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以信息化推動(dòng)國(guó)企績(jī)效管理落地
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績(jī)效管理作為人力資源管理的核心,作為企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施和人才開(kāi)發(fā)的重要手段,已經(jīng)得到越來(lái)越多國(guó)有企業(yè)的高度重視。但是,很多國(guó)有企業(yè)在引入績(jī)效管理體系之后,卻往往遭遇到嚴(yán)重的“執(zhí)行難”問(wèn)題:耗費(fèi)大量金錢和精力建立起的績(jī)效管理體系,在執(zhí)行中卻大打折扣、難以發(fā)揮實(shí)際效用。除了制度本身的科學(xué)性和可操作性之外,績(jī)效管理實(shí)施過(guò)程是影響績(jī)效管理效果的最關(guān)鍵因素。盡管國(guó)有企業(yè)的情況千差萬(wàn)別,但是從總體上說(shuō)績(jī)效管理實(shí)施問(wèn)題卻具有一定普遍性。
一、國(guó)有企業(yè)績(jī)效管理實(shí)施中的典型問(wèn)題
(一)績(jī)效管理理念難以落地
在制定績(jī)效管理制度的過(guò)程中,企業(yè)都根據(jù)自身特點(diǎn)將各類績(jī)效管理理念融入其中;但是在實(shí)際實(shí)施中,這些理念大部分并沒(méi)有得到有效貫徹,理念“天上飄”、執(zhí)行“地上爬”是常見(jiàn)狀態(tài)。
比如,現(xiàn)在很多企業(yè)都認(rèn)識(shí)到績(jī)效管理與績(jī)效考核的差異,前者是持續(xù)溝通的完整的PDCA過(guò)程,而后者則只是績(jī)效管理的一個(gè)階段;但事實(shí)上,在很多國(guó)企的績(jī)效管理在執(zhí)行中仍然被縮減為簡(jiǎn)單的期末考核、打分。再如,績(jī)效結(jié)果溝通反饋是提升員工能力、改善績(jī)效的重要步驟,但是大多數(shù)管理者卻往往敷衍了事,很難起到實(shí)際作用。
(二)復(fù)雜的人為因素影響了績(jī)效管理的公正性
績(jī)效管理實(shí)施中存在復(fù)雜的人為影響因素,諸如寬厚誤差、苛嚴(yán)誤差、集中傾向、暈輪效應(yīng)等成為影響績(jī)效管理公正性的主要障礙。而在某些國(guó)有企業(yè),由于復(fù)雜的人際關(guān)系和公司政治,人為因素影響更為嚴(yán)重,績(jī)效管理的公正性受到很大制約。
因此,很多企業(yè)建立了績(jī)效結(jié)果審核和申訴機(jī)制對(duì)此進(jìn)行控制,但這些手段屬于事后補(bǔ)救措施,還往往需要人力資源部門耗費(fèi)大量時(shí)間、精力進(jìn)行審查。
(三)績(jī)效管理遭遇直線經(jīng)理 “軟抵觸”
所有人都在說(shuō)“直線經(jīng)理是人力資源管理的主體”,但是直線經(jīng)理的對(duì)績(jī)效管理的主動(dòng)性和參與度并不高。在企業(yè)中經(jīng)常發(fā)生的情況是,績(jī)效專員向直線經(jīng)理催繳績(jī)效表格,而直線經(jīng)理則以工作太忙為托詞;最終可能會(huì)演變?yōu)?,直線經(jīng)理走過(guò)場(chǎng)、隨意打分、把表格提交人力資源部了事,而人力資源部也只好無(wú)奈地認(rèn)可這一現(xiàn)實(shí)。
(四)績(jī)效管理執(zhí)行力衰減
《中國(guó)人力資源發(fā)展報(bào)告》在大量調(diào)查的基礎(chǔ)上指出:國(guó)有企業(yè)建立績(jī)效考核制度和實(shí)施考核的面較廣,但執(zhí)行不力,實(shí)施效果一般。在很多企業(yè),績(jī)效管理普遍經(jīng)歷了一個(gè)從備受關(guān)注到失望、形式主義的過(guò)程。其原因固然是多方面的,但其中一個(gè)重要原因是不可忽視的,即績(jī)效管理的執(zhí)行力問(wèn)題。
在傳統(tǒng)的紙筆績(jī)效管理操作方式下,非常容易發(fā)生績(jī)效各環(huán)節(jié)執(zhí)行不到位的問(wèn)題。在導(dǎo)入績(jī)效管理初期,高層重視、人力資源部積極推動(dòng)、各方面普遍關(guān)注,因此執(zhí)行效果較好;而隨著各方面的積極性消退,績(jī)效管理執(zhí)行力度減弱,最終滑向形式主義。
二、績(jī)效管理成本與執(zhí)行效果悖論
上述各種問(wèn)題都可以從管理效能和管理成本中找到原因。首先必須承認(rèn),績(jī)效管理會(huì)導(dǎo)致管理成本的增加,當(dāng)然這里所說(shuō)的管理成本并非僅指財(cái)務(wù)概念,還包括績(jī)效管理過(guò)程對(duì)管理者及員工精力和時(shí)間的占用;當(dāng)然還應(yīng)當(dāng)包括由于績(jī)效管理流于形式所導(dǎo)致的機(jī)會(huì)成本。
