)發(fā)的輕應(yīng)用泛普OA系統(tǒng)，就能帶來(lái)低成本、高質(zhì)量的不同體驗(yàn)。

　　輕應(yīng)用化 從遷徙到顛覆

　　　　但近幾年，新興企業(yè)社交軟件應(yīng)用的受寵，讓泛普軟件看到了移動(dòng)4G、云計(jì)算技術(shù)給整個(gè)社會(huì)帶來(lái)的變化。2013年泛普軟件首現(xiàn)變革之心，推出了移動(dòng)辦公泛普OA系統(tǒng)-手機(jī)OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品，將協(xié)同OA上的公文、流程、通知公告等應(yīng)用擴(kuò)展到手機(jī)移動(dòng)終端。

　　在搶占了移動(dòng)市場(chǎng)先機(jī)之后，泛普軟件繼續(xù)開(kāi)展輕應(yīng)用的開(kāi)發(fā)，今年8月泛普軟件發(fā)布了泛普OA系統(tǒng)云OA服務(wù)，如果說(shuō)泛普OA系統(tǒng)-手機(jī)OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)是泛普軟件OA平臺(tái)應(yīng)用向移動(dòng)平臺(tái)應(yīng)用的一次遷移，那么泛普OA系統(tǒng)云OA服務(wù)則是泛普軟件對(duì)原有OA平臺(tái)應(yīng)用的一次顛覆。

　　泛普OA系統(tǒng)在服務(wù)上的顛覆，就在于它希望自己的技術(shù)不僅能服務(wù)于大型企業(yè)，同時(shí)也能服務(wù)于中國(guó)最大的企業(yè)群體——小微企業(yè)。“產(chǎn)品完全部署在云端，不需要機(jī)房、服務(wù)器、不用聘請(qǐng)專業(yè)IT人員來(lái)負(fù)責(zé)部署實(shí)施和運(yùn)維工作，不僅如此，我們還為十人以內(nèi)的團(tuán)隊(duì)提供免費(fèi)服務(wù)，只要打開(kāi)瀏覽器輸入賬號(hào)就可以與同事交流工作和想法、安排任務(wù)、知道彼此在做什么，何時(shí)需要協(xié)作。如果不滿意，就停止使用或付費(fèi)，這對(duì)于中小企業(yè)幾乎沒(méi)有什么成本風(fēng)險(xiǎn)。

　　另外，一直以來(lái)，部署OA管理軟件是一項(xiàng)龐大的任務(wù)，通常需要大批IT人員和顧問(wèn)調(diào)研、實(shí)施這些系統(tǒng)，往往提前支付的授權(quán)成本就高達(dá)上百萬(wàn)元人民幣。“再加上產(chǎn)品授權(quán)實(shí)施服務(wù)費(fèi)，以及年度維護(hù)的費(fèi)用，這種級(jí)別的部署在時(shí)間、人力和預(yù)算方面的要求，因而中小企業(yè)往往無(wú)法使用這類(lèi)軟件，也無(wú)法得到信息化的效益，而泛普OA系統(tǒng)卻完全顛覆了原有的方式。”

　　矩陣模型 打通工作環(huán)節(jié)

　　從泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)的這套產(chǎn)品的技術(shù)與運(yùn)用來(lái)看，這款基于SaaS的軟件，主要以“目標(biāo)任務(wù)”為核心，通過(guò)任務(wù)的三要素框架來(lái)幫助企業(yè)展開(kāi)工作以及與同事之間的協(xié)作。

　　首先泛普OA系統(tǒng)為每一個(gè)任務(wù)設(shè)置唯一的負(fù)責(zé)人，由一人對(duì)某個(gè)任務(wù)負(fù)全責(zé)，這樣一來(lái)工作責(zé)任更加清楚。其次，為每一個(gè)任務(wù)設(shè)置的截止日期，把執(zhí)行落到實(shí)處的同時(shí)也讓項(xiàng)目進(jìn)程不會(huì)延期。第三就是添加注釋，讓同事之間能更好的理解任務(wù)內(nèi)容，避免因?yàn)闇贤ú粫硨?dǎo)致的項(xiàng)目偏差。

　　“在這三個(gè)要素的框架上，系統(tǒng)給用戶最大的權(quán)限去靈活地設(shè)置具體內(nèi)容。”盧文融表示，每個(gè)員工可以很清楚地知道今天做了什么，明天要做什么。而所有的任務(wù)和每一次的進(jìn)展又自動(dòng)匯集到工作日?qǐng)?bào)模塊，形成一天的工作軌跡，當(dāng)某一天回頭看看的時(shí)候也能了解到當(dāng)時(shí)的情況，同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，也可以比較全面的了解員工的工作狀態(tài)和進(jìn)度。

　　除此之外，在泛普OA系統(tǒng)中還能看到泛普軟件OA協(xié)同管理軟件里一個(gè)重要內(nèi)容，那就是“協(xié)同矩陣模型”。通過(guò)關(guān)聯(lián)工作中任務(wù)、文檔、客戶、流程、目標(biāo)與標(biāo)簽等幾個(gè)要素，把企業(yè)工作事件打通。例如上級(jí)安排新員工回訪老客戶，但又怕新員工不知如何回訪，這時(shí)上級(jí)只要把“如何回訪”的文檔關(guān)聯(lián)到新員工的回訪任務(wù)中，就能讓新員工了解回訪的重點(diǎn)。

