淺談erp系統(tǒng)操作系統(tǒng)實施后如何完善企業(yè)內(nèi)部控制制度建設

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 erp系統(tǒng)培訓教程是企業(yè)資源規(guī)劃Enterprise Resource Planning的縮寫。企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。erp系統(tǒng)培訓教程不僅僅是一個軟件，更重要的是一個管理思想，它實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源的整合。通過軟件把企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷及相應的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等緊密地集成起來，實現(xiàn)資源優(yōu)化和共享。

  內(nèi)部控制是以實現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略為目標，提高經(jīng)濟效益為中心，防范和控制經(jīng)營風險為目的，規(guī)范公司各種業(yè)務流程為內(nèi)容而建立的一整套責任體系。因此，內(nèi)部控制要求既能強化基礎(chǔ)管理工作，又能提升經(jīng)濟效益，是一項宏大的系統(tǒng)工程。   erp系統(tǒng)培訓教程與企業(yè)內(nèi)部控制制度，前者提升企業(yè)的管理水平，后者為企業(yè)發(fā)展保駕護航，兩項工作都是企業(yè)各項工作的重中之重。作為兩項還在不斷發(fā)展完善的系統(tǒng)工程，erp系統(tǒng)培訓教程和內(nèi)控交叉在一起，相互之間必然產(chǎn)生密切的聯(lián)系和深遠的影響，erp系統(tǒng)培訓教程的上線給現(xiàn)有的內(nèi)控制度帶來了新的沖擊。   一、erp系統(tǒng)培訓教程上線對現(xiàn)有內(nèi)控制度的影響   erp系統(tǒng)培訓教程環(huán)境下的內(nèi)控制度的設置和檢查有其特殊性，與傳統(tǒng)內(nèi)控有了很大區(qū)別。對已經(jīng)建立了一套完整的內(nèi)控制度的企業(yè)來說，erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)的全面上線意味著內(nèi)部控制工作需要結(jié)合erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)運行的特點進行必要的調(diào)整和改善。任何一種新生事物的出現(xiàn)，都會對現(xiàn)有體制帶來正反兩方面的影響，erp系統(tǒng)培訓教程也不例外。erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)實施運行后，對企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)控的作用既有其積極的一面，也有其消極的一面。下面我們從兩方面分析一下erp系統(tǒng)培訓教程對企業(yè)內(nèi)控制度的影響。   （一）erp系統(tǒng)培訓教程的實施對內(nèi)部控制實現(xiàn)的積極作用   1.erp系統(tǒng)培訓教程的集成性與內(nèi)部控制的要求一致。erp系統(tǒng)培訓教程的實施將企業(yè)產(chǎn)、供、銷、費用的發(fā)生等等方方面面都集成到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，而這與內(nèi)部控制的全面性原則——“內(nèi)部控制應當貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的各種業(yè)務和事項”相一致。從這個意義上來看，erp系統(tǒng)培訓教程與內(nèi)控基本規(guī)范的要求是一致的。它可將原來分散在各個環(huán)節(jié)的信息納入一個集成的系統(tǒng)中，有利于對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進行全面的把握和控制，從而有利于內(nèi)控流程的制定與檢查。   2.erp系統(tǒng)培訓教程有助于優(yōu)化內(nèi)控流程。erp系統(tǒng)培訓教程不僅處理信息，還可以將合理的管理流程固化在系統(tǒng)中。通過實施erp系統(tǒng)培訓教程，改善企業(yè)內(nèi)部的流程，促使企業(yè)結(jié)構(gòu)的更加優(yōu)化，減少管理層次，提高效率，降低成本和庫存，從各個層面提高企業(yè)的管理水平。這使得企業(yè)的內(nèi)控流程也更加的清晰和有效，易于理清流程，找出關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。 3.erp系統(tǒng)培訓教程很大程度上減少了“人為因素”的干擾。