五、OA系統(tǒng)上線前準(zhǔn)備階段工作操作規(guī)則書

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五、OA系統(tǒng)上線前準(zhǔn)備階段工作操作規(guī)則書      
5.1、上線前檢查 ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無效，可能帶來的后果。 
 "上線前召開上線前檢查和完善會(huì)議，邀請(qǐng)客戶項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理、其他核心項(xiàng)目組成員參加：
一方面是對(duì)前期工作的匯報(bào)，另一方面是通過溝通運(yùn)維方便一系列策略、保障、制度，讓客戶方認(rèn)識(shí)是運(yùn)維的重要性和方法。"   2 系統(tǒng)內(nèi)容空，登陸后無信息 盡量把門戶內(nèi)容在上線前填充滿，并落實(shí)每一個(gè)元素維護(hù)更新人員
    3 上線組織架構(gòu)范圍很廣或模糊，功能范圍也很廣或模糊。 遵循由點(diǎn)到面的策略，先是功能點(diǎn)和小范圍，然后再是大范圍上線。
    4 缺少上線配合制度。 提前準(zhǔn)備好項(xiàng)目上線考核制度和激勵(lì)機(jī)制。
    5 客戶看到的只有流程。 可以給客戶進(jìn)行功能規(guī)劃，將流程和知識(shí)等重新整合成一個(gè)應(yīng)用模塊。
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 6 優(yōu)先上線基礎(chǔ)模塊或標(biāo)準(zhǔn)功能，涉及開發(fā)內(nèi)容在充分測(cè)試后上線。 開發(fā)內(nèi)容在調(diào)試后再上線，以免沒有考慮到的問題引起上線失敗。
 系統(tǒng)搭建階段的有效工作。   7 缺少系統(tǒng)上線使用說明。 提前準(zhǔn)備好系統(tǒng)的使用說明文檔，并放到系統(tǒng)中。
    8 缺少系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份策略以及上線期間應(yīng)急處理方案。 提前做好數(shù)據(jù)的備份策略和上線期間的應(yīng)急處理人員和聯(lián)系方式。
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例 9 缺少上線問題支持與解決策略。 提前準(zhǔn)備好問題的支持人員和熱線電話，并做好問題的記錄和匯總。
 "1、系統(tǒng)檢查和完善：
A：測(cè)試的冗余數(shù)據(jù)清空；
B：門戶內(nèi)容的填充；
C：歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入；
。。。"     
      
      
 2、系統(tǒng)運(yùn)維策略、保障和制度的確定；     
 3、系統(tǒng)備份和安全策略的確定；     
 4、檢查領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注內(nèi)容，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，與關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成一致。     
5.2、上線前培訓(xùn)準(zhǔn)備 ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無效，可能帶來的后果。 
 1、培訓(xùn)不只是簡(jiǎn)單的組織幾場(chǎng)系統(tǒng)使用的培訓(xùn)！   2 客戶要求泛普軟件提供針對(duì)用戶業(yè)務(wù)的操作手冊(cè) 泛普軟件無法全面準(zhǔn)確的描述用戶的業(yè)務(wù)操作，只能提供系統(tǒng)層面的操作手冊(cè)。業(yè)務(wù)操作手冊(cè)必須由用戶自行整理，泛普軟件可以提供參考案例。
 2、培訓(xùn)前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，包括思路、文檔等；   3 客戶要求泛普軟件提供系統(tǒng)使用規(guī)范 泛普軟件可以提供參考案例，但最適合用戶的規(guī)范必須由客戶自行提供
