手機crm與企業(yè)內(nèi)部控制整合研究

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        本文從風險防控的角度出發(fā)，認真分析手機CRM 與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系，提出二者的整合方案，既充分利用手機crm 的管理思想、信息技術(shù)的手段，又合理規(guī)避手機crm 系統(tǒng)所固有的信息系統(tǒng)風險，從而確保企業(yè)內(nèi)部控制的有效性。最后對手機crm 與企業(yè)內(nèi)部控制的整合效果進行了總結(jié)。

        2008年6月發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中，明確提出“企業(yè)應(yīng)當利用信息技術(shù)加強企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，努力建成與企業(yè)日常經(jīng)營管理相融合相配套的信息管理系統(tǒng)，完善內(nèi)部控制與信息管理系統(tǒng)的相互融合”。手機crm（企業(yè)資源計劃）基于先進的企業(yè)管理理念，一方面作為集信息和控制于一體的系統(tǒng)應(yīng)用，為內(nèi)部控制提供了工具和平臺；另一方面作為集成的大型信息系統(tǒng)，其固有的信息系統(tǒng)風險，也為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了挑戰(zhàn)。因此，加強手機crm 與企業(yè)內(nèi)部控制的整合研究，全面防范企業(yè)經(jīng)營風險，已經(jīng)成為企業(yè)上線手機crm 必須需要思考和關(guān)注的迫切問題。

        一、手機crm 與內(nèi)部控制的關(guān)系

        (一) 手機crm 可以改善企業(yè)內(nèi)部控制。手機crm 的實施，使企業(yè)管理結(jié)構(gòu)變的扁平化、流程化，決策者和執(zhí)行者能夠快速溝通，控制層次明顯減少，控制責任更加明確，對內(nèi)部控制環(huán)境的改善和信息與溝通的效率帶來很大的促進作用。手機crm 系統(tǒng)通過信息技術(shù)手段，對業(yè)務(wù)流程和控制進行合理設(shè)計并固化在系統(tǒng)中，增強了業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行力和提高了控制的實時性和準確性，提高了內(nèi)部控制的自動程度和效率，形成新的控制理念。

        (二)手機crm 是內(nèi)部控制的對象。從本質(zhì)上講，手機crm 是一套信息系統(tǒng)，是一種工具，是由具有主觀意識的人設(shè)計和進行具體操作的，但“垃圾輸入決定了垃圾輸出”，若輸入錯誤的數(shù)據(jù)，對實現(xiàn)企業(yè)目標的影響同樣是致命的，有可能導致嚴重的管理決策錯誤。因此，從內(nèi)部控制的角度來講，必須將手機crm 系統(tǒng)作為控制對象，從信息技術(shù)的角度，評估風險并建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)總體控制和應(yīng)用控制，確保手機crm 系統(tǒng)的運行質(zhì)量和運行效率。

        因此，手機crm 系統(tǒng)的實施對內(nèi)部控制的影響具有兩面性：一方面，手機crm 實現(xiàn)了最大化的信息集成，可以把特定的管理要求固化，提高了內(nèi)部控制自動化程度，也可以實時信息共享，增強了信息的時效性、可獲取性和正確性，因此企業(yè)可以通過手機crm 來優(yōu)化內(nèi)部控制；另一方面手機crm 作為一種管理和控制的工具和手段，本身并不創(chuàng)造控制體系，而且作為大型的復雜的集成信息系統(tǒng)，也給內(nèi)部控制來了新的風險，因此手機crm 環(huán)境下，企業(yè)必須加強信息系統(tǒng)控制，提高風險管理水平，確保企業(yè)內(nèi)部控制持續(xù)有效運行。

        二、手機crm 與內(nèi)部控制的整合

        (一)業(yè)務(wù)流程規(guī)范。手機crm 系統(tǒng)的成功應(yīng)用離不開業(yè)務(wù)流程規(guī)范。手機crm 側(cè)重在合理的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上實現(xiàn)對企業(yè)資源的整合和有效利用，各模塊之間有著密切的關(guān)系，數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)實時傳遞和共享，數(shù)據(jù)的處理責任、方式和流向都會較手機crm 實施之前發(fā)生重大變化，企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程不再適應(yīng)新的管理思想和管理模式，因此，只有通過業(yè)務(wù)流程規(guī)范，建立基于手機CRM系統(tǒng)標準流程上的、符合內(nèi)控要求的新流程，才有可能上線手機crm 系統(tǒng)。業(yè)務(wù)流規(guī)范主要有以下三種情況

        1、流程整合。手機crm系統(tǒng)將手工控制變?yōu)樽詣涌刂?，因此相關(guān)內(nèi)控流程不再適用，必須通過手機crm 藍圖設(shè)計過程整合相關(guān)流程，如計劃審批流程、成本核算流程等；

        2、流程修訂。手機crm系統(tǒng)操作貫穿業(yè)務(wù)流程的全過程，必須用系統(tǒng)操作流程替換原來手工操作流程，使業(yè)務(wù)流程和實際業(yè)務(wù)相吻合，如憑證審批、項目進度等流程；

        3 、新增流程。原有的內(nèi)控體系并沒有涵蓋全部業(yè)務(wù)流程，尤其是針對手機crm 系統(tǒng)維護和接口類等相關(guān)流程。如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護，主數(shù)據(jù)維護、價格維護等流程。

