資料管理系統(tǒng)在具體實(shí)施的操作細(xì)節(jié)

    現(xiàn)在進(jìn)行管理重要的進(jìn)行規(guī)范化操作，無論什么事，實(shí)際上都是由一些細(xì)節(jié)組成的，資料管理系統(tǒng)使用的好壞其實(shí)也是在一些細(xì)節(jié)問題上，下面軒恩分享檔案在進(jìn)行管理中的幾大操作細(xì)節(jié)問題
    1、知識庫管理
    首先確定企業(yè)需要管理哪些知識。知識庫的內(nèi)容體現(xiàn)了企業(yè)的核心競爭能力，因此不是所有知識都需要同樣力度的關(guān)注，應(yīng)該分清主次，使得員工了解企業(yè)對知識價(jià)值的衡量標(biāo)準(zhǔn)。
    對于原本存在于員工身上的知識，是否都能夠，以及都有必要記錄到知識庫中呢？比方說下面的幾種情況，將知識保存下來的努力是無效的
    有些知識無法完全用文字準(zhǔn)確表述出來。即便聯(lián)想的柳傳志，海爾的張瑞敏公開發(fā)表了如此多的講話，至少目前還沒有看到他們的競爭對手中有誰有能力復(fù)制了這兩位企業(yè)家的成功，便是這個(gè)原因。
    有些知識沒有必要記錄到知識庫中。這是從費(fèi)用、時(shí)效的角度考慮；比方說一家小企業(yè)的客戶服務(wù)工作，也許只有兩三個(gè)人在做；如果建立一個(gè)基于軟件的知識庫，企業(yè)未必有這個(gè)財(cái)力和人力；而銷售人員關(guān)于客戶、市場的看法，存儲超過半年，也許三個(gè)月就不再有價(jià)值了；即便記錄了，最終記錄下來的往往并不是最重要的知識。
    擴(kuò)大知識獲取的空間范圍，簡化知識表達(dá)的難度。采用知識管理軟件和會議的方式，提供方便，高效的技術(shù)手段，使得知識的產(chǎn)生能夠隨時(shí)隨地方便地記錄到知識管理系統(tǒng)中。
    控制知識庫的輸入的質(zhì)量。知識管理是為提升業(yè)務(wù)績效服務(wù)，應(yīng)該責(zé)任到人，而不一定要求所有的人都參加。由專人負(fù)責(zé)，該人需要對業(yè)務(wù)了解，具有良好的文字能力，有能力對知識進(jìn)行評價(jià)。此外需要定期，召開會議，對知識方向進(jìn)行回顧，對積累的知識進(jìn)行評估，提升知識庫中知識的質(zhì)量。
    2、專家?guī)旃芾?br />     在企業(yè)內(nèi)部，將企業(yè)中管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)等領(lǐng)域最優(yōu)秀的骨干收入專家?guī)旃芾?，同時(shí)造就更多的專家。在企業(yè)外部，應(yīng)記錄和關(guān)注與企業(yè)的核心競爭力相關(guān)領(lǐng)域的真正專家，他們能夠提供多方面、全方位的建議，他們能仔細(xì)地分析和把握每個(gè)機(jī)會，一直都關(guān)注相關(guān)領(lǐng)域的最新動向。確保他們使用的是可用的和最新的知識。
    專家?guī)焓谦@得隱性知識和企業(yè)外部知識的重要手段。應(yīng)該持續(xù)豐富專家?guī)焱瑫r(shí)也能豐富知識庫。盡管企業(yè)內(nèi)在工作中發(fā)展起來的許多富有創(chuàng)造的見解和思想都已成文，存儲在知識庫中，但是，更多的知識和經(jīng)驗(yàn)是作為隱性知識存在于員工們的頭腦中，沒有被整理成文，更談不上交流與共享。
    為了解決這個(gè)問題，麥肯錫創(chuàng)辦了一份內(nèi)部刊物，專門供那些擁有寶貴經(jīng)驗(yàn)卻又沒有時(shí)間和精力把這些經(jīng)驗(yàn)整理寫成正式論文或著作的專家們，把他們的思想火花簡單地概括出來，并與同仁共享。這種不拘形式的做法降低了知識交流和傳播的門檻，使許多重要實(shí)用的新思想和新經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌蛟诙潭桃粌身摰恼锩姹４嫦聛?，并用于傳播。在每一篇這樣的短文后面，都附有關(guān)于作者的詳細(xì)信息，便于有興趣的讀者按圖索驥，找到可以請教的專家。

    3、管理的激勵(lì)機(jī)制
    有企業(yè)抱怨，盡管為員工溝通建立了多種渠道和方式，包括各種基于項(xiàng)目，或基于工作流程，或基于業(yè)務(wù)的虛擬社區(qū)，但是很少有員工來貢獻(xiàn)知識，偶爾討論的也往往是工作以外的話題。這也怨不得員工。分享知識從來就不是人的本性；
    如果期待員工能夠分享寶貴的、有價(jià)值的知識，企業(yè)除了必須建立溝通的平臺--比如基于IT的工作環(huán)境，這些很多企業(yè)都會去做--激勵(lì)機(jī)制的建立至關(guān)重要。比方說對貢獻(xiàn)知識的行為的直接物質(zhì)（而非僅僅是精神的）獎(jiǎng)勵(lì)，與個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展掛鉤的知識貢獻(xiàn)機(jī)制等等；在員工中進(jìn)行績效考核中，包含審核對他人工作的支持和推動程度。根據(jù)對企業(yè)知識管理的貢獻(xiàn)價(jià)值，企業(yè)需要提供經(jīng)費(fèi)來支持相關(guān)知識的討論活動
    可見使用好資料管理系統(tǒng)的重要性，在實(shí)施檔案管理時(shí)一些細(xì)節(jié)問題我們不可忽視。利用好這一軟件，在平時(shí)工作時(shí)會讓我們操作更方便