警惕e-mail和即時(shí)信息的未規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

工作場所的訴訟

對那些可以被用作工作場所訴訟的e-mail，公司也要小心保護(hù)。據(jù)Flynn說，許多公司不了解，e-mail和即時(shí)信息是法庭上最重要的證據(jù)?！八麄兙拖喈?dāng)于電子世界里的DNA證據(jù)。”而且不管你喜不喜歡，有一種東西叫做“代理人義務(wù)”，意味著雇主很可能為他們的雇員的行為承擔(dān)責(zé)任。Flynn承認(rèn)，“沒有100%無風(fēng)險(xiǎn)的e-mail環(huán)境?！北热纾谝粋€(gè)即時(shí)環(huán)境下，你不可能完全控制雇員A對雇員B說的話。但是如果雇員B基于雇員A的e-mail，決定以工作環(huán)境惡劣為由起訴你的公司，你要能夠向法庭證明你采取了適當(dāng)?shù)拇胧?，防止了訴訟所述的行為的產(chǎn)生。

以下被Flynn叫做e-mail風(fēng)險(xiǎn)管理中的三E方式：

創(chuàng)建（Establish）書面政策, 規(guī)定e-mail和即時(shí)信息的用途、內(nèi)容和留存。

教育（Educate）工作團(tuán)隊(duì)，從暑期實(shí)習(xí)生一直到首席信息官都是如此。

實(shí)施（Enforce）你的政策。你的政策應(yīng)該包括詳細(xì)的e-mail和即時(shí)信息的用途、內(nèi)容和留存政策，而且，你應(yīng)該采取切實(shí)的步驟，用演講示范的方式來教育你的工作團(tuán)隊(duì)。

當(dāng)被問到公司如何著手執(zhí)行政策時(shí)，F(xiàn)lynn回答說，“對于任何違反政策的人，你可以采取紀(jì)律規(guī)范，一直可以到解雇。”而且，她也倡導(dǎo)使用諸如Fortiva Supervision的監(jiān)控技術(shù)，以隨機(jī)樣本的形式檢測每個(gè)使用者的遵守度。

如果雇主采用上述那樣積極的方法來進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，法庭很難讓公司為訴訟中的行為負(fù)責(zé)。

不要忘記即時(shí)信息

Flynn提醒說，許多公司并不知道，有關(guān)留存和內(nèi)容的政策應(yīng)該被運(yùn)用到即時(shí)信息中去，即時(shí)信息是“渦流發(fā)動的e-mail。我們知道，只有11%的公司安裝了軟件來對他們員工的即時(shí)信息使用進(jìn)行控制和管理。而78%的員工在辦公室里用即時(shí)信息交流。這是一個(gè)隨時(shí)會爆炸的定時(shí)炸彈?！?Flynn說，由很多誤解，認(rèn)為即時(shí)信息不是書面的商業(yè)記錄，你可以想說什么就說什么。“用戶認(rèn)為一旦你關(guān)了窗口,信息就沒了，但是這不是真的。即使你不保存信息，和你交談的那個(gè)人也許會。而且，如果你的雇員用即時(shí)信息傳遞商業(yè)信息，會存在巨大的安全問題。這些信息是通過公共因特網(wǎng)來傳遞的。這些信息可能會包括客戶的社會保障號碼和重要的賬戶信息。”雇主要找出工作場所中使用即時(shí)信息的地方，還有，它們是如何被使用的。

障礙在哪里？

公司對創(chuàng)建和執(zhí)行留存政策之所以猶豫不決，原因之一是成本——軟件的成本，管理人員的成本，等等。但是Flynn說，與6位數(shù)的清算費(fèi)用相比，這些費(fèi)用很小。而且，訴訟會成為尷尬的頭條新聞，并給公司帶來信譽(yù)損失。“還有公司由于不適當(dāng)使用e-mail被媒體曝光，導(dǎo)致股票下跌的案例?！?/FONT>