如何降低采購風(fēng)險

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一、企業(yè)采購風(fēng)險現(xiàn)狀

采購供應(yīng)過程由明確需求、供應(yīng)市場分析，供應(yīng)戰(zhàn)略制定、供應(yīng)商評價與選擇、合同簽訂與管理等一系列活動組成，任何一個環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題，從而影響采購供應(yīng)的效果，進(jìn)而影響到企業(yè)的整體利益。如采購供應(yīng)之初，如果對需求缺乏準(zhǔn)確地描述，將導(dǎo)致供應(yīng)物無法滿足產(chǎn)品的技術(shù)要求；對供應(yīng)市場的分析不夠全面，將造成所需投入品不能有效提供，生產(chǎn)被迫中斷的局面；不恰當(dāng)?shù)墓?yīng)目標(biāo)設(shè)置與供應(yīng)戰(zhàn)略制定將使采購活動背離采購初衷；不道德的供應(yīng)商會在后續(xù)采購中實施對采購方的盤剝；合同條款中模糊闡述將增加企業(yè)的成本支出等等。

很多研究人員在采購風(fēng)險識別及其量化方面進(jìn)行了不同程度的分析。如：影響采購風(fēng)險的因素分別是來自供應(yīng)商的風(fēng)險、來自商品的風(fēng)險以及來自其他市場因素的風(fēng)險；采購風(fēng)險包括原料價格波動和供應(yīng)商交貨時間波動。針對跨國采購、應(yīng)急采購等特定領(lǐng)域或信息不對稱、道德因素等特定因素分析其風(fēng)險及防范，考慮供應(yīng)商“失敗”的概率，將與多個供應(yīng)商或單一供應(yīng)商相關(guān)的風(fēng)險與成本進(jìn)行聯(lián)合考慮，建立決策樹確定供應(yīng)商數(shù)量，而供應(yīng)商失敗概率可以看作對采購風(fēng)險的判斷，取值依賴決策者的主觀經(jīng)驗。在采購風(fēng)險因素及風(fēng)險規(guī)避行為引入不同問題的決策過程中，在研究隨機(jī)市場信息與隨機(jī)需求環(huán)境下兩周期庫存系統(tǒng)最優(yōu)采購策略時，采用效用函數(shù)描述風(fēng)險決策行為；采用Var方法對采購過程中的價格波動因素風(fēng)險進(jìn)行量化分析；利用條件風(fēng)險值(CVar)理論表現(xiàn)由于需求不確定性帶來的風(fēng)險。通過借鑒廣泛應(yīng)用于證券組合投資問題中的風(fēng)險度量方法，較好地對采購風(fēng)險進(jìn)行量化分析，但也僅僅局限對單一風(fēng)險因素的考慮。

二、提高風(fēng)險管理意識

企業(yè)采購風(fēng)險管理首先是人的管理，因此應(yīng)首先讓每一位物資采購人員樹立并提升、強(qiáng)化采購風(fēng)險意識，應(yīng)從職業(yè)道德、責(zé)任、業(yè)務(wù)素質(zhì)三個方面進(jìn)行教育和培訓(xùn)，引導(dǎo)和幫助從業(yè)人員樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，將物資供應(yīng)價值取向轉(zhuǎn)移到科學(xué)理性采購和防控供應(yīng)風(fēng)險上來，把安全供應(yīng)放在企業(yè)物資供應(yīng)的第一位。提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，培養(yǎng)他們按規(guī)章制度、按采購程序做事的責(zé)任感，從而保障風(fēng)險管理目標(biāo)的實現(xiàn)，組織開展相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)主管、關(guān)鍵崗位人員參加采購風(fēng)險控制頭腦風(fēng)暴討論會，結(jié)合實際，認(rèn)真分析在采購工作中已經(jīng)發(fā)生或可能發(fā)生的各種采購風(fēng)險，進(jìn)一步增強(qiáng)對風(fēng)險管理工作的認(rèn)識和理解。

三、提高企業(yè)采購風(fēng)險抵抗力的措施

1、健全制度，預(yù)先防范風(fēng)險

對照原制度和上級的工作要求，梳理和完善物資供應(yīng)管理制度，通過制度管控采購風(fēng)險，提高管理的效率和效果，避免由于采購人員能力素質(zhì)弱和徇私行為，以及制度缺失或管理疏漏而增加采購的風(fēng)險。全面推行崗位責(zé)任制、服務(wù)承諾制、責(zé)任追究制，防范采購過程中的風(fēng)險。

