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建立有效的紀(jì)律體系
一個(gè)先進(jìn)的紀(jì)律政策,可以改善高生產(chǎn)力員工的工作環(huán)境,并協(xié)助有意的員工成為一個(gè)盡可能最好的職員。
以適當(dāng)?shù)姆绞较蛦T的不當(dāng)行為,對于人力資源管理專業(yè)人士來說是一個(gè)挑戰(zhàn)。如果問題持續(xù)下去,它可以降低員工的士氣和生產(chǎn)力。許多雇主通過使用先進(jìn)的紀(jì)律,采取積極主動的方式來解決員工的工作績效問題。這些紀(jì)律計(jì)劃為員工提供了具體的反饋意見、時(shí)間期限,以及改進(jìn)行動的計(jì)劃。此外,它能夠使員工滿意,讓企業(yè)減少負(fù)債,并形成更具生產(chǎn)力的工作場所,然而這些只是先進(jìn)的紀(jì)律計(jì)劃的一小部分益處。
先進(jìn)的紀(jì)律計(jì)劃是一個(gè)多步驟的過程,通常以針對不當(dāng)行為的口頭警告開始。對于許多員工而言,與人力資源管理人員或主管召開一次咨詢性會議可將解決這一問題。通常情況下,主管或人力資源管理專業(yè)人員來確定問題,陳述雇主的期望,并解釋持續(xù)這些不當(dāng)行為所產(chǎn)生的后果。主管或人力資源管理專業(yè)人士應(yīng)做出一份機(jī)密的咨詢會議記錄,形成會議文件,并且拷貝一份放入員工的個(gè)人人事檔案。
如果雇員的行為仍未改善,通常情況下,接下來他會收到一份書面警告。正如口頭警告一樣,主管或人力資源管理專業(yè)人員會讓員工知道雇主對其工作業(yè)績的期望,解釋這些持續(xù)不當(dāng)行為所產(chǎn)生的后果,形成會議文件,并且拷貝一份放入員工的個(gè)人人事檔案。如果不當(dāng)行為不再發(fā)生,有些雇主一年后會清除這些警告。大部分雇主還會保留它,以便在今后的業(yè)績評估和晉升決策過程中使用。
先進(jìn)紀(jì)律計(jì)劃的下一階段是有償或無償?shù)慕K止。通常情況下,這是終止勞動關(guān)系前的最后一步,這一強(qiáng)制性的終止會讓員工有機(jī)會考慮過去的行動和未來的表現(xiàn)。通常情況下,人力資源經(jīng)理或其他的管理人員應(yīng)回顧終止決定,以根據(jù)以往的紀(jì)律處分確定其是否適宜。雇主應(yīng)注意,在不支付任何報(bào)酬的情況下終止一個(gè)豁免的雇員,如果他在此期間的全部或一部分時(shí)間已經(jīng)付出了勞動,那么,他的豁免地位會受到威脅,因此,雇主有責(zé)任依據(jù)“公平勞動標(biāo)準(zhǔn)法”來支付加班工資。
最后一步是終止勞動關(guān)系。為確保解雇是恰當(dāng)?shù)?,所有的決定應(yīng)該有至少一個(gè)以上的具備相當(dāng)管理水平的頂頭上司進(jìn)行審查。在確認(rèn)終止勞動關(guān)系決定的過程中,管理者應(yīng)該考慮到問題的嚴(yán)重性,雇員與企業(yè)工作的歷史,以及在過去類似的紀(jì)律問題是如何處理的。這樣的審查提供了一個(gè)審核和制衡的制度,并能預(yù)防有問題的終止合同決定可能導(dǎo)致的法律糾紛。在整個(gè)過程中,要顯示出公信力和公平感,一些企業(yè)允許雇員通過雇主的投訴解決程序來對此決定進(jìn)行申訴。
為了取得成功,先進(jìn)的紀(jì)律計(jì)劃要求對主管進(jìn)行培訓(xùn)。特別是,主管應(yīng)該在兩個(gè)方面接受培訓(xùn)——向雇員提供提升工作業(yè)績的咨詢服務(wù)方面,以及形成恰當(dāng)?shù)募o(jì)律會議文件方面。例如,主管應(yīng)該接受培訓(xùn),以盡可能地保持客觀的意見。一些主觀的評論,如“你有一個(gè)壞的態(tài)度”,這很難被證明,而且沒有給員工提供改善的具體指導(dǎo)方針。主管還應(yīng)當(dāng)接受培訓(xùn),以便能夠記錄整個(gè)紀(jì)律計(jì)劃過程的各個(gè)方面,包括記錄不當(dāng)行為的性質(zhì)、后果和必要的改善。文檔可以顯示主管曾試圖幫助員工提高和改善,可以為法律索賠辯護(hù)提供幫助。
對行為和紀(jì)律政策進(jìn)行溝通交流,雇主應(yīng)該將這些交流的過程寫進(jìn)員工手冊。每個(gè)雇主都應(yīng)該保留自己的判斷力,不按先進(jìn)的紀(jì)律政策對雇員進(jìn)行處罰。在政策執(zhí)行過程中恰當(dāng)?shù)匦惺棺们闄?quán)是非常重要的,通過保留“酌情權(quán)”,雇主可以考慮減輕處罰的情節(jié),例如員工過去的表現(xiàn),或者是因?yàn)槟硞€(gè)同事激起了雇員的不當(dāng)行為。在許多情況下,雇主對于處罰的選擇取決于不當(dāng)行為的嚴(yán)重性和發(fā)生的頻率。在訴訟中,自由裁量權(quán)繞過紀(jì)律處罰程序也可能是非常重要的。有些法院認(rèn)為,進(jìn)步的紀(jì)律政策逐步建立了一個(gè)合同義務(wù)——遵循終止勞動關(guān)系前的所有步驟。
先進(jìn)的紀(jì)律政策在許多方面都為雇主和雇員帶來了好處。通過重視雇員提高業(yè)績方面的需要,在這一政策的有關(guān)輔導(dǎo)方面,可以挽救企業(yè)需要改善的雇傭關(guān)系。此外,它還建立了一個(gè)員工行為改善的時(shí)限,并且確定了不遵守時(shí)限的后果。該計(jì)劃要求主管和管理人員證明受到紀(jì)律處分的行為,說明人事決定的理由,因此,這可能會降低雇主對錯誤的解雇或歧視的風(fēng)險(xiǎn)賠償責(zé)任。總體而言,一個(gè)先進(jìn)的紀(jì)律政策,可以改善高生產(chǎn)力員工的工作環(huán)境,并協(xié)助有意愿的員工成為盡可能最好的雇員。
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