如何選擇企業(yè)文檔管理系統(tǒng)

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　　在當(dāng)今激烈的商業(yè)環(huán)境下，企業(yè)在發(fā)展壯大過程中投入了大量的人力，物力，資金，形成了具有相當(dāng)競爭優(yōu)勢的核心知識資產(chǎn)。隨著企業(yè)信息化建設(shè)和電子商務(wù)時(shí)代的到來，核心知識資產(chǎn)大多以電子文檔的形式存在，保護(hù)這些電子文檔就是保護(hù)企業(yè)核心競爭力。

　　如果您的企業(yè)還是停留在只使用簡單的文檔處理排版軟件，制作工作表軟件，創(chuàng)建幻燈片，收發(fā)電子郵件軟件的基礎(chǔ)上，那么試問您如何保護(hù)企業(yè)的商業(yè)機(jī)密?不同部門的文檔如何歸類，如何實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一集中管理?追求辦公效率的當(dāng)下，海量文檔如何快速定位?在各種辦公軟件應(yīng)用游刃有余的同時(shí)，我們還需要考慮這些涉及商業(yè)機(jī)密文件不受非授權(quán)人的訪問，感染惡意代碼和病毒，以及防止我們的文件被共享的對象將其濫用。是否擁有一款好的文檔管理系統(tǒng)無疑是企業(yè)重點(diǎn)考慮的問題。

　  泛普文檔管理軟件，秉承高效，易用，功能強(qiáng)大的特點(diǎn)，成為企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的最佳選擇。

　　(一)文檔加密存儲，安全共享

　　一直以來，大多數(shù)企業(yè)都依賴于購置一臺電腦來作為辦公室網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)器，提供了非常典型的“文件夾共享”服務(wù)方式，用戶已經(jīng)習(xí)慣了“文件夾共享”訪問方式。在給企業(yè)帶來方便的同時(shí)也埋下了很多安全隱患。超過50%以上中小企業(yè)用戶都是采用這一模式，暴露出的問題也基本一致。用于文件存儲的企業(yè)服務(wù)器存儲空間告急，文件是否常常被誤刪除?企業(yè)服務(wù)器上的文件是否被隨意復(fù)制，機(jī)密文檔不再安全?傳統(tǒng)落后的共享服務(wù)器方式早已無法勝任企業(yè)的文檔管理需求，那么使用專業(yè)的企業(yè)文檔管理軟件便成為最佳選擇。

　　泛普文檔管理軟件具備出色的文檔加密存儲功能，針對廣泛使用的Word和Excel文檔，實(shí)現(xiàn)高強(qiáng)度自動加密，文檔只能在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)使用。無法被非法拷貝或打印，一旦離開企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境將無法被打開。文檔創(chuàng)建者或管理者有權(quán)決定不同的文檔共享給哪些不同的用戶，沒有權(quán)限的用戶無法打開共享文件。

　　(二)文檔防泄密，防拷貝，防打印

　　對于企業(yè)來說，文檔信息因用戶原因?qū)е沦Y料丟失，或因黑客蓄意竊取而導(dǎo)致資料外泄，輕則將蒙受財(cái)產(chǎn)損失，重則將遭受包括聲譽(yù)、前途、甚至生命等方面的威脅，文檔關(guān)乎著企業(yè)的生存發(fā)展。圍繞終端進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)封堵、外設(shè)限制、傳輸加密、移動存儲管理，例如封堵USB端口防止拷貝打印等，在現(xiàn)實(shí)操作上存在很多的問題。基于終端的防泄密從技術(shù)上來說是不可靠的，而且規(guī)模越大，可靠性越差，而管理難度也越大。因?yàn)榛诮K端的解決方案是一種封堵傳播途徑的技術(shù)，在理想的情況下，如果能夠封堵所有的文檔傳播途徑，則文檔不會被傳播出去。但現(xiàn)實(shí)是，一方面任何的封堵措施都有漏洞，也不可能找到所有的出口(特別是程序出口)，另一方，采用物理方式能輕易破解，比如拆走硬盤，操作系統(tǒng)雙啟動等。所以這種輕量級的解決方案是不成熟、不可靠的解決方案，它必將被重量級的基于文檔本身的解決方案代替。

