項(xiàng)目整合管理及其過程

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項(xiàng)目整合管理

項(xiàng)目整合管理就是為滿足各方需求而進(jìn)行協(xié)調(diào)以達(dá)到預(yù)期目的的過程。它是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作，主要內(nèi)容是在相互沖突的目標(biāo)或可選擇的目標(biāo)中權(quán)衡得失。雖然所有的項(xiàng)目管理過程在某種程度上都可看成是一個(gè)整體，但在整合管理中所描述的這些過程是最基本的管理知識(shí)。整合管理主要包括：項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施、項(xiàng)目綜合變更控制這三個(gè)過程。這些過程彼此相互影響，同時(shí)與其它領(lǐng)域中的過程也互相影響。

項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)
在整合管理中，項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)就是利用其它各領(lǐng)域的項(xiàng)目規(guī)劃過程的輸出，創(chuàng)建一個(gè)內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)緊湊的文件來指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施和控制。因此，項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)過程所需要的主要的依據(jù)是其它項(xiàng)目規(guī)劃過程的成果。在這里，項(xiàng)目規(guī)劃過程主要包括：范圍計(jì)劃、范圍界定、活動(dòng)定義、進(jìn)度安排、資源規(guī)劃、成本預(yù)算、質(zhì)量規(guī)劃、管理規(guī)劃、溝通規(guī)劃等一系列規(guī)劃過程。在這些過程中，最基本的文件是：工作分析結(jié)構(gòu)和輔助說明。在項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)中還需要考慮組織的管理政策。所有項(xiàng)目相關(guān)組織可能都有正式或非正式的政策。這些政策是項(xiàng)目實(shí)施的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，必須被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行遵守和執(zhí)行，因此在計(jì)劃時(shí)必須考慮到它們的影響。例如：人事管理政策中的雇傭和解雇標(biāo)準(zhǔn)等。
同時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)也需要參考項(xiàng)目的歷史資料。項(xiàng)目的歷史資料是進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃的基礎(chǔ)，它為項(xiàng)目規(guī)劃提供了參考依據(jù)。
最后，在項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)中還需要考慮項(xiàng)目的制約因素和假定條件。制約因素是限制項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)運(yùn)行的因素。例如：當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目按照合同執(zhí)行時(shí)，合同條款通常是制約因素。假定是指為了項(xiàng)目規(guī)劃目標(biāo)的需要，需要將一些不確定的內(nèi)容作為真實(shí)的和確定的內(nèi)容來看待。作為項(xiàng)目規(guī)劃的一部分，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)常識(shí)別、記錄并促成這些假定。假定通常包含著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。
在項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)時(shí)，通常會(huì)采用程序化的計(jì)劃方法來引導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作。對(duì)于小型項(xiàng)目，可能是非常簡(jiǎn)單和結(jié)構(gòu)化的方法，如：標(biāo)準(zhǔn)的模板、圖紙等；對(duì)于一些大型項(xiàng)目，可能需要采用一系列的模型和各種數(shù)學(xué)方法，如：蒙特卡洛方法、價(jià)值分析法等。對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目，一般會(huì)采用將“剛性”工具和方法和“柔性”工具和方法結(jié)合在一起使用。在項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)過程中，需要從事大量的信息收集、整理和加工處理工作，為了方便工作的進(jìn)展，常常采用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS）。隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用的普及，PMIS已被大多數(shù)項(xiàng)目實(shí)施組織所采用，特別是對(duì)于一些大型項(xiàng)目，沒有這種基于計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)，很難編制出復(fù)雜的項(xiàng)目計(jì)劃。項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)將會(huì)產(chǎn)生兩項(xiàng)重要的成果：項(xiàng)目計(jì)劃和輔助說明。項(xiàng)目計(jì)劃是正式的、被批準(zhǔn)的用于管理和控制項(xiàng)目實(shí)施的文件。對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃中不能包含的內(nèi)容需要以輔助說明的形式來體現(xiàn)出來。

項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施
項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過程是完成整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)的過程。在這一過程中，項(xiàng)目的各種目標(biāo)需要被實(shí)現(xiàn)，各項(xiàng)專項(xiàng)計(jì)劃需要被落實(shí)。項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施的主要依據(jù)是項(xiàng)目計(jì)劃開發(fā)階段的成果——項(xiàng)目計(jì)劃、輔助說明，同時(shí)組織管理政策也將作為輔助文件來指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施工作。在項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過程中，勢(shì)必會(huì)有各種風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生，為了降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)事件對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的影響，通常會(huì)設(shè)計(jì)一些預(yù)防措施來減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生概率。這些措施也將作為輸入信息應(yīng)用于項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過程中。
另外，在項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施中，通常很難保障項(xiàng)目完全按照計(jì)劃進(jìn)行，當(dāng)項(xiàng)目有了偏差時(shí)，就需要采取一定措施來降低偏差對(duì)于項(xiàng)目的影響，這些措施被稱為糾偏措施，它也將作為輸入信息應(yīng)用于項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過程中。
項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過程是項(xiàng)目中最有影響的過程，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須協(xié)調(diào)和解決項(xiàng)目中存在各種技術(shù)和組織問題以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在這一過程中通常采用的方法、技術(shù)和工具包括以下幾方面：
1、普通管理技能。如領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、信息交流和談判等都對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的影響。
2、生產(chǎn)技能和知識(shí)。有關(guān)項(xiàng)目產(chǎn)品的技能與知識(shí)是項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施的基礎(chǔ)。這些必要的技能被作為項(xiàng)目規(guī)劃的一部分，由人力資源管理中的人員來獲得。
3、工作分配系統(tǒng)。這是為確保項(xiàng)目工作能按時(shí)、按序地完成而建立的過程?；镜姆绞绞且詴嫖械男问介_始進(jìn)行工作活動(dòng)或啟動(dòng)工作包。但在某些情況下，需要根據(jù)具體的項(xiàng)目特點(diǎn)來采用適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣峙湎到y(tǒng)。
4、進(jìn)展?fàn)顩r檢查會(huì)議。它是項(xiàng)目進(jìn)展信息交流的常規(guī)會(huì)議。在許多項(xiàng)目中，進(jìn)展?fàn)顩r會(huì)議以各種不定期和不同級(jí)別的形式召開（比如：項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的周會(huì)等）。
5、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)(PMIS)。
6、組織管理過程。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目的所有相關(guān)組織均存在著正式的和非正式的過程，這些過程對(duì)于項(xiàng)目的執(zhí)行有很大的影響。
項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果是項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目產(chǎn)出物。另外，還包括項(xiàng)目實(shí)施工作和實(shí)施結(jié)果的各種文件資料，如：哪些任務(wù)已經(jīng)完成，哪些工作沒有完成，滿足的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么等等。

綜合變更控制
對(duì)于項(xiàng)目而言，變更是必然的。為了將項(xiàng)目變更的影響降低到最小，就需要采用變更控制的方法。綜合變更控制主要包含以下內(nèi)容：找出影響項(xiàng)目變更的因素、判斷項(xiàng)目變更范圍是否已經(jīng)發(fā)生等。進(jìn)行綜合變更控制的主要依據(jù)有：項(xiàng)目計(jì)劃、變更請(qǐng)求和提供了項(xiàng)目執(zhí)行狀況信息的績(jī)效報(bào)告。
保證項(xiàng)目變更的規(guī)范和有效實(shí)施，通常項(xiàng)目實(shí)施組織會(huì)有一個(gè)變更控制系統(tǒng)。變更控制系統(tǒng)是一個(gè)正式和文檔化的程序，它定義了項(xiàng)目績(jī)效如何被監(jiān)控和評(píng)估，并且包含了哪種級(jí)別的項(xiàng)目文件可以被變更。它包括文書處理、系統(tǒng)跟蹤、過程程序、變更審批權(quán)限控制等。