預(yù)估各種風(fēng)險因素，對不同種類的物資通過集中會審確定年度采購策略，分別制定相應(yīng)的供應(yīng)商選擇策略、采購方式選擇策略、質(zhì)量控制策略、價格控制策略，進(jìn)度控制策略，明確質(zhì)量控制、進(jìn)度控制的不同級別，注重事前、事中、事后控制相結(jié)合，從根本上控制了價格風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險和進(jìn)度風(fēng)險，對規(guī)范采購行為、穩(wěn)定供需關(guān)系、建立監(jiān)督制約機(jī)制、促進(jìn)采購人員廉潔從業(yè)行為，都起到了很好的推動作用。

2、加強(qiáng)對采購全過程的監(jiān)督

采購全過程是指應(yīng)從計劃、審批、詢價、招標(biāo)、簽約、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。重點是對計劃制定、簽訂合同訂單、質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制點的監(jiān)督，以保證工作的實效性及責(zé)任到位。全方位的監(jiān)督是指內(nèi)控價格、責(zé)任考核、監(jiān)管審計、財務(wù)掛賬、程序制度等工作流程和部門共管齊下；科學(xué)規(guī)范的采購機(jī)制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，加大責(zé)任和瀆職追究力度，提高工作效率，還可以保護(hù)采購人員和避免內(nèi)外部矛盾。主要方法和途徑是：

（1）加強(qiáng)對企業(yè)排產(chǎn)與消耗計劃的審核，其次對物資采購計劃的審核。關(guān)鍵審定采購部門的采購計劃與需求計劃的編制依據(jù)是否科學(xué)；市場調(diào)查預(yù)測與企業(yè)需求是否存在偏離實際的情況；計劃目標(biāo)與實現(xiàn)目標(biāo)是否一致；從采購目標(biāo)、采購渠道、采購數(shù)量、采購價格、采購進(jìn)度、運輸方式、使用消耗、程序?qū)徟①|(zhì)量達(dá)標(biāo)是否有保證措施。

（2）全力做好合同訂單鑒證審計。①審查簽訂經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人是否具有主體資格，是否具有民事權(quán)利能力和行為能力。②審查經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人意思表示是否真實。③審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否符合國家的現(xiàn)行法律和行政法規(guī)的要求。④審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否完備，文字表述是否準(zhǔn)確，合同簽訂是否符合法定程序。通過審計鑒證，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不嚴(yán)謹(jǐn)、不合法現(xiàn)象；提請當(dāng)事人對缺少的必備條款予以補充；對顯失公平的內(nèi)容予以修改；對利用經(jīng)濟(jì)合同的違法活動予以制止，從而減少和避免經(jīng)濟(jì)合同糾紛的發(fā)生。

（3）認(rèn)真做好對合同及訂單臺帳、合同匯總及信息反饋的審查。當(dāng)前，合同糾紛日趨增多，管理不當(dāng)會失去有利的地位而遭受風(fēng)險或損失。因此，運用先進(jìn)管理手段，向相關(guān)部門提供及時準(zhǔn)確、真實的反饋信息，也是加強(qiáng)合同管理，控制合同風(fēng)險的一個重要舉措。

（4）強(qiáng)化對物資采購合同執(zhí)行中的審計。①審查合同及訂單的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同的規(guī)定付款。②審查物資驗收工作執(zhí)行情況，是否對物資進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程中，都要對物資入庫單與掛賬發(fā)票進(jìn)行驗收控制。③對不合格原料及商品質(zhì)量控制情況的審計，發(fā)現(xiàn)不合格質(zhì)量問題應(yīng)及時記錄，果斷控制、并采取措施確保生產(chǎn)安全。④重視對合同履行違約糾紛的處理、權(quán)益追索。⑤加強(qiáng)對物資采購績效考核的審計。在通常實施的計劃完成、比價采購、部門費用中，著力在責(zé)任采購、價格支撐、質(zhì)量否決、資金控制、合同管理各個環(huán)節(jié)的考核，并加強(qiáng)檢查與制度創(chuàng)新，建立相應(yīng)機(jī)構(gòu)和工作程序；把企業(yè)監(jiān)督檢查工作，特別是合同規(guī)定的采購任務(wù)和各項相關(guān)工作轉(zhuǎn)化分解指標(biāo)及責(zé)任，明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，分解，落實到各有關(guān)部門和個人，結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核，以盡量避免合同風(fēng)險的發(fā)生。

