工程檔案管理軟件的功能

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　　建設(shè)項(xiàng)目一般耗時(shí)長，涉及資金量大，涉及環(huán)節(jié)和部門多工程檔案可以記錄工程的全過程，對評價(jià)工程質(zhì)量非常重要、分析事故原因、對事故責(zé)任追究有很大的參考價(jià)值。因此，如何根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，分析建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題，并采取合理的解決措施，加強(qiáng)檔案管理，是一個(gè)值得探討的問題。

　　一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

　　1、重視不夠

　　一些建筑企業(yè)沒有 對建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理不夠重視，只關(guān)注工程的進(jìn)度和質(zhì)量，只關(guān)注工程能否按照工期和經(jīng)濟(jì)效益完成，而忽略了檔案管理的重要性。工程檔案管理被視為閑置崗位，在人員安排上缺乏整體規(guī)劃理念，人們認(rèn)為，只要有人承擔(dān)這項(xiàng)工作，就可以完成。由于人員和設(shè)備的限制，他們?nèi)狈φ_的檔案管理意識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　2、檔案管理人員素質(zhì)不高

　　建設(shè)工程檔案管理與工程密切相關(guān)，是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。一方面是由于重視不夠，管理人員在人員配備上沒有設(shè)置專門的檔案管理員，都是兼職，他們沒有更多的時(shí)間和精力專攻業(yè)務(wù)，缺乏檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，工作質(zhì)量難以保證;另一方面，很多項(xiàng)目檔案員都是應(yīng)屆畢業(yè)生或非專業(yè)技術(shù)人員，沒有接受過必要的崗前培訓(xùn)，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以至于有些歸檔材料達(dá)不到歸檔要求，比如工程資料的復(fù)印件，已經(jīng)復(fù)印了很多次、涂改后復(fù)印，字跡潦草難以辨認(rèn)，不符合歸檔要求，如果歸檔會(huì)給后續(xù)工作帶來麻煩。兼職檔案管理人員的專業(yè)水平不高。

　　3、檔案管理手段落后，管理制度不健全

　　在信息技術(shù)普及的今天，一些單位仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，浪費(fèi)人力物力，影響工作效率;雖然一些建筑企業(yè)配備了先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，但由于缺乏培訓(xùn)和人員素質(zhì)的原因，檔案管理軟件的應(yīng)用效率較低，沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案管理制度不健全，沒有嚴(yán)格的制度約束，很多檔案管理人員根據(jù)自己的主觀想法管理檔案，隨意性大，缺乏科學(xué)性、合理性、規(guī)范性。職責(zé)分工不明確，有的人身兼數(shù)職，導(dǎo)致檔案管理人員檔案保護(hù)意識(shí)淡薄。

　　4、檔案真實(shí)性較差

　　由于建設(shè)工程檔案的管理工作量很大、由于數(shù)據(jù)源的復(fù)雜性和多樣性，很難正確地管理它們。一些建筑單位檔案歸檔管理制度不健全，工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，檔案管理流程比較混亂，管理不規(guī)范，容易出錯(cuò)。一些施工單位沒有把檔案管理作為重要工作內(nèi)容，責(zé)任落實(shí)不到位，，傳統(tǒng)的手工操作難以實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案管理的專業(yè)化和規(guī)范化，導(dǎo)致工程檔案真實(shí)性差。

　　二、加強(qiáng)建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理的方法

　　1、提高認(rèn)知水平

　　建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督人員要提高自我意識(shí)，認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程檔案管理對質(zhì)量監(jiān)督的重要性，按照監(jiān)督工作的要求，不斷加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的監(jiān)督，確保建設(shè)工程檔案管理的順利開展，從而提高建設(shè)工程檔案管理水平。同時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目檔案人員也需要更加重視自身工作，認(rèn)識(shí)到建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，按照崗位要求不斷學(xué)習(xí)和提高自己，提高自身管理能力，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，為提高建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量打下良好基礎(chǔ)。

　　2、檔案記錄及時(shí)性

　　由于建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容多，因此存在范圍廣、建設(shè)周期長等特點(diǎn)，導(dǎo)致工程質(zhì)量監(jiān)督和檔案管理難度大。為了保證工程檔案記錄內(nèi)容的全面性和真實(shí)性，施工單位應(yīng)根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督的要求，不斷完善檔案管理制度，通過制度約束相關(guān)人員的行為，使其及時(shí)記錄檔案信息，既能保證檔案信息記錄的及時(shí)性和完整性，又能通過檔案管理制度幫助相關(guān)人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，有助于提高檔案管理的效率。