這是很多管理者對(duì)績(jī)效管理抱有消極態(tài)度的重要原因,固然有對(duì)績(jī)效管理認(rèn)識(shí)上的偏差,但不可回避的是績(jī)效管理成本巨大讓各級(jí)管理者望而卻步。各級(jí)管理者所采用的應(yīng)對(duì)方式是:盡量降低績(jī)效管理的成本,亦即在績(jī)效管理上花費(fèi)非常少的時(shí)間和精力,因而績(jī)效管理過(guò)程也就非常粗略,這種情況就是很多人所說(shuō)的績(jī)效管理流于形式主義的情形。
因此,要讓績(jī)效管理有效運(yùn)轉(zhuǎn),其核心是降低績(jī)效管理成本,同時(shí)又提高精細(xì)化程度,保證績(jī)效管理的有效性。顯然,在紙筆操作方式下,上面的兩全其美是不成立的,因?yàn)榭?jī)效管理精細(xì)化程度提高必然帶來(lái)績(jī)效管理成本上升;而在信息化手段支持下,將流程、表單預(yù)置到信息系統(tǒng)中,將大量耗時(shí)費(fèi)力的手工操作交給操作系統(tǒng)自動(dòng)完成,這一矛盾就得以解決。
三、以信息化手段助推績(jī)效管理體系執(zhí)行
(一)以信息化落地績(jī)效管理理念
任何管理理念都只有轉(zhuǎn)化為具體的管理行為才能實(shí)現(xiàn)落地,這一轉(zhuǎn)化過(guò)程必須依靠機(jī)制、制度、流程和技術(shù)四個(gè)層面的系統(tǒng)建設(shè)。但在很多企業(yè),雖然一項(xiàng)管理理念已經(jīng)轉(zhuǎn)化為制度,但缺少具體的績(jī)效管理流程和技術(shù)。
例如,績(jī)效管理中強(qiáng)調(diào)在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中上下級(jí)之間的持續(xù)溝通,雖然這一點(diǎn)也在很多企業(yè)的績(jī)效制度中作出了明確規(guī)定,但是卻沒(méi)有可以執(zhí)行的流程和技術(shù)(如表單等),而且監(jiān)督成本非常高;而在信息化手段下,該溝通過(guò)程可以通過(guò)eHR系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn):
1、首先員工可以通過(guò)系統(tǒng)中的日?qǐng)?bào)、周報(bào)以及工作進(jìn)度匯報(bào)等工具向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)度;并且,員工可將工作成果作為日?qǐng)?bào)、周報(bào)附件上傳給直接上級(jí);
2、上級(jí)也可以通過(guò)該系統(tǒng)工具對(duì)員工進(jìn)行反饋、指導(dǎo);
3、更重要的是,可以將各類表單工具預(yù)置到系統(tǒng)中,而且該溝通成本很低。
而且,基于信息系統(tǒng)的上下級(jí)溝通方式突破了時(shí)間和空間的限制,可以隨時(shí)、隨地進(jìn)行。當(dāng)然這種間接溝通無(wú)法取代面對(duì)面的直接溝通,但卻可以降低溝通成本、提高溝通便利性、成為直接溝通的良好補(bǔ)充。
總之,各種績(jī)效管理理念都可以通過(guò)進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為具體的流程和技術(shù)而在eHR系統(tǒng)中得以貫徹和執(zhí)行。
(二)以信息化降低績(jī)效管理成本
績(jī)效管理成本常常為企業(yè)所忽略,但卻是影響績(jī)效管理執(zhí)行的一個(gè)關(guān)鍵因素。在傳統(tǒng)的紙筆操作模式下,諸如人工發(fā)放表格、考核主體填寫、考核表回收、統(tǒng)計(jì)和計(jì)算等,績(jī)效管理過(guò)程工作量巨大,而且在此過(guò)程中差錯(cuò)難以避免。
而這些工作正是信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)所在:系統(tǒng)可以根據(jù)設(shè)定將各考核主體應(yīng)進(jìn)行的評(píng)價(jià)任務(wù)自動(dòng)推送到其辦公系統(tǒng)桌面、進(jìn)行提醒;考核主體可在系統(tǒng)中對(duì)考核對(duì)象進(jìn)行評(píng)價(jià);評(píng)價(jià)完畢各類數(shù)據(jù)自動(dòng)存儲(chǔ)到服務(wù)器中,并自動(dòng)按主體完成統(tǒng)計(jì)、計(jì)算;績(jī)效管理人員還可以通過(guò)系統(tǒng)查看考核工作進(jìn)程。上述過(guò)程完全通過(guò)eHR系統(tǒng)實(shí)現(xiàn),大量事務(wù)性工作都交由系統(tǒng)完成,且消除了差錯(cuò),因而極大地降低了績(jī)效管理成本。管理成本降低的直接結(jié)果是,一方面績(jī)效管理更容易推行,另一方面是使直線經(jīng)理和人力資源管理人員能夠有更多精力從事增值性工作。
