將經(jīng)驗(yàn)和信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力

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將經(jīng)驗(yàn)和信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力 

 張振民

    在“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”年代，知識(shí)等于財(cái)富，知識(shí)管理與財(cái)產(chǎn)管理享有同等重要的地位。

    企業(yè)與知識(shí)管理

     長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)內(nèi)企業(yè)的員工每承接一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)，總是習(xí)慣于一切從零做起，幾乎完全沒(méi)有利用企業(yè)內(nèi)部其他同事的工作成果。這樣給企業(yè)所造成的總的損失就是員工個(gè)人完成單個(gè)項(xiàng)目所造成的損失乘以企業(yè)的員工總數(shù)。這個(gè)數(shù)字是驚人的，這種現(xiàn)象的存在使得知識(shí)管理目前在國(guó)內(nèi)火爆異常。可以說(shuō)，實(shí)施知識(shí)管理是將經(jīng)驗(yàn)和信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的不二法門。

    針對(duì)這股知識(shí)管理的熱潮，國(guó)內(nèi)不少的軟件企業(yè)也順勢(shì)推出了許多與知識(shí)管理相關(guān)聯(lián)的辦公自動(dòng)化、CRM、ERP、SCM等系統(tǒng)，但這些軟件會(huì)使人們片面地理解知識(shí)管理這個(gè)概念，而忽略知識(shí)管理的精華所在。IBM知識(shí)管理研究院院長(zhǎng)拉里·普魯薩克認(rèn)為知識(shí)是“一種經(jīng)驗(yàn)、價(jià)值、連貫信息和專家意識(shí)的流動(dòng)混合體，它可以為估量和吸收新的經(jīng)驗(yàn)與信息提供框架。它在知識(shí)工作者的頭腦中產(chǎn)生，并在其中得到運(yùn)用。在組織內(nèi)，知識(shí)不僅存在于文件或檔案庫(kù)里，還常常體現(xiàn)在日常管理、流程、行為和規(guī)范中”。知識(shí)管理的價(jià)值所在則是公司為了維護(hù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，資產(chǎn)和資本中的知識(shí)性得到越來(lái)越強(qiáng)的提升，從而使得管理這種知識(shí)、從知識(shí)中獲取最大價(jià)值變得至關(guān)重要。

    因此，企業(yè)如果僅僅把知識(shí)管理當(dāng)做文化問(wèn)題，或者把知識(shí)管理純粹歸結(jié)于技術(shù)手段，企業(yè)都會(huì)因此而錯(cuò)失知識(shí)管理的一些重要層面。知識(shí)管理更多的是涉及到公司管理體制的一項(xiàng)變革，是公司層面的一場(chǎng)管理上的深刻革命，知識(shí)管理的核心是對(duì)整個(gè)企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理而且這種管理要能對(duì)企業(yè)的利潤(rùn)有所貢獻(xiàn)。IT技術(shù)可以作為知識(shí)管理的重要手段，但知識(shí)管理能否成功的關(guān)鍵卻不在于IT這個(gè)手段。企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理實(shí)踐時(shí)，IT技術(shù)確實(shí)是有力的工具，但在此基礎(chǔ)上企業(yè)開展知識(shí)項(xiàng)目時(shí)必須要注意組織和人力資源管理問(wèn)題。通常的衡量法則是，如果一個(gè)知識(shí)項(xiàng)目將30%的資源分配給技術(shù)，那么就可以說(shuō)它是一次技術(shù)上的行動(dòng)而不是知識(shí)行動(dòng)。

   上海OA系統(tǒng)所涉及的技術(shù)

    國(guó)內(nèi)企業(yè)正在積極實(shí)踐信息化技術(shù)，以提高他們的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在ERP、CRM等系統(tǒng)被實(shí)施起來(lái)以后，有進(jìn)一步需求的企業(yè)會(huì)著手把內(nèi)部業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和企業(yè)外部網(wǎng)站這二者結(jié)合起來(lái)，這種想法其實(shí)就是知識(shí)管理的思想；但與國(guó)外相比，國(guó)內(nèi)了解企業(yè)知識(shí)門戶概念的企業(yè)十分少，而計(jì)劃建立企業(yè)門戶的企業(yè)就更加微乎其微。因此，在此還是有必要介紹一下知識(shí)管理所要涉及的IT技術(shù)。

    我國(guó)企業(yè)的信息化程度很低，有許多企業(yè)的信息化改造是從零做起的，而知識(shí)管理與CRM等系統(tǒng)能起到相輔相成的作用；因此，有需求的企業(yè)應(yīng)該在做整體BPR(業(yè)務(wù)流程重組)時(shí)就把知識(shí)管理考慮進(jìn)去。這樣做的企業(yè)也許會(huì)發(fā)現(xiàn)知識(shí)管理所涉及的IT技術(shù)與其他系統(tǒng)是有重合的。對(duì)于那些已經(jīng)有相當(dāng)信息化基礎(chǔ)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，就要特別注意利用已有的系統(tǒng)與要建立的知識(shí)管理系統(tǒng)的重合部分，以避免重復(fù)建設(shè)。知識(shí)管理所涉及到的技術(shù)范圍非常廣，總起來(lái)說(shuō)會(huì)涉及企業(yè)門戶、電子協(xié)作、商業(yè)智能、內(nèi)容管理、知識(shí)發(fā)現(xiàn)、工作流管理等技術(shù)。