由于erp系統(tǒng)培訓教程可促進企業(yè)實現(xiàn)實物流、信息流、資金流的統(tǒng)一，減少人為的差錯，提高生產(chǎn)經(jīng)營的效率和效益，因此，在erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)中，某些原來很重要的、需進行人工核對的工作已經(jīng)失去意義，這樣就使得內(nèi)控的控制點相應地變得更加簡化，內(nèi)控測試工作也從繁雜的核對工作中脫離出來，有更多的精力可以放在權(quán)限和流程的測試評價上。   （二）實施erp系統(tǒng)培訓教程也給企業(yè)的內(nèi)控工作帶來了一些新的問題   1.業(yè)務集成造成測試線索消失。根據(jù)內(nèi)控五要素的解釋，檢查和評估是內(nèi)控框架體系的一部分。這里的檢查評估除了日常對企業(yè)各個業(yè)務操作的檢查評估外，也包括對正在實施的內(nèi)控系統(tǒng)的檢查評估。因此內(nèi)部控制自查、測試以及外部審計機構(gòu)的檢查也是內(nèi)控系統(tǒng)的重要組成部分。erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務集成，實現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務處理。在這種情況下，erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結(jié)果是：用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計線索在erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)的引入后消失了，如紙質(zhì)單據(jù)的減少、業(yè)務操作的轉(zhuǎn)移等。   2.erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)運行帶來了新的風險。erp系統(tǒng)培訓教程在系統(tǒng)的運行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、安全等風險;系統(tǒng)中的許多數(shù)據(jù)操作不夠直觀、透明帶來的錯誤、舞弊的風險;崗位的設置通過erp系統(tǒng)培訓教程操作權(quán)限來界定帶來的風險，等等。因此，我們必須對運行過程中的各種風險加以識別并給以控制，來保證系統(tǒng)的安全順利運行。   二、完善內(nèi)控體系，適應erp系統(tǒng)培訓教程管理的要求   通過上面的分析可以看出，erp系統(tǒng)培訓教程實施后，管理層次和業(yè)務流程都發(fā)生了很大的變化，我們需要從以下幾個方面來完善內(nèi)控體系，使之更好地符合新的控制環(huán)境，適應erp系統(tǒng)培訓教程管理的需要。   （一）我們應該對現(xiàn)有內(nèi)控流程進行重新梳理、分類   從內(nèi)控具體流程角度來分析，erp系統(tǒng)培訓教程實施后，對現(xiàn)有內(nèi)控流程的影響分為三類：一類是影響很少或幾乎沒有影響內(nèi)控流程。這主要是指非集成業(yè)務流程，如貨幣資金、合同管理、財務報告等流程;另一類是影響較大的內(nèi)控流程。這主要指集成業(yè)務流程，如采購、銷售、修理費、人工成本等涉及到跨部門的業(yè)務流程;第三類是原來沒有現(xiàn)在需要新增的內(nèi)控流程。如信息系統(tǒng)操作權(quán)限方面的相關(guān)流程。   1.對第一類流程，我們可以繼續(xù)沿用既定的控制點，同時根據(jù)信息化的特點對電子檔案的保存方式做適當調(diào)整。   2.對第二類流程，就需要根據(jù)erp系統(tǒng)培訓教程流程的中的相關(guān)業(yè)務點刪除已經(jīng)合并或取消的控制點，增加與新業(yè)務點相對應的控制點。以修理費流程為例，在erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)中，修理材料的入賬由原來財務根據(jù)料單手工人賬變更為由物資裝備部門根據(jù)車間提報、設備部門審批的物資計劃直接發(fā)料到維修工單，形成費用;同樣，修理勞務也由財務經(jīng)設備部門審核，審計部門審定的決算書、發(fā)票入賬，變更為直接由設備管理部門根據(jù)審核、審定后的決算書、發(fā)票執(zhí)行erp系統(tǒng)培訓教程中的“收貨”操作，形成修理費用。因此，該流程的控制點“修理費用的確認與核算”就應該做出較大的改動，將原流程描述為“各級財務部門根據(jù)審定后的工程結(jié)算書或其他報銷原始單據(jù)，結(jié)合修理預算，審核并編制會計憑證，經(jīng)財務部門負責人復核無誤后登記入賬”的責任部門為“設備管理部門”，執(zhí)行業(yè)務改為“收貨并生成相應集成憑證”，復核責任人為“設備管理部門負責人”，并可增加由財務部門復核的條款。經(jīng)過修改，該流程的控制點才能與實際業(yè)務達到一致，真正起到明確責任、控制風險的作用。 3.對于第三類流程，比較具有代表性的就是erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)權(quán)限管理業(yè)務。