綜合變更控制的結(jié)果主要有：更新的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正措施、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。
以上概括性地分析了項(xiàng)目整合管理的主要過程和工作以及過程中采用的方法和技術(shù)。值得注意的是，在項(xiàng)目的不同階段，項(xiàng)目整合管理工作的內(nèi)容會(huì)側(cè)重不同，工作量也會(huì)不同。但是要想使項(xiàng)目獲得成功，必須從整合的角度，以全局的觀點(diǎn)開展整合管理，不能只強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)具體的專項(xiàng)管理工作。

項(xiàng)目采購(gòu)管理
眾所周知，公司的根本目標(biāo)是追求利潤(rùn)最大化。增加利潤(rùn)的方法之一就是增加銷售額。假設(shè)某公司購(gòu)進(jìn)50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷售利潤(rùn)為10000元，需實(shí)現(xiàn)銷售額110000元。如果將銷售利潤(rùn)提高到15000元而利潤(rùn)率不變，那么銷售額就需實(shí)現(xiàn)165000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%，這是非常困難的。還有一種方法也可實(shí)現(xiàn)，假定加工成本不變，可以通過有效的采購(gòu)管理使原材料只花費(fèi)45000元，節(jié)余的5000元就直接轉(zhuǎn)化為利潤(rùn)，從而在110000元的銷售額上把利潤(rùn)提高到15000元。
上面的案例說明了良好的采購(gòu)將直接增加公司利潤(rùn)和價(jià)值，有利于公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得優(yōu)勢(shì)。采購(gòu)管理涉及內(nèi)容繁雜，本文主要從制定采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)過程管理、采購(gòu)成本分析、采購(gòu)安全和保密等方面對(duì)采購(gòu)管理加以探討。
制定采購(gòu)計(jì)劃
1、制造、采購(gòu)分析
一般而言，在采購(gòu)之前首先要做制造、采購(gòu)分析，以決定是否要采購(gòu)、怎樣采購(gòu)、采購(gòu)什么、采購(gòu)多少以及何時(shí)采購(gòu)等。 在制造、采購(gòu)分析中，主要對(duì)采購(gòu)可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購(gòu)評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購(gòu)而自行制造。
2、合同類型的選擇
當(dāng)決定需要采購(gòu)時(shí)，合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配。買方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣方，同時(shí)維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì)；賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)使利潤(rùn)最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來說，其適用情況如下：成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。成本加固定費(fèi)用（CPFF）合同：適合于研發(fā)項(xiàng)目。成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)（CPIF）合同：主要用于長(zhǎng)期的、硬件開發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用（FPI）合同：長(zhǎng)期的高價(jià)值合同。固定總價(jià)（FFP）合同：買方易于控制總成本，風(fēng)險(xiǎn)最小；賣方風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤(rùn)可能最大，因而最常用。
3、采購(gòu)計(jì)劃編制
根據(jù)制造、采購(gòu)分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購(gòu)計(jì)劃，說明如何對(duì)采購(gòu)過程進(jìn)行管理。具體包括：合同類型、組織采購(gòu)的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購(gòu)文檔、制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。根據(jù)項(xiàng)目需要，采購(gòu)管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的。
采購(gòu)過程管理:
1、詢價(jià)（Solicitation）詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。
2、供方選擇（SourceSelection）這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種：
合同談判：雙方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。
加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。
篩選方法：為一個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。獨(dú)立估算：采購(gòu)組織自己編制“標(biāo)底”，作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。一般情況下，要求參與競(jìng)爭(zhēng)的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。
3、合同管理
合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。
1）授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。2）監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績(jī)效
3）檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。4）變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。5）根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。
6）采購(gòu)審計(jì)7）正式驗(yàn)收和合同歸檔。
??采購(gòu)成本分析
本文開始的案例揭示了將采購(gòu)成本降到最低對(duì)公司利潤(rùn)的增長(zhǎng)的重要性，但更重要的是，應(yīng)該考慮項(xiàng)目生命周期內(nèi)的最低整體采購(gòu)成本。在實(shí)際采購(gòu)工作中，很多招標(biāo)單位通常只關(guān)注承包方的投標(biāo)報(bào)價(jià)，而忽視了招標(biāo)成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項(xiàng)目整體采購(gòu)成本。
1、招標(biāo)成本
首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目標(biāo)、調(diào)查主題、編寫需求建議書（RFP）、考察和認(rèn)同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個(gè)合同價(jià)的2%到5%。 然后，競(jìng)標(biāo)者需要對(duì)招標(biāo)方的招標(biāo)文件制定其投標(biāo)建議書，費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢，每個(gè)競(jìng)標(biāo)者在競(jìng)標(biāo)說明上都要花費(fèi)合同價(jià)的約1%到6.7%的成本。如果有五個(gè)競(jìng)標(biāo)者，該成本將達(dá)到合同價(jià)的5%到30%。表面上看來，這筆款項(xiàng)由競(jìng)標(biāo)者承擔(dān)；但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看是由招標(biāo)方承擔(dān)。因?yàn)楦?jìng)標(biāo)者總把競(jìng)標(biāo)成本直接加在每次競(jìng)標(biāo)的項(xiàng)目上。評(píng)標(biāo)程序開始后，招標(biāo)方需做包括開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、談判、批準(zhǔn)等事項(xiàng)。這個(gè)總成本可能占合同價(jià)的2%到5%。如果因?yàn)槟撤N原因必須重新招標(biāo)時(shí)，這部分成本將大幅增加。
因此，對(duì)于一般行業(yè)來說，競(jìng)標(biāo)的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%。無論招標(biāo)方處于何種行業(yè)，降低招標(biāo)成本都是一種責(zé)任。
2、建設(shè)成本是投標(biāo)報(bào)價(jià)的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面：前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險(xiǎn)、相關(guān)手冊(cè)、對(duì)員工和管理者的培訓(xùn)等。3、所有權(quán)損耗成本所有權(quán)損耗成本指長(zhǎng)期損耗成本，包括項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成本和處置成本。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成本可能會(huì)持續(xù)多年，并且可能是前期費(fèi)用的許多倍；在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)還需考慮其銷毀或處理的處置成本。
綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點(diǎn)看待實(shí)際采購(gòu)價(jià)，幫助買方選擇最好的方案。
采購(gòu)安全和保密,采購(gòu)過程中的“黃金規(guī)則”是要絕對(duì)保密，不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機(jī)構(gòu)中泄密，不要和不應(yīng)該知道此事的陌生人交談，當(dāng)對(duì)方是機(jī)構(gòu)中的成員時(shí)可能會(huì)很難，但知道的人越少越不會(huì)有漏洞。妥善安置相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料，不用時(shí)（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要將評(píng)估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時(shí)銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。

風(fēng)險(xiǎn)管理