3、選擇規(guī)避風(fēng)險的策略

應(yīng)提升企業(yè)體制和機(jī)制的創(chuàng)新，以應(yīng)對市場的考驗抵御和規(guī)避風(fēng)險。推行企業(yè)精細(xì)化管理是化解風(fēng)險的首要前提，采購工作與采購風(fēng)險并不是采購部門一家的事，是企業(yè)各部門共同義務(wù)和責(zé)任來協(xié)同，要在實際管理工作和制度建設(shè)中，不斷加強(qiáng)和應(yīng)對，例如：(1)采購工作必須堅持安全標(biāo)準(zhǔn)化體系管理，按國家安監(jiān)局化學(xué)品行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購原料環(huán)保與指標(biāo)質(zhì)量均達(dá)標(biāo)。落實財務(wù)制度，規(guī)范二級資金分配運作，加強(qiáng)風(fēng)險防范控制，做好應(yīng)收應(yīng)付賬款的結(jié)算與管理，營造良好的企業(yè)誠信氛圍。(2)關(guān)注市場動態(tài)和趨勢，在主要資源和能源集中采購區(qū)域，有重大會議及活動或遇災(zāi)害事故情況時，快速反應(yīng)、及時調(diào)整等，確保生產(chǎn)穩(wěn)定運行。(3)主動接受監(jiān)督，依據(jù)廠務(wù)公開要求，拓展采購價格支撐的依據(jù)來源，并與同行業(yè)資源信息和完成價格進(jìn)行對標(biāo)；定期將采購渠道和價格進(jìn)行公示，增加公信力。

4、加強(qiáng)供應(yīng)商資格審查

供應(yīng)商管理不僅是物資供應(yīng)管理工作的重中之重，而且是控制物資供應(yīng)風(fēng)險的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，來自于供應(yīng)商方面的風(fēng)險是采購工作中面臨的重要風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)通過建立供應(yīng)商資格預(yù)審制和交易供應(yīng)商現(xiàn)場考評機(jī)制來降低和化解此類風(fēng)險。除了對申請入網(wǎng)的供應(yīng)商嚴(yán)格實行資格錄制管理，還對年度采購策略中的供應(yīng)商選擇，由生產(chǎn)、技術(shù)、財務(wù)、審計、監(jiān)察等部門組成的物資供應(yīng)管理委員會集中審查，把住采購前的準(zhǔn)入關(guān)。同時，制訂供應(yīng)商現(xiàn)場考評標(biāo)準(zhǔn)，每年組織物資供應(yīng)管理委員會的相關(guān)職能部門，針對交易供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系運行和保持情況、財務(wù)資金狀況、技術(shù)裝備情況、合同履行情況等方面展開現(xiàn)場考評，考評結(jié)果作為制訂供應(yīng)商選擇策略的依據(jù)。

四、持續(xù)改進(jìn)風(fēng)險管理

每季度至少一次對重大、重要風(fēng)險及相應(yīng)的控制措施進(jìn)行跟蹤評價。對一般風(fēng)險及相應(yīng)防范措施不定期進(jìn)行抽查，對預(yù)先制定風(fēng)險控制措施但效果不明顯的，以及隨著時間的推延而發(fā)生變化的風(fēng)險及時調(diào)整控制策略。年末對各項風(fēng)險逐一進(jìn)行綜合評價，并將評價結(jié)果作為開展下年度風(fēng)險管理工作的依據(jù)，推動風(fēng)險管理持續(xù)有效開展和不斷深化。

結(jié)語：

采購管理是能夠在很大程度上影響企業(yè)產(chǎn)品最終定價的過程，做好采購風(fēng)險度量和管理工作有利于企業(yè)控制成本，可以使企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。本文作者結(jié)合我國采購風(fēng)險管理的現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)企業(yè)采購風(fēng)險管理工作的方法和措施。首先要加強(qiáng)采購風(fēng)險管理意識，只有具備了這種意識，才能時時刻刻的警惕采購風(fēng)險管理中的各種問題，其次作者提出了具體的措施，健全制度，預(yù)先防范風(fēng)險、加強(qiáng)對采購過程的監(jiān)督、選擇規(guī)避風(fēng)險的策略、加強(qiáng)供應(yīng)商資格審查，然后持續(xù)改進(jìn)采購風(fēng)險管理，從而做好企業(yè)采購風(fēng)險度量和管理工作。