給銷售人員下放太多CRM權(quán)力好不好？

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工作任務(wù)管理系統(tǒng)的管理權(quán)限，一方面確保了系統(tǒng)的正常運(yùn)營(yíng)，另一方面似乎又阻礙著個(gè)別用戶的使用領(lǐng)域。所以往往有些用戶，尤其是銷售部同事，發(fā)現(xiàn)自己無(wú)法完成一些常規(guī)數(shù)據(jù)的調(diào)取使用權(quán)限，或者是完成一些修改，所以系統(tǒng)管理員總會(huì)發(fā)現(xiàn)，銷售部同事在不斷的要求加多權(quán)限，或者開(kāi)通管理員權(quán)限。而往往公司又覺(jué)得其請(qǐng)求非常合理，準(zhǔn)予發(fā)放。

這樣一來(lái)，系統(tǒng)管理員身份越來(lái)越多。管理工作到底是變輕松了還是變復(fù)雜了呢？

我們先試想一下，多數(shù)情況下，這些新增的用戶，都不是工作任務(wù)管理軟件項(xiàng)目的直接負(fù)責(zé)人，那么授予他們太多權(quán)力，對(duì)工作任務(wù)管理軟件的整體規(guī)劃來(lái)講會(huì)不會(huì)存在一些錯(cuò)亂呢？一般情況下，他們都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，并不了解工作任務(wù)管理軟件錯(cuò)綜復(fù)雜的細(xì)節(jié)。而且他們往往不太清楚看似無(wú)關(guān)緊要的改動(dòng)會(huì)帶來(lái)什么樣的危害。他們也不知道安全模型、對(duì)象模型、外部集成或工作流程。即便他們只是想在屏幕上移動(dòng)某個(gè)文件，操作不當(dāng)也會(huì)給他們根本不知道存在的用戶和業(yè)務(wù)流程造成嚴(yán)重破壞。

而且，這里還有一個(gè)保密性的問(wèn)題。超級(jí)用戶往往能查看得到系統(tǒng)上的所有數(shù)據(jù)。工作任務(wù)管理系統(tǒng)與IT基礎(chǔ)架構(gòu)之間的集成度越高，管理員能夠看到的敏感信息就越多，他們無(wú)意中違反的流程控制也就越多。這可能包括公司總體訂購(gòu)預(yù)測(cè)、庫(kù)存、合同、委托任務(wù)，甚至還有員工的家庭電話號(hào)碼。這些保密或者私密性的信息外流，會(huì)不會(huì)對(duì)公司或者員工造成一定的影響呢？仔細(xì)想一想，是挺可怕的事情。

雖然說(shuō)從好的方面來(lái)講，這些用戶對(duì)系統(tǒng)造成的破壞性可能并不是很大。因?yàn)樗麄冃薷牡臄?shù)據(jù)在啟動(dòng)審計(jì)跟蹤記錄功能之后，很快就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的恢復(fù)。不過(guò)顯然工作任務(wù)管理軟件的保密游戲規(guī)則被破壞則是最值得提防的事。

事實(shí)上，我們?cè)谕?xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通的時(shí)候，往往會(huì)告誡他們，對(duì)于此類提防要有所準(zhǔn)備。一般來(lái)講，我們會(huì)告訴負(fù)責(zé)人在處理這些異議上，可以有以下方法。

1、首先我們要對(duì)不合理的請(qǐng)求說(shuō)不。

即便某個(gè)經(jīng)理或用戶有充足理由需要一些特殊的權(quán)限，負(fù)責(zé)工作任務(wù)管理系統(tǒng)的管理員數(shù)量也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格加以控制。一般來(lái)講，企業(yè)管理員的人數(shù)都不可能超過(guò)六人。如果超過(guò)，那么就一定是存在問(wèn)題的。當(dāng)然，我還沒(méi)有找到哪個(gè)充足的理由說(shuō)一家企業(yè)的工作任務(wù)管理軟件管理員應(yīng)當(dāng)超過(guò)六人――假設(shè)這家企業(yè)在全球全天候不間斷開(kāi)展經(jīng)營(yíng)。所以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必要要具體明確管理員的角色和權(quán)限。而且要想成為管理員，就必須要接受大量的脫產(chǎn)培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)，而且管理者的身份也必須以有項(xiàng)目背景的人來(lái)承擔(dān)。

2、系統(tǒng)管理員的角色需要包括至少一個(gè)人充當(dāng)數(shù)據(jù)管理員，其職責(zé)是通過(guò)控制設(shè)計(jì)和外部數(shù)據(jù)輸入，密切關(guān)注數(shù)據(jù)的健康狀況和干凈程度。如果你的工作任務(wù)管理系統(tǒng)與其余IT系統(tǒng)高度集成，工作任務(wù)管理軟件數(shù)據(jù)管理員就應(yīng)當(dāng)是負(fù)責(zé)管理完善政策、流程控制和系統(tǒng)變更的配置控制委員會(huì)的一員。考慮到干凈數(shù)據(jù)對(duì)工作任務(wù)管理軟件成功的重要性，我經(jīng)常驚訝地發(fā)現(xiàn)很少有客戶認(rèn)識(shí)到需要設(shè)立數(shù)據(jù)管理員。

3、應(yīng)利用你工作任務(wù)管理系統(tǒng)的安全功能為管理任務(wù)和訪問(wèn)設(shè)立授權(quán)機(jī)制。比方說(shuō)，許多營(yíng)銷用戶可能需要讀取一系列廣泛的數(shù)據(jù)；幾個(gè)用戶需要能夠使用批量導(dǎo)入工具。而這并不意味著他們就應(yīng)該是超級(jí)用戶?？梢詾檫@些用戶創(chuàng)建特定的配置文件，并授予管理權(quán)限，然后限制他們的登錄時(shí)間/位置，以便控制濫用風(fēng)險(xiǎn)。這絕對(duì)是一個(gè)好方法。

4、在選擇工作任務(wù)管理軟件的時(shí)候，就應(yīng)該基于這一考慮向供應(yīng)商申請(qǐng)?zhí)峁┦跈?quán)機(jī)制，針對(duì)角色安全等要素而設(shè)定的不同權(quán)限。并找出平臺(tái)上是否有足夠存放附件的地方。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)考慮，這樣做是必須的，如果他們不能夠提供這些功能，那么最好就不要再多加考慮，換另外一個(gè)吧。