你現(xiàn)在是自己OA系統(tǒng)的主人嗎？

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當(dāng)你終于跨越選型路上的荊棘，邁過實(shí)施部署的關(guān)卡，迎來上線運(yùn)行的實(shí)操，卻突然發(fā)現(xiàn)這OA系統(tǒng)好像不是自己的。想做個(gè)符合部門需求的流程要費(fèi)大量精力，處理不好又得求助供應(yīng)商，一來二去，不僅一個(gè)流程費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，各種狀況都應(yīng)付不了，于是各種求助、拖延、低效。系統(tǒng)部署在自己公司，卻好像還是OA供應(yīng)商的。
    如何讓用戶做自己系統(tǒng)的主人，這里面主要涉及三個(gè)影響因素：產(chǎn)品易用性、實(shí)施方法論、OA廠商角色。
    一、產(chǎn)品易用是基本
    還是那句話，OA系統(tǒng)的覆蓋范圍廣，幾乎涉及組織內(nèi)的全員應(yīng)用，因此用戶的IT水平必然參差不齊且普遍偏低，這就對OA系統(tǒng)提出了易用性的硬性要求。同時(shí)，鑒于激烈的市場競爭以及互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢，OA易用性也是適應(yīng)時(shí)代要求。只有在保障OA系統(tǒng)功能順利實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上堅(jiān)持易用性原則，才能提高用戶體驗(yàn)，提高系統(tǒng)黏著性、使用率，才能提供工作效率，才能讓用戶成為自己系統(tǒng)的主人成為可能。

    舉例來說，你想在OA中做個(gè)一般費(fèi)用報(bào)銷流程，在復(fù)雜的OA系統(tǒng)中，你需要先配置好字段數(shù)據(jù)，在密密麻麻的表單中填寫，流程的節(jié)點(diǎn)、流轉(zhuǎn)方向首先都是一個(gè)個(gè)字段的列表顯示，并不能直觀的看到實(shí)際場景。而在易用的OA系統(tǒng)中，比如泛普OA軟件提供的純B/S圖形化流程編輯器中，從設(shè)計(jì)、應(yīng)用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義，雙擊節(jié)點(diǎn)就能配置權(quán)限，拖拽箭頭就能控制流轉(zhuǎn)方向，所見即所得，事半功倍。

    二、實(shí)施培訓(xùn)是保障

    有了OA系統(tǒng)的易用性做基礎(chǔ)，當(dāng)然還是不夠的，廠商的優(yōu)質(zhì)實(shí)施同樣關(guān)系中OA系統(tǒng)的主權(quán)花落誰家。普通的OA實(shí)施，從入場到出廠，從硬件配置到流程制作到文檔上傳，幾乎所有工作都自己完成，這看似負(fù)責(zé)的工作態(tài)度著實(shí)隱藏著巨大的隱患：一方面，實(shí)施人員的數(shù)量有限，所有工作完全依賴寥寥數(shù)人必然延長實(shí)施周期，實(shí)施周期延長便增加用戶的資本投入；另一方面，實(shí)施人員的駐場時(shí)間有限，當(dāng)實(shí)施人員離場后，用戶對OA系統(tǒng)了解甚少，稍有問題便需求助供應(yīng)商，嚴(yán)重影響系統(tǒng)推進(jìn)；再者實(shí)施人員本非用戶公司員工，流程設(shè)計(jì)完全來自需求調(diào)研，與用戶的實(shí)際工作多有出入，影響“紙變電”的平滑推進(jìn)。

    青島泛普OA軟件是最早提出“讓用戶做系統(tǒng)主人”的實(shí)施理念的OA廠商，基于產(chǎn)品易用性提煉出“授人以漁”的實(shí)施方法論。在實(shí)施期間，實(shí)施人員從各部門分別抽調(diào)人員作為應(yīng)用管理員重點(diǎn)培訓(xùn)，由于對本部門業(yè)務(wù)的熟悉加上OA系統(tǒng)本身易學(xué)、易用，因此設(shè)計(jì)出的流程往往使用率較高，例如青島OA軟件的項(xiàng)目上線短短數(shù)月便產(chǎn)生200多條流程、跑過五萬多條實(shí)例，流程幾乎全部由用戶自己設(shè)計(jì)，且值得一提的是百合網(wǎng)的組織架構(gòu)較為復(fù)雜。

    除易用外，青島OA系統(tǒng)之所以被稱為“中國管理軟件項(xiàng)目成功率第一品牌”還得益于其產(chǎn)品的易維護(hù)，泛普OA軟件的多數(shù)客戶除重大升級、開發(fā)等問題外，鮮少找上門。這一方面體現(xiàn)出泛普OA軟件的易用，另一方面也體現(xiàn)青島OA實(shí)施培訓(xùn)得當(dāng)，還可以看出泛普OA軟件確實(shí)讓用戶當(dāng)了自己系統(tǒng)的主人。

    三、廠商角色定位是輔助

    在整個(gè)OA項(xiàng)目中，OA廠商的定位是應(yīng)該隨著項(xiàng)目的階段性推進(jìn)而發(fā)生變化的：選型過程中，OA廠商是個(gè)毛遂自薦的角色，盡力向用戶展示自己的產(chǎn)品；實(shí)施階段，OA廠商應(yīng)該是導(dǎo)師角色，指導(dǎo)用戶更好地使用OA系統(tǒng)；前期使用階段，OA廠商應(yīng)該是顧問角色，隨時(shí)應(yīng)對用戶使用初期的障礙問題；正式使用階段，OA廠商應(yīng)該是小透明角色，只需重大問題時(shí)出面解決。

    但是對于許多廠商來說并沒有適時(shí)地扮演好這些角色，導(dǎo)致后來用戶幾乎等同于被廠商綁架，對于OA系統(tǒng)也是身不由己、喪失主權(quán)。

    最后來回答一下題目上的問題：OA是誰的協(xié)同辦公系統(tǒng)？在產(chǎn)品出廠前，它是廠商的，一旦作用于用戶，它就應(yīng)該是用戶的。這需要OA廠商理性的角色轉(zhuǎn)換和OA用戶的積極爭取，你現(xiàn)在是自己OA系統(tǒng)的主人嗎？