    企業(yè)門戶。建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)門戶和知識(shí)門戶是整合企業(yè)知識(shí)的重要步驟，通過(guò)清晰有序的門戶，可以讓員工方便地在內(nèi)部論壇等形式的門戶上了解每日的行政公告、會(huì)議、培訓(xùn)通知、最新新聞以及完成這些工作所需的知識(shí)等內(nèi)容。

    電子協(xié)作。員工可以通過(guò)共享日歷和任務(wù)、線程化討論與公用文件夾來(lái)進(jìn)行有效協(xié)作。通過(guò)電子協(xié)作，員工可以了解自己的工作任務(wù)、工作組成員以及所需要的信息和處理流程。

    商業(yè)智能。商業(yè)智能通過(guò)基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)的聯(lián)機(jī)分析、數(shù)據(jù)挖掘工具對(duì)各種各樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從中尋找出真正的知識(shí)。它主要是針對(duì)靜態(tài)的事實(shí)性知識(shí)及其背后的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

    內(nèi)容管理。內(nèi)容管理解決方案可以提供分類、出版和管理文檔及內(nèi)容的能力，同時(shí)還支持信息的翻譯、核準(zhǔn)和路由。

    知識(shí)發(fā)現(xiàn)。知識(shí)發(fā)現(xiàn)就是通過(guò)創(chuàng)建和分析上下文的關(guān)系幫助用戶找到有用的文檔。

    工作流管理。工作流管理通過(guò)將費(fèi)時(shí)的人工活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，并對(duì)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，從而改進(jìn)工作效率。

    需要指出的是，由于目前國(guó)際上對(duì)于知識(shí)管理并沒(méi)有形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的定義，IT技術(shù)也在日新月異地向前發(fā)展，知識(shí)管理所涉及的技術(shù)還在不斷地得到更新和補(bǔ)充。要用好知識(shí)管理，企業(yè)的知識(shí)總裁們就要不斷地用新知識(shí)、新技術(shù)來(lái)武裝自己。

   上海OA系統(tǒng)產(chǎn)品的不同特點(diǎn)

    目前，國(guó)內(nèi)不少軟件企業(yè)紛紛推出了自己的知識(shí)管理技術(shù)和思想，但在產(chǎn)品和整體解決方案方面，占據(jù)主流的依然是IBM、Oracle、BEA、Sybase、SAP和PeopleSoft等國(guó)外公司，知識(shí)管理產(chǎn)品與服務(wù)的種類繁多，每個(gè)供應(yīng)商都有自己的一套說(shuō)法，這些說(shuō)法互不相同，甚至差別巨大，這對(duì)于剛剛接觸知識(shí)管理的國(guó)內(nèi)企業(yè)來(lái)說(shuō)，在系統(tǒng)實(shí)施方面增加了不少困難。因此，在此還是有必要介紹一下常用的知識(shí)管理產(chǎn)品。

    Lotus的KStation

    Lotus認(rèn)為僅僅將知識(shí)管理局限在從海量信息中提取有用資料是不夠的，還要找到具有專業(yè)知識(shí)的人，這些人還要交流、互動(dòng)、進(jìn)行創(chuàng)造性的工作。于是，Lotus將數(shù)據(jù)、資料及處理過(guò)程定義為“事物”、將建立在網(wǎng)上的虛擬工作環(huán)境定義成“場(chǎng)所”、將員工、客戶、專家、合作伙伴等定義成“人”，而在人、場(chǎng)所、事務(wù)之間建立有機(jī)關(guān)聯(lián)才是理想的知識(shí)管理環(huán)境。

    在KStation中，每個(gè)人都有自己的個(gè)人場(chǎng)所，個(gè)人場(chǎng)所為擔(dān)任不同角色的人員提供定制的日常工作環(huán)境?？蛇M(jìn)行電子郵件處理、管理日程、討論、獲取訂閱資料、編輯文檔等操作。溝通場(chǎng)所為由相關(guān)人員組成的小組提供了共享與共同工作的環(huán)境。所有個(gè)人文檔都被加上了基于場(chǎng)所的標(biāo)簽，并按場(chǎng)所將文檔進(jìn)行分類歸檔。這種機(jī)制為文檔的共享和檢索提供了方便。在場(chǎng)所中可以看到何人正在線上，并列出共享場(chǎng)所的清單，在線上的人可以相互進(jìn)行即時(shí)的消息溝通。目前，KStation必須在Domino環(huán)境下運(yùn)行，因此系統(tǒng)中還需要一個(gè)Discovery服務(wù)器。

