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警惕e-mail和即時信息的未規(guī)避風險

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來源:泛普軟件

據最新的調查顯示,65%的公司缺少留存e-mail的政策。受調查的公司中,僅有54%進行過某種形式的對e-mail政策的培訓。每5家美國公司中就有1家公司的員工的e-mail曾經被用于訴訟或調查案件中。看看e-mail風險專家如何說。

美國制藥界的巨人美國家用產品公司(American Home Products Corporation, AHP)被罰了35億美元,這是一起對該公司生產的減肥藥Fen-Phen和Redux的共同訴訟的結果。導致這種判決的部分證據是AHP幾個執(zhí)行官之間相互發(fā)送的內部e-mail。單單提供e-mail并不能決定整個案件,但是它卻促使了對AHP的最終判決。

下面是另一個嚴峻的事實:2004年,美國管理協會(AMA)和電子政策協會(ePolicy Institute)對840家公司在工作場所的e-mail和即時信息進行了調查,結果發(fā)現65%的公司缺乏e-mail留存政策,僅有54%的公司進行過某種形式的對e-mail政策的培訓。再加上每5家美國公司中就有1家公司的員工的e-mail曾經被用于訴訟或調查案件中,你一定會對此感到頗為震驚。

Nancy Flynn是ePolicy協會(ePolicy Institute)的創(chuàng)始人和執(zhí)行董事,她正在進行一項任務,旨在減少雇主在即時信息和e-mail方面的風險。在這個領域,Nancy出版了6本書,并且是6月2日到3日在圣何塞舉行的INBOX Email會議的特別演講嘉賓。Flynn強調說,“雇主應該把e-mail和起訴等問題看作是時時刻刻存在的,而不是未來某一天的事?!?/FONT>

服從規(guī)定

金融服務領域產生了許多新的規(guī)定,如HIPAA 和 Sarbanes-Oxley法令,以及證券交易委員會和紐約證券交易所的新規(guī)定,公司現在不得不更加警惕e-mail的風險;公司必須證明,他們依照了這些應用性條款的規(guī)定,采取了適當的措施來留存e-mail和即時信息。據Flynn說,“有些e-mail應該被留存,但有的公司并沒能留存,諸如政權交易委員會那樣的立法委員會已經對此進行了6到7位數的罰款?!?/FONT>

工作場所的訴訟

對那些可以被用作工作場所訴訟的e-mail,公司也要小心保護。據Flynn說,許多公司不了解,e-mail和即時信息是法庭上最重要的證據?!八麄兙拖喈斢陔娮邮澜缋锏腄NA證據?!倍也还苣阆膊幌矚g,有一種東西叫做“代理人義務”,意味著雇主很可能為他們的雇員的行為承擔責任。Flynn承認,“沒有100%無風險的e-mail環(huán)境?!北热?,在一個即時環(huán)境下,你不可能完全控制雇員A對雇員B說的話。但是如果雇員B基于雇員A的e-mail,決定以工作環(huán)境惡劣為由起訴你的公司,你要能夠向法庭證明你采取了適當的措施,防止了訴訟所述的行為的產生。

以下被Flynn叫做e-mail風險管理中的三E方式:

創(chuàng)建(Establish)書面政策, 規(guī)定e-mail和即時信息的用途、內容和留存。

教育(Educate)工作團隊,從暑期實習生一直到首席信息官都是如此。

實施(Enforce)你的政策。你的政策應該包括詳細的e-mail和即時信息的用途、內容和留存政策,而且,你應該采取切實的步驟,用演講示范的方式來教育你的工作團隊。

當被問到公司如何著手執(zhí)行政策時,Flynn回答說,“對于任何違反政策的人,你可以采取紀律規(guī)范,一直可以到解雇?!倍?,她也倡導使用諸如Fortiva Supervision的監(jiān)控技術,以隨機樣本的形式檢測每個使用者的遵守度。

如果雇主采用上述那樣積極的方法來進行風險管理,法庭很難讓公司為訴訟中的行為負責。

不要忘記即時信息

Flynn提醒說,許多公司并不知道,有關留存和內容的政策應該被運用到即時信息中去,即時信息是“渦流發(fā)動的e-mail。我們知道,只有11%的公司安裝了軟件來對他們員工的即時信息使用進行控制和管理。而78%的員工在辦公室里用即時信息交流。這是一個隨時會爆炸的定時炸彈?!?Flynn說,由很多誤解,認為即時信息不是書面的商業(yè)記錄,你可以想說什么就說什么?!坝脩粽J為一旦你關了窗口,信息就沒了,但是這不是真的。即使你不保存信息,和你交談的那個人也許會。而且,如果你的雇員用即時信息傳遞商業(yè)信息,會存在巨大的安全問題。這些信息是通過公共因特網來傳遞的。這些信息可能會包括客戶的社會保障號碼和重要的賬戶信息?!惫椭饕页龉ぷ鲌鏊惺褂眉磿r信息的地方,還有,它們是如何被使用的。

障礙在哪里?

公司對創(chuàng)建和執(zhí)行留存政策之所以猶豫不決,原因之一是成本——軟件的成本,管理人員的成本,等等。但是Flynn說,與6位數的清算費用相比,這些費用很小。而且,訴訟會成為尷尬的頭條新聞,并給公司帶來信譽損失。“還有公司由于不適當使用e-mail被媒體曝光,導致股票下跌的案例?!?/FONT>

來源:AMT

發(fā)布:2007-04-22 10:25    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]