風(fēng)險(xiǎn)在字典中的解釋是“損失或傷害的可能性”，一般人們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的理解是“可能發(fā)生的問題”。風(fēng)險(xiǎn)與許多事物都有關(guān)聯(lián)，例如，一個(gè)已經(jīng)投入使用的存有易燃品的倉庫，隨時(shí)會(huì)有發(fā)生火災(zāi)的風(fēng)險(xiǎn)。一個(gè)建設(shè)中的項(xiàng)目也會(huì)面臨許多不確定性的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)就像“隱形殺手”一樣，不知什么時(shí)候會(huì)出現(xiàn)。無論人們是否喜歡，風(fēng)險(xiǎn)是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的。但這并不意味著風(fēng)險(xiǎn)是無法避免的。比如，人們?yōu)榱吮苊狻盎忌现卮蠹膊　保綍r(shí)會(huì)積極參加各種健身活動(dòng)，增強(qiáng)體質(zhì)，提高防病能力。可以說，風(fēng)險(xiǎn)的存在要求人們要積極面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，做到有備無患，才能將風(fēng)險(xiǎn)的影響減到最小。
揮之不去的“隱形殺手”
項(xiàng)目是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。項(xiàng)目的最終交付成果在項(xiàng)目開始時(shí)只是一個(gè)書面的規(guī)劃，無論是項(xiàng)目的范圍、時(shí)間還是費(fèi)用都無法完全確定。同時(shí)，項(xiàng)目創(chuàng)造產(chǎn)品或服務(wù)是一個(gè)漸近明細(xì)的過程，這就意味著項(xiàng)目開始時(shí)有很多的不確定性。這種不確定性就是項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)所在。風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，它的影響是多方面的，如導(dǎo)致項(xiàng)目產(chǎn)品的功能無法滿足客戶的需要、項(xiàng)目費(fèi)用超出預(yù)算、項(xiàng)目計(jì)劃拖延或被迫取消、項(xiàng)目客戶不滿等。可以說，風(fēng)險(xiǎn)存在于任何項(xiàng)目中，并往往會(huì)給項(xiàng)目的推進(jìn)和項(xiàng)目的成功帶來負(fù)面影響。不過，人們也無須恐懼風(fēng)險(xiǎn)，只要掌握風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的因果關(guān)系，風(fēng)險(xiǎn)是完全可以管理的。因此，關(guān)注項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，掌握風(fēng)險(xiǎn)管理的知識(shí)與技能，從項(xiàng)目組織、職責(zé)、流程與制度上建立一套風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制是確保項(xiàng)目成功的前提與保障。
隱形殺手來自何方
不同類型的項(xiàng)目有不同的風(fēng)險(xiǎn)，相同類型的項(xiàng)目根據(jù)其所處的環(huán)境、項(xiàng)目客戶與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以及所采用的技術(shù)與工具的不同，其項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也是各不相同的。總的來說，基本可分為以下四類：1、技術(shù)、性能、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目采用的技術(shù)與工具是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要來源之一。一般說來，項(xiàng)目中采用新技術(shù)或技術(shù)創(chuàng)新無疑是提高項(xiàng)目績(jī)效的重要手段，但這樣也會(huì)帶來一些問題，許多新的技術(shù)未經(jīng)證實(shí)或并未被充分掌握，則會(huì)影響項(xiàng)目的成功。還有，當(dāng)人們出于競(jìng)爭(zhēng)的需要，就會(huì)提高項(xiàng)目產(chǎn)品性能、質(zhì)量方面的要求，而不切實(shí)際的要求也是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來源。
2、項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)包括項(xiàng)目過程管理的方方面面，如：項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)間、資源分配（包括人員、設(shè)備、材料）、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目管理技術(shù)（流程、規(guī)范、工具等）的采用以及外包商的管理等。
3、組織風(fēng)險(xiǎn)
組織風(fēng)險(xiǎn)中的一個(gè)重要的風(fēng)險(xiǎn)就是項(xiàng)目決策時(shí)所確定的項(xiàng)目范圍、時(shí)間與費(fèi)用之間的矛盾。項(xiàng)目范圍、時(shí)間與費(fèi)用是項(xiàng)目的三個(gè)要素，它們之間相互制約。不合理的匹配必然導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行的困難，從而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目資源不足或資源沖突方面的風(fēng)險(xiǎn)同樣不容忽視，如人員到崗時(shí)間、人員知識(shí)與技能不足等。組織中的文化氛圍同樣會(huì)導(dǎo)致一些風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，如團(tuán)隊(duì)合作和人員激勵(lì)不當(dāng)導(dǎo)致人員離職等。
4、項(xiàng)目外部風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目外部風(fēng)險(xiǎn)主要是指項(xiàng)目的政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，包括與項(xiàng)目相關(guān)的規(guī)章或標(biāo)準(zhǔn)的變化，組織中雇傭關(guān)系的變化，如公司并購(gòu)、自然災(zāi)害等。這類風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響和項(xiàng)目性質(zhì)的關(guān)系較大。
??防范“殺手”四大法寶
風(fēng)險(xiǎn)管理一般包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控這幾個(gè)過程，它們之間的關(guān)系可見下圖：
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別
它是管理風(fēng)險(xiǎn)的第一步，即識(shí)別整個(gè)項(xiàng)目過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。一般是根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)，從潛在的事件及其產(chǎn)生的后果和潛在的后果及其產(chǎn)生的原因來檢查風(fēng)險(xiǎn)。收集、整理項(xiàng)目可能的風(fēng)險(xiǎn)并充分征求各方意見就形成項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)列表。
風(fēng)險(xiǎn)分析
確定了項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)列表之后，接下來就可以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析了。風(fēng)險(xiǎn)分析的目的是確定每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響大小，一般是對(duì)已經(jīng)識(shí)別出來的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化估計(jì)，這里要注意三個(gè)概念。
（1）風(fēng)險(xiǎn)影響：它是指一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能對(duì)項(xiàng)目造成的影響大小。如果損失的大小不容易直接估計(jì)，可以將損失分解為更小部分再評(píng)估它們。風(fēng)險(xiǎn)影響可用相對(duì)數(shù)值表示，建議將損失大小折算成對(duì)計(jì)劃影響的時(shí)間表示。
（2）風(fēng)險(xiǎn)概率：它是風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性的百分比表示，是一種主觀判斷。
（3）風(fēng)險(xiǎn)值：它是評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的重要參數(shù)?！帮L(fēng)險(xiǎn)值”=“風(fēng)險(xiǎn)概率”ד風(fēng)險(xiǎn)影響”。如：某一風(fēng)險(xiǎn)概率是25%，一旦發(fā)生會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃延長(zhǎng)4周，因而，風(fēng)險(xiǎn)值=25%×4周=1周。
3、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：完成了風(fēng)險(xiǎn)分析后，就已經(jīng)確定了項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)以及它們發(fā)生的可能性和對(duì)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)沖擊，并可排出風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)。此后就可以根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)和項(xiàng)目對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的承受能力制定相應(yīng)的防范計(jì)劃，即風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略主要考慮以下四個(gè)方面的因素：可規(guī)避性、可轉(zhuǎn)移性、可緩解性、可接受性。風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略在某種程度上決定了采用什么樣的項(xiàng)目開發(fā)方案。對(duì)于應(yīng)“規(guī)避”或“轉(zhuǎn)移”的風(fēng)險(xiǎn)在項(xiàng)目策略與計(jì)劃時(shí)必須加以考慮。 確定風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略后，就可編制風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃，它主要包括：已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)及其描述、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的責(zé)任人、風(fēng)險(xiǎn)對(duì)應(yīng)策略及行動(dòng)計(jì)劃、應(yīng)急計(jì)劃等等。
4、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控
制定了風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃后，風(fēng)險(xiǎn)并非不存在，在項(xiàng)目推進(jìn)過程中還可能會(huì)增大或者衰退。因此，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，需要時(shí)刻監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展與變化情況，并確定隨著某些風(fēng)險(xiǎn)的消失而帶來的新的風(fēng)險(xiǎn)。
