客戶協(xié)同OA系統(tǒng)項(xiàng)目驗(yàn)收階段口袋書(shū)

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客戶協(xié)同OA系統(tǒng)項(xiàng)目驗(yàn)收階段口袋書(shū)      
7.1、提出驗(yàn)收 ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 不知道何時(shí)提出驗(yàn)收。 "1、項(xiàng)目開(kāi)始擬定計(jì)劃時(shí)就排定驗(yàn)收日期，每個(gè)階段完成時(shí)都合適的強(qiáng)調(diào)離驗(yàn)收又近了一步；
2、私下的時(shí)候以玩笑方式提出驗(yàn)收，也是一個(gè)不錯(cuò)的辦法。"
 1、項(xiàng)目驗(yàn)收是每個(gè)項(xiàng)目的最終目標(biāo)，拿到驗(yàn)收單！ 驗(yàn)收請(qǐng)求的郵件及附件《驗(yàn)收單/驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》 ★   
 "2、處理好提出驗(yàn)收的事前鋪墊：每個(gè)人向客戶提出驗(yàn)收和收款時(shí)都會(huì)有心理壓力，所以項(xiàng)目進(jìn)行中時(shí)，在合適的時(shí)候先提出驗(yàn)收的目標(biāo)，為最終的驗(yàn)收做好鋪墊。
提出驗(yàn)收鋪墊的處理方式：一種方式是在每個(gè)階段完成時(shí)，都能表達(dá)我們離驗(yàn)收的目標(biāo)又進(jìn)了一步，另一個(gè)方式是私下的時(shí)候以玩笑方式提出驗(yàn)收，也是一個(gè)不錯(cuò)的辦法。"   2 向客戶提出驗(yàn)收的對(duì)象有問(wèn)題，比如僅向客戶系統(tǒng)管理員提出驗(yàn)收。 系統(tǒng)管理員是驗(yàn)收的一個(gè)關(guān)鍵因素，最好是先向項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)提出驗(yàn)收，這樣能相對(duì)準(zhǔn)確的明確驗(yàn)收的方向。關(guān)注僅放在系統(tǒng)管理員處，準(zhǔn)確度不高。
    3 客戶基本同意驗(yàn)收，但是覺(jué)得還有內(nèi)容沒(méi)有做好。 可以按下一階段“明確項(xiàng)目任務(wù)階段”的方式進(jìn)行。
    4 每次提出驗(yàn)收，客戶總說(shuō)系統(tǒng)還有這樣那樣的問(wèn)題。 可以按下一階段“明確項(xiàng)目任務(wù)階段”的方式進(jìn)行。
 3、接近驗(yàn)收條件時(shí)，正式提出驗(yàn)收請(qǐng)求。   5 每次提出驗(yàn)收，客戶總說(shuō)再等等。 "先弄清楚客戶這樣表達(dá)的原因是什么，在關(guān)心或擔(dān)心什么問(wèn)題。原因清楚后再想策略。
A：擔(dān)心驗(yàn)收后有問(wèn)題沒(méi)人管了。
策略：與客戶溝通驗(yàn)收后運(yùn)維問(wèn)題，消除疑慮。
B：項(xiàng)目執(zhí)行配合過(guò)程中出現(xiàn)不愉快故用戶刁難。
策略：私下的方式消除不愉快，盡快取得用戶方的信任和理解
C：驗(yàn)收涉及付款所以用戶不想付款所以不同意驗(yàn)收。
策略：把驗(yàn)收換個(gè)概念向用戶提出，比如驗(yàn)收是代表我方的工作完成了，是對(duì)我們的工作一種確認(rèn)。同時(shí)了解不付款的原因，是由于財(cái)務(wù)壓力呢還是其他，適時(shí)的可以請(qǐng)銷(xiāo)售在商務(wù)上溝通一下。
D：印章管理員、領(lǐng)導(dǎo)不在等客觀原因。
對(duì)于簽章等手續(xù)問(wèn)題，需要不斷跟進(jìn)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)可以先要求做好領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)直接向領(lǐng)導(dǎo)提出。
E：客戶無(wú)理由拒簽。
策略：與銷(xiāo)售溝通是否有利害關(guān)系，如無(wú)理由，停止服務(wù)"
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
 1、每個(gè)階段，每做完一項(xiàng)工作均能向用戶提出驗(yàn)收的請(qǐng)求或提出希望驗(yàn)收的請(qǐng)求，讓用戶明確這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，甚至可以沒(méi)完成一個(gè)階段讓用戶簽一張階段驗(yàn)收單，這樣用戶今后驗(yàn)收也能順利成章。     
      
 2、與客戶搞好關(guān)系，關(guān)鍵時(shí)候可以向用戶表達(dá)自身的壓力，取得客戶的理解和支持。     
      
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 1、在項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中，提前做好正式提出驗(yàn)收的鋪墊； 以郵件的正式方式提出，郵件內(nèi)容及附件《驗(yàn)收單/驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，先上傳到協(xié)作區(qū)，直接上級(jí)確認(rèn)后，郵件發(fā)客戶、抄送直接上級(jí)。    
 2、合同中主體實(shí)施內(nèi)容上線后，立即以正式方式提出驗(yàn)收，發(fā)送驗(yàn)收單和驗(yàn)收請(qǐng)求。     
      
