集團企業(yè)OA推廣應(yīng)用——集團化管控利器

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摘要：浙江省商業(yè)集團有限公司這家多元化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的集團如何利用信息化作為集團重要推手，推進(jìn)產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展，實施品牌化、規(guī)模化和網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營，并最終打造服務(wù)業(yè)的航母？在集團企業(yè)OA協(xié)同OA系統(tǒng)中，系統(tǒng)能對每項預(yù)算進(jìn)行可視化，有效落實了集團對財務(wù)的管控。此外，到年底，系統(tǒng)還會通過詳細(xì)報表展現(xiàn)整年度的各項費用是多少，這樣管理層每一年做費用預(yù)算就能夠以上一年實際發(fā)生額度多少來做參考……

如果你還想了解更多的信息化經(jīng)驗，請參加5月8日在杭州舉辦的“卓越運營—大OA應(yīng)用實踐分享論壇（http://www.OA.com.cn/case2013/hangzhou.html）”，聆聽浙江省商業(yè)集團有限公司的OA應(yīng)用實踐故事。

浙江省商業(yè)集團有限公司成立于1996年，是浙江省屬國有大型企業(yè)集團，總資產(chǎn)規(guī)模超過450億元，自2004年起，浙商集團連續(xù)九年躋身中國企業(yè)500強。浙江省商業(yè)集團培育了“雷迪森”、“嘉凱城”、“國大”、“浙商保險”、“浙商控股”、“名城房產(chǎn)”、“中凱房產(chǎn)”、“國際嘉業(yè)”、“百誠集團”等耳熟能詳?shù)钠髽I(yè)品牌和服務(wù)品牌，在業(yè)內(nèi)享有較高的聲譽。

由于集團的分公司越來越多，業(yè)務(wù)涵蓋商貿(mào)流通、房地產(chǎn)、酒店旅游、金融服務(wù)四大板塊，經(jīng)營范圍也非常廣，使得浙江省商業(yè)集團的管理思路與一般的企業(yè)有著莫大的區(qū)別。那么，這家多元化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的集團如何利用信息化作為集團重要推手，推進(jìn)產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展，實施品牌化、規(guī)?；途W(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營，并最終打造服務(wù)業(yè)的航母？為了保持信息管理與企業(yè)具體業(yè)務(wù)管理的一致性，浙江商業(yè)集團在信息化方面的決策和應(yīng)用也非常慎重，前期與集團企業(yè)OA協(xié)同反反復(fù)復(fù)溝通需求……

預(yù)算可視化——信息化落地集團管控

據(jù)悉，目前，浙江省商業(yè)集團有限公司各個部門的流程都在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，初略統(tǒng)計到現(xiàn)在為止一共有160多類流程，而整個系統(tǒng)從2011年的9月開始試運行，12月開始正式運行，到現(xiàn)在為止一共走了7000多條流程，并以每天20-30條流程的頻率遞增。

據(jù)浙江省商業(yè)集團OA管理軟件項目負(fù)責(zé)人李淵介紹，目前集團OA管理軟件應(yīng)用屬于比較順利流暢的，和集團企業(yè)OA協(xié)同也合作得也比較愉快。OA應(yīng)用滿足他們現(xiàn)有的需求，主要分為公文和財務(wù)兩大塊。其中，公文流轉(zhuǎn)功能也是結(jié)合他們的國企背景，每個部門每天都有大量的流程流轉(zhuǎn)并在辦公室行政部門進(jìn)行套紅、打印。記者發(fā)現(xiàn)，在系統(tǒng)中，財務(wù)這塊除了傳統(tǒng)的費用報銷功能外，系統(tǒng)還能對每項預(yù)算進(jìn)行可視化，有效落實了集團對財務(wù)的管控。

“OA在費控方面的應(yīng)用，類似于集團企業(yè)OA協(xié)同之前在上海復(fù)地集團的應(yīng)用。預(yù)算功能對我們的作用非常大，可以使集團高層方便實時地作了解。”李淵說，“原來我們對預(yù)算這塊都沒有要求，屬于空白的，后來我們是在上了OA系統(tǒng)后進(jìn)行了深化應(yīng)用，從而規(guī)范了管理制度。”

記者向某位辦公室人員探訪了解到，比如一條差旅費流程走過之后，到了領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點，系統(tǒng)會自動顯示“年初的預(yù)算多少”、“現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)生了多少”，給領(lǐng)導(dǎo)做參考。待財務(wù)部經(jīng)理審核通過后一觸發(fā)，后面的節(jié)點都可以看到這兩個數(shù)據(jù)。此外，到年底，系統(tǒng)還會通過詳細(xì)報表展現(xiàn)整年度的各項費用是多少，這樣管理層每一年做費用預(yù)算就能夠以上一年實際發(fā)生額度多少來做參考。

移動審批——隨時隨地辦公

“有了移動OA，輕便攜帶，現(xiàn)在隨時隨地都能辦公！”這是浙江商業(yè)集團高層用戶對手機版OA真實的體驗感受。目前，浙江商業(yè)集團高層領(lǐng)導(dǎo)都可通過移動OA進(jìn)行流程審批、知識分享等。

OA負(fù)責(zé)人李淵向記者介紹，他們現(xiàn)在所有的需要緊急審批的流程都直接通過短信提醒到審批人手機，并直接在短信上產(chǎn)生鏈接推送過來，比如，費用報銷流程，領(lǐng)導(dǎo)直接點擊鏈接進(jìn)入審批頁面，不再受時間地域限制，提高了效率。后期還會加入安全認(rèn)證環(huán)節(jié)，既安全又方便。

移動審批功能是浙江商業(yè)集團用得非常頻繁的功能。“現(xiàn)在系統(tǒng)即將升入7.0版本，杭州地區(qū)售后也比較配合我們，在反復(fù)地進(jìn)行測試，測試結(jié)束后我們就將正式切換到7.0系統(tǒng)。接下來我們要重點慢慢摸索7.0功能，有些好的功能要慢慢用起來。”李淵說。

OA推廣應(yīng)用——集團化管控利器

對于未來OA的規(guī)劃，OA負(fù)責(zé)人李淵說，在集團辦公室主任會議中，他們經(jīng)常幫集團企業(yè)OA協(xié)同做推廣、發(fā)資料，演示他們真實系統(tǒng)，他們也希望下面的企業(yè)能把OA普及下去，這樣和我們的公文可以進(jìn)行電子交換。而現(xiàn)在下屬很多公司的情況是供應(yīng)鏈系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)都是有的，中間就少了OA系統(tǒng)。

記者觀察，隨著社會信息化的不斷提高，OA協(xié)同系統(tǒng)早已成為企業(yè)信息化建設(shè)的第一個臺階，也成為集團化企業(yè)加強信息化管理水平的重要手段。協(xié)同OA在組織管理運營中的價值正在凸顯，尤以集團型企業(yè)高效、協(xié)同、融合的“大OA”整合體系正在成為趨勢，未來將有力加強本部及下屬各參控股公司經(jīng)營的核心競爭能力，加強對下屬企業(yè)的管控能力，從而將信息化帶來的價值最大化。