風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控包括兩個(gè)層面的工作：其一是跟蹤已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展變化情況，包括在整個(gè)項(xiàng)目周期內(nèi)，風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的條件和導(dǎo)致的后果變化，衡量風(fēng)險(xiǎn)減緩計(jì)劃需求。其二是根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的變化情況及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃，并對(duì)已發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)及其產(chǎn)生的遺留風(fēng)險(xiǎn)和新增風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)識(shí)別、分析，并采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)措施。對(duì)于已發(fā)生過和已解決的風(fēng)險(xiǎn)也應(yīng)及時(shí)從風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控列表調(diào)整出去。
最有效的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控工具之一就是“前10個(gè)風(fēng)險(xiǎn)列表”，它是一種簡(jiǎn)便易行的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控活動(dòng)，是按“風(fēng)險(xiǎn)值”大小將項(xiàng)目的前10個(gè)風(fēng)險(xiǎn)作為控制對(duì)象，密切監(jiān)控項(xiàng)目的前10個(gè)風(fēng)險(xiǎn)。每次風(fēng)險(xiǎn)檢查后，形成新的“前10個(gè)風(fēng)險(xiǎn)列表”。
時(shí)刻警惕，再警惕
風(fēng)險(xiǎn)貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中，因而風(fēng)險(xiǎn)管理是個(gè)持續(xù)的過程，建立良好的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制以及基于風(fēng)險(xiǎn)的決策機(jī)制是項(xiàng)目成功的重要保證。風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目管理流程與規(guī)范中的重要組成部分，制定風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)則、明確風(fēng)險(xiǎn)管理崗位與職責(zé)是做好風(fēng)險(xiǎn)管理的基本保障。同時(shí)，不斷豐富風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫、更新風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別檢查列表、注重項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理經(jīng)驗(yàn)的積累和總結(jié)更是風(fēng)險(xiǎn)管理水平提高的重要?jiǎng)恿υ慈?br>
項(xiàng)目溝通管理
回想一下你所經(jīng)歷的項(xiàng)目，有沒有出現(xiàn)過以下這樣的情況：客戶在檢查項(xiàng)目階段成果時(shí)，指出曾經(jīng)要求的某個(gè)產(chǎn)品特性沒有包含在其中，并且抱怨說早就以口頭的方式反映給了項(xiàng)目組的成員，糟糕的是作為項(xiàng)目經(jīng)理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點(diǎn)忘記了；或者，你手下的程序員在設(shè)計(jì)評(píng)審時(shí)描述了他所負(fù)責(zé)的模塊架構(gòu)，然而軟件開發(fā)出來后，你發(fā)現(xiàn)這和你所理解的結(jié)構(gòu)大相徑庭……
可能你遇到的情況比上面談到的還要復(fù)雜。問題到底出在哪兒呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單，就兩個(gè)字——溝通。以上這些問題都是由于溝通引起的，溝通途徑不對(duì)導(dǎo)致信息沒有到達(dá)目的地。“心有靈犀一點(diǎn)通”可能只是一種文學(xué)描繪出的美妙境界。在實(shí)際生活中，文化背景、工作背景、技術(shù)背景可以造成人們對(duì)同一事件理解方式偏差很大。在項(xiàng)目中，溝通更是不可忽視。項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，通常花在這方面的時(shí)間應(yīng)該占到全部工作的75%～90%。良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面。
溝通管理的體系
一般而言，在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和管理收尾。溝通計(jì)劃決定項(xiàng)目干系人的信息溝通需求：誰需要什么信息，什么時(shí)候需要，怎樣獲得。信息發(fā)布使需要的信息及時(shí)發(fā)送給項(xiàng)目干系人。績(jī)效報(bào)告收集和傳播執(zhí)行信息，包括狀況報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告和預(yù)測(cè)。項(xiàng)目或項(xiàng)目階段在達(dá)到目標(biāo)或因故終止后，需要進(jìn)行收尾，管理收尾包含項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成，包括項(xiàng)目記錄收集、對(duì)符合最終規(guī)范的保證、對(duì)項(xiàng)目的效果（成功或教訓(xùn)）進(jìn)行的分析以及這些信息的存檔（以備將來利用）。
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。很多項(xiàng)目中沒有完整的溝通計(jì)劃，導(dǎo)致溝通非常混亂。有的項(xiàng)目溝通也還有效，但完全依靠客戶關(guān)系或以前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，或者說完全靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人能力的高低。然而，嚴(yán)格說來，一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在，也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必要。因而，在項(xiàng)目初始階段也應(yīng)該包含溝通計(jì)劃。
設(shè)想一下，當(dāng)你被任命接替一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的職位時(shí)，最先做的應(yīng)該是什么呢？召開項(xiàng)目組會(huì)議、約見客戶、檢查項(xiàng)目進(jìn)度……都不是，你要做的第一件事就是檢查整個(gè)項(xiàng)目的溝通計(jì)劃，因?yàn)樵跍贤ㄓ?jì)劃中描述了項(xiàng)目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類溝通產(chǎn)生的進(jìn)度計(jì)劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹，才能把握好溝通，在此基礎(chǔ)之上熟悉項(xiàng)目的其它情況。
在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響，比如組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門做進(jìn)展分析報(bào)告，那么溝通計(jì)劃中就必須包含這條。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶，而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目干系人。所有這些人員各自需要什么信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。比如有的客戶希望每周提交進(jìn)度報(bào)告，有的客戶除周報(bào)外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項(xiàng)目成果，種種情形都要考慮到，分析后的結(jié)果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會(huì)全面、有效。
語言、文字還是項(xiàng)目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書面和口頭兩種形式。書面溝通一般在以下情況使用：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中使用的內(nèi)部備忘錄，或者對(duì)客戶和非公司成員使用報(bào)告的方式，如正式的項(xiàng)目報(bào)告、年報(bào)、非正式的個(gè)人記錄、報(bào)事帖。書面溝通大多用來進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動(dòng)，一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡(jiǎn)潔，以免增加負(fù)擔(dān)而流于形式?？陬^溝通包括會(huì)議、評(píng)審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡(jiǎn)單有效，更容易被大多數(shù)人接受，但是不象書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類似確認(rèn)這樣的溝通?？陬^溝通過程中應(yīng)該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達(dá)等因素造成理解上的差異，這是特別需要注意的。溝通的雙方一定不能帶有想當(dāng)然或含糊的心態(tài)，不理解的內(nèi)容一定要表示出來，以求對(duì)方的進(jìn)一步解釋，直到達(dá)成共識(shí)。除了這兩種方式，還有一種作為補(bǔ)充的方式?；貞浺幌麦w育老師授課，除了語言描述某個(gè)動(dòng)作外，他還會(huì)用標(biāo)準(zhǔn)的姿勢(shì)來教你怎么做練習(xí)，這是典型的形體語言表達(dá)。像手勢(shì)、圖形演示、視頻會(huì)議都可以用來作為補(bǔ)充方式。它的優(yōu)點(diǎn)是擺脫了口頭表達(dá)的枯燥，在視覺上把信息傳遞給接受者，更容易理解。
兩條關(guān)鍵原則
在項(xiàng)目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實(shí)要達(dá)到有效的溝通有很多要點(diǎn)和原則需要掌握，盡早溝通、主動(dòng)溝通就是其中的兩個(gè)原則，實(shí)踐證明它們非常關(guān)鍵。曾經(jīng)碰到一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，檢查團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)松時(shí)緊，工期快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度比想象慢得多，以后的工作自然很被動(dòng)。盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項(xiàng)目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。
溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在項(xiàng)目中，我們極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶或上級(jí)、團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參與，會(huì)使溝通的另一方滿意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利。
