萍鄉(xiāng)市公路管理局公文處理細則

萍鄉(xiāng)市公路管理局公文處理細則

萍路發(fā)〔2013〕22號

　　為使我局機關公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)<黨政機關公文處理工作條例>的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）文，結合市局公文處理工作實際，特制定本細則。

　　一、 公文收文處理

　　（一）公文簽收

　　凡送市局的公文，由辦公室文秘人員統(tǒng)一負責簽收、登記、分辦，其中親啟件需送收件人。未經(jīng)辦公室簽收、登記的公文，除急件外，一般不予辦理。

　　簽收文件應注意審核以下幾點：

　　1.是否應當由本機關辦理。

　　2.是否符合行文規(guī)則。

　　3.文種、格式是否符合要求。

　　4.涉及其他地區(qū)或部門職權內的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽。

　　經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，要及時退回來文單位并說明理由。經(jīng)初審合格的公文，進入承辦程序。

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　　辦公室文秘人員簽收、登記后，由辦公室主任統(tǒng)一簽寫擬辦意見，擬辦意見應注意以下幾點：

　　1.認真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質與實際情況。

　　2.意見要完整、準確，用語要規(guī)范、簡潔，表述明確、得體。

　　3.如同時提出兩個或兩個以上方案時，應講究它們的排列次序，一般應將傾向性意見放在前面，以提高效果。

　　4.意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》相應的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。

　　5.當公文所涉及的問題較易處理，對領導者采納自己的方案有一定的把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

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　　凡以局名義簽收的公文，由辦公室文秘人員統(tǒng)一傳遞。辦件傳閱一般是按職務大小和級別高低，從小到大，從低到高；閱件一般不分順序；為加快傳遞速度，每天至少傳遞二次，急件應同時呈送局領導和業(yè)務相關科室，只有一份的急件，除有規(guī)定不能復印外，可復印后按上述辦法傳遞。

　　公文傳遞應注意以下幾點：

　　1.要隨時掌握公文傳閱去向和進度。

　　2.要根據(jù)情況及時調整傳閱的順序。

　　3.要嚴格控制公文的傳閱范圍。

　　4.要及時準確抄清機關負責人批示。

　　5. 傳閱件的前面要附傳閱單。

　?。ㄋ模┺k文要求

　　1.公文辦理按照“誰承辦、誰負責，誰分管、誰把關”的原則，實行“分級負責、合作辦理”的制度，嚴格防止“人走文停”的現(xiàn)象發(fā)生。具體程序是：由各相關科室負責完成，辦理順序為科員-副科長-科長。若科長出差，由副科長負責辦畢。

　　2.公文辦理應做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。催辦后要及時將辦理的進展情況、催辦的情況等作詳細記載，以備查詢。

　　3.公文從簽收之日起，不需征求意見的一般在5個工作日內辦結；需征求意見的一般在7個工作日內辦結；急件急辦。

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　　對有具體請示事項的公文，簽批人應當明確簽署意見、姓名和簽批日期，其他簽批圈閱人視為同意；沒有具體請示事項的，圈閱表示已閱之。

　　（六）辦文答復

　　需用發(fā)文字號以公文形式答復來文單位的，由歸口科室負責起草文件，簽發(fā)手續(xù)齊全后，送辦公室發(fā)文；用便簽形式答復來文單位的，由歸口科室負責起草文件，簽發(fā)手續(xù)齊全后，自行印刷，需加蓋單位公章的，須向辦公室提供領導簽發(fā)稿。需要幾個科室配合處理的文件，由牽頭科室負責起草答復文件，其它科室配合。

　　辦畢的文件，科室需要復印留底的，各科室自行復印，已經(jīng)辦畢的文件，應及時送還辦公室。辦公室文秘人員應每周催收一次辦畢文件。

　　二、公文發(fā)文處理

　　一、發(fā)文辦理

　　(一)公文草擬

　　以市局名義下發(fā)的公文，按業(yè)務歸口原則由各科室負責擬稿，并由擬稿人和科室負責人簽名；代擬稿經(jīng)代擬科室負責人簽名后，由歸口科室核改。草擬稿必須用A4紙打印清樣填寫齊全發(fā)文稿紙各要素（包括擬稿科室、擬稿人、核稿、標題、主送、抄送、附件等）后送審，發(fā)文稿紙各要素填寫不齊全的，辦公室主任拒絕審核簽字。

　　(二)公文會簽

　　1.擬制公文，對內容涉及其他科室業(yè)務內的事項，主辦科室應主動與相關科室協(xié)商，取得一致意見后方可行文，會簽后由主辦科室送辦公室主任審閱。

　　2.以市局名義制定的規(guī)范性文件，由業(yè)務科室負責召開協(xié)調會議，征求意見，將協(xié)調結果或征求的意見寫成書面材料作為附件，連同文件交辦公室主任審閱。