　　文檔管理軟件基于文檔安全本身考慮，不同的用戶可以有不同的權(quán)限：用戶是否具有編輯修改的權(quán)限，用戶是否具有打印拷貝的權(quán)限，用戶是否具有只讀查看的權(quán)限，用戶是否具有另存文檔的權(quán)限。泛普在真正意義上實(shí)現(xiàn)文檔防泄密，防拷貝，防打印。

　　(三)版本追蹤，協(xié)同編輯

　　企業(yè)每個(gè)部門每個(gè)員工機(jī)每天會產(chǎn)生無數(shù)文檔，有的正在編輯，有的已經(jīng)完成初稿，有的已經(jīng)被送進(jìn)回收站，在講究辦事效率和互相合作的辦公大環(huán)境下，如何在短時(shí)間內(nèi)向上司提交一份完善的文檔在競爭激烈的商業(yè)中顯得舉足輕重。一個(gè)文檔在很多情況下都是多人同時(shí)使用，甚至編寫、更新，比如一些項(xiàng)目文檔。隨著文檔的一次次更新，你發(fā)給我，我發(fā)給你就變的相當(dāng)頻繁。這些過程如果沒有一個(gè)好的文檔管理辦法，就容易在很多環(huán)節(jié)上出錯(cuò)，又因?yàn)闆]有文檔的操作記錄，最后導(dǎo)致錯(cuò)誤的責(zé)任互相推諉。這樣就不但影響了團(tuán)隊(duì)合作的效率，設(shè)置會給團(tuán)隊(duì)工作帶來極大的障礙。因此，行之有效的文檔管理解決方案也應(yīng)充分考慮如何促進(jìn)協(xié)同工作，提升工作效率。

　　文檔管理軟件能夠完美實(shí)現(xiàn)文檔快速追蹤，文檔正在被哪些用戶編輯，文檔各個(gè)時(shí)期的歷史版本，文檔被哪些用戶查看過。采用服務(wù)器/客戶機(jī)工作模式，管理員在服務(wù)器設(shè)置用戶。用戶在客戶端提交、發(fā)布、編輯、查看共享文檔，所有文檔加密保存在管理端計(jì)算機(jī)上，實(shí)現(xiàn)文檔的統(tǒng)一集中管理。

　　(四)支持海量文檔快速定位

　　如果企業(yè)的絕大大部分文檔都是分散于各個(gè)員工的電腦里，那么文檔丟失的風(fēng)險(xiǎn)是相當(dāng)大的。因?yàn)槲臋n的分散，對于企業(yè)員工獲取文檔、信息，也帶來諸多的不便，有些文檔可能不知道該問誰要，或者某人出差、請假等，都將使得沒法快速便捷地獲取文檔，影響工作效率，對工作帶來不便設(shè)置阻礙。因此，建立企業(yè)的中央文檔數(shù)據(jù)中心是相當(dāng)有必要的。

　　文檔管理軟件將所有的文檔根據(jù)文檔類型，各級部門，群組人員進(jìn)行清晰歸檔統(tǒng)一保存在服務(wù)器電腦上，內(nèi)置強(qiáng)大導(dǎo)航索引欄，一目了然，支持海量文檔快速定位。

　　如何選擇企業(yè)文檔管理軟件?重點(diǎn)還是要考查其功能是否能滿足企業(yè)文檔管理需求。對基本文檔管理系統(tǒng)功能需要做得足夠好，軟件設(shè)計(jì)足夠人性化，便于使用，容易掌握，不能讓軟件成為工作的負(fù)擔(dān)。泛普文檔管理軟件期待您的鑒定。