保持暢通的溝通渠道
溝通看似簡(jiǎn)單，實(shí)際很復(fù)雜。這種復(fù)雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當(dāng)溝通的人數(shù)增加時(shí)，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識(shí)、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、名譽(yù)、權(quán)利、組織狀態(tài)等等，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對(duì)某一問題的理解產(chǎn)生差異。如果深層次剖析溝通，其實(shí)可以用一個(gè)模型來表示：從溝通模型中可以看出，如果要想最大程度保障溝通順暢，當(dāng)信息在媒介中傳播時(shí)要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對(duì)理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。如果結(jié)合項(xiàng)目，那么項(xiàng)目經(jīng)理在溝通管理計(jì)劃中應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際明確雙方認(rèn)可的溝通渠道，比如與用戶之間通過正式的報(bào)告溝通，與項(xiàng)目成員之間通過電子郵件溝通；建立溝通反饋機(jī)制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項(xiàng)目溝通情況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個(gè)難題。

項(xiàng)目人力資源管理
天時(shí)、地利、人和一直被認(rèn)為是成功的三大因素。其中，“人和”是主觀因素，就顯得更為重要。比如，在足球比賽中，主場(chǎng)球迷甚至可以被視為主隊(duì)又多了一名隊(duì)員。在項(xiàng)目管理中“人”的因素也極為重要，因?yàn)轫?xiàng)目中所有活動(dòng)均是由人來完成的。如何充分發(fā)揮“人”的作用，對(duì)于項(xiàng)目的成敗起著至關(guān)重要的作用。
項(xiàng)目人力資源管理中所涉及的內(nèi)容就是如何發(fā)揮“人”的作用。它包括組織計(jì)劃編制、人員募集和團(tuán)隊(duì)建設(shè)三部分。
排兵布陣
組織計(jì)劃編制也可以看作戰(zhàn)場(chǎng)上的“排兵布陣”，就是確定、分配項(xiàng)目中的角色、職責(zé)和回報(bào)關(guān)系。在進(jìn)行組織計(jì)劃編制時(shí)，我們需要參考資源計(jì)劃編制中的人力資源需求子項(xiàng)，還需要參考項(xiàng)目中各種匯報(bào)關(guān)系（又稱為項(xiàng)目界面），如：組織界面、技術(shù)界面、人際關(guān)系界面等。一般采用的方法包括：參考類似項(xiàng)目的模板、人力資源管理的慣例、分析項(xiàng)目干系人的需求等。
組織計(jì)劃編制完成后將明晰以下幾方面任務(wù)：
1、角色和職責(zé)分配。項(xiàng)目角色和職責(zé)在項(xiàng)目管理中必須明確，否則容易造成同一項(xiàng)工作沒人負(fù)責(zé)，最終影響項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為了使每項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行，就必須將每項(xiàng)工作分配到具體的個(gè)人（或小組），明確不同的個(gè)人（或小組）在這項(xiàng)工作中的職責(zé)，而且每項(xiàng)工作只能有唯一的負(fù)責(zé)人（或小組）。同時(shí)由于角色和職責(zé)可能隨時(shí)間而變化，在結(jié)果中也需要明確這層關(guān)系。表示這部分內(nèi)容最常用的方式為：職責(zé)分配矩陣（RAW），示例參見圖1。對(duì)于大型項(xiàng)目，可在不同層次上編制職責(zé)分配矩陣(RAW)。
2、人員配備管理計(jì)劃。它主要描述項(xiàng)目組什么時(shí)候需要什么樣的人力資源。為了清晰地表明此部分內(nèi)容，我們經(jīng)常會(huì)使用資源直方圖，如圖2所示。在此圖中明確了高級(jí)設(shè)計(jì)者在不同階段所需要的數(shù)目。
由于在項(xiàng)目工作中人員的需求可能不是很連續(xù)或者不是很平衡，容易造成人力資源的浪費(fèi)和成本的提高。例如：某項(xiàng)目現(xiàn)有15人，設(shè)計(jì)階段需要10人；審核階段可能需要1周的時(shí)間，但不需要項(xiàng)目組成員參與；編碼階段是高峰期，需要20人，但在測(cè)試階段只需要8人。如果專門為高峰期提供20人，可能還需要另外招聘5人，并且這些人在項(xiàng)目編碼階段結(jié)束之后，會(huì)出現(xiàn)沒有工作安排的狀況。為了避免這種情況的發(fā)生，通常會(huì)采用資源平衡的方法，將部分編碼工作提前到和設(shè)計(jì)并行進(jìn)行，在某部分的設(shè)計(jì)完成后立即進(jìn)行評(píng)審，然后進(jìn)行編碼，而不需要等到所有設(shè)計(jì)工作完成后再執(zhí)行編碼工作。這樣將工作的次序進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，削峰填谷，形成人員需求的平衡，會(huì)更利于降低項(xiàng)目的成本，同時(shí)可以降低人員的閑置時(shí)間，以防止成本的浪費(fèi)。
3、組織機(jī)構(gòu)圖。它是項(xiàng)目匯報(bào)關(guān)系的圖形表示，主要描述團(tuán)隊(duì)成員之間的工作匯報(bào)關(guān)系。
招兵買馬
在確定了項(xiàng)目組什么時(shí)候需要什么樣的人員之后，需要做的就是確定如何在合適的時(shí)間獲得這些人員，或者說開始“招兵買馬”，這就是人員募集要做的工作。人員募集需要根據(jù)人員配備管理計(jì)劃以及組織當(dāng)前的人員情況和招聘的慣例來進(jìn)行。項(xiàng)目中有些人員是在項(xiàng)目計(jì)劃前就明確下來的，但有些人員需要和組織進(jìn)行談判才能夠獲得，特別是對(duì)于一些短缺或特殊的資源，可能每個(gè)項(xiàng)目組中都希望得到，如何使你的項(xiàng)目組能夠順利得到，就需要通過談判來實(shí)現(xiàn)。談判的對(duì)象可能包括職能經(jīng)理和其他項(xiàng)目組的成員。另外有些人員可能組織中沒有或無法提供，這種情況下就需要通過招聘來獲得。結(jié)束這部分工作后，我們就會(huì)得到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)清單和項(xiàng)目人員分配。
團(tuán)結(jié)就是力量
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是由項(xiàng)目組成員組成的、為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而協(xié)同工作的組織。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作是否有效也是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素，任何項(xiàng)目要獲得成功就必須有一個(gè)有效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)建設(shè)涉及到很多方面的工作，如：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力的建設(shè)、團(tuán)隊(duì)士氣的激勵(lì)、團(tuán)隊(duì)成員的奉獻(xiàn)精神等。團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人發(fā)展是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)的基礎(chǔ)。通常情況下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員既對(duì)職能經(jīng)理負(fù)責(zé)，又對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，這樣項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建經(jīng)常變得很復(fù)雜。對(duì)這種雙重匯報(bào)關(guān)系的有效管理經(jīng)常是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素，也是項(xiàng)目經(jīng)理的重要責(zé)任。
進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)我們通常會(huì)采用以下幾種方式：
團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)?團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)包括為提高團(tuán)隊(duì)運(yùn)作水平而進(jìn)行的管理和采用的專門的、重要的個(gè)別措施。例如：在計(jì)劃過程中由非管理層的團(tuán)隊(duì)成員參加，或建立發(fā)現(xiàn)和處理沖突的基本準(zhǔn)則；盡早明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的方向、目標(biāo)和任務(wù)，同時(shí)為每個(gè)人明確其職責(zé)和角色；邀請(qǐng)團(tuán)隊(duì)成員積極參與解決問題和做出決策；積極放權(quán)，使成員進(jìn)行自我管理和自我激勵(lì)；增加項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的非工作溝通和交流的機(jī)會(huì)，如工作之余的聚會(huì)、郊游等，提高團(tuán)隊(duì)成員之間的了解和交流。這些措施作為一種間接效應(yīng)，可能會(huì)提高團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作水平。團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)沒有一個(gè)確定的定式，主要是根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體的分析和組織。
績(jī)效考核與激勵(lì)?它是人力資源管理中最常用的方法。績(jī)效考核是通過對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員工作業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)，來反映成員的實(shí)際能力以及對(duì)某種工作職位的適應(yīng)程度。激勵(lì)則是運(yùn)用有關(guān)行為科學(xué)的理論和方法，對(duì)成員的需要予以滿足或限制，從而激發(fā)成員的行為動(dòng)機(jī)，激發(fā)成員充分發(fā)揮自己的潛能，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)服務(wù)。
集中安排?集中安排是把項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)集中在同一地點(diǎn)，以提高其團(tuán)隊(duì)運(yùn)作能力。由于溝通在項(xiàng)目中的作用非常大，如果團(tuán)隊(duì)成員不在相同的地點(diǎn)辦公，勢(shì)必會(huì)影響溝通的有效進(jìn)展，影響團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，集中安排被廣泛用于項(xiàng)目管理中。例如，設(shè)立一個(gè)“作戰(zhàn)室”，隊(duì)伍可在其中集合并張貼進(jìn)度計(jì)劃及新信息。在一些項(xiàng)目中，集中安排可能無法實(shí)現(xiàn)，這時(shí)可以采用安排頻繁的面對(duì)面的會(huì)議形式作為替代，以鼓勵(lì)相互之間的交流。
培訓(xùn)?