　　(三)公文核稿

　　審核公文要層層把關(順序是：科室、辦公室、分管領導、主要領導)，審核的主要內容：

　　1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

　　2.內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

　　3.涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

　　4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

　　5.其他內容是否符合公文起草的有關要求。

　　6.發(fā)文稿紙各要素是否填寫齊全等。

　　公文內容由分管領導負責把關；若分管領導出差，應委托辦公室主任與相關科室負責人協(xié)商把關；辦公室主任對公文進行綜合審核把關；辦公室文秘人員負責對公文的體例格式及文字進行把關。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草科室并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草科室修改后重新報送。

　　(四)公文簽發(fā)

　　1.簽發(fā)權限

　　(1)以市局名義的行政發(fā)文，由局長簽發(fā)。

　　(2)以市局黨委名義的發(fā)文，由黨委書記簽發(fā)。

　　2.簽發(fā)程序

　　(1)公文簽發(fā)的一般程序：主辦科室(擬辦)一一辦公室(審核)一一分管領導(審核)一一局長或書記(簽發(fā))。屬市局工作范疇的公文，由辦公室主任進行綜合審核把關后，擬辦科室報送局領導會簽。由局長簽發(fā)的公文，若局長出差，應請示局長指定其他副局長簽發(fā)。公文簽發(fā)程序由擬辦科室負責，不得委托辦公室送領導簽發(fā)，擬辦科室應按領導簽發(fā)稿 修改電子版后，連同簽發(fā)稿一并送辦公室文秘人員，如沒有及時送電子版和簽發(fā)稿導致文件未能及時印刷，第一責任人為擬辦科室。

　　需要通過媒體或其他形式對外公布的市局公文，按有關規(guī)定程序進行審批。

　　(2)以市局（或市局黨委）名義制定的規(guī)范性文件，經(jīng)局務會（或黨委會）討論通過后，由擬辦科室按會議討論意見進行修改，送辦公室主任和分管領導審核后，呈局長或書記簽發(fā)。

　　(五)校核印制

　　1.公文校核實行雙校制。即：文件在正式印發(fā)之前由承辦科室和辦公室分別進行校稿。公文校核第一責任人為承辦科室，承辦科室對發(fā)文清樣做全面校核，尤其在數(shù)字方面，如出現(xiàn)問題第一責任人為承辦科室；審批、簽發(fā)手續(xù)、體例格式和文字表述由辦公室負責復核、規(guī)范，并為第一責任人；文件發(fā)送范圍、緊急程度、密級和保密期限由承辦科室提出，辦公室規(guī)范；發(fā)送部分單位的公文，承辦科室要列出具體收文單位。承辦科室和辦公室校核時，如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序、內容有不妥之處的公文，應及時提出修改或處理意見，再按程序進行審核，呈簽發(fā)的領導審定后辦理。公文打印樣稿后，由辦公室通知經(jīng)辦科室校對，校對人簽名后，辦公室方可印制。經(jīng)校對人簽名后非文字（錯字、多字、少字），格式（正確規(guī)范），印制（頁面整潔、墨色均勻、字跡清晰、裝訂整齊，不缺頁、多頁、錯頁）方面問題，第一責任人為校對科室。編號公文均由辦公室統(tǒng)一編號分發(fā)，不編文號或只編傳真機號的公文，由承辦科室校核分發(fā)。

　　2.公文印制時限：普發(fā)性公文印制2個工作日，非普發(fā)性公文印制1個工作日，急件急辦。

　　(六) 公文分發(fā)

　　1.以市局名義制發(fā)的下行公文，除發(fā)至局屬各單位外，同時按照業(yè)務工作關系抄送有關局領導、調研員、副調研員和機關科室。

　　2.文件印制后，在一個工作日內分發(fā)，急件即印即發(fā)，如因文件沒有及時分發(fā)導致工作貽誤，第一責任人為辦公室。

　　公文擬稿、審核修改、審簽公文必須用黑色鋼筆或專用簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。

　　三、不規(guī)范來文處理

　　凡出現(xiàn)以下情況之一的不規(guī)范來文（含代擬稿），由辦文人員提出退文意見，由辦公室主任批準回退。退文時，將退文原因附在文件前面，退回來文單位重新辦理，由此造成工作延誤的，由報文單位、科室自行負責。

　　1.公文內容有不符合黨的方針、政策和國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定的；

　　2.公文內容涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門未事先與有關部門協(xié)調、會簽或經(jīng)協(xié)商、會簽，意見仍有分歧，又不列明各方理據(jù)、提出建設性意見的；