目前雖然內(nèi)控制度中沒有增加相應的流程，但外部審計機構(gòu)的內(nèi)控穿行測試已經(jīng)把該流程作為重點項目，可見erp系統(tǒng)培訓教程權(quán)限管理的重要性已經(jīng)越來越得到關(guān)注和重視。在原先只有財務信息系統(tǒng)的管理條件下，權(quán)限管理的范圍較窄，只是對財務人員錄入憑證、查詢賬簿、編制報表等業(yè)務的操作進行控制;在erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)中，若干可操作的事務碼構(gòu)成了一個具體的“角色”，一個“角色”就對應著企業(yè)現(xiàn)實中一個具體的崗位，它涉及到企業(yè)方方面面的業(yè)務，貫穿了各個管理層次和業(yè)務部門，涉及的人員也就廣泛得多;同時，透過權(quán)限和角色的設置，可以清晰地掌握每個崗位、每個具體操作人員的業(yè)務職能，有助于更好的設置不相容崗位，或及時發(fā)現(xiàn)某崗位賦予的權(quán)限不合理的問題。因此，增加權(quán)限管理業(yè)務流程，在erp系統(tǒng)培訓教程管理模式下是非常有必要的。具體控制點可以從以下幾個方面來設置：角色的設計、角色與崗位的對應、角色的具體分配、權(quán)限的管理等。每一個大的控制點都應該明確業(yè)務流程和具體執(zhí)行、審批和復核的部門和責任人。如角色的設計，先由erp系統(tǒng)培訓教程各模塊關(guān)鍵用戶根據(jù)標準角色和企業(yè)實際進行設計，再由模塊負責人復核，業(yè)務部門負責人審批確定;設計好的角色提交到信息管理部門，由其權(quán)限管理負責人、業(yè)務負責人層層審批后，最終由權(quán)限管理人員在系統(tǒng)中配置。通過補充類似的流程，我們就能對erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)帶來的新的風險進行較好的防范與控制。   （二）進一步加強會計、業(yè)務和信息檔案的管理工作   針對erp系統(tǒng)培訓教程運行中大量紙質(zhì)單據(jù)不再使用、數(shù)據(jù)流直接在系統(tǒng)中體現(xiàn)給內(nèi)控帶來的不利影響，我們應該重視各種檔案的保留、存檔，包括集成憑證及單據(jù)的裝訂、數(shù)據(jù)庫備份等。另外還應根據(jù)權(quán)限和管理的要求增加一些書面檔案。erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)的一個優(yōu)點是每一個操作都會在系統(tǒng)中留下跡。如編制會計憑證，erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)無法對編制錯誤的憑證進行更改，只能通過沖銷錯誤憑證并錄入新憑證的方法來改正但可以對憑證抬頭數(shù)據(jù)如附件張數(shù)、摘要等相對次要的內(nèi)容進行更改，但更改時也會在系統(tǒng)中記錄更改的時間、內(nèi)容及操作人員的用戶名;又如成本中心主數(shù)據(jù)、內(nèi)部訂單主數(shù)據(jù)、分配和分攤循環(huán)等重要數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與更改等都會在系統(tǒng)中留下痕跡，因此，對這些創(chuàng)建和更改除嚴格權(quán)限控制外，其相關(guān)信息也應該形成紙質(zhì)文檔并作為檔案留存，以防止隨意更改、影響會計核算一貫性并可明確相關(guān)責任。   （三）加強內(nèi)控流程負責人員和審計人員erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)應用的培訓   這是非常重要的一項內(nèi)容。內(nèi)控流程的負責人員、審計人員只有全面掌握了erp系統(tǒng)培訓教程系統(tǒng)的特點、各種業(yè)務數(shù)據(jù)的查詢方法、某項業(yè)務在erp系統(tǒng)培訓教程中的流程、可能產(chǎn)生錯誤或舞弊的業(yè)務點，才能有針對性地完善內(nèi)控流程、發(fā)現(xiàn)存在的問題。這就不僅要求上述人員“會用”erp系統(tǒng)培訓教程，還要求他們“精通”erp系統(tǒng)培訓教程，否則內(nèi)控管理、測試工作根本無法有效地開展。綜上所述，erp系統(tǒng)培訓教程作為控制環(huán)境的一部分，深刻影響著各個控制要素，為企業(yè)內(nèi)部控制提供更強有力的技術(shù)支持，帶來一些新的控制方法，但同時企業(yè)內(nèi)部控制也隨著會計信息的應用出現(xiàn)許多新問題，實現(xiàn)信息化后，企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、控制點以及風險特征都會有所變化，因而相應的對企業(yè)內(nèi)部控制體系就要提出更多更高的要求，而這一過程也是完善企業(yè)內(nèi)控的必由之路。我們應該充分利用erp系統(tǒng)培訓教程下新的控制手段，同時通過完善內(nèi)控體系應對erp系統(tǒng)培訓教程帶來的新的風險，提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)發(fā)展筑牢根基。