用南京OA盤點功能提高庫存準(zhǔn)確性

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如何保證庫存數(shù)量及時、準(zhǔn)確，是困擾企業(yè)管理者，特別是倉庫管理員的一個問題。因為，庫存的準(zhǔn)確性對于企業(yè)安排生產(chǎn)計劃、采購計劃非常重要，一不小心，就可能因為庫存數(shù)量不準(zhǔn)，導(dǎo)致生產(chǎn)線無料生產(chǎn)、倉庫無料可出、銷售無料可賣的三無境地。

雖然說，庫存數(shù)量主要依靠管理，但是，南京OA系統(tǒng)仍然設(shè)計了一些比較實用的管理工具，來幫助企業(yè)用戶提高庫存的準(zhǔn)確性。庫存盤點，就是一項非常實用的功能。企業(yè)定時對庫存進(jìn)行盤點是必須的，一般企業(yè)，可能半年盤點一次，也可能一年盤點一次。但是，無論盤點頻率是多少，我們都知道盤點是一項大工作，而且，對于企業(yè)正常生產(chǎn)的影響也很大。接下去，我就帶大家去看看，南京OA系統(tǒng)如何幫助企業(yè)用戶做好庫存盤點工作，保障庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

一、 循環(huán)盤點，幫助用戶切蛋糕。

循環(huán)盤點就像分吃一塊大蛋糕，若要一口吃完，可能有點累。但是，若把蛋糕切成一小塊一小塊地吃，今天吃一塊，明天吃一塊，那就不會累。它是把企業(yè)的庫存產(chǎn)品按種類或隨機(jī)分成幾類，一次只盤點一類，如此循環(huán)下去。循環(huán)盤點雖不能減輕盤點工作量，但是，可以把盤點工作量進(jìn)行分解。如，企業(yè)若要盤點整個倉庫的庫存，可能需要二天的時間，但是，利用循環(huán)盤點，則可把工作量變?yōu)?個半天，如此，就可把對于企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的影響降至最少。

循環(huán)盤點，現(xiàn)在在企業(yè)中利用也是比較廣泛的。如有時候企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)比較急，但是又到了盤點的時候，生產(chǎn)是不能停止的，此時，就可以利用循環(huán)盤點。每周或每個月、每個季度對于某些零件進(jìn)行盤點，如此，經(jīng)過一段時間后，就可以盤點完全的不庫存，實現(xiàn)庫存的準(zhǔn)確性。

對于一些價值比較高的產(chǎn)品，可能半年盤點一次還不夠，需要半個月盤點一次。而每次盤點前的資料準(zhǔn)備、盤點后的帳務(wù)處理就非常麻煩。利用南京OA的循環(huán)盤點功能，這些都不成問題。盤點要用的相關(guān)資料及盤點后的帳目調(diào)整，南京OA都可以幫助用戶解決。用戶只需要簡單的點幾下鼠標(biāo)即可。

循環(huán)盤點的注意事項：

1、循環(huán)盤點既可以按類進(jìn)行循環(huán)，也可以讓系統(tǒng)自動幫助分類。不管類別怎么分、循環(huán)頻率怎么設(shè)，需要注意一點，就是不要有所遺漏。若分類時遺漏了某些材料，則無法對這些材料進(jìn)行盤點，所以，無法對于這些材料的庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性做出保障。

2、循環(huán)盤點的頻率。頻率多少，一個星期一次還是一個月一次，都可以由企業(yè)根據(jù)實際情況來定。不過，要注意一點，就是最好根據(jù)材料的重要性等因素來設(shè)置循環(huán)頻率。如對于一些滯料或者低值易耗品若按每個月一次的循環(huán)頻率，就顯得有點小題大做了;而對于一些價值高材料或者經(jīng)常用到的材料，若一年盤點一次，就又太不重視它了。所以，企業(yè)要根據(jù)材料的性質(zhì)、對企業(yè)的影響程度等因素，考慮盤點的頻率。

