千里之行始于足下 物流erp項(xiàng)目啟動(dòng)不容忽視

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古語云：良好的開端等于成功的一半。物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)階段是一個(gè)項(xiàng)目的開始，它對(duì)于后續(xù)階段的順利開展非常重要。如果只把物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)階段僅僅理解成是開一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，讓領(lǐng)導(dǎo)在臺(tái)上發(fā)表一番講話然后宣布項(xiàng)目啟動(dòng)，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了。在上個(gè)月，公司委派我負(fù)責(zé)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施工作，在沒有做好準(zhǔn)備工作時(shí)我就輕率的啟動(dòng)項(xiàng)目，后果是使到項(xiàng)目要暫停整頓。

“項(xiàng)目不是在結(jié)束時(shí)失敗,而是在開始時(shí)就失敗”，我現(xiàn)在對(duì)這句話感觸頗深。物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)階段的鋪墊工作是不容忽視的，它是整個(gè)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的第一個(gè)里程碑。它影響著后續(xù)階段的成敗、職責(zé)與權(quán)力的劃分、項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施以及資源的調(diào)配等問題。然而，有不少項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)階段不重視、走過場(chǎng)或雖然知道其重要卻不知道如何將其開好。本文結(jié)合筆者這次的項(xiàng)目啟動(dòng)失敗經(jīng)驗(yàn)，從項(xiàng)目經(jīng)理的角度談?wù)勅绾螠?zhǔn)備和啟動(dòng)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目，為即將實(shí)施物流erp系統(tǒng)的企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理提供參考。

一． 物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)前的準(zhǔn)備工作

啟動(dòng)一個(gè)并不難，難的是啟動(dòng)前大量和細(xì)致的準(zhǔn)備工作。這是我在項(xiàng)目失利后向經(jīng)驗(yàn)豐富的資深實(shí)施顧問請(qǐng)教時(shí)聽到最多的一句話。這位前輩告訴我，在物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)前，我們需要得到五個(gè)關(guān)鍵問題的答案：①項(xiàng)目的目標(biāo)是什么?②誰是完成這個(gè)目標(biāo)的團(tuán)隊(duì)成員?③項(xiàng)目完成需要花多長(zhǎng)時(shí)間?④項(xiàng)目將要花多少錢?⑤誰會(huì)支持或反對(duì)這個(gè)項(xiàng)目?只有想清楚這些問題后，才可以啟動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)入下一個(gè)實(shí)施階段。

（1）明確項(xiàng)目實(shí)施范圍，確定目標(biāo)優(yōu)先級(jí)

任何一個(gè)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)都是實(shí)現(xiàn)了事先制定的項(xiàng)目目標(biāo)，而這個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)就是在項(xiàng)目啟動(dòng)階段時(shí)所確定的。因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要組織項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目實(shí)施合同作深入的了解，包括項(xiàng)目協(xié)議、投標(biāo)書、企業(yè)需求說明、項(xiàng)目情況交接報(bào)告等。通過對(duì)以上資料的分析，在明確項(xiàng)目實(shí)施范圍的基礎(chǔ)上，然后對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序。對(duì)于一些規(guī)模較大或者較為復(fù)雜的項(xiàng)目，需要召開相應(yīng)的技術(shù)交底會(huì)議，就項(xiàng)目選型階段的一些技術(shù)細(xì)節(jié)和實(shí)施人員進(jìn)行溝通。當(dāng)然，根據(jù)項(xiàng)目的大小和實(shí)施范圍會(huì)有很大的不同，有可能在人們毫無知覺的情況下就啟動(dòng)，也可能沒有正式的啟動(dòng)階段，但這并不影響明確項(xiàng)目實(shí)施范圍和確定目標(biāo)優(yōu)先級(jí)這一活動(dòng)。

