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“明規(guī)則,難執(zhí)行”管理之道OA先行
企業(yè)管理中經常會碰到“明規(guī)則,難執(zhí)行”的情況,這很大程度上是因為流程不暢,而流程不僅影響管理的效率,也制約著企業(yè)的發(fā)展,特別是規(guī)模迅速擴大、產業(yè)逐漸多元的大型集團企業(yè)。“現在這些大集團企業(yè)來找你,不是要你來給他編代碼,而是需要你利用信息化手段幫助他梳理管理的問題,從而優(yōu)化和提升管理效率的。” 泛普科技股份有限公司(以下簡稱泛普科技)企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產品總監(jiān)杜勝介紹說。
細化管理規(guī)則 固化管理流程
眾所周知,大型集團企業(yè)層級繁多、機構龐大、業(yè)務條塊分明,而且在集團企業(yè)多元化產業(yè)結構下,管控模式上也需要從集中管控轉為分權細化,這不僅對企業(yè)的管理者提出了挑戰(zhàn),也對系統(tǒng)服務商提出了新要求。“一些企業(yè)在管理上沒有針對性地細分哪些該集中、哪些該細分,也沒考慮到不同產業(yè)板塊需要不同的管理策略。因此在幫助集團企業(yè)構建上海OA系統(tǒng)前,我們會先建議企業(yè)細分管理規(guī)則,再利用業(yè)務流程將管理規(guī)則固化到應用系統(tǒng)中。集團統(tǒng)一的管理要求可作為共性的管理應用,各級成員單位的內部管理規(guī)則部署則為共性條件下的個性化應用。這樣不同層級既相互關聯,又相對獨立??偛靠赏ㄟ^系統(tǒng)全面掌握自下而上的各類信息,并審查決策過程是否合規(guī),各級責任主體是否盡職。” 泛普科技的杜勝總監(jiān)介紹說。
打破層級制約 靈活管理提效
“扁平化管理”是未來的管理趨勢,尤其對于現在瞬息萬變的市場來說,能夠高效敏捷地對市場變化做出戰(zhàn)略調整,無疑為企業(yè)爭取了更多的發(fā)展機會。但這對于組織架構龐大的集團企業(yè)來說卻并不容易,怎樣能夠快速、合理調配各種人力物力資源,并讓執(zhí)行的流程順暢無阻、不受干擾呢?“泛普科技的上海OA系統(tǒng)既能支持大型集團的層級管理,又可以根據需要打破層級制約,有一套靈活的系統(tǒng)調配響應機制。如針對專業(yè)事項,可以扁平化處理,縮減溝通層級,保證效率。”杜勝介紹說,“另一方面,系統(tǒng)還可以迅速地變更組織機構及管理規(guī)則來支持企業(yè)的運營管理。因為很多集團都在不停地兼并收購,我們的系統(tǒng)要不斷地根據他們的變化而變化”。
管理以人為本 系統(tǒng)方便易用
當前人們對軟件的應用接受程度,更取決于系統(tǒng)的易用性。對于一些傳統(tǒng)的大型集團企業(yè)來說,人員眾多,流動性大,學習掌握系統(tǒng)是高成本的行為。泛普科技的上海OA系統(tǒng)在研發(fā)過程中,實行互聯網化的操作界面和幫助體系,方便掌握使用。“更重要的是,通過系統(tǒng)將制度轉化為電子流程,同時將各類管理規(guī)則固化到環(huán)節(jié)中,強化監(jiān)控管理,促進規(guī)范化。員工在處理事項時,系統(tǒng)能告知當前環(huán)節(jié)的職責、審核要素及可能存在的風險;當處理完,系統(tǒng)會根據權限規(guī)則自動路由到下一個環(huán)節(jié)的處理人,并推送到員工的個人工作臺中。”杜勝說。
協(xié)同辦公首先是管理問題,而不是技術問題,上海OA系統(tǒng)只是作為一種管理工具而存在,杜勝在最后感慨道:“如果不理清企業(yè)的管理規(guī)則,即使電子化了也一樣無法解決根本問題。因此,企業(yè)首先要實現管理規(guī)則的顯性化,再通過上海OA系統(tǒng)將規(guī)則進行固化,最終保障企業(yè)管理的有序運轉。”
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