對業(yè)務(wù)流程的精準描述

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   在識別關(guān)鍵流程后，需要做的一件重要事情是流程的描述，人們在面對很多流程問題的時候，談得更多的往往是流程如何簡化、優(yōu)化、自動化等，卻很少從流程描述方式本身去思考問題。事實上，很多習(xí)以為常的流程在描述出來后，就會發(fā)現(xiàn)存在很多問題，可以說，正確完整地描述業(yè)務(wù)流程體系，是一切流程項目的成功的基礎(chǔ)。因為只有正確完整的流程描述才能客觀地反應(yīng)業(yè)務(wù)的運營思路，有效地指導(dǎo)企業(yè)運作方式的實施;不能正確描述出來就很難去優(yōu)化。

  要正確地描述企業(yè)的流程，需要以下資料的支持：各部門主要業(yè)務(wù)職責(zé)及崗位設(shè)置，各項業(yè)務(wù)流程的總體框架及其層次劃分，業(yè)務(wù)流程所涉及的部門及崗位，完成各項業(yè)務(wù)流程的時間順序，表單/文檔的形成及傳遞等。

  提到對業(yè)務(wù)流程體系的描述，我們很快就想到繪制業(yè)務(wù)流程圖，雖然流程圖是業(yè)務(wù)流程體系中的重要一環(huán)，但是要想正確完整地描述實際的業(yè)務(wù)流程體系，僅僅憑借一張張孤單的流程圖是遠遠不夠的。因為在企業(yè)的實際運營活動中，有些流程可能相當(dāng)復(fù)雜，由幾十個甚至上百個活動構(gòu)成，涉及許多智能部門和人員，分析和管理這樣復(fù)雜的流程是非常困難的工作。那應(yīng)該如何來描述業(yè)務(wù)流程體系呢?

   描述企業(yè)整體業(yè)務(wù)的流程叫企業(yè)模型，表達某一個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的流程叫業(yè)務(wù)模型，再繼續(xù)分級，可以變成很多的流程，流程又可以拆成很多的級，不斷地拆下去，最后就得到了手冊和表單。這就是流程分類分級的體系。

  按照這樣的體系去描述的流程圖就可以分為三種：第一種，著重于描述企業(yè)整體的業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)邏輯，將所有相關(guān)流程串聯(lián)起來表述整個企業(yè)主輻價值鏈的運作過程，檢查流程之間的銜接情況，我們可以稱它為流程地圖;第二種就是大家通常所說的流程圖，它著重描述一個流程內(nèi)部活動的邏輯結(jié)構(gòu)，用來體現(xiàn)一個業(yè)務(wù)流程的實現(xiàn)過程，檢查流程內(nèi)部的執(zhí)行情況;第三種，即結(jié)合以上兩種形式，將所有的活動串聯(lián)成一個企業(yè)價值鏈，這種形式的流程圖十分龐大，所 包含的信息量巨大，不易理解，正確繪制的成本很高，一般情況下并不使用。

   流程圖作為流程描述的重要方式，有著直觀、簡潔、清晰等優(yōu)點，但是作為嚴謹?shù)拿枋?，流程圖的信息含量相對較少，而且容易產(chǎn)生歧義，所以一般在流程圖繪制的同時，需要撰寫相應(yīng)的流程說明文檔。流程說明文檔的主要目的是對流程要點進行描述：流程目標、流程輸入/輸出等;對流程信息進行補充：單據(jù)的聯(lián)次，制度的配合等;對流程關(guān)鍵點進行細化：關(guān)鍵環(huán)節(jié)描述、流程注意事項等。

  目前，對流程的表示形式并不唯一，除了流程圖外，還有很多方法，包括ARIS、IDEF系列方法、Petri網(wǎng)方法等。

  ARIS(集成化信息系統(tǒng)架構(gòu))方法和工具是由德國薩爾大學(xué)企業(yè)管理研究所所長及IDS-Scheer公司總裁Wilhelm Scheer教授所提出。其設(shè)計理念是希望提出一個整合性的框架，將描述一個企業(yè)流程的重要觀念盡量納入到模型之中。

  IDEFO方法是ICAM DEFinition Method的簡稱，是美國空軍在20世紀70年代末80年代初在ICAM基礎(chǔ)上采用SADT等方法發(fā)展起來的一套建模和分析方法。20世紀90年代初期，IDEF用戶協(xié)會與美國國家標準與技術(shù)學(xué)會結(jié)合，建立了IDEFO標準，并在1933年公布為美國信息處理標準。目前IDEF是多種國際組織所承認的標準。為減少項目的復(fù)雜性，使項目得以順利進展，項目實施小組可以運用基于計算機的建模分析工具，如BPWIN等建模。使用這些方法對企業(yè)業(yè)務(wù)流程建模后，不但可以描述企業(yè)現(xiàn)行流程，進行流程診斷和設(shè)計新流程，還可以對企業(yè)業(yè)務(wù)流程進行有關(guān)成本、效益等方面的模擬和分析。