（2）明確可用的項(xiàng)目實(shí)施資源

任何一個(gè)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施活動(dòng)和實(shí)施計(jì)劃都必須要有資源來支持，否則實(shí)施活動(dòng)就成了紙上談兵，無源之水。也就是說，可用資源和需要達(dá)到的目標(biāo)是一對(duì)相互制約的要素。因此，作為一位項(xiàng)目經(jīng)理最重要的任務(wù)就是要清楚了解本項(xiàng)目有多少可用的項(xiàng)目資源。因?yàn)樵S多企業(yè)在選型調(diào)研階段時(shí)都會(huì)提出非常多的目標(biāo)，有些目標(biāo)有時(shí)候是矛盾的。比如希望范圍要廣、進(jìn)度要快、成本要少、質(zhì)量要好。所以當(dāng)目標(biāo)較多時(shí)，就需要根據(jù)可用資源的收益比來確定目標(biāo)的優(yōu)先順序，這樣做的好處是可以集中精力滿足關(guān)鍵目標(biāo)。

（3）劃分實(shí)施進(jìn)度階段，設(shè)立項(xiàng)目里程碑

當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目可用資源確定了項(xiàng)目目標(biāo)優(yōu)先次序后，下一步就是要?jiǎng)澐謱?shí)施階段，確定項(xiàng)目里程碑了。也就是說，我們要清楚了解達(dá)到目標(biāo)需要做哪些事，然后將目標(biāo)任務(wù)分解成一個(gè)個(gè)里程碑。項(xiàng)目經(jīng)理需要起草一份項(xiàng)目總體實(shí)施計(jì)劃，分析項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度安排、資源需求、階段性成果和其他情況。一般應(yīng)包括項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)間、各任務(wù)的起始終止日期，還可以擬訂和規(guī)劃一些評(píng)估指標(biāo)。如果這個(gè)總體實(shí)施計(jì)劃和選型時(shí)的實(shí)施合同中確定的實(shí)施周期存在差異時(shí)，需要另外起草一份調(diào)整備忘，同時(shí)還需要分析和說明調(diào)整進(jìn)度的利弊。一般來說，總體實(shí)施計(jì)劃在項(xiàng)目啟動(dòng)階段時(shí)并不需要制定得太細(xì)，但是必須要對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行分解，目的是便于思考項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要什么人、如何安排時(shí)間進(jìn)度和資源分配等。

（4）識(shí)別物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目利益干系人

物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目干系人是指和項(xiàng)目相關(guān)的人，他們要么參與物流erp系統(tǒng)實(shí)施過程，要么會(huì)受到項(xiàng)目影響或可能會(huì)影響到項(xiàng)目。一般來說，每個(gè)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目都會(huì)涉及到很多干系人，有時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理沒有識(shí)別的干系人也會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成意想不到的影響。因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要評(píng)估他們對(duì)項(xiàng)目的影響是正面的還是負(fù)面的，需要高度關(guān)注哪些影響力較強(qiáng)的干系人，并在了解項(xiàng)目干系人需求之后，將這些需求轉(zhuǎn)化為具體的目標(biāo)。

簡(jiǎn)單的說，就是物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)階段要識(shí)別干系人，分析干系人的需求和影響。因?yàn)槲锪鱡rp系統(tǒng)項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)客觀是要實(shí)現(xiàn)量化的項(xiàng)目目標(biāo)，但在主觀上則是要滿足干系人的感性滿意。而滿意的前提是要了解和識(shí)別干系人的需求。這里要注意的是，有時(shí)干系人并不會(huì)明確表達(dá)自己潛在的需求，項(xiàng)目經(jīng)理要有優(yōu)秀的溝通能力了解其潛在需求；另一點(diǎn)是項(xiàng)目干系人之間的需求往往不一致，有時(shí)候可能是矛盾的，項(xiàng)目經(jīng)理需小心處理并進(jìn)行平衡。

二．正式啟動(dòng)標(biāo)志性活動(dòng)：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)