　　實(shí)際上是提供了企業(yè)信息網(wǎng)狀管理的解決方案，通過(guò)一個(gè)信息點(diǎn)，與之相關(guān)聯(lián)的所有信息都能被找到。這樣既能把項(xiàng)目的來(lái)龍去脈、最新進(jìn)展、討論和反饋的結(jié)果、收集項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的文檔，歸集發(fā)生的費(fèi)用的工作主線完整呈現(xiàn)，讓使用者360°掌握項(xiàng)目進(jìn)展，更加高效地運(yùn)轉(zhuǎn)工作，也能建立企業(yè)團(tuán)隊(duì)輕社交模式和工作經(jīng)驗(yàn)信息分享平臺(tái)，讓同事聯(lián)系更緊密。

　　移動(dòng)OA平臺(tái)化

　　在移動(dòng)化的浪潮下，移動(dòng)辦公的需求也越來(lái)越大，雖然泛普OA系統(tǒng)在PC端只有WEB版的應(yīng)用，但是移動(dòng)端應(yīng)用卻已經(jīng)配合完成。不得不說(shuō)，泛普OA系統(tǒng)的移動(dòng)端應(yīng)用足夠強(qiáng)大，幾乎囊括了PC端99%的功能，或許這就是作為老工具OA廠商的優(yōu)勢(shì)所在。

　　作為符合移動(dòng)端的產(chǎn)品，泛普OA系統(tǒng)也有其特有的創(chuàng)新。“現(xiàn)在很多企業(yè)的員工常有在外辦公的情況，例如銷(xiāo)售人員，而領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)于這些員工在外的實(shí)際工作狀態(tài)無(wú)法了解，以前銷(xiāo)售人員表示明天要去拜訪客戶，而領(lǐng)導(dǎo)往往無(wú)法確定自己的員工第二天是否真的去了。但員工通過(guò)泛普OA系統(tǒng)考勤定位功能，顯示自己所在的位置，領(lǐng)導(dǎo)就能清楚了解員工是否去了客戶那里。除此之外，泛普OA系統(tǒng)還有語(yǔ)音輸入功能幫助使用者在不方便打字時(shí)利用語(yǔ)音輸入工作相關(guān)信息，以及名片掃描功能幫助使用者輕松及時(shí)地搜集名片信息。

　　而從這些功能上的創(chuàng)新設(shè)置，可以看到泛普OA系統(tǒng)平臺(tái)化集成的開(kāi)放心態(tài)，因?yàn)椴还苁腔?基于位置服務(wù))的定位考勤功能也好，還是語(yǔ)音輸入功能也好都有其他合作廠商的影子，例定位系統(tǒng)、語(yǔ)音輸入這些都不是OA廠商的開(kāi)發(fā)強(qiáng)項(xiàng)，但是這些功能卻是在移動(dòng)辦公中常會(huì)用到的功能，泛普OA系統(tǒng)把高質(zhì)量的相關(guān)產(chǎn)品整合后嵌入到自己的產(chǎn)品中，在提高產(chǎn)品品質(zhì)的同時(shí)也能為用戶帶來(lái)較為理想的使用場(chǎng)景，這才是辦公軟件產(chǎn)品創(chuàng)新的意義所在?！　?/p>

　　在這4大階段的指引下，每個(gè)員工今天做什么事、是否完成工作、有什么成效，都能通過(guò)隨時(shí)的記錄尋找到工作軌跡。以任務(wù)為中心的協(xié)同，強(qiáng)調(diào)了人與事、事與事之間的關(guān)系，誰(shuí)是任務(wù)的負(fù)責(zé)人、參與者誰(shuí)負(fù)責(zé)給這些任務(wù)提供必要的幫助，一目了然，無(wú)形中也增加了每個(gè)員工的責(zé)任心和工作條理性。

　　為了更好的解決人與事之間的關(guān)系，還使用了泛普軟件泛普OA系統(tǒng)中的“關(guān)注”，這種關(guān)注機(jī)制與社交網(wǎng)絡(luò)中的關(guān)注不同，泛普OA系統(tǒng)讓這種關(guān)注對(duì)象變?yōu)榱耸?，員工可以關(guān)注自己感興趣的任務(wù)、文檔、客戶、流程、工作主線等，當(dāng)事情太多，無(wú)從下手的時(shí)候，關(guān)注事項(xiàng)會(huì)讓員工更聚焦。

　　就這樣幾個(gè)設(shè)置與員工的積極使用，僅僅4天時(shí)間，全公司已經(jīng)協(xié)同完成了142個(gè)任務(wù)，相當(dāng)于一天完成23個(gè)多的任務(wù)，這樣的工作效率是在使用泛普OA系統(tǒng)前從來(lái)沒(méi)有過(guò)的。