企業(yè)無紙化辦公平臺

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 　　在提倡環(huán)保低碳的現(xiàn)代社會，無紙化辦公已經(jīng)成為潮流。無紙化辦公不僅環(huán)保而且方便。如何在企業(yè)中推行無紙化辦公需要深層的思考解決。

　　一、無紙化辦公的現(xiàn)實意義

　　(一)隨時隨地處理公務(wù)，提高辦公效率。公文對于電子化審批的相關(guān)功能，基本上可以確保審批同步化，也就是當(dāng)天提交申請，當(dāng)天就可以完成審批，還能避免一文多投等現(xiàn)象，提高公文流轉(zhuǎn)的審批速度。并且文件查找快，在查找某一文件時只要在計算機的共享資源中輸查找文件題目或關(guān)鍵詞就能快速完成查找。網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度快，傳播面廣，能精確快速進行數(shù)字計算并且不受地點時間的限制等。主要是基于內(nèi)部的局域網(wǎng)，在采用網(wǎng)絡(luò)進行互聯(lián)后，擺脫時間與地點限制，隨時能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與協(xié)同。

　　(二)降低消耗節(jié)省人力，節(jié)約辦公成本。一方面是能削減人力資源開支。大部分的機關(guān)內(nèi)部均配備復(fù)印室，在進行無紙化辦公之后，這部分的人力資源就會得到釋放。伴隨電子文件增多也將促使各個部門在對大量文件的處理問題上能夠節(jié)約大量的人力與空間。無紙化辦公，將紙質(zhì)文件被電子文件所取代，造成紙質(zhì)文件大大減少，也會大幅度減少打印等辦公耗材的相關(guān)費用。

　　(三)規(guī)范辦公流程，排除安全隱患。無紙化辦公可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式進行傳送，并可以準(zhǔn)確記載閱讀與批示時間以及內(nèi)容。這可以責(zé)任明確，權(quán)限分明，查有所依，杜絕推脫，保證及時反應(yīng)。另外，各個部門可以通過電腦來實現(xiàn)信息的交流，領(lǐng)導(dǎo)者也能夠通過網(wǎng)絡(luò)對于各個用戶的終端工作內(nèi)容來監(jiān)督，必要的時候能夠?qū)ζ溥M行相應(yīng)控制。

　　(四)公開行政事務(wù)，提升服務(wù)水平。開展無紙化辦公，一方面可以更好的加快行政化審批和收費相關(guān)事項的辦公速度。群眾可通過網(wǎng)絡(luò)對項目在辦理時所需手續(xù)進行了解，并能直接的填報相關(guān)性資料，縮短審批與辦理的流程;另一個方面，市民與政府領(lǐng)導(dǎo)以及基層間增加一條快速又便捷的溝通通道，通過網(wǎng)絡(luò)市民能及時的了解政府工作的中心，動態(tài)和政策文件，政府也可以知道群眾中亟需解決的問題，及時的了解百姓的生活，能更好地改善民生問題。

　　(五)節(jié)能低碳，保護環(huán)境。低碳辦公即是指在節(jié)約相關(guān)能源的前提下的辦公，減少污染物的產(chǎn)生以及排放，可以回收并利用這些產(chǎn)品。無紙化辦公是進行低碳辦公的一個主要渠道，無需紙張不僅能夠節(jié)省制造原材料，還可以避免造紙工業(yè)對于水資源等等環(huán)境的污染。除此，紙質(zhì)的文件打印和印刷所需碳粉和油墨等材料的生產(chǎn)與使用也能造成環(huán)境的污染。所以無紙化辦公做到了節(jié)能和減排。

　　二、無紙化辦公的現(xiàn)狀及難以實現(xiàn)的原因

　　(一)積習(xí)難改，始終無人重視。傳統(tǒng)的手工公文處理方式已經(jīng)運行了幾十年，有一套完善的制度和行之有效的方法，辦公人員也習(xí)慣了這種公文處理模式，在人們的傳統(tǒng)觀念中，“白紙黑字”具有一定的權(quán)威性，是真實可信的，特別是領(lǐng)導(dǎo)批示或簽字，大多數(shù)人都認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)是虛擬的，缺乏真實性和無證據(jù)可查性。另外不少人認(rèn)為閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受網(wǎng)絡(luò)條件的限制，書面的東西便于攜帶。所以，要一下子改變原有的工作方式和習(xí)慣，應(yīng)用計算機處理公文，確實會在一部分辦公人員特別是領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生疑問和抵觸情緒。

