多媒體會(huì)議系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

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 　　會(huì)議管理是0A系統(tǒng)中常用的模塊之一，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的目的就是為了實(shí)施對企業(yè)繁雜的會(huì)議管理以及會(huì)議室的管理，避免會(huì)議室的利用沖突以及參會(huì)人員的邀請沖突等。企業(yè)通過會(huì)議管理可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議的申請、會(huì)議的安排、查看關(guān)于會(huì)議的各種信息。

　　會(huì)議管理體系，是要解決企業(yè)管理層，特別是領(lǐng)導(dǎo)層對公司經(jīng)營決策的執(zhí)行問題，從而避免在經(jīng)營決策分析中”拍腦袋、拍桌子、拍大腿“等隨意行為。會(huì)議管理體系，既是一些成果，如一些文檔，也是一個(gè)過程，如富有成效的溝通和碰撞。

　　一、會(huì)議管理的關(guān)鍵點(diǎn)和難點(diǎn)

　　開會(huì)是企業(yè)司空見慣的事情，而開好會(huì)卻并不簡單。尤其是會(huì)議之后的執(zhí)行情況在很多企業(yè)中是很難進(jìn)行統(tǒng)一跟進(jìn)的。那么，如何做到會(huì)議管理的PDCA落地?以下內(nèi)容供參考：

　　1、會(huì)議的目的是達(dá)成一致：那么一定要管理好會(huì)議的議題(會(huì)前議題的起草、會(huì)前議題溝通、會(huì)前議題確定、議程時(shí)間的排布、議程資料的準(zhǔn)備)

　　2、會(huì)議的目的是達(dá)成一致：那么會(huì)議的決議的管理變得十分重要(決議是什么、需要哪些人知道、需要哪些人完成什么事、什么時(shí)候完成、誰來督辦)

　　3、開好一個(gè)會(huì)，會(huì)務(wù)的準(zhǔn)備也很重要：場地、訂房、訂餐、會(huì)議設(shè)備、服務(wù)人員政府的

　　4、會(huì)議還有一個(gè)很重要的事情就是：排位表(誰排在哪個(gè)位置十分有講究)會(huì)議通知和會(huì)議回執(zhí)：如何第一時(shí)間快速通知到參會(huì)人員;參會(huì)人員的回執(zhí)如何快速方便傳遞到召集人

　　5、會(huì)議資料：是否可以作為以后學(xué)習(xí)的資料

　　二、解決方案

　　高效召開、落實(shí)任務(wù)、全程記錄。泛普OA會(huì)議管理系統(tǒng)通過整合“會(huì)議管理、會(huì)議記錄、會(huì)議決議執(zhí)行、統(tǒng)計(jì)報(bào)表”等功能板塊，讓各個(gè)會(huì)議環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣。通過嚴(yán)格的流程規(guī)范，幫助企業(yè)整合會(huì)議資源、完善會(huì)議信息通道，落實(shí)會(huì)議任務(wù)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)會(huì)議全程管控。

　　主要功能包括：會(huì)議室預(yù)約、召集會(huì)議、會(huì)議計(jì)劃審核、會(huì)議紀(jì)要、我的會(huì)議、會(huì)議查詢、會(huì)議室管理、會(huì)議通知。

　　1、規(guī)范會(huì)議流程，快速申請、高效召開

　　泛普OA會(huì)議管理系統(tǒng)在流程引擎的支撐下，相關(guān)人員可以迅速申請會(huì)議，通過詳細(xì)的信息臺(tái)賬全程監(jiān)管會(huì)議，確保會(huì)議合理有序進(jìn)行。

　　2、會(huì)議有序申請

　　相關(guān)人員可以隨時(shí)通過流程電請會(huì)議，明確具體會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人等，在申請過程中根據(jù)OA系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議室信息臺(tái)賬，查看會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議，及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。

　　3、考勤及時(shí)生成

　　泛普OA在和微信、人力資源系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上，通過人臉識別或者掃描微信二維碼等方式，智能簽到，將識別出的人員信息回傳至OA系統(tǒng)，形成考勤記錄，提高出勤率。在掃碼簽到頁面，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)同步會(huì)議主題，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，簽到人信息會(huì)實(shí)時(shí)滾動(dòng)在屏幕上，信息透明、公正。

　　OA系統(tǒng)中的會(huì)議管理可以幫助規(guī)范企業(yè)運(yùn)作中的會(huì)議時(shí)間、決策內(nèi)容、決策方式;營造流程與會(huì)議、決策與會(huì)議及報(bào)告與會(huì)議的和諧體系，有效提高高層的決策效率;沉淀會(huì)議決策，建立高層決策的知識積累框架;跟蹤會(huì)議決議執(zhí)行情況，最終達(dá)成問題的解決!