啟動(dòng)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的形式可以根據(jù)不同的企業(yè)和不同的實(shí)施現(xiàn)狀來具體選擇，例如召開啟動(dòng)會(huì)、發(fā)放企業(yè)級(jí)的文件通知等。但最常用的一個(gè)標(biāo)志性活動(dòng)是召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，它也是整個(gè)實(shí)施過程的一個(gè)重要里程碑。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的召開標(biāo)志著物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目從選型及商務(wù)階段進(jìn)入到實(shí)施階段，標(biāo)志著風(fēng)風(fēng)火火的實(shí)施活動(dòng)從此拉開序幕。

(1)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的目標(biāo)

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是指公開召開的一個(gè)正式化的會(huì)議。會(huì)議的目的是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)該項(xiàng)目的整體情況和各自的工作職責(zé)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)和了解，為日后協(xié)同開展工作作準(zhǔn)備，同時(shí)獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目資源的承諾和保障。因此，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)需要介紹的內(nèi)容包括：項(xiàng)目建設(shè)背景、項(xiàng)目主要干系人信息、項(xiàng)目基本需求、項(xiàng)目總體規(guī)劃、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及其分工、項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)策略和項(xiàng)目資源需求等。其中項(xiàng)目總體規(guī)劃、團(tuán)隊(duì)成員及其分工是啟動(dòng)會(huì)上需要重點(diǎn)介紹的內(nèi)容。

（2）項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的意義

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)標(biāo)志著項(xiàng)目從選型及商務(wù)階段進(jìn)入實(shí)施階段，開好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)意義重大，直接關(guān)系到日后項(xiàng)目的順利開展。首先，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是一個(gè)情況通報(bào)會(huì)，是把前一階段的項(xiàng)目情況向公司管理人員、項(xiàng)目組成員及相關(guān)人員進(jìn)行通報(bào)，使他們了解項(xiàng)目的背景、經(jīng)過和規(guī)劃，為日后更好地配合實(shí)施作準(zhǔn)備。其次，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是一個(gè)類似古代戰(zhàn)爭(zhēng)出師前的造勢(shì)誓師會(huì)。因?yàn)槲锪鱡rp系統(tǒng)項(xiàng)目會(huì)涉及到許多業(yè)務(wù)部門，在實(shí)施中要和各個(gè)層面的業(yè)務(wù)部門打交道，但現(xiàn)實(shí)往往是各部門員工根本不了解自己要做什么。因此，有必要召開一個(gè)正式的啟動(dòng)會(huì)，向員工傳遞項(xiàng)目的信息，激發(fā)公司全體員工對(duì)項(xiàng)目的熱情。事實(shí)證明，通過物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)來造勢(shì)，不僅能極大地鼓舞了項(xiàng)目組成員的斗志，同時(shí)也使全體員工明白這不僅僅是信息部門的事，更是公司從上到下都要關(guān)心的事。

三．做好物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)的流程和步驟

啟動(dòng)一個(gè)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目不難，難的是啟動(dòng)前大量和細(xì)致的準(zhǔn)備工作。前期準(zhǔn)備工作包括獲得高層授權(quán)、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、制定項(xiàng)目計(jì)劃及相關(guān)制度、和隆而重之召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。以下是我總結(jié)本次項(xiàng)目失利后，做好物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)階段的流程和步驟：

（1）獲得高層人員的支持和授權(quán)

大量的成功實(shí)施經(jīng)驗(yàn)表明獲得高層管理人員的支持,不但可以讓使物流erp系統(tǒng)實(shí)施活動(dòng)順利進(jìn)行，還能夠減少后續(xù)實(shí)施活動(dòng)的阻力。而如果沒有很好的獲得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，物流erp系統(tǒng)實(shí)施就會(huì)從一開始就埋下隱患。因?yàn)橐粋€(gè)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的成功絕不是靠項(xiàng)目組或項(xiàng)目經(jīng)理就可以的，必須要有一把手和整個(gè)管理高層人員的高度重視。尤其是在目前中國的公司政治文化環(huán)境下，項(xiàng)目經(jīng)理必須要得到高層領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)，并把其講話精神作為尚方寶劍。雖然這個(gè)有些“拿著雞毛當(dāng)令箭，狐假虎威”的味道，但這卻是物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目順利啟動(dòng)和成功實(shí)施所必須的。