 3、培訓(xùn)后要進(jìn)行考核和匯報(bào)。   4 客戶要求泛普軟件準(zhǔn)備OA，流程管理、知識(shí)管理等管理知識(shí)概念的培訓(xùn)資料，并在培訓(xùn)中講解 項(xiàng)目是做系統(tǒng)實(shí)施不是做管理咨詢，可以在操作培訓(xùn)中簡(jiǎn)單進(jìn)行概念講解。如客戶有此需求，可建議由咨詢部來做專業(yè)的培訓(xùn)，當(dāng)然要收取一定的費(fèi)用。
    5 客戶用戶沒有準(zhǔn)備配套制度來保證系統(tǒng)上線 建議客戶準(zhǔn)備系統(tǒng)應(yīng)用配套管理制度，獎(jiǎng)懲措施，以保證系統(tǒng)上線的順利
    6 文檔模板客戶名稱張冠李戴 務(wù)必仔細(xì)檢查培訓(xùn)方案和時(shí)間計(jì)劃文件，特別是里面涉及截圖部分，一定要仔細(xì)檢查是否存在張冠李戴現(xiàn)象；
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 7 文檔沒有針對(duì)性 針對(duì)客戶的行業(yè)特點(diǎn)、關(guān)注點(diǎn)來制作對(duì)應(yīng)文檔，突出重點(diǎn)來編寫；
 培訓(xùn)使用的PPT、DEMO、考題等，以及用戶使用規(guī)范、手冊(cè)等。   8 文檔完全由泛普軟件項(xiàng)目組來寫，務(wù)必建議部分內(nèi)容要由客戶來編寫起草 跟客戶項(xiàng)目負(fù)責(zé)人明確培訓(xùn)文檔包括一些用戶手冊(cè)，涉及到行業(yè)管理特點(diǎn)的，需要由客戶的項(xiàng)目組成員來負(fù)責(zé)起草編寫，這樣文檔的質(zhì)量才能更加貼切客戶本身的管理需求；
    9 單場(chǎng)培訓(xùn)人員太少，人員不能集中要求多次培訓(xùn) 和客戶商定培訓(xùn)計(jì)劃，每次要求盡可能多的用戶參加，要求各部門安排關(guān)鍵用戶必須參與
    10 單場(chǎng)培訓(xùn)人員太多，一旦在現(xiàn)場(chǎng)有人提出系統(tǒng)無法解決的需求，會(huì)造成負(fù)面影響很快擴(kuò)散，而且培訓(xùn)的時(shí)間無法控制 單場(chǎng)培訓(xùn)人員控制在60人以下；同時(shí)控制在培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)的用戶交流時(shí)間，盡量讓有疑問的培訓(xùn)用戶會(huì)議結(jié)束之后單獨(dú)溝通；
      
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例 11 客戶遲遲不安排培訓(xùn)上線 盡可能溝通了解不安排培訓(xùn)的原因，必要時(shí)和客戶高層溝通，發(fā)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告書給客戶。
 "1、雙方先溝通并確定培訓(xùn)的思路和方案計(jì)劃：
A：高層領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員、普通員工分別如何培訓(xùn)；
B：本地和外地員工分別如何培訓(xùn)；
C：培訓(xùn)幾個(gè)場(chǎng)次，每個(gè)場(chǎng)次多少人；
D：培訓(xùn)哪些內(nèi)容；
。。。"   12 要求提供長(zhǎng)期的現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用培訓(xùn)指導(dǎo) 只能提供1-3天的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，要求客戶管理員承擔(dān)責(zé)任
    13 要求提供管理員開發(fā)技術(shù)培訓(xùn) 看合同是否有此要求，泛普軟件是提供產(chǎn)品化實(shí)施，無義務(wù)提供開發(fā)培訓(xùn)。而且用戶自行修改程序代碼引起的問題，泛普軟件可不處理。
    14 客戶配合不積極，認(rèn)為培訓(xùn)的所有準(zhǔn)備工作都由泛普軟件來完成 確定培訓(xùn)方案和相關(guān)文檔，并明確培訓(xùn)活動(dòng)中的雙方職責(zé)和任務(wù)，各自準(zhǔn)備。
