采購管理手冊

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為了使內部各單位在執(zhí)行采購作業(yè)時有章可循，企業(yè)、政府機構、學校、醫(yī)院、社團等各種組織通常都會制定“采購管理手冊”、“物料管理手冊”、“采購作業(yè)規(guī)定”或“采購管理規(guī)則”等名稱的文件（以下統(tǒng)稱為“采購管理手冊”），以促進采購活動的制度化與合理化，并能達到適質、適時、適量、適價等目標。

一、采購管理手冊的目的
采購管理手冊的基本目的是為了有效地將資訊傳播給每一個相關的人員，因此不管公司大小，采購管理手冊中都應該提供必要的指導原則，以方便有關人員對采購政策、程序和架構的了解與控制。

二、采購管理手冊的內容
采購管理手冊的內容包括：
總經理序言；
采購部門的目標；
采購部門的工作范圍與任務；
組織系統(tǒng)圖（在全組織中的位置、部門內組織）；
限制事項（購買許可的必要條件、品質的決定、購入免除項目）；
有關供應源選擇的方針（僅與可信賴的供應商交易、競標的條件、供應商的評價方法）；
有關發(fā)出訂單或契約的方針（商談一概由采購部門進行，禁止采購部門以外的人下訂單）；
有關與供應商接觸的方針（面談方法、與其他部門的供應商面談手續(xù)、估價的保密、抱怨的受理，以及禁止向其他部門的供應商直接要求目錄或樣本等）；
采購部門與其他部門的關系（信息的掌握與提供、對規(guī)范及數量的要求重新考慮的權限、購買記錄的限閱等）；
有關集中采購與分散采購的判斷基準；為從業(yè)人員的采購方針（公司業(yè)務上使用的，但按照慣例由員工自付品，如計算器、圓珠筆等）。

采購管理手冊里倘若對方針的基礎、該方針的目標等予以了說明，則可作為教育培訓用的教材或管理用的指南。必要時，采購管理手冊的內容可概括為：與顧客的關系、部門間的關系、倫理上的考慮事項、團隊力量與協(xié)調，適當的品質、數量、價格，以及有關價值的原則判斷基準、規(guī)范的使用方法、與采購有關的法律基礎、商業(yè)行文、報告的舉例等。

三、采購管理手冊制定的方式

1.采購管理手冊的制定要求
采購管理手冊可依公司的大小、業(yè)務范圍以及不同的需求而有許多不同的形式，但是不管何種形式，采購管理手冊的內容必須根據公司整體的政策而制定。一般的公司都把采購政策建構在總公司的制度中，而分布在各地區(qū)的采購部門則可依據當地的實際情況對總公司的政策作適當的調整與修正，而且這項修改要報總公司獲得同意才可施行。

2.采購管理手冊的架構
采購管理手冊并沒有一套標準的架構，不同的公司有不同的形式。完整的采購管理手冊應該包括組織架構、職務、權責、功能、公司政策、部門政策、程序、流程、指示、規(guī)范和有關公司特殊事項的指導原則。每一個企業(yè)或機構的采購管理手冊，都是依據組織的特定需求來設計的。
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