看板管理給工作協(xié)同帶來的益處

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　　我們的工作中充滿了大大小小的“項目”：項目立項、工程實施、財務管理等，無論何種性質的項目，協(xié)作都是其中必不可少的一環(huán)。當某個項目任務繁雜、時間周期長、參與人數(shù)多時，就容易遇到管理混亂、信息不對稱、項目細節(jié)遺漏等問題，最終將導致項目無法保質保量地完成。

　　尤其是在設計工程行業(yè)，上述情況十分常見。往往項目規(guī)模越大，因項目管理不夠完善導致的損失就越大。有些管理問題甚至成為了久久無法解決的管理“痛點”，時刻困擾著公司和項目管理者，一些常見的痛點有：

　　1.管理難。項目周期長，整個業(yè)務、財務流程在多個部門之間流轉，期間也可能出現(xiàn)項目成員更替、部門政策變化等情況，導致信息總是不對稱，項目管理者無法隨時查看任務的進行狀況，只能抓大放小，留下隱患;普通項目成員與管理者之間溝通不及時，任務難以交付。

　　2.信息化難。管理者缺乏信息化手段，項目經(jīng)理很難即時掌握項目進度，無法合理規(guī)劃施工項目或調配資源。

　　3.合作難。對于需要多人合作的任務，常常出現(xiàn)責任不明確，任務周期難以界定，工作進展不同步等問題。

　　4.提高效率難。管理員工績效在項目中非常重要，若無法及時統(tǒng)計，會導致相應獎金發(fā)放不及時。

　　5.總結難。項目結束后，復盤工作量大，項目經(jīng)驗難以沉淀。

　　上述痛點究其原因，是公司管理能力的發(fā)展跟不上業(yè)務的發(fā)展。也就是說，管理能力成為了公司的一塊短板。面對管理難題，許多大型公司選擇自主開發(fā)管理系統(tǒng)，甚至發(fā)展出了獨到的管理理念，經(jīng)過多年實踐，其中有一種管理方式被認為非常適用于以項目為核心的行業(yè)，那就是看板。

　　看板管理，來自日語 “看板”，カンバン，日語羅馬拼寫：Kanban，最初來自豐田生產(chǎn)模式中的重要概念，指為了達到及時生產(chǎn)(JIT)方式控制現(xiàn)場生產(chǎn)流程的工具。看板工具一般用在團隊、企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)境中，作為一種團隊任務的協(xié)同工具存在?？梢宰寛F隊成員即時了解任務的內容與進度。

　　泛普軟件開發(fā)的企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)，基于上述管理原則，可以有效幫助企業(yè)解決管理難題，不管你是項目經(jīng)理、財務經(jīng)理、市場主管還是公司的CEO，都可以使用泛普軟件企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)高效管理項目進度、實時查看分析報表、統(tǒng)籌管理項目資源。與傳統(tǒng)管理方式比起來，看板管理的優(yōu)勢主要有以下兩點：

　　(一) 直觀可視

　　直觀可視具體表現(xiàn)在三個方面：項目資源直觀可視、任務管理直觀可視、項目進展直觀可視。

　　傳統(tǒng)管理方式將信息儲存在電腦或紙質文件中，不易查看且信息之間關聯(lián)性不強;任務管理中的計劃、信息與資源無法統(tǒng)籌管理;項目管理難以做到即時更新。

　　在企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)中可分別為不同類別的項目創(chuàng)建模板，通過任務看板將流程可視化;文件在項目中統(tǒng)一管理，每個文件的來源與關聯(lián)信息都可追溯;系統(tǒng)提供多種視圖或表格供管理者實時查看項目進展。

　　(二) 高效推動

　　高效推動有兩個前提：高效獲取信息以及高效溝通。

　　使用傳統(tǒng)的管理方式，因項目資源管理混亂、責任界定不清晰等問題，項目成員難以做到以上兩點。

　　企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)將項目信息實時同步給參與者，員工可在線上看到項目進展、分派給自己的任務以及相應資源，并且系統(tǒng)提供提醒功能以及線上消息發(fā)送功能，可大大降低員工的時間成本以及溝通成本。

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