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企業(yè)的管理水平和合肥OA差距到底有多大
為什么在合肥OA系統(tǒng)進行演示時,流程都跑的都很流暢;但是,一到用戶手中,使用時,就全變了味。這其中的奧妙在于哪里呢?這是因為合肥OA系統(tǒng)在演示時,都沒有考慮例外情況。而企業(yè)日?;顒又?,總難免會出現(xiàn)意外情況,而這些意外情況,合肥OA一般都規(guī)定了比較嚴格的處理要求。但是,實際上,企業(yè)日常管理達不到這個要求。
也就是說,企業(yè)的管理水平跟合肥OA的要求還有一段差據(jù)。但是,兩者的差據(jù)到底有多少呢?也沒有人專門作過統(tǒng)計。今天我就做個始作俑者,來總結(jié)一下,企業(yè)一般由于各種因素的限制,在哪些方面,沒有達到合肥OA大人的要求。
一、原材料入庫與領料的矛盾
如一筆原材料,在1月5日晚上8點,供應商送到企業(yè),但是,員工都下班了,只剩下一個倉庫值班員在上班,其不會進行合肥OA的相關操作。若平時,可以在第二天下班再補單據(jù),但是,有可能這筆材料是急料,生產(chǎn)部門1月5日晚上10點就需要安排生產(chǎn),需要用到這筆材料。企業(yè)往往沒在系統(tǒng)中開單據(jù)的情況下,就直接從倉庫中領料。若沒有前者情況的發(fā)生,直接領料第二天補料也沒有多大關系,只要用戶不要忘記就可以了。但是,若兩者同時發(fā)生,就有點麻煩了。一是因為同一筆材料,有兩張單據(jù)需要補錄,其前后有嚴格的順序要求,如必須先補錄原材料錄入單,再補錄原材料領料單,若兩者的順序搞錯,要么領料單無法審核,要么會出現(xiàn)負庫存,從而影響合肥OA系統(tǒng)的使用效益;二是若用戶忘記了,則麻煩更加大了。我遇到一個客戶,他們原材料入庫單跟領料單因為上述這種情況,剛好沒有錄入單據(jù),恰巧的是,事后都忘記了這件事的存在,而因為供應商送的材料跟用戶領的材料數(shù)量恰好一樣,所以,倉庫中也沒有剩余材料的存在,結(jié)果呢,在對賬時,才發(fā)現(xiàn)供應商送過這批材料。事后,查了好久,才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)在生產(chǎn)線上用掉了。
在很多企業(yè),這種情況都普遍存在,因為,在晚上的話,一般都沒有文員值班,也就是說,合肥OA系統(tǒng)操作員不能夠時刻就位,這就會導致合肥OA系統(tǒng)的單據(jù)無法及時錄入。而這跟合肥OA系統(tǒng)的單據(jù)及時錄入的原則相違背。顯然,若一味的追求單據(jù)的及時錄入,就會加大企業(yè)的管理成本,對于企業(yè)來說,可能是一種得不償失的行為,企業(yè)明顯不會答應。那該如何調(diào)和這兩者之間的矛盾呢?
筆者認為,可以采取如下這幾種方案。
1、當合肥OA操作員不能就位時,如員工下班后進行的一些交易,先用手工單據(jù)代替,第二天上班后,再在系統(tǒng)中補錄。不過,在實際操作時,還是需要注意一點,就是時間上面的問題。用戶在第二天一上班,做的第一件工作,就是把單據(jù)錄入系統(tǒng)。同時,有些單據(jù)還要注意先后順序。如上面的的單據(jù),原材料入庫單跟領料單就有先后順序的要求,遇到這種有時間要求的單據(jù),我們一般可以如此做,對各個部門設立時間的限制。如對于倉庫部門,要求在第二天上班后,半個小時內(nèi),把昨天晚上的交易單據(jù)補齊;而生產(chǎn)部門,則在接下去的半個小時內(nèi),把單據(jù)補全,如此,就不會發(fā)生負庫存或者單據(jù)無法審核的問題了。
2、可以對一些員工進行簡單的培訓。雖然一線的操作員,不怎么會利用電腦,但是,稍加培訓后,其還是可以進行一些簡單的操作,如單據(jù)的生成等等,當然,企業(yè)在排班時,也可以做一些調(diào)整,把那些有一定電腦基礎的員工,排在不同的班次。其次,可以給他們開單據(jù)的權(quán)限,而沒有審核的權(quán)限。如此,第二天上班后,其他人員可以對他們開的單據(jù)校對一次,看看有沒有錯誤,校對無誤后,在審核。如此做,可以防止員工漏開單據(jù)。
二、采購價格無法確定如何處理
當前由于原材料市場價格波動大,所以,有些企業(yè),在采購單下發(fā)時,都不能確定采購價格,甚至在原材料到達企業(yè)時,還無法確定價格,只有在對賬時,才能最后確定價格。這也是不符合合肥OA的精神的。
對于這種情況,一般來說,企業(yè)可以先估計一個價格,然后先以這個價格下單,然后,再在恰當?shù)臅r機修改價格。但是,有些用戶害怕變更麻煩,所以,寧可在下單的時候,先不審核采購單,等價格確定后,再修改價格,然后審核采購單。如此,不是很合理,一方面,可能在原材料入庫時,價格還沒有確定,而采購單沒審核的話,入庫單就無法開;另一方面,在采購單沒有審核的情況下,采購單可以被隨意的更改,無論是有意的、還是無意的更改,都具有風險。
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