培訓(xùn)包括旨在提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)技能的所有活動(dòng)。培訓(xùn)可以是正式的（如教室培訓(xùn)、利用計(jì)算機(jī)培訓(xùn)）或非正式的（如其他隊(duì)伍成員的反饋）。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)缺乏必要的管理技能或技術(shù)技能，那么這些技能必須作為項(xiàng)目的一部分被開發(fā)，或必須采取適當(dāng)?shù)拇胧轫?xiàng)目重新分配人員。培訓(xùn)的直接和間接成本通常由執(zhí)行組織支付。在項(xiàng)目的人力資源管理中，團(tuán)隊(duì)建設(shè)的效果會(huì)對(duì)項(xiàng)目的成敗起到很大的作用，特別是某些較小的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理可能是由技術(shù)骨干轉(zhuǎn)換過來的，對(duì)于團(tuán)隊(duì)建設(shè)和一般管理技能掌握得不是很多，經(jīng)常容易造成團(tuán)隊(duì)成員之間的關(guān)系緊張，最終影響項(xiàng)目的實(shí)施。這就更加需要掌握更多的管理知識(shí)以適應(yīng)項(xiàng)目管理的需要。

項(xiàng)目質(zhì)量管理
提起如今的IT項(xiàng)目，軟件工程倍受關(guān)注。而軟件的質(zhì)量更是眾人關(guān)注的焦點(diǎn)，因?yàn)槟壳斑€沒有一套完善的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。甚至有人提出，現(xiàn)在的軟件開發(fā)根本提不上是“工程”，因?yàn)樗赡哿?，還沒有一套成熟的標(biāo)準(zhǔn)來比照；因而軟件項(xiàng)目極易出現(xiàn)失敗或失誤。大量實(shí)踐證明，軟件工程項(xiàng)目的成敗，通常是因?yàn)楣芾韱栴}（協(xié)同工作的能力），而不是技術(shù)上的問題。要想做一盤“完美”的軟件大餐，質(zhì)量管理的作用是不言而喻的。
在實(shí)際的項(xiàng)目質(zhì)量管理中，質(zhì)量管理總是圍繞著質(zhì)量保證(QualityAssurance)過程和質(zhì)量控制(QualityControl)過程兩方面。這兩個(gè)過程相互作用，在實(shí)際應(yīng)用中還可能會(huì)發(fā)生交叉。正如引言所述，關(guān)于軟件的質(zhì)量，很難下一個(gè)非常明確的定義。本文主要針對(duì)軟件工程中的質(zhì)量管理來進(jìn)行討論。
做軟件“大餐”的工序
軟件質(zhì)量保證（SoftwareQualityAssurance，以下簡(jiǎn)稱SQA）的目的是驗(yàn)證在軟件開發(fā)過程中是否遵循了合適的過程和標(biāo)準(zhǔn)。軟件質(zhì)量保證過程一般包含以下幾項(xiàng)活動(dòng)：首先是建立SQA組；其次是選擇和確定SQA活動(dòng)，即選擇SQA組所要進(jìn)行的質(zhì)量保證活動(dòng)，這些SQA活動(dòng)將作為SQA計(jì)劃的輸入；然后是制定和維護(hù)SQA計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃明確了SQA活動(dòng)與整個(gè)軟件開發(fā)生命周期中各個(gè)階段的關(guān)系；還有執(zhí)行SQA計(jì)劃、對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、選擇與整個(gè)軟件工程環(huán)境相適應(yīng)的質(zhì)量保證工具；最后是不斷完善質(zhì)量保證過程活動(dòng)中存在的不足，改進(jìn)項(xiàng)目的質(zhì)量保證過程。獨(dú)立的SQA組是衡量軟件開發(fā)活動(dòng)優(yōu)劣與否的尺度之一。SQA組的這一獨(dú)立性，使其享有一項(xiàng)關(guān)鍵權(quán)利——“越級(jí)上報(bào)”。當(dāng)SQA組發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)危機(jī)時(shí)，它有權(quán)向項(xiàng)目組的上級(jí)機(jī)構(gòu)直接報(bào)告這一危機(jī)。這無疑對(duì)項(xiàng)目組起到相當(dāng)?shù)摹巴亍弊饔?，也可以看成是促使?xiàng)目組重視軟件開發(fā)質(zhì)量的一種激勵(lì)。這一形式使許多問題在組內(nèi)得以解決，提高了軟件開發(fā)的質(zhì)量和效率。選擇和確定SQA活動(dòng)這一過程的目的是策劃在整個(gè)項(xiàng)目開發(fā)過程中所需要進(jìn)行的質(zhì)量保證活動(dòng)。質(zhì)量保證活動(dòng)應(yīng)與整個(gè)項(xiàng)目的開發(fā)計(jì)劃和配置管理計(jì)劃相一致。一般把該活動(dòng)分為以下五類：
1）評(píng)審軟件產(chǎn)品、工具與設(shè)施：軟件產(chǎn)品常被稱為“無形”的產(chǎn)品。評(píng)審時(shí)難度更大。在此要注意的一點(diǎn)是：在評(píng)審時(shí)不能只對(duì)最終的軟件代碼進(jìn)行評(píng)審，還要對(duì)軟件開發(fā)計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、過程、軟件需求、軟件設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫、手冊(cè)以及測(cè)試信息等進(jìn)行評(píng)審。評(píng)估軟件工具主要是為了保證項(xiàng)目組采用合適的技術(shù)和工具。評(píng)估項(xiàng)目設(shè)施的目的是保證項(xiàng)目組有充足設(shè)備和資源進(jìn)行軟件開發(fā)工作。這也為規(guī)劃今后軟件項(xiàng)目的設(shè)備購(gòu)置、資源擴(kuò)充、資源共享等提供依據(jù)。
2）SQA活動(dòng)審查的軟件開發(fā)過程：SQA活動(dòng)審查的軟件開發(fā)過程主要有：軟件產(chǎn)品的評(píng)審過程、項(xiàng)目的計(jì)劃和跟蹤過程、軟件需求分析過程、軟件設(shè)計(jì)過程、軟件實(shí)現(xiàn)和單元測(cè)試過程、集成和系統(tǒng)測(cè)試過程、項(xiàng)目交付過程、子承包商控制過程、配置管理過程。特別要強(qiáng)調(diào)的是，為保證軟件質(zhì)量，應(yīng)賦予SQA阻止交付某些不符合項(xiàng)目需求和標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的權(quán)利。
3）參與技術(shù)和管理評(píng)審：參與技術(shù)和管理評(píng)審的目的是為了保證此類評(píng)審滿足項(xiàng)目要求，便于監(jiān)督問題的解決。
4）做SQA報(bào)告：SQA活動(dòng)的一個(gè)重要內(nèi)容就是報(bào)告對(duì)軟件產(chǎn)品或軟件過程評(píng)估的結(jié)果，并提出改進(jìn)建議。SQA應(yīng)將其評(píng)估的結(jié)果文檔化。

項(xiàng)目成本管理
究竟如何進(jìn)行項(xiàng)目成本管理呢？簡(jiǎn)單地說，就是通過開源和節(jié)流兩條腿走路，使項(xiàng)目的凈現(xiàn)金流（現(xiàn)金流入減去現(xiàn)金流出）最大化。開源是增大項(xiàng)目的現(xiàn)金流入，節(jié)流是控制項(xiàng)目的現(xiàn)金流出。
在項(xiàng)目建設(shè)期，開源表現(xiàn)為擴(kuò)大項(xiàng)目融資渠道，保證項(xiàng)目能夠籌集足夠的建設(shè)資金；節(jié)流是使融資成本或代價(jià)最低，最節(jié)省地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的必要功能。在項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)期，開源表現(xiàn)為增加主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入以及投資收益等；節(jié)流就是控制項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)成本。
在我國(guó)，項(xiàng)目的成本管理一直是項(xiàng)目管理的弱項(xiàng)，“開源”和“節(jié)流”總是說得多、做得少。例如，在項(xiàng)目前期，由于沒有深入地調(diào)研，不能準(zhǔn)確估算完成項(xiàng)目活動(dòng)所需的資源成本，造成開源不足的局面；或者由于項(xiàng)目的資金“源”自政府或股東，花起來不心疼，更談不上節(jié)流了。甚至部分項(xiàng)目根本就沒有預(yù)測(cè)和分析項(xiàng)目現(xiàn)金流和財(cái)務(wù)執(zhí)行情況，決策失誤就在所難免了。
成本管理的現(xiàn)金流分析采用的數(shù)據(jù)大都來自估算和預(yù)測(cè)，具有一定的不確定性，可能造成項(xiàng)目的現(xiàn)金流入減少或現(xiàn)金流出增加。不確定性成本管理或風(fēng)險(xiǎn)成本管理已成為我國(guó)項(xiàng)目管理中的弱項(xiàng)，也是很多商業(yè)銀行貸款最關(guān)心的問題。即使是專業(yè)的咨詢公司或項(xiàng)目管理公司，大多只停留在簡(jiǎn)單的量本利分析和敏感性分析。本文著重介紹概率分析、掙值分析等項(xiàng)目成本管理新方法。
項(xiàng)目成本或投資估算
??成本估算（CostEstimating）是為完成項(xiàng)目各項(xiàng)任務(wù)所需要的資源成本的近似估算。
??美國(guó)項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)（PMI）認(rèn)為，有三種成本估算方法：
??類比估算：是一種自上而下的估算形式，通常在項(xiàng)目的初期或信息不足時(shí)進(jìn)行。
??參數(shù)估算：是一種建模統(tǒng)計(jì)技術(shù)，如回歸分析和學(xué)習(xí)曲線。
??自下而上估算:通過對(duì)項(xiàng)目工作包進(jìn)行詳細(xì)的成本估算，然后通過成本賬戶和工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）將結(jié)果累加起來得出項(xiàng)目總成本。這種方法最為準(zhǔn)確。
??PMI成本估算的概念在我國(guó)常稱作投資估算，即在對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模、技術(shù)方案、設(shè)備方案、工程方案和項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度等進(jìn)行研究的基礎(chǔ)上，估算項(xiàng)目的總投資。
項(xiàng)目的現(xiàn)金流分析
項(xiàng)目成本管理的基礎(chǔ)是編制財(cái)務(wù)報(bào)表，主要有財(cái)務(wù)現(xiàn)金流量表、損益表、資金來源與運(yùn)用表、借款償還計(jì)劃表等。其中，項(xiàng)目的現(xiàn)金流量分析是最重要的項(xiàng)目管理報(bào)表。
通過項(xiàng)目的財(cái)務(wù)現(xiàn)金流分析，可以計(jì)算項(xiàng)目的財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率、財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值、投資回收期等指標(biāo)，從而對(duì)項(xiàng)目的決策做出判斷。
（1）財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率（FIRR）：它是指項(xiàng)目在整個(gè)計(jì)算期內(nèi)各年凈現(xiàn)金流量現(xiàn)值累計(jì)為零時(shí)的折現(xiàn)率，是評(píng)價(jià)項(xiàng)目盈利能力的相對(duì)指標(biāo)。該指標(biāo)可根據(jù)財(cái)務(wù)現(xiàn)金流量表中凈現(xiàn)金流量，用插差法計(jì)算，也可以直接利用微軟Excel軟件提供的財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率函數(shù)計(jì)算，計(jì)算得到的項(xiàng)目財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率與行業(yè)基準(zhǔn)收益率（Ic）比較，如果FIRR>Ic，即認(rèn)為項(xiàng)目盈利能力能夠滿足要求。