另外,很多企業(yè)在全國(guó)各地具有分支機(jī)構(gòu),其考核成本更高。如英大財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司,總部位于北京,而全國(guó)多地設(shè)有分支機(jī)構(gòu),對(duì)于分支結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)人的考核由總部統(tǒng)一進(jìn)行;在考核時(shí),先由總部向各地用特快專遞寄出考核表,然后分支機(jī)構(gòu)填寫完畢再寄回總部;該過(guò)程耗時(shí)費(fèi)力、而且常常延期。而在部署宏景eHR軟件后,由于系統(tǒng)基于BS架構(gòu)設(shè)計(jì),各分支結(jié)構(gòu)只需遠(yuǎn)程登錄internet即可實(shí)現(xiàn)打分評(píng)價(jià)。原來(lái)需要兩周才能完成的考核工作現(xiàn)在兩天內(nèi)即可完成,這無(wú)疑極大地將人力資源部從行政事務(wù)性工作之中解放出來(lái)。
(三)以信息化限制人為因素影響
績(jī)效管理中的人為因素以及由此造成的各類誤差非常普遍,影響了考核公正性。為了避免這些因素,比如寬容或苛嚴(yán)誤差、趨中趨勢(shì),很多企業(yè)采用了強(qiáng)制分布方法,但是在執(zhí)行中卻需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去核查各級(jí)管理者是否按照制度要求確定了績(jī)效結(jié)果等級(jí),還需要再次要求相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)整。
民族證券也采取了強(qiáng)制分布的方法,利用宏景eHR系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)分參數(shù)設(shè)置,設(shè)定各考核等級(jí)的比例和人數(shù)上限,如果打分情況與此不符,系統(tǒng)就會(huì)不接受該結(jié)果提交。這樣就避免了人資部門耗費(fèi)大量精力核查打分結(jié)果是否符合制度要求。
當(dāng)然必須承認(rèn),信息化手段能夠在很大程度上降低人為因素對(duì)績(jī)效結(jié)果公正性的影響,但是并不可能完全消除。
(四)以信息化強(qiáng)化績(jī)效管理執(zhí)行
在傳統(tǒng)紙筆操作模式下,起動(dòng)并完成一次績(jī)效管理過(guò)程都需要大量的人際過(guò)程,比如人力資源要發(fā)布通知、監(jiān)控進(jìn)程以及各部門上下級(jí)之間按指令完成相關(guān)過(guò)程。
在信息化條件下,企業(yè)績(jī)效管理體系轉(zhuǎn)化為信息化流程,并與企業(yè)其他管理系統(tǒng)(如OA系統(tǒng))集成,這時(shí)上述過(guò)程是信息系統(tǒng)按預(yù)先設(shè)定自動(dòng)流轉(zhuǎn)。比如,當(dāng)績(jī)效管理開(kāi)始,績(jī)效專員只需在系統(tǒng)內(nèi)點(diǎn)擊鼠標(biāo)、啟動(dòng)該過(guò)程;系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)向相關(guān)人員預(yù)警,提示其完成績(jī)效計(jì)劃;而員工完成計(jì)劃初稿,點(diǎn)擊提交,則該計(jì)劃自動(dòng)流轉(zhuǎn)到直接上級(jí)處進(jìn)行修改、確認(rèn),當(dāng)然系統(tǒng)同樣會(huì)自動(dòng)提示;在績(jī)效管理期末,績(jī)效專員也只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)、啟動(dòng)評(píng)價(jià)過(guò)程,系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)提示相關(guān)人員進(jìn)行打分。
流程信息化、自動(dòng)化的意義就在于把大量的柔性人際過(guò)程轉(zhuǎn)化為剛性的系統(tǒng)流程,保證績(jī)效管理執(zhí)行的一貫性,不會(huì)由于人員懈怠而走向形式化,從而增強(qiáng)了績(jī)效管理的執(zhí)行力。
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