"5.2、
明確項(xiàng)目驗(yàn)收條件，并簽訂項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘、驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃" ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 客戶提出驗(yàn)收條件不能接受 "不管有多少分歧，最終還是要達(dá)成一致：
1、先將條件進(jìn)行分類(lèi)，未交付內(nèi)容類(lèi)、BUG或性能類(lèi)、需求類(lèi)等，針對(duì)不同類(lèi)型的問(wèn)題，我們先內(nèi)部有個(gè)思路和應(yīng)對(duì)策略；
2、雙方會(huì)議溝通條件（可能會(huì)多次），對(duì)不同類(lèi)的問(wèn)題的解決方案達(dá)成一致，過(guò)程中可能會(huì)不合理的堅(jiān)持（超出合同、需求變更、需求增加等）、合理的采用置換或延長(zhǎng)服務(wù)。。。等等方式進(jìn)行。"
 "1、重要說(shuō)明：此階段適合在雙方驗(yàn)收分歧較大的時(shí)候，以及客戶方提出需收集、梳理未盡事宜的時(shí)候。
在項(xiàng)目驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)不大的情況下，我們也去做這樣的書(shū)面確認(rèn)，可能會(huì)增加驗(yàn)收的工作量。" 《項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘》 ★   
  《驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃》 ★   
 "2、若驗(yàn)收時(shí)問(wèn)題較多，或雙方分歧較大，則問(wèn)題多并不是最可怕，最可怕的是不知道究竟有多少問(wèn)題。
或者驗(yàn)收時(shí)問(wèn)題處理了一遍又一遍，總是有新的問(wèn)題提出，不知道何時(shí)可以驗(yàn)收。"     
      
 3、該階段明確驗(yàn)收前的條件和計(jì)劃，處理完后驗(yàn)收！     
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
 雙方各自提出驗(yàn)收前的問(wèn)題清單，一般都會(huì)有分歧，先將問(wèn)題清單梳理清晰。     
      
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 "1、進(jìn)行項(xiàng)目組驗(yàn)收溝通會(huì)議，雙方逐一對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析和溝通，將雙方共同認(rèn)可的部分列入項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘，并根據(jù)備忘制定驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃。
并不是客戶提出的所有事項(xiàng)我們都與實(shí)現(xiàn)，這是一般都有一個(gè)PK的過(guò)程。" 《項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘》、《驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃》需先提交PMI門(mén)戶的項(xiàng)目卡片上，內(nèi)部溝通確認(rèn)后再發(fā)客戶。    
      
      
 2、雙方對(duì)確認(rèn)的文件進(jìn)行簽字，必要時(shí)加蓋公章。     
5.3、按《項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘/驗(yàn)收計(jì)劃/驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃》執(zhí)行 ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 驗(yàn)收條件增加，完成了，用戶又提出新的要求 拿出前期驗(yàn)收備忘和客戶談
 1、拿到驗(yàn)收單：完成一個(gè)、交付一個(gè)、確認(rèn)一個(gè)！   2 部分驗(yàn)收條件短期不能交付 與客戶溝通先驗(yàn)收，并承諾驗(yàn)收后一段時(shí)間交付。
 2、逐個(gè)解決的過(guò)程中，我們肯定會(huì)遇到困難和問(wèn)題，但不要擱在那里，尋求一切資源推進(jìn)！   3 部分驗(yàn)收條件根本無(wú)法達(dá)到 與客戶談置換，用贈(zèng)送系統(tǒng)功能做交換
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
 雙方簽字確認(rèn)的《項(xiàng)目驗(yàn)收前備忘》及附件《驗(yàn)收前任務(wù)清單推進(jìn)計(jì)劃》 "《客戶需求交付確認(rèn)單》
要求：1、電子文檔上傳協(xié)作區(qū)，直接上級(jí)先確認(rèn)。
2、客戶簽字確認(rèn)后，紙質(zhì)文件項(xiàng)目經(jīng)理暫時(shí)保存。"    
      
      
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 1、任務(wù)清單中每條任務(wù)，完成后都需讓客戶進(jìn)行確認(rèn)；     
 2、若客戶延期不確認(rèn)，則視同驗(yàn)收通過(guò)。     
      
"5.4、
驗(yàn)收文件簽署" ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 客戶蓋章程序復(fù)雜，周期長(zhǎng)。 建立OA蓋章流程，可監(jiān)控客戶審批過(guò)程，找到審核人處理
 驗(yàn)收目標(biāo)達(dá)成，拿到蓋章的驗(yàn)收單，祝賀！ 《項(xiàng)目驗(yàn)收單》 ★ 2 簽字、蓋章過(guò)程中，有節(jié)點(diǎn)人員出差等。 做好預(yù)約，并與客戶確認(rèn)蓋章時(shí)間
  《項(xiàng)目驗(yàn)收備忘》 ★   
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
 從項(xiàng)目管理的角度，我們前面的工作都是為了項(xiàng)目驗(yàn)收。     
      
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 1、驗(yàn)收文件必須簽字、蓋章！     
 2、必要時(shí)可以加項(xiàng)目驗(yàn)收后備忘。     
      
"5.5、
項(xiàng)目轉(zhuǎn)入維護(hù)期" ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 客戶對(duì)于移交客服比較反感 講清楚客服維護(hù)方式
 必須工作。   2 客戶擔(dān)心后續(xù)工作得不到支持與響應(yīng) 培訓(xùn)好客戶管理員
    3 交接后客服對(duì)于項(xiàng)目情況不了解 將項(xiàng)目過(guò)程文檔及特殊注意事宜通知到客服
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 4 移交前客戶提出需求 闡明合同權(quán)利義務(wù)，分析新增內(nèi)容，爭(zhēng)取簽二期
 拿到驗(yàn)收單！     
      
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
 1、拿到驗(yàn)收單并收取相應(yīng)款項(xiàng)（類(lèi)似“驗(yàn)收后三個(gè)工作日”等）后，立即發(fā)起服務(wù)移交流程；     
 2、跟蹤客服負(fù)責(zé)人向客戶發(fā)起售后服務(wù)的郵件。