（2）財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值（FNPV）：它是指項(xiàng)目按基準(zhǔn)收益率Ic將各年凈現(xiàn)金流量折現(xiàn)到建設(shè)起點(diǎn)的現(xiàn)值之和。它是評(píng)價(jià)項(xiàng)目盈利能力的絕對(duì)指標(biāo)，反映項(xiàng)目在滿足基準(zhǔn)收益率要求的盈利之外所獲得的超額盈利的現(xiàn)值。也可直接利用微軟Excel軟件提供的財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值函數(shù)計(jì)算。若得到的FNPV≥0，表明項(xiàng)目的盈利能力達(dá)到或超過基準(zhǔn)計(jì)算的盈利水平，項(xiàng)目可接受。
（3）投資回收期（Pt）：它是反映項(xiàng)目真實(shí)償債能力的重要指標(biāo)，是指以項(xiàng)目的凈收益抵償項(xiàng)目全部投資所需要的時(shí)間。在現(xiàn)金流量表中，是累計(jì)現(xiàn)金流量由負(fù)值變?yōu)?的時(shí)點(diǎn)。 投資回收期越短，表明項(xiàng)目盈利能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力越強(qiáng)。
項(xiàng)目的不確定性分析
根據(jù)擬建項(xiàng)目的具體情況，有選擇性地進(jìn)行盈虧平衡分析、敏感性分析和概率分析等。
（1）盈虧平衡分析：它是根據(jù)項(xiàng)目正常生產(chǎn)年份的產(chǎn)品產(chǎn)量（銷售量）、固定成本、可變成本、稅金等，研究建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)量、成本、利潤(rùn)之間變化與平衡關(guān)系的方法。當(dāng)項(xiàng)目的收益與成本相等時(shí)，即為盈虧平衡點(diǎn)（BEP）。
（2）敏感性分析：它是研究項(xiàng)目的產(chǎn)品售價(jià)、產(chǎn)量、經(jīng)營(yíng)成本、投資、建設(shè)期等發(fā)生變化時(shí)，項(xiàng)目財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)（如財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率）的預(yù)期值發(fā)生變化的程度。通過敏感分析，可以找出項(xiàng)目的最敏感因素，使決策者能了解項(xiàng)目建設(shè)中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)，提高決策的準(zhǔn)確性和可靠性。一般以某因素的曲線斜率的絕對(duì)值大小來比較。財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率對(duì)建設(shè)投資和商品房銷售價(jià)格的變化都較為敏感。相比之下，財(cái)務(wù)內(nèi)部收益率對(duì)建設(shè)投資的變化更為敏感。
（3）概率分析：它是通過概率預(yù)測(cè)不確定性因素和風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)的定量影響。一般是計(jì)算項(xiàng)目評(píng)價(jià)指標(biāo)，如項(xiàng)目財(cái)務(wù)凈現(xiàn)值的期望值大于或等于零時(shí)的累計(jì)概率。累計(jì)概率值越大，項(xiàng)目承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)越小。
項(xiàng)目掙值管理
掙值管理（EarnedValueManagement，EMV）是綜合了項(xiàng)目范圍、進(jìn)度計(jì)劃和資源，測(cè)量項(xiàng)目績(jī)效的一種方法。它比較計(jì)劃工作量、實(shí)際掙得多少與實(shí)際花費(fèi)成本，以決定成本和進(jìn)度績(jī)效是否符合原定計(jì)劃。 要進(jìn)行掙值管理，必須熟悉與掙值管理密切相關(guān)的計(jì)劃成本(PV)、掙值（EV）和實(shí)際成本(AC)之間的相互關(guān)系，以及完工預(yù)算（BAC）、完工估算（EAC）和完工尚需估算（ETC）之間相互關(guān)系。掙值管理也離不開偏差管理。偏差=計(jì)劃-實(shí)際。當(dāng)成本偏差（CV）>0，表明成本節(jié)約；反之，當(dāng)CV<0，表明成本超支。當(dāng)進(jìn)度偏差（SV）>0，表明進(jìn)度超前；反之，當(dāng)SV<0，表明進(jìn)度滯后。特別注意的是，這是根據(jù)PMI的偏差含義做出的推斷，與我國(guó)的工程監(jiān)理投資控制中的偏差定義正好方向相反。

項(xiàng)目范圍管理
做過項(xiàng)目的人可能都會(huì)有這樣的經(jīng)歷：一個(gè)項(xiàng)目做了很久，感覺總是做不完，就像一個(gè)“無底洞”。用戶總是有新的需求要項(xiàng)目開發(fā)方來做,就像用戶在“漫天要價(jià)”，而開發(fā)方在“就地還錢”。實(shí)際上，這里涉及到一個(gè)“范圍管理”的概念。項(xiàng)目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由“范圍管理”來決定的。那么，到底什么是“范圍管理”，請(qǐng)跟我們一塊來揭開謎底。
幾年前，我和一位同事在外地共同參與一個(gè)軟件項(xiàng)目的開發(fā)。項(xiàng)目本身并不算很大，開始的需求調(diào)研進(jìn)行了很長(zhǎng)時(shí)間，期間不但幾乎拜訪了所有部門，還與用戶反復(fù)討論，征求意見，需求文檔幾易其稿。即便這樣仍然有許多不確定因素，搞得人心煩意亂。當(dāng)時(shí)我牢騷很多，總覺得又花時(shí)間似乎還沒真正做事。我的同事經(jīng)驗(yàn)比較豐富，他給我說了一個(gè)他自己的親身經(jīng)歷。那時(shí)候他在深圳參與一個(gè)證券項(xiàng)目，當(dāng)時(shí)軟件開發(fā)管理非常不規(guī)范，基本上是了解需求后就編程序，根本沒有太多的交流，需求文檔就更沒有了。系統(tǒng)開發(fā)出以后，用戶不斷提出新需求。每天追著開發(fā)人員解決問題，項(xiàng)目實(shí)際是一個(gè)無底洞，沒完沒了地往下做，按他的說法是項(xiàng)目成員“肥的拖瘦，瘦的拖死”，實(shí)在做不下去只能跑了。
這個(gè)故事剛聽起來感覺非常可笑，當(dāng)我自己真正做項(xiàng)目負(fù)責(zé)人時(shí)才體會(huì)到這其實(shí)是一個(gè)項(xiàng)目范圍管理的問題。上面提到我所參與的項(xiàng)目中花費(fèi)大量時(shí)間用于需求調(diào)研也是為了確定項(xiàng)目范圍。作為一個(gè)合格的項(xiàng)目經(jīng)理，切記要準(zhǔn)確控制好項(xiàng)目范圍。孫子兵法中提到“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，在一個(gè)項(xiàng)目中我們應(yīng)該知道對(duì)方需要什么，自己要做什么，這是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)所在。那么，首先要明確的是項(xiàng)目范圍管理中的范圍是如何定義的？
什么是范圍？
我們知道項(xiàng)目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。因此在這里，范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。
舉例說明可能會(huì)更好理解一些。假設(shè)你在一家培訓(xùn)公司做培訓(xùn)專員，負(fù)責(zé)組織一次PMP（美國(guó)項(xiàng)目管理專業(yè)人員認(rèn)證）考前培訓(xùn)。那么我們完全可以把這項(xiàng)工作當(dāng)成一個(gè)項(xiàng)目來管理，如何確定產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍呢？培訓(xùn)產(chǎn)生的不是有形的產(chǎn)品，而是無形的服務(wù)。組織PMP考前培訓(xùn)的目的是講授項(xiàng)目管理體系基礎(chǔ)知識(shí)，提高學(xué)員的項(xiàng)目管理理論水平，為參加PMP考試做準(zhǔn)備，這就是產(chǎn)品范圍。如果學(xué)員突然提出想獲得如何提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的知識(shí)，很明顯此內(nèi)容不在本項(xiàng)目的產(chǎn)品范圍之內(nèi)。有了明確的產(chǎn)品范圍，接下來就可以確定為達(dá)到這個(gè)目的需要做哪些工作，即項(xiàng)目范圍。首先要聘請(qǐng)知名的項(xiàng)目管理權(quán)威專家，擬訂授課內(nèi)容，根據(jù)授課內(nèi)容準(zhǔn)備學(xué)員教材，聯(lián)絡(luò)舒適的培訓(xùn)地點(diǎn)，安排好學(xué)員食宿。開始培訓(xùn)也并非萬事大吉，每天都要與學(xué)員交流，聽取他們的意見并反饋給老師，甚至學(xué)員的日常起居都要過問。由于PMP考試是英文試題，而模擬習(xí)題都是中文，假設(shè)某些學(xué)員希望講解一些英文題以避免翻譯帶來的理解偏差，這時(shí)老師就要多講一些內(nèi)容，產(chǎn)品范圍有所擴(kuò)大，但從總的培訓(xùn)目標(biāo)看是合理的。
如何做好范圍管理？
范圍管理保證項(xiàng)目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項(xiàng)目范疇內(nèi)的，哪些不是。范圍管理的基本內(nèi)容包括：項(xiàng)目啟動(dòng)、范圍計(jì)劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等等。以下所討論的是其中比較重要的部分。
1．編制范圍計(jì)劃
“公欲善其事，必先利其器”。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍，沒有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國(guó)外曾經(jīng)有人對(duì)項(xiàng)目失敗原因進(jìn)行調(diào)查，其中計(jì)劃被放到了首位，可見它在項(xiàng)目管理中的重要性。
我們這里首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作（項(xiàng)目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，項(xiàng)目章程（典型的例子是合同）也是非常主要的依據(jù)，通常它對(duì)項(xiàng)目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。
范圍計(jì)劃中究竟應(yīng)該包含哪些內(nèi)容呢？不同的計(jì)劃詳盡程度自然不一樣，其中范圍說明和范圍管理計(jì)劃必須包含在內(nèi)。范圍說明在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明中至少要說明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算未來的得失提供基礎(chǔ)；項(xiàng)目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡(jiǎn)要概況；項(xiàng)目可交付成果一般要列一個(gè)子產(chǎn)品級(jí)別概括表，如：為一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊(cè)、人機(jī)交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒有明確要求的結(jié)果，都意味著它在項(xiàng)目可交付成果之外；項(xiàng)目目標(biāo)是要考慮到項(xiàng)目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測(cè)。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該有標(biāo)志（如：成本、單位）和絕對(duì)的或相對(duì)的價(jià)值（如：少于150萬美元等）。不可量化的目標(biāo)（如：“客戶的滿意程度”）要承擔(dān)很高的風(fēng)險(xiǎn)。范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評(píng)估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少）。范圍管理計(jì)劃也應(yīng)該包括對(duì)變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對(duì)必要）等問題的清楚描述。