        （二）信息系統(tǒng)控制規(guī)范。手機crm 作為集成的大型信息系統(tǒng)，系統(tǒng)外圍物理安全和系統(tǒng)本身邏輯安全均對企業(yè)內(nèi)部控制帶來風險，為此，必須建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)總體控制和信息系統(tǒng)應(yīng)用控制，確保系統(tǒng)的總體安全。信息系統(tǒng)總體控制適用于企業(yè)在信息技術(shù)的開發(fā)、實施、運行、維護及管理等方面的控制，它可以更好地保護企業(yè)的信息資產(chǎn),可以提高信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的支撐力度，增強企業(yè)信息系統(tǒng)的運行效力。信息系統(tǒng)應(yīng)用控制包括應(yīng)用軟件中的電算化步驟以及用以控制不同種類交易處理的相關(guān)手工操作程序。這些控制結(jié)合在一起，可以保證系統(tǒng)中的財務(wù)和其他信息的安全性、完整性、準確性和有效性。信息系統(tǒng)總體控制是應(yīng)用系統(tǒng)控制的基礎(chǔ)，應(yīng)用系統(tǒng)控制依賴于信息系統(tǒng)總體控制，兩者共同保證信息處理的完整性和準確性。

        （三）權(quán)限管理規(guī)范。權(quán)限管理是手機crm 系統(tǒng)內(nèi)部控制的重中之重，如何權(quán)限管理不到位,造成授權(quán)不當,企業(yè)運營的風險也大大提高,這種風險主要包括兩個方面： 一是讓更多原本沒有必要了解這些信息的員工可隨時掌握這些信息,大大增加了泄密的可能性；二是原本沒有必要操作或加工這些信息的員工擁有了這些權(quán)利，增加了管理失控的可能。

        1、編制手機crm 系統(tǒng)職責分離矩陣。《職責分離矩陣》在滿足主數(shù)據(jù)維護、財務(wù)活動和其他業(yè)務(wù)活動互斥的基礎(chǔ)上，定義相關(guān)模塊各項業(yè)務(wù)活動之間的互斥關(guān)系。

        2、嚴格權(quán)限設(shè)計。權(quán)限管理人員根據(jù)實際業(yè)務(wù)和手機crm 建設(shè)情況，確定業(yè)務(wù)活動和事務(wù)代碼的適用和使用情況，從業(yè)務(wù)角度確保權(quán)限設(shè)計和實施的合理性。

        3、開展權(quán)限測試。雖然在權(quán)限設(shè)計的過程中充分考慮到權(quán)限職責分離的情況，但并不能實現(xiàn)權(quán)限的完全事前控制，因此必須要進行權(quán)限測試, 通過定期的權(quán)限檢查發(fā)現(xiàn)權(quán)限問題并及時進行整改。

        （四）加強內(nèi)控監(jiān)督。手機crm 環(huán)境下，內(nèi)部控制體系的程序化使得內(nèi)部控制在一定程度上具有了對手機crm 系統(tǒng)的依賴性，雖然在手機crm 項目建設(shè)過程中，內(nèi)控體系針對手機crm 系統(tǒng)對現(xiàn)有內(nèi)控體系的影響因素，進行了業(yè)務(wù)流程規(guī)范、加強了信息系統(tǒng)控制和權(quán)限控制，但企業(yè)真正上線手機crm 系統(tǒng)后，規(guī)范的流程在實際業(yè)務(wù)中是否可以良好的運行，設(shè)計的關(guān)鍵控制是否可以得到正確的執(zhí)行，權(quán)限互斥和冗余權(quán)限是否可以得到控制，都需要在手機crm 系統(tǒng)上線后，開展專項測試，強化內(nèi)控監(jiān)督，確保內(nèi)部控制體系設(shè)計有效，執(zhí)行有力。

        三、整合效果

        （一）實現(xiàn)信息的集成。手機crm系統(tǒng)集成了企業(yè)核心價值鏈的計劃、項目、采購、制造、銷售和財務(wù)各項企業(yè)資源，使財務(wù)與業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的信息實時傳輸，同時通過財務(wù)整合方案實現(xiàn)了手機crm 與原有財務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞，各項管理信息最后自動歸集到財務(wù)進行核算，實現(xiàn)了企業(yè)各項資源信息的集成化。

        （二）提高內(nèi)部控制效率。手機crm 系統(tǒng)全面支持人、財、物等生產(chǎn)經(jīng)營管理相關(guān)資源的調(diào)配，并支撐各種關(guān)鍵績效指標的監(jiān)控管理，而且手機crm 系統(tǒng)的IT 技術(shù)應(yīng)用，促進了業(yè)務(wù)流程的核心價值最大化，將原來事后的監(jiān)督控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)防、事中檢查和事后糾正的綜合控制，將原來以會計人員的會計控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿珕T參與的全面控制，提高了內(nèi)部控制的效率。

        （三）轉(zhuǎn)變管理理念，提升管理水平。手機crm 帶來了先進的管理思想，強調(diào)對企業(yè)內(nèi)部甚至外部資源進行優(yōu)化配置、規(guī)劃和流轉(zhuǎn)，著重管理活動的規(guī)范性，打破了部門之間的本位主義，優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，標準化信息數(shù)據(jù)，提升企業(yè)的決策支持效率，充分發(fā)揮出公司級管理的最大效應(yīng)，全面提高了企業(yè)管理水平。

        手機crm 先進的管理思想和信息技術(shù)在提高企業(yè)內(nèi)部控制效率的同時，也為內(nèi)部控制帶來新的風險，必須進行風險評估和控制設(shè)計，同時，手機crm 環(huán)境下的內(nèi)部控制還可能面臨新的未知風險，是一項長期的系統(tǒng)工程，必須常抓不懈。