　　(二)系統(tǒng)未統(tǒng)一，單位之間的協(xié)調(diào)不夠。一個安全、高效、易用的軟件平臺是實現(xiàn)無紙化辦公的重要保障。目前財政、稅務(wù)部門等條管單位的業(yè)務(wù)處理方面雖然已經(jīng)實現(xiàn)了統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，但是文件收發(fā)等日常辦公運轉(zhuǎn)方面就很少有統(tǒng)一的辦公系統(tǒng)了。所以要實現(xiàn)辦公自動化或無紙化首先要有一個共同的、高度的安全的、操作方便簡單的、相對獨立的辦公平臺。這也是當(dāng)前辦公自動化建設(shè)中最突出的問題。

　　三、環(huán)保高效之無紙化辦公的推廣實施

　　(一)企業(yè)工作人員應(yīng)對環(huán)保高效之無紙化辦公予以充分重視。由于受傳統(tǒng)辦公模式的影響，企業(yè)工作人員認(rèn)為白紙黑字的書面辦公形式更加可靠，而對于自動化、現(xiàn)代化的無紙化辦公模式則抱有懷疑的態(tài)度。對于此，可以將電子筆跡技術(shù)應(yīng)用到無紙化辦公中，使得文件簽名內(nèi)容不可更改、安全并保證其來源的真實性。這對于轉(zhuǎn)變企業(yè)工作人員對于無紙化辦公不信賴的態(tài)度有著很大的作用。只有消除企業(yè)工作人員對無紙化辦公的疑慮，使企業(yè)工作人員對于無紙化辦公予以充分的理解和認(rèn)同，認(rèn)識到無紙化辦公的重要性，并積極的進行無紙化辦公宣傳教育活動，才能使環(huán)保高效之無紙化辦公真正得以實現(xiàn)、落實到位。

　　(二)環(huán)保高效之無紙化辦公人才的培養(yǎng)。通過培訓(xùn)，使企業(yè)工作人員的專業(yè)水平及素質(zhì)得以提高，充分掌握無紙化辦公所必需的相關(guān)知識和技能，從而使環(huán)保高效之無紙化辦公得以全面、深入的實施。同時，對企業(yè)員工進行相關(guān)方面的培訓(xùn)，以及無紙化辦公形式的全面深入實施，對于實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化、科技化的發(fā)展也有著重要的意義。

　　(三)環(huán)保高效之無紙化辦公要建立安全保密系統(tǒng)。建立安全保密系統(tǒng)對于環(huán)保高效之無紙化辦公的實施有著重要的意義及作用。建立企業(yè)內(nèi)部專用局域網(wǎng)絡(luò)，限制使用外聯(lián)網(wǎng)，對于企業(yè)文件及資料的保密工作起著積極的保護作用。同時，要加強辦公各環(huán)節(jié)之間銜接的管理，確保各項工作分配到崗、責(zé)任落實到人。加強安全保密系統(tǒng)的管理，確保企業(yè)資料安全性，對于企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

　　(四)加強對環(huán)保高效之無紙化辦公的技術(shù)支持。企業(yè)在無紙化辦公中不但要保證企業(yè)資料及信息的安全性、穩(wěn)定性及保密性，同時也應(yīng)與無紙化辦公技術(shù)的不斷創(chuàng)新及發(fā)展保持同步，以確保企業(yè)無紙化辦公技術(shù)的實時性，對企業(yè)信息及資源提供最大限度的保護，使無紙化辦公得以切實高效地施行，服務(wù)于企業(yè)的運營和發(fā)展。

　　(五)對環(huán)保高效之無紙化力公提供資金支持。保證對無紙化辦公所需的設(shè)施、技術(shù)、人才培訓(xùn)等方面資金的投入，是企業(yè)開展環(huán)保高效之無紙化辦公的先決條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。企業(yè)對于無紙化辦公的投資，是企業(yè)走向現(xiàn)代化、科技化的必要手段，是保證企業(yè)不斷發(fā)展壯大的基本條件。因此，企業(yè)對環(huán)保高效之無紙化辦公提供必要的資金支持具有十分重要的意義