2．范圍分解
計(jì)劃明確了，然而該做哪些事情似乎還是一把抓，因?yàn)橥瓿身?xiàng)目本身是一個(gè)復(fù)雜的過程，必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元才能一目了然，最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。恰當(dāng)?shù)姆秶x對(duì)項(xiàng)目成功十分關(guān)鍵，當(dāng)范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長(zhǎng)工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。
比較常用的方式是以項(xiàng)目進(jìn)度為依據(jù)劃分WBS，第一層是大的項(xiàng)目成果框架，每層下面再把工作分解，這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。Microsoft的項(xiàng)目管理工具Project就可以自動(dòng)為各個(gè)層次的任務(wù)編碼。
3．范圍變更
一個(gè)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃可能制訂的非常好，但是想不出現(xiàn)任何改變幾乎是不可能的。因此對(duì)變更的管理是項(xiàng)目經(jīng)理必備的素質(zhì)之一。變并不糟糕，糟糕的是缺乏規(guī)范的變更管理過程。范圍變更的原因是多方面的，比如用戶要求增加產(chǎn)品功能、環(huán)保問題導(dǎo)致設(shè)計(jì)方案修改而增加施工內(nèi)容。項(xiàng)目經(jīng)理在管理過程中必須通過監(jiān)督績(jī)效報(bào)告、當(dāng)前進(jìn)展情況等來分析和預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的范圍變更，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。我們強(qiáng)烈建議企業(yè)的項(xiàng)目管理體系中包含一套嚴(yán)格、高效、實(shí)用的變更程序，它對(duì)管好項(xiàng)目至關(guān)重要。
項(xiàng)目時(shí)間管理
“按時(shí)、保質(zhì)地完成項(xiàng)目”大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最希望做到的。但工期托延的情況卻時(shí)常發(fā)生。因而合理地安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時(shí)完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項(xiàng)目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、每項(xiàng)活動(dòng)的合理工期估算、制定項(xiàng)目完整的進(jìn)度計(jì)劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。
磨刀不誤砍柴功：時(shí)間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時(shí)間，把這些前期工作省略，后面的工作必然會(huì)走彎路，反而會(huì)耽誤時(shí)間。項(xiàng)目一開始首先要有明確項(xiàng)目目標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。由于一些是明顯的、項(xiàng)目所必須的工作，而另一些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作，同時(shí)要有專家審定過程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃，進(jìn)行合理的時(shí)間管理。
怎樣把時(shí)間“分解”？
1、項(xiàng)目活動(dòng)定義：將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù)，這些小的活動(dòng)應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施中，要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單，并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理?；顒?dòng)清單應(yīng)該采取文檔形式，以便于項(xiàng)目其他過程的使用和管理。當(dāng)然，隨著項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）可能會(huì)需要修改，這也會(huì)影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動(dòng)后，成本可能會(huì)有所增加，因此完成活動(dòng)定義后，要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。
2、活動(dòng)排序：在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里，既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作，例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測(cè)試等工作。設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間，是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。在進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)系的定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法，也稱為單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法。
3、活動(dòng)工期估算
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響。在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù)，將其文檔化，同時(shí)完善并更新活動(dòng)清單。
一般說來，工期估算可采取以下幾種方式：1）專家評(píng)審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評(píng)估。2）模擬估算。使用以前類似的活動(dòng)作為未來活動(dòng)工期的估算基礎(chǔ)，計(jì)算評(píng)估工期。3）定量型的基礎(chǔ)工期。當(dāng)產(chǎn)品可以用定量標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算工期時(shí)，則采用計(jì)量單位為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整體估算。4）保留時(shí)間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時(shí)間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。隨著項(xiàng)目進(jìn)展，冗余時(shí)間可以逐步減少。4、安排進(jìn)度表
項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃意味著明確定義項(xiàng)目活動(dòng)的開始和結(jié)束日期，這是一個(gè)反復(fù)確認(rèn)的過程。進(jìn)度表的確定應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖、估算的活動(dòng)工期、資源需求、資源共享情況、項(xiàng)目執(zhí)行的工作日歷、進(jìn)度限制、最早和最晚時(shí)間、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、活動(dòng)特征等統(tǒng)一考慮。進(jìn)度限制即根據(jù)活動(dòng)排序考慮如何定義活動(dòng)之間的進(jìn)度關(guān)系。一般有兩種形式：一種是加強(qiáng)日期形式，以活動(dòng)之間前后關(guān)系限制活動(dòng)的進(jìn)度，如一項(xiàng)活動(dòng)不早于某活動(dòng)的開始或不晚于某活動(dòng)的結(jié)束；另一種是關(guān)鍵事件或主要里程碑形式，以定義為里程碑的事件作為要求的時(shí)間進(jìn)度的決定性因素，制定相應(yīng)時(shí)間計(jì)劃。在制定項(xiàng)目進(jìn)度表時(shí)，先以數(shù)學(xué)分析的方法計(jì)算每個(gè)活動(dòng)最早開始和結(jié)束時(shí)間與最遲開始和結(jié)束日期得出時(shí)間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，再通過資源因素、活動(dòng)時(shí)間和可冗余因素調(diào)整活動(dòng)時(shí)間，最終形成最佳活動(dòng)進(jìn)度表。
關(guān)鍵路徑法（CPM）是時(shí)間管理中很實(shí)用的一種方法，其工作原理是：為每個(gè)最小任務(wù)單位計(jì)算工期、定義最早開始和結(jié)束日期、最遲開始和結(jié)束日期、按照活動(dòng)的關(guān)系形成順序的網(wǎng)絡(luò)邏輯圖，找出必須的最長(zhǎng)的路徑，即為關(guān)鍵路徑。
時(shí)間壓縮是指針對(duì)關(guān)鍵路徑進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合成本因素、資源因素、工作時(shí)間因素、活動(dòng)的可行進(jìn)度因素對(duì)整個(gè)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，直到關(guān)鍵路徑所用的時(shí)間不能再壓縮為止，得到最佳時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃。
5、進(jìn)度控制：進(jìn)度控制主要是監(jiān)督進(jìn)度的執(zhí)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正偏差、錯(cuò)誤。在控制中要考慮影響項(xiàng)目進(jìn)度變化的因素、項(xiàng)目進(jìn)度變更對(duì)其他部分的影響因素、進(jìn)度表變更時(shí)應(yīng)采取的實(shí)際措施。在前幾期中曾經(jīng)對(duì)此進(jìn)行過探討，在此不再贅述。
巧用工具來幫忙：目前項(xiàng)目管理軟件正被廣泛地應(yīng)用于項(xiàng)目管理工作中，尤其是它清晰的表達(dá)方式，在項(xiàng)目時(shí)間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動(dòng)列表、估算的活動(dòng)工期、活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系、參與活動(dòng)的人力資源、成本，項(xiàng)目管理軟件可以自動(dòng)進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算、平衡資源分配、成本計(jì)算，并可迅速地解決進(jìn)度交叉問題，也可以打印顯示出進(jìn)度表。項(xiàng)目管理軟件除了具備項(xiàng)目進(jìn)度制定功能外還具有較強(qiáng)的項(xiàng)目執(zhí)行記錄、跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)際完成情況記錄的能力，并能及時(shí)給出實(shí)際和潛在的影響分析。

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