資料管理系統(tǒng)在具體實施的操作細節(jié)

    現(xiàn)在進行管理重要的進行規(guī)范化操作，無論什么事，實際上都是由一些細節(jié)組成的，資料管理系統(tǒng)使用的好壞其實也是在一些細節(jié)問題上，下面軒恩分享檔案在進行管理中的幾大操作細節(jié)問題
    1、知識庫管理
    首先確定企業(yè)需要管理哪些知識。知識庫的內容體現(xiàn)了企業(yè)的核心競爭能力，因此不是所有知識都需要同樣力度的關注，應該分清主次，使得員工了解企業(yè)對知識價值的衡量標準。
    對于原本存在于員工身上的知識，是否都能夠，以及都有必要記錄到知識庫中呢？比方說下面的幾種情況，將知識保存下來的努力是無效的
    有些知識無法完全用文字準確表述出來。即便聯(lián)想的柳傳志，海爾的張瑞敏公開發(fā)表了如此多的講話，至少目前還沒有看到他們的競爭對手中有誰有能力復制了這兩位企業(yè)家的成功，便是這個原因。
    有些知識沒有必要記錄到知識庫中。這是從費用、時效的角度考慮；比方說一家小企業(yè)的客戶服務工作，也許只有兩三個人在做；如果建立一個基于軟件的知識庫，企業(yè)未必有這個財力和人力；而銷售人員關于客戶、市場的看法，存儲超過半年，也許三個月就不再有價值了；即便記錄了，最終記錄下來的往往并不是最重要的知識。
    擴大知識獲取的空間范圍，簡化知識表達的難度。采用知識管理軟件和會議的方式，提供方便，高效的技術手段，使得知識的產生能夠隨時隨地方便地記錄到知識管理系統(tǒng)中。
    控制知識庫的輸入的質量。知識管理是為提升業(yè)務績效服務，應該責任到人，而不一定要求所有的人都參加。由專人負責，該人需要對業(yè)務了解，具有良好的文字能力，有能力對知識進行評價。此外需要定期，召開會議，對知識方向進行回顧，對積累的知識進行評估，提升知識庫中知識的質量。
    2、專家?guī)旃芾?br />     在企業(yè)內部，將企業(yè)中管理、技術、業(yè)務等領域最優(yōu)秀的骨干收入專家?guī)旃芾?，同時造就更多的專家。在企業(yè)外部，應記錄和關注與企業(yè)的核心競爭力相關領域的真正專家，他們能夠提供多方面、全方位的建議，他們能仔細地分析和把握每個機會，一直都關注相關領域的最新動向。確保他們使用的是可用的和最新的知識。
    專家?guī)焓谦@得隱性知識和企業(yè)外部知識的重要手段。應該持續(xù)豐富專家?guī)焱瑫r也能豐富知識庫。盡管企業(yè)內在工作中發(fā)展起來的許多富有創(chuàng)造的見解和思想都已成文，存儲在知識庫中，但是，更多的知識和經驗是作為隱性知識存在于員工們的頭腦中，沒有被整理成文，更談不上交流與共享。
    為了解決這個問題，麥肯錫創(chuàng)辦了一份內部刊物，專門供那些擁有寶貴經驗卻又沒有時間和精力把這些經驗整理寫成正式論文或著作的專家們，把他們的思想火花簡單地概括出來，并與同仁共享。這種不拘形式的做法降低了知識交流和傳播的門檻，使許多重要實用的新思想和新經驗能夠在短短一兩頁的摘要里面保存下來，并用于傳播。在每一篇這樣的短文后面，都附有關于作者的詳細信息，便于有興趣的讀者按圖索驥，找到可以請教的專家。

    3、管理的激勵機制
    有企業(yè)抱怨，盡管為員工溝通建立了多種渠道和方式，包括各種基于項目，或基于工作流程，或基于業(yè)務的虛擬社區(qū)，但是很少有員工來貢獻知識，偶爾討論的也往往是工作以外的話題。這也怨不得員工。分享知識從來就不是人的本性；
    如果期待員工能夠分享寶貴的、有價值的知識，企業(yè)除了必須建立溝通的平臺--比如基于IT的工作環(huán)境，這些很多企業(yè)都會去做--激勵機制的建立至關重要。比方說對貢獻知識的行為的直接物質（而非僅僅是精神的）獎勵，與個人職業(yè)生涯發(fā)展掛鉤的知識貢獻機制等等；在員工中進行績效考核中，包含審核對他人工作的支持和推動程度。根據對企業(yè)知識管理的貢獻價值，企業(yè)需要提供經費來支持相關知識的討論活動
    可見使用好資料管理系統(tǒng)的重要性，在實施檔案管理時一些細節(jié)問題我們不可忽視。利用好這一軟件，在平時工作時會讓我們操作更方便