（2）做好團(tuán)隊(duì)的組建與制度創(chuàng)建工作

在項(xiàng)目啟動(dòng)前，項(xiàng)目經(jīng)理需要做一些重要的準(zhǔn)備工作。首先要做的是組建實(shí)施團(tuán)隊(duì)，根據(jù)項(xiàng)目的情況挑選相關(guān)的專業(yè)人員，在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)需要注意各類人員的專業(yè)技能分布。包括四個(gè)主要類別：管理委員會(huì)小組、技術(shù)用戶、關(guān)鍵用戶、最終用戶。還需要制定一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員聯(lián)絡(luò)表，這個(gè)聯(lián)絡(luò)表要發(fā)給團(tuán)隊(duì)所有成員。同時(shí)，還需要制定一些基本的項(xiàng)目管理制度，如日常管理制度、溝通制度、會(huì)議制度、激勵(lì)機(jī)制、獎(jiǎng)罰制度。

（3）編制物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃和資源分配計(jì)劃

孫子兵法有云：先謀而后動(dòng)。說的是做事之前要有系統(tǒng)的計(jì)劃，把所遇到的問題盡量考慮周全，提前設(shè)定應(yīng)對(duì)方案，然后再去執(zhí)行。同理，在物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)階段，我們也需要明確項(xiàng)目目標(biāo)和最終交付成果，然后編制好物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃和資源分配計(jì)劃，以確保工作任務(wù)設(shè)置沒有遺漏、分配得當(dāng)、時(shí)間進(jìn)度安排合理，并用作項(xiàng)目管理工作中的基本溝通依據(jù)。當(dāng)然，在啟動(dòng)階段制定的項(xiàng)目計(jì)劃也不該被定死，這個(gè)計(jì)劃可以僅僅是個(gè)草案。但一旦在組建好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)后，就應(yīng)當(dāng)讓團(tuán)隊(duì)成員確認(rèn)各自的任務(wù)職責(zé)，合理、完整并且準(zhǔn)確的作規(guī)劃安排。在到第一次項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)該最終確定下來。

(4)精心組織召開項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)

最后，在完成以上所有的準(zhǔn)備工作后，我們可用一個(gè)標(biāo)志性的里程碑來宣告項(xiàng)目正式啟動(dòng)。物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)就是表明項(xiàng)目轉(zhuǎn)入正式實(shí)施之前的一個(gè)重要活動(dòng)。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)鼓舞士氣、激發(fā)全體人員積極參與物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng)的最佳時(shí)機(jī)。優(yōu)秀的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)源自于精心的策劃，所以在完成了有關(guān)的準(zhǔn)備工作后，項(xiàng)目經(jīng)理需要全力以赴的策劃一個(gè)高質(zhì)量的物流erp系統(tǒng)啟動(dòng)大會(huì)。這個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)旨在使全體人員了解公司對(duì)物流erp系統(tǒng)項(xiàng)目的重視程度，并提出大家奮斗的目標(biāo)，這并不需要對(duì)每個(gè)一條目進(jìn)行詳細(xì)討論和解釋。另外，在啟動(dòng)大會(huì)上要公布相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與處罰措施，以便有效地推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。

簡(jiǎn)而言之，經(jīng)過深刻的反思和總結(jié)后，我得到一個(gè)寶貴經(jīng)驗(yàn)：這是一個(gè)造勢(shì)和誓師的大會(huì)，應(yīng)該要隆而重之、高規(guī)格的召開。也就是說規(guī)模越正式、態(tài)度越嚴(yán)肅、領(lǐng)導(dǎo)層次越高、人數(shù)越多都會(huì)對(duì)后續(xù)項(xiàng)目的順利實(shí)施產(chǎn)生正面的、深遠(yuǎn)的、至關(guān)重要的影響。