    在所有知識(shí)管理解決方案廠商中，Lotus給人的印象最為深刻。Lotus、IBM研究中心、IBM知識(shí)管理研究所共同對(duì)Lotus專業(yè)服務(wù)以及IBM全球知識(shí)管理服務(wù)機(jī)構(gòu)在全球的2萬(wàn)個(gè)客戶的知識(shí)管理實(shí)踐進(jìn)行了調(diào)查，以Lotus現(xiàn)有技術(shù)為基本出發(fā)點(diǎn)，制定出獨(dú)特的理論框架，并確立了知識(shí)管理產(chǎn)品策略，KStation正是在這個(gè)基礎(chǔ)上產(chǎn)生出來(lái)的。Lotus的產(chǎn)品總是先建立一個(gè)嚴(yán)格的體系，然后再一步步推進(jìn)，因?yàn)榻邮芩捏w系需要一個(gè)過(guò)程，所以KStation特別適合于需要提供專業(yè)級(jí)知識(shí)管理服務(wù)的企業(yè)。

    微軟的Tahoe

    微軟的Tahoe是集文檔管理、文檔索引/檢索和協(xié)同工作于一身的企業(yè)門戶，由文檔服務(wù)器、索引服務(wù)器和檢索服務(wù)器組成。Tahoe的文檔管理包括版本控制、文檔的作者與密碼屬性管理、文檔發(fā)布控制、簽發(fā)控制等功能。在文件索引方面，Tahoe可以進(jìn)行全文檢索，也可以對(duì)網(wǎng)站、文件系統(tǒng)、Exchange服務(wù)器、Lotus服務(wù)器等多種信息源進(jìn)行檢索。除此之外，在Tahoe系統(tǒng)中還可以采用人工方法對(duì)文檔進(jìn)行分類處理，在處理過(guò)程中，Tahoe的分類助理可以學(xué)習(xí)人工分類規(guī)則，當(dāng)樣本達(dá)到一定數(shù)量后，分類助理就可以自動(dòng)進(jìn)行分類。
    微軟公司將現(xiàn)有產(chǎn)品基本上都貼了知識(shí)管理的標(biāo)簽，因此初級(jí)的知識(shí)管理通過(guò)Outlook等普通軟件就可以實(shí)現(xiàn)，另一方面，微軟也在開發(fā)新一代的知識(shí)管理產(chǎn)品。微軟的策略是只提供知識(shí)管理系統(tǒng)平臺(tái)，而針對(duì)各行各業(yè)的知識(shí)管理解決方案由經(jīng)微軟認(rèn)證的合作伙伴提供，因此微軟的知識(shí)管理軟件不太在意體系，缺什么就做什么，所在它更適合于需要提供大眾化知識(shí)管理服務(wù)的企業(yè)。

    IBM的TextMiner

    IBM的TextMiner的主要功能是特征抽取、文檔聚集、文檔分類和檢索。TextMiner的特征抽取器能從文檔中抽取人名、組織名、地名以及由多個(gè)字組成的復(fù)合詞。此外，特征抽取器還能抽取表達(dá)數(shù)字的詞匯。抽取完特征以后，有相似特征的文檔就被自動(dòng)聚集成一個(gè)集合。利用這一功能，知識(shí)管理系統(tǒng)可以從大量文檔中找到相關(guān)文檔。TextMiner還可以對(duì)文檔進(jìn)行自動(dòng)分類。

    文本挖掘軟件的作用是發(fā)現(xiàn)文檔之間的關(guān)系，并從中發(fā)現(xiàn)有用的文檔，它對(duì)知識(shí)發(fā)現(xiàn)所起的作用至關(guān)重要。知識(shí)管理的命門就在于很多人害怕與人共享知識(shí)，害怕因?yàn)楣蚕矶チ怂麄€(gè)人存在的意義，從而失去了工作。而利用文本挖掘軟件實(shí)現(xiàn)知識(shí)發(fā)現(xiàn)，才可能實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，才可能讓知識(shí)真正發(fā)揮作用。因此，在整個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)中，文本挖掘軟件所起的作用至關(guān)重要。在文本挖掘軟件中，IBM的TextMiner具有很強(qiáng)的代表性，它廣泛適用于各類實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)的企業(yè)。

    此外，SAP公司的Portal、Exact公司的Esynergy以及Autonomy公司的ConceptAgents等都是很有特色的產(chǎn)品，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行選擇。在“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”的年代，知識(shí)就等于財(cái)富，在HP、施樂(lè)這樣的跨國(guó)公司中，知識(shí)管理與財(cái)產(chǎn)管理已享有同等重要的地位。今后，資產(chǎn)的生產(chǎn)力將更加依賴于人們?nèi)绾斡行У毓蚕磉@些知識(shí)和能力，具有全球廣域范圍和多專業(yè)深度的龐大信息資源在為企業(yè)帶來(lái)更多生產(chǎn)、合作、商業(yè)往來(lái)的機(jī)遇的同時(shí)，也必然給沒(méi)有準(zhǔn)備好迎接這一革命的企業(yè)帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)?；谶@種形勢(shì)，還是讓更多的企業(yè)來(lái)關(guān)注知識(shí)管理吧。

    (作者簡(jiǎn)介：張振民，系航天部三十三所高級(jí)工程師)