　　3、檔案內(nèi)容規(guī)范性

　　首先，建筑行業(yè)可以根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督管理的要求，明確檔案記錄的內(nèi)容，幫助檔案管理人員明確記錄的內(nèi)容，一方面可以保證檔案信息的記錄、組織完善工作的順利開展，確保檔案信息的真實(shí)性、可靠。另一方面可以統(tǒng)一全國各地的檔案內(nèi)容，為建筑行業(yè)的質(zhì)量提升提供更多的數(shù)據(jù)支持。其次，建筑行業(yè)要統(tǒng)一文件內(nèi)容記錄格式，根據(jù)內(nèi)容的規(guī)范性要求，規(guī)定文件記錄信息的詞匯，一方面可以保證檔案信息記錄工作的有序開展，另一方面為檔案查詢和處理工作做好準(zhǔn)備，保證建筑業(yè)后期質(zhì)量提升工程的順利開展。最后，建筑行業(yè)要根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督的要求，規(guī)范完善檔案內(nèi)容，要求檔案管理人員在記錄檔案信息的同時(shí)，檢查信息的真實(shí)性和完整性，消除缺陷、漏、錯(cuò)誤等現(xiàn)象的發(fā)生，可以保證檔案信息的完整性和真實(shí)性，不僅可以提高檔案管理水平，也有助于建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的順利開展。

　　4、提高檔案監(jiān)管水平

　　監(jiān)理人員可以根據(jù)質(zhì)量監(jiān)理的要求，在監(jiān)理前熟悉文件資料，根據(jù)建設(shè)工程圖紙確認(rèn)監(jiān)理的內(nèi)容和形式，保證監(jiān)理工作的順利開展。其次，由于建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容不同，質(zhì)量監(jiān)督的重點(diǎn)也有一定的差異，質(zhì)量監(jiān)督員可以根據(jù)不同的項(xiàng)目調(diào)整監(jiān)督計(jì)劃的重點(diǎn)，以確保監(jiān)督計(jì)劃滿足不同工程質(zhì)量檢測的要求。最后，質(zhì)量監(jiān)督人員要加強(qiáng)對工程檔案的監(jiān)督管理，按照工程質(zhì)量監(jiān)督的要求，監(jiān)督檔案的真實(shí)性和完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程檔案存在的問題，并提出相應(yīng)的整改策略，確保工程檔案信息的真實(shí)性，為建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督的順利開展提供更多的依據(jù)，為提高建設(shè)工程質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。

　　三、工程檔案管理軟件的功能

　　1、收據(jù)登記

　　文書人員收到公文后，會(huì)將公文信息輸入系統(tǒng)，然后就可以打印收文登記簿，審核收文文具;回執(zhí)的序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成，打印在回執(zhí)登記簿的右下角和回執(zhí)審核信紙上，形成查找，便于掌握單據(jù)的去向;輸入的信息和數(shù)據(jù)可以提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，方便以后錄入文件時(shí)查詢和檢索;如果收據(jù)登記簿或標(biāo)記信紙損壞或丟失，可以從系統(tǒng)中調(diào)出相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

　　2、文件登記

　　每個(gè)部門可以有一個(gè)總數(shù)或多個(gè)數(shù)字;軟件系統(tǒng)可以根據(jù)年份自動(dòng)給文件編號(hào);過賬登記后，可以打印過賬登記簿，過賬登記簿可以自動(dòng)銜接上次結(jié)束時(shí)的行數(shù)或指定打印的起始行數(shù)，也可以批量打印注冊時(shí)，您可以從備選方案中進(jìn)行選擇，例如“主送”抄送”標(biāo)題”以此類推，還可以在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中檢索到發(fā)文文件數(shù)據(jù)。

　　3、生成文件

　　根據(jù)本單位的具體工作職能，可以選擇合適的文件分類方案。如“年度一機(jī)構(gòu)(問題)一保管期限”分類法、儲(chǔ)存期為一年一個(gè)機(jī)構(gòu)(問題)分類法、一年，一個(gè)托管期，一個(gè)機(jī)構(gòu)(問題)分類等，在輸入檔案時(shí)，只需搜索收發(fā)文件對應(yīng)的序號(hào)，即可調(diào)出對應(yīng)文件的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)者演講稿等文件可手工輸入，文件編號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成，文件編號(hào)格式可自定義。

　　4、文檔查詢

　　可以查詢文件管理系統(tǒng)軟件中的數(shù)據(jù);您可以為搜索查詢指定一個(gè)或多個(gè)匹配條件;您可以打印出查詢文件的內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄查詢、打印記錄。雖然檔案管理系統(tǒng)軟件功能強(qiáng)大，優(yōu)勢明顯，但仍需要檔案管理人員合理使用，謹(jǐn)慎行事，使檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。

　　綜上所述，建筑工程檔案管理對工程項(xiàng)目意義重大，是建筑企業(yè)管理的重要組成部分，工程檔案不僅是施工過程的真實(shí)反映，也是工程竣工后后續(xù)工作的依據(jù)和參考。工程檔案管理是一項(xiàng)艱苦而復(fù)雜的工作，需要經(jīng)常不懈的努力，也需要共同努力才能做得更好。