部署OA辦公系統(tǒng)常見誤區(qū)

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作為信息化建設(shè)的第一步，OA辦公系統(tǒng)目前已得到國(guó)內(nèi)絕大多數(shù)企業(yè)的認(rèn)可。但要使OA辦公系統(tǒng)真正成為企業(yè)發(fā)展的有力助手，就必須要有成功地搭建。誠(chéng)然，引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)是為了更好地提升管理，促進(jìn)發(fā)展，但一旦搭建不成功，反而會(huì)成為一種束縛，令用戶感到痛苦。如何讓OA辦公系統(tǒng)成功搭建？

接下來(lái)本文將歸納出幾種部署OA辦公系統(tǒng)常見誤區(qū)：

一、缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃

CIO一般有當(dāng)前的項(xiàng)目規(guī)劃，而無(wú)長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項(xiàng)目的早夭埋下了伏筆。引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)將對(duì)組織行為產(chǎn)生變革，這將對(duì)企業(yè)造成巨大的影響，如果缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃，OA辦公系統(tǒng)的搭建將遭遇諸多風(fēng)險(xiǎn)。

二、實(shí)施急功近利

從需求開始，有專業(yè)的人員進(jìn)行需求的采集、提煉、評(píng)估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計(jì)”;經(jīng)過(guò)評(píng)審后，技術(shù)高手會(huì)充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計(jì)”，評(píng)審后才會(huì)到開發(fā)部形成“應(yīng)用設(shè)計(jì)”，評(píng)審后才會(huì)有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測(cè)試”，最后才能交給用戶使用。這期間用戶應(yīng)保持足夠的耐心，因?yàn)槊總€(gè)環(huán)節(jié)都十分重要，如果太急功近利，將以損害效果的代價(jià)來(lái)?yè)Q取速度，最終將無(wú)法完美地達(dá)到目標(biāo)。

三、需求貪大求全

如果用戶認(rèn)為自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，這是錯(cuò)誤的想法，理由如下：

首先，絕大多數(shù)的OA辦公系統(tǒng)需求都是發(fā)問(wèn)卷給相關(guān)人采集匯總而得來(lái)的，以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國(guó)過(guò)去近20年幾乎所有的OA辦公系統(tǒng)都走項(xiàng)目化；

其次，看著別人的OA辦公系統(tǒng)還湊合拿來(lái)就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡(jiǎn)直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子；

再次，世上沒(méi)有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%地滿足。依據(jù)企業(yè)各部門甚至個(gè)人的需求開發(fā)出來(lái)的OA辦公系統(tǒng)，可能功能看上去非常豐富，但實(shí)際上卻形成了一個(gè)個(gè)以部門為中心的應(yīng)用孤島，最后大家用起來(lái)一頭霧水。

所以，如果用戶要以整個(gè)組織高效協(xié)同為目標(biāo)，那么，把用戶協(xié)同在一起的功能軟件才是企業(yè)真實(shí)所需。至于如何確定需求，筆者認(rèn)為用戶應(yīng)放下本位主義，先找到一個(gè)組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。

四、片面追求新技術(shù)

對(duì)新技術(shù)的片面性追求，常常導(dǎo)致項(xiàng)目成為了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自?shī)首詷?lè)的畸形產(chǎn)物。探索的精神無(wú)可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對(duì)于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實(shí)用性而言是高風(fēng)險(xiǎn)和高成本的。

毫無(wú)疑問(wèn)，CIO們對(duì)于OA辦公系統(tǒng)的評(píng)估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但CIO對(duì)于推動(dòng)組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對(duì)未來(lái)技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)的無(wú)限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施成為踏入泥潭的第一步。

五、實(shí)施缺乏導(dǎo)向

實(shí)施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測(cè)試、上線這一類的事務(wù)，但筆者認(rèn)為這不是實(shí)施，至少實(shí)施的目標(biāo)錯(cuò)了，不是結(jié)束一個(gè)軟件的部署過(guò)程，而是在這個(gè)過(guò)程中達(dá)成管理提升的目的。如果前面所說(shuō)的工作是必需的過(guò)程，那么達(dá)成管理目標(biāo)才是實(shí)施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實(shí)施計(jì)劃中明確地提出管理提升目標(biāo)，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。