企業(yè)的管理水平和合肥OA差距到底有多大

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為什么在合肥OA系統(tǒng)進(jìn)行演示時(shí)，流程都跑的都很流暢;但是，一到用戶手中，使用時(shí)，就全變了味。這其中的奧妙在于哪里呢?這是因?yàn)楹戏蔕A系統(tǒng)在演示時(shí)，都沒(méi)有考慮例外情況。而企業(yè)日常活動(dòng)中，總難免會(huì)出現(xiàn)意外情況，而這些意外情況，合肥OA一般都規(guī)定了比較嚴(yán)格的處理要求。但是，實(shí)際上，企業(yè)日常管理達(dá)不到這個(gè)要求。

也就是說(shuō)，企業(yè)的管理水平跟合肥OA的要求還有一段差據(jù)。但是，兩者的差據(jù)到底有多少呢?也沒(méi)有人專門作過(guò)統(tǒng)計(jì)。今天我就做個(gè)始作俑者，來(lái)總結(jié)一下，企業(yè)一般由于各種因素的限制，在哪些方面，沒(méi)有達(dá)到合肥OA大人的要求。

一、原材料入庫(kù)與領(lǐng)料的矛盾

如一筆原材料，在1月5日晚上8點(diǎn)，供應(yīng)商送到企業(yè)，但是，員工都下班了，只剩下一個(gè)倉(cāng)庫(kù)值班員在上班，其不會(huì)進(jìn)行合肥OA的相關(guān)操作。若平時(shí)，可以在第二天下班再補(bǔ)單據(jù)，但是，有可能這筆材料是急料，生產(chǎn)部門1月5日晚上10點(diǎn)就需要安排生產(chǎn)，需要用到這筆材料。企業(yè)往往沒(méi)在系統(tǒng)中開(kāi)單據(jù)的情況下，就直接從倉(cāng)庫(kù)中領(lǐng)料。若沒(méi)有前者情況的發(fā)生，直接領(lǐng)料第二天補(bǔ)料也沒(méi)有多大關(guān)系，只要用戶不要忘記就可以了。但是，若兩者同時(shí)發(fā)生，就有點(diǎn)麻煩了。一是因?yàn)橥还P材料，有兩張單據(jù)需要補(bǔ)錄，其前后有嚴(yán)格的順序要求，如必須先補(bǔ)錄原材料錄入單，再補(bǔ)錄原材料領(lǐng)料單，若兩者的順序搞錯(cuò)，要么領(lǐng)料單無(wú)法審核，要么會(huì)出現(xiàn)負(fù)庫(kù)存，從而影響合肥OA系統(tǒng)的使用效益;二是若用戶忘記了，則麻煩更加大了。我遇到一個(gè)客戶，他們?cè)牧先霂?kù)單跟領(lǐng)料單因?yàn)樯鲜鲞@種情況，剛好沒(méi)有錄入單據(jù)，恰巧的是，事后都忘記了這件事的存在，而因?yàn)楣?yīng)商送的材料跟用戶領(lǐng)的材料數(shù)量恰好一樣，所以，倉(cāng)庫(kù)中也沒(méi)有剩余材料的存在，結(jié)果呢，在對(duì)賬時(shí)，才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商送過(guò)這批材料。事后，查了好久，才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)在生產(chǎn)線上用掉了。

在很多企業(yè)，這種情況都普遍存在，因?yàn)?，在晚上的話，一般都沒(méi)有文員值班，也就是說(shuō)，合肥OA系統(tǒng)操作員不能夠時(shí)刻就位，這就會(huì)導(dǎo)致合肥OA系統(tǒng)的單據(jù)無(wú)法及時(shí)錄入。而這跟合肥OA系統(tǒng)的單據(jù)及時(shí)錄入的原則相違背。顯然，若一味的追求單據(jù)的及時(shí)錄入，就會(huì)加大企業(yè)的管理成本，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，可能是一種得不償失的行為，企業(yè)明顯不會(huì)答應(yīng)。那該如何調(diào)和這兩者之間的矛盾呢?

筆者認(rèn)為，可以采取如下這幾種方案。

1、當(dāng)合肥OA操作員不能就位時(shí)，如員工下班后進(jìn)行的一些交易，先用手工單據(jù)代替，第二天上班后，再在系統(tǒng)中補(bǔ)錄。不過(guò)，在實(shí)際操作時(shí)，還是需要注意一點(diǎn)，就是時(shí)間上面的問(wèn)題。用戶在第二天一上班，做的第一件工作，就是把單據(jù)錄入系統(tǒng)。同時(shí)，有些單據(jù)還要注意先后順序。如上面的的單據(jù)，原材料入庫(kù)單跟領(lǐng)料單就有先后順序的要求，遇到這種有時(shí)間要求的單據(jù)，我們一般可以如此做，對(duì)各個(gè)部門設(shè)立時(shí)間的限制。如對(duì)于倉(cāng)庫(kù)部門，要求在第二天上班后，半個(gè)小時(shí)內(nèi)，把昨天晚上的交易單據(jù)補(bǔ)齊;而生產(chǎn)部門，則在接下去的半個(gè)小時(shí)內(nèi)，把單據(jù)補(bǔ)全，如此，就不會(huì)發(fā)生負(fù)庫(kù)存或者單據(jù)無(wú)法審核的問(wèn)題了。

2、可以對(duì)一些員工進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)。雖然一線的操作員，不怎么會(huì)利用電腦，但是，稍加培訓(xùn)后，其還是可以進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的操作，如單據(jù)的生成等等，當(dāng)然，企業(yè)在排班時(shí)，也可以做一些調(diào)整，把那些有一定電腦基礎(chǔ)的員工，排在不同的班次。其次，可以給他們開(kāi)單據(jù)的權(quán)限，而沒(méi)有審核的權(quán)限。如此，第二天上班后，其他人員可以對(duì)他們開(kāi)的單據(jù)校對(duì)一次，看看有沒(méi)有錯(cuò)誤，校對(duì)無(wú)誤后，在審核。如此做，可以防止員工漏開(kāi)單據(jù)。

二、采購(gòu)價(jià)格無(wú)法確定如何處理

當(dāng)前由于原材料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)大，所以，有些企業(yè)，在采購(gòu)單下發(fā)時(shí)，都不能確定采購(gòu)價(jià)格，甚至在原材料到達(dá)企業(yè)時(shí)，還無(wú)法確定價(jià)格，只有在對(duì)賬時(shí)，才能最后確定價(jià)格。這也是不符合合肥OA的精神的。

對(duì)于這種情況，一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)可以先估計(jì)一個(gè)價(jià)格，然后先以這個(gè)價(jià)格下單，然后，再在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)修改價(jià)格。但是，有些用戶害怕變更麻煩，所以，寧可在下單的時(shí)候，先不審核采購(gòu)單，等價(jià)格確定后，再修改價(jià)格，然后審核采購(gòu)單。如此，不是很合理，一方面，可能在原材料入庫(kù)時(shí)，價(jià)格還沒(méi)有確定，而采購(gòu)單沒(méi)審核的話，入庫(kù)單就無(wú)法開(kāi);另一方面，在采購(gòu)單沒(méi)有審核的情況下，采購(gòu)單可以被隨意的更改，無(wú)論是有意的、還是無(wú)意的更改，都具有風(fēng)險(xiǎn)。