項目采購和合同管理

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一、引言
    項目采購和合同管理是站在買者的角度，處理從外部獲取貨物或服務(wù)時遇到的各種問題，涉及采購規(guī)劃、詢價規(guī)劃、詢價、選擇供應(yīng)者，以及合同管理等過程。這些過程的工作量大小和復(fù)雜程度因項目而異。很多項目不需耗費太多的精力，而工程和國防等本身就是采購的項目卻對此有很高的專業(yè)技術(shù)和經(jīng)驗要求。

    20世紀80年代以來，技術(shù)的進步大大提高了生產(chǎn)率，而經(jīng)濟全球化則為利用外部資源提供了便利。利用外部資源可以取得他人的技術(shù)，減少資金的投入，克服進入他國市場的障礙，利用他人的地理優(yōu)勢，降低投資風險，利用他人滿足客戶的急迫要求，保證穩(wěn)定的原料來源，提高交付能力等。要做到以上各點，項目管理人員必須提高采購和合同管理能力。

    在利用外部資源時必須注意防止流失關(guān)鍵技術(shù)，避免在簽訂和清算合同等方面耗費過多的資金、時間和精力，設(shè)法幫助承包商、分包商和供應(yīng)商降低成本。

    二、采購和詢價規(guī)劃

    （一）采購規(guī)劃
采購規(guī)劃就是考慮哪些資源（如人力、材料、設(shè)備等）須從外部取得，以及如何取得。許多研究或機構(gòu)內(nèi)部的小型項目都盡量利用本單位的資源，采購量不大，甚至無須從外部采購。但是，也有很多項目的主要工作需要由外人完成。世界上已經(jīng)有許多采購方式。單就貨物、工程和服務(wù)而言，就有國際或全國競爭性招標、有限招標、詢價采購、直接簽訂合同等。當項目缺乏必要的人員和經(jīng)驗時，可以聘請他人代理。

    對于待采購之物，應(yīng)當考慮項目的要求、采購策略、技術(shù)要求、市場情況、項目其他方面的管理計劃、制約條件和假設(shè)，以及技術(shù)的發(fā)展等。

    采購規(guī)劃經(jīng)常要進行自制外購分析、利用專家的判斷和選擇合同的類型。

    自制外購分析就是比較利用自身資源和從外部采購兩種方式的利弊。采購規(guī)劃結(jié)束時提出的采購計劃應(yīng)說明對欲采購的資源各個方面的具體要求，以便供應(yīng)者判斷自己能否滿足這些要求。采購計劃還應(yīng)說明如何對采購過程進行管理。

    （二）詢價規(guī)劃

    詢價規(guī)劃（亦可稱招標規(guī)劃）就是對待采購之物提出具體的要求，查明有哪些來源可滿足采購要求。制訂詢價計劃時，要充分利用標準格式的招標文件，包括標準合同條件和要求說明書。標準格式能夠合理地分配合同雙方的要求、利益、風險和責任，可避免因不認真履行合同而增加成本，避免因雙方缺乏信任而引起爭議，可以降低選擇承包人的成本，提高采購效率。標準格式還制訂了防止腐敗的條款。采購人員的道德品質(zhì)是保證項目采購成功的先決條件。

    詢價規(guī)劃應(yīng)遵循如下原則：降低成本和提高效率、為所有的合格投標人提供機會、促進產(chǎn)業(yè)的發(fā)展、采購過程透明。對于公共項目，尤其應(yīng)當如此。

    在復(fù)雜的采購中，專家可以在如下方面發(fā)揮重要作用：確定采購和詢價方針與程序；審查項目班子采購與詢價能力、采購與詢價計劃、采購方式和采購（招標）文件；就采購文件和投訴提出處理建議；批準達到標準的采購文件；維護采購監(jiān)督制度。

    采購文件一般要說明評標標準、采購文件的審查辦法和程序、評標過程和評標方法。[page]

    三、詢價和招標

    詢價或招標就是讓賣主根據(jù)采購文件的要求提出報價和建議。復(fù)雜的采購工作量大，耗費時間長，投入的資源多，需要具備專業(yè)知識和豐富的經(jīng)驗。

    詢價或招標一般應(yīng)從記載賣主經(jīng)驗，財務(wù)狀況和組織結(jié)構(gòu)的名單中選擇詢價對象。詢價可以利用投標人會議、刊登廣告，以及其他多種形式，從有意的賣主方面取得建議書（標書、報價書）。

    四、賣方選擇

    賣方選擇就是根據(jù)評標準則，接受一家承包商、供應(yīng)商或咨詢公司的標書或建議書，并由其提供須采購的產(chǎn)品或服務(wù)。該選擇過程可能要反復(fù)多次。除了報價之外還要考慮和評價其他許多因素，包括投標人的建議、評標標準和本組織的各項方針。

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