3、一年一次的大盤點不可少。雖然在平時，對材料進(jìn)行循環(huán)盤點?？赡芤荒陜?nèi)，對有些材料的盤點還不止一次。但是，在年末，本人認(rèn)為，一年一次的大盤點還是不可少。在循環(huán)盤點的時候，可以不考慮在產(chǎn)品、不考慮車間材料，但在一年一次大盤點時，公司還是要停止生產(chǎn)，對公司上下，全部資產(chǎn)，包括庫存存貨及固定資產(chǎn)，都進(jìn)行盤點。因為循環(huán)盤點一般都不關(guān)注車間的東西，如已經(jīng)領(lǐng)出去的材料或者在產(chǎn)品，所以，為了保證庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，大盤點是必須的。

4、在循環(huán)盤點的過程中，南京OA系統(tǒng)為了保證盤點數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，會對盤點的材料鎖定處理。也就是說，在盤點沒有結(jié)束以前，今天要盤點的料在南京OA系統(tǒng)中是不能交易的。而在實際中，也最好如此處理。如可以對實現(xiàn)需要盤點的料，進(jìn)行標(biāo)記，以示區(qū)別。但是，有時候，確實需要用到這種料。若現(xiàn)在生產(chǎn)不領(lǐng)料，則會影響生產(chǎn)完工日期，銷售訂單無法交貨。遇到這種情況時，一般可以在領(lǐng)出去的材料上，打張白條，寫上領(lǐng)料數(shù)量。不過，這只是不得已而為之的方法，最好不要用。

二、 不定時抽盤。

有時候，出于某種需要，會對企業(yè)的庫存材料進(jìn)行抽盤。如會計事務(wù)所有時候在審查企業(yè)帳目時，會對企業(yè)的材料進(jìn)行抽盤;集團(tuán)公司也可能不定時地對底下各公司的庫存進(jìn)行抽盤;公司也可能要對設(shè)立在外面的門市部、銷售柜臺進(jìn)行不定時抽盤。

抽盤沒有固定的時間和規(guī)律，最重要的是如何確定抽盤的產(chǎn)品，這一般也是根據(jù)材料的性質(zhì)來確定。若對一些輔助材料進(jìn)行抽盤，那就沒有必要;固定資產(chǎn)、機(jī)器設(shè)備等一般也沒有抽盤的必要。所以，利用南京OA的抽盤功能進(jìn)行抽盤管理時，首先要設(shè)置好抽盤的“抽獎池”。不是每種材料都有這么好的待遇，只有在抽獎池里的材料，才有被選中的可能。若采用南京OA系統(tǒng)自帶的隨機(jī)抽選抽盤材料時，只要用戶輸入要抽盤材料的數(shù)量，南京OA系統(tǒng)就可以幫助用戶隨機(jī)地抽選材料，而這些材料的來源，當(dāng)然是來自于這個抽獎池。若是用戶自己選擇，則在抽盤單上能夠顯示的產(chǎn)品，也都是一些在抽獎池里的產(chǎn)品。

另外，南京OA還提供了一個小功能。就是提醒用戶，抽盤的材料中，要不要包含庫存數(shù)量為零的材料。也就是說，南京OA帳上若庫存數(shù)量為零的產(chǎn)品，是不是在抽盤的范圍之內(nèi)。一般默認(rèn)的情況，是不用的。因為庫存都沒有實物，也就沒有盤點的必要。但有時，帳可能跟實際不符。帳上雖然沒有，但是，可能庫存里有，有可能這還是他們的小金庫。所以，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求考慮是否要把帳上沒有數(shù)量的產(chǎn)品也考慮到盤點的范圍之內(nèi)。

三、 企業(yè)管理實務(wù)要配合南京OA作業(yè)。

南京OA盤點功能設(shè)計的再好，若沒有用戶的積極配合，那也是沒有用的。雖然，南京OA庫存盤點功能要想利用得好，還是需要用戶配合的。（SYS論壇整理）