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工程檔案管理軟件的應用原理及作用
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伴隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，建筑資料管理方法也產生很大的變化，從傳統(tǒng)的的檔案保管向智能化檔案保管全過程已不可避免。怎樣在新的態(tài)勢下，加強檔案資料數字化管理，充足研發(fā)和運用工程檔案管理軟件也變成人們關心和考慮的話題討論。
一、工程檔案管理軟件的運用基本原理：
1、工程檔案管理軟件將工程施工管理中相關品質動態(tài)控制的各類文檔.檢驗數據信息等品質保證材料在電子計算機中開展儲存.查看.解決，充分利用網絡開展相關資料的在網上送檢.審核.品質簽認工作中，完成施工質量的動態(tài)控制，減少報審周期時間，保證管理資料的電子化紀錄和全自動存檔梳理。
2、根據依靠電子計算機進行數據信息鍵入.導出及復印作用，將繁雜.混亂的材料定編.梳理和查看工作中越來越簡易.輕輕松松和井然有序，使材料管理者可以便捷和便捷地定編各種各樣施工工藝用表，明顯提高效益。
3、根據系統(tǒng)軟件標準和合理的材料管理體系，可以集中體現工程施工管理的程序化交易規(guī)范性和系統(tǒng)化，讓施工資料可以真真正正詳細體現工程施工流程的實際情況，進而協(xié)助各相關責任人能夠更好地掌握和把握施工質量，保證建筑項目的質量管理，提升建設項目的品質管理能力。
二、泛普軟件工程檔案管理軟件的作用
1、提高工作效率
檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源;如發(fā)現漏輸的檔案信息，
可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。
2、能夠更好地開發(fā)檔案內容信息
應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。
檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發(fā)揮更大的作用。
3、更好地實現檔案保密功能
一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。
檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。
過去工程項目施工技術資料的搜集整理，一直以來以人力填寫.手工制作測算.打印紙張傳送的傳統(tǒng)式方法開展管理方法。現如今可以選用工程檔案管理軟件，逐步推進工程項目施工技術資料的“自動化技術.電子化”，進行材料在小區(qū)業(yè)主.工程監(jiān)理和施工方相互之間的全過程動態(tài)性網絡化管理和工程施工質量的實時監(jiān)控系統(tǒng)。
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