 2、培訓(xùn)材料準(zhǔn)備完畢：PPT、DEMO、考題   15 客戶只安排普通員工培訓(xùn)，不安排中高層以上領(lǐng)導(dǎo)用戶培訓(xùn)。 "上線培訓(xùn)是一個(gè)非常好的與客戶中高層溝通的計(jì)劃，一些理念的灌輸和不合理需求的屏蔽都可以通過上線培訓(xùn)來做一些鋪墊，如果客戶中高層不參加培訓(xùn)，一旦上線之后，才把問題暴露出來，勢(shì)必造成不良的影響；
和客戶的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人說明上線培訓(xùn)的重要性和作用；培訓(xùn)方案注明普通員工培訓(xùn)和中高層領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)講解提綱不同，吸引客戶高層參加；"
 "3、培訓(xùn)會(huì)上同時(shí)會(huì)講解的文檔：
A：用戶使用手冊(cè)；
B：用戶使用規(guī)范；
。。。"     
      
 4、以上工作完成后，按培訓(xùn)的方案計(jì)劃執(zhí)行培訓(xùn)。   16 參加培訓(xùn)人員抱著聽一聽的態(tài)度來參加培訓(xùn)，沒有認(rèn)真去學(xué)習(xí)、理解培訓(xùn)內(nèi)容； 在培訓(xùn)方案里面注明培訓(xùn)人員的職責(zé)，如列明參加培訓(xùn)人員負(fù)責(zé)本部門其他人員的使用指導(dǎo)；及在培訓(xùn)通知里面把培訓(xùn)后的練習(xí)題一起發(fā)布，讓參加培訓(xùn)用戶帶著問題來聽講解。
    17 培訓(xùn)方案和培訓(xùn)時(shí)間確定下來之后，客戶高層一直沒有確認(rèn) 方案和計(jì)劃務(wù)必讓客戶項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)或者在郵件里面回復(fù)確認(rèn)
5.3、用戶使用培訓(xùn) ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 只要有用戶不會(huì)就是泛普軟件培訓(xùn)的責(zé)任 培訓(xùn)是雙向的，只能保證大部分用戶會(huì)操作，個(gè)別用戶可以通過關(guān)鍵用戶在日常使用中指導(dǎo)
 必須工作。好的培訓(xùn)工作，可以讓上線的過程中問題更少，因?yàn)榕嘤?xùn)時(shí)已經(jīng)將容易出問題的地方都講的比較清楚。   2 培訓(xùn)中有用戶提出系統(tǒng)功能問題 系統(tǒng)現(xiàn)上線功能都是前期調(diào)研確認(rèn)的，并通過測(cè)試。
    3 培訓(xùn)中用戶抱怨學(xué)不會(huì)或不愿學(xué) 提前安排培訓(xùn)考核，讓用戶知道培訓(xùn)完是要考核的，不通過公司會(huì)有相應(yīng)的懲罰
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 4 所有培訓(xùn)都要泛普軟件來做 建議前幾次泛普軟件培訓(xùn)，后幾次用戶管理員培訓(xùn)泛普軟件協(xié)助，逐步將培訓(xùn)工作轉(zhuǎn)移到用戶
 以上步驟的有效工作。   5 培訓(xùn)的時(shí)候客戶沒有管理層在現(xiàn)場(chǎng)，部分用戶簽到之后即走開 務(wù)必建議客戶至少每場(chǎng)培訓(xùn)，IT部管理領(lǐng)導(dǎo)需要在現(xiàn)場(chǎng)
    6 培訓(xùn)的過程中客戶突然打斷，提出一些系統(tǒng)無法達(dá)到的需求點(diǎn) 控制培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)，針對(duì)這種情況建議提問人員會(huì)議結(jié)束之后再進(jìn)行單獨(dú)交流
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例 7 培訓(xùn)沒有側(cè)重點(diǎn)，參加培訓(xùn)用戶覺得信息量太大 培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)講師還是要注意抓住重點(diǎn)來講解，吸引用戶的目光；
 1、本地員工培訓(xùn)：高層領(lǐng)導(dǎo)、中策管理員、普通員工     
 2、外地員工培訓(xùn)：我方負(fù)責(zé)培訓(xùn)、客戶方負(fù)責(zé)培訓(xùn)、視頻會(huì)議培訓(xùn)、視頻文件培訓(xùn)。。。