　　3.公文中有關附件及其材料不全的；或反映問題模糊，提出的問題含混不清的；

　　4.上行文未注明簽發(fā)人或簽發(fā)人不符合規(guī)定的；

　　5.非市局領導直接交辦事項主送領導個人的；

　　6.錯用公文文種的；

　　7.越級行文的；

　　8.“請示”不符合一文一事要求的；

　　9.“報告”中夾帶請求事項的；

　　10.“請示”件多頭主送的；

　　11.代擬稿未經(jīng)主要負責人審核簽字的；

　　12.內容存在明顯錯誤的；

　　13.格式（發(fā)文字號、標題、附件、印章、用紙等）不規(guī)范，墨不均勻，字跡模糊不清，難以辯認的；

　　.其它不符合公文處理規(guī)定的。

　　四、公文類型及其適用范圍

　　(一)萍路發(fā)：文種用決定、通知、意見。

　　1.涉及改革、發(fā)展、穩(wěn)定方面重大決策、措施以及發(fā)布指導全局工作的重要公文。文種用決定、通知或意見。

　　2.對重要事項或重大行動作出安排，實行重大強制性行政措施，文種用決定、通知或意見。

　　3.轉發(fā)市委、市政府、省交通運輸廳、省公路局的重要公文。文種用決定、通知。

　　4.以市局名義嘉獎有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項的公文。文種用決定。

　　5.批轉局屬各單位、機關各科室事關重大或涉及全局性重要工作意見、建議等內容的公文。文種用通知。

　　(二)萍路文：文種用請示、報告、意見、函。

　　1.向市委、市政府、省交通運輸廳、省公路局等上級部門請求指示、批準、解決有關事項等內容的公文。文種用請示。

　　2.向市政府匯報工作、反映情況等內容的公文。文種用報告。

　　3.對重要問題提出見解和處理辦法的公文。文種用意見。

　　4.有隸屬關系的上下級之間，上級向下級機關詢問有關情況，文種用函。

　　(三)萍路字：文種用通知、通報、批復、決定、函。

　　1.成立或調整機構及有關人事任免，市局領導分工，以市局名義表彰先進、批評錯誤等內容的公文。文種用通知、通報或決定。

　　2.答復下級機關的請示事項的公文。文種用批復。

　　3.向下級部門布置機關工作的公文。文種用通知。

　　4.不相隸屬機關之間商洽工作，請求批準和答復審批的公文。文種用批復、函、通知。

　　(四)萍路黨發(fā)：文種用意見、決定、通知、通報、批復。

　　1.對市局黨務工作重要事項和行動作出安排的公文。文種用通知、意見、通報。

　　2.轉發(fā)上級黨組織的重要公文。文種用通知。

　　3.成立、調整或撤消機構，人事任免，市局領導分工的公文。文種用通知、決定。

　　4.以市局黨委名義嘉獎有關人員，表彰先進，批評錯誤的公文。文種用通知、通報、決定。

　　5.答復基層單位黨支部請示事項的公文。文種用批復。

　　6.向基層黨支部布置黨務工作的公文。文種用通知、決定。

　　(五)萍路黨文：文種用請示、報告。

　　1.以市局黨委名義向上級部門請求指示、批準有關事項等內容的公文。

　　2.以市局黨委名義向上級部門匯報工作、反映情況等內容的公文。文種用報告。

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　　用于記載會議主要情況和議定事項。

　　(七)不編正式文號：下列內容的公文以便函的形式下發(fā)。

　　1.會議通知：

　　2.向有關部門征求意見或答復有關部門征求意見的公文；

　　3.賀電、賀信等；

　　4.一般的聯(lián)系、商洽工作的便函。

　　五、電子文件的處理與歸檔管理

　　電子公文的處理與歸檔管理責任部門（科室）為辦公室。

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　　1.接收電子公文應當對公文的發(fā)送部門進行核對，確認無誤后方可接收；

　　2.按照規(guī)定的時間段、時間點對網(wǎng)上公文交換中心的電子公文進行瀏覽查詢，及時簽收、下載；未按時簽收文件造成嚴重后果的，要追究相關責任人責任；

　　3.對不能正常接收的電子公文，應及時與上級機關的秘書部門或網(wǎng)管中心聯(lián)系，查明原因；

　　4.市局節(jié)假日和下班時間緊急公文一般不通過網(wǎng)上發(fā)送，如果從網(wǎng)上發(fā)送要電話通知相關單位(科室)接收，有關單位(科室)應按特事特辦的原則辦理。

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　　1.電子公文由指定專人負責保管，并且設置好密碼，其它無關人員不得隨意改動、拷貝、打印。

　　2.電子公文應定期備份，防止遺失，每年末須對本年度的電子公文進行全面梳理，做好一式二存（即一份存入電腦硬盤另一份存入移動儲質），確保電子公文的安全性。

　　3.電子公文應與紙質檔案一同上交檔案室，確保電子公文移交的及時性。

         （2013-04-18）