關(guān)于鋼材流通行業(yè)信息化的建議

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筆者從事鋼鐵行業(yè)的信息化已有不少時(shí)間，接觸了各種各樣的客戶，也接觸了各種各樣的軟件。覺得有很多共性的東西可以總結(jié)出來(lái)，避免后來(lái)者犯同樣的錯(cuò)誤。

信息化的階段

我想首先談?wù)勪摬牧魍ㄐ袠I(yè)信息化需求的幾個(gè)階段。企業(yè)信息化和其它事物一樣，都是按一定過(guò)程，逐步演化，逐步提高的。我大概將鋼材流通行業(yè)的信息化過(guò)程分為這么幾個(gè)階段：

一、 計(jì)算機(jī)出提單。這是最初級(jí)的階段，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)還停留在最基本的認(rèn)識(shí)上，因?yàn)橛X得計(jì)算機(jī)打出提單比較現(xiàn)代，有助于提升公司形象，于是也想摩登一把，買軟件，上系統(tǒng)。

二、 進(jìn)銷存階段。這個(gè)階段往往是因?yàn)槲镔Y帳不能及時(shí)反映（如A業(yè)務(wù)員開了，B業(yè)務(wù)員不知道，造成開空單等）。另外手工操作時(shí)日常統(tǒng)計(jì)工作量太大，效率太低。想利用軟件管管進(jìn)銷存，提升工作效率。

三、 管資金帳。此時(shí)庫(kù)存準(zhǔn)了，但資金帳仍然不準(zhǔn)。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)銜接不上。這時(shí)就想物流和資金流同步，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)同步管理。

四、 利用計(jì)算機(jī)貫徹管理制度。通過(guò)前3階段，庫(kù)存準(zhǔn)了，帳也準(zhǔn)了，但仍然僅僅是事后的一個(gè)管理，事后的一個(gè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不能實(shí)現(xiàn)事中管理。于是不可避免的需要利用軟件貫徹管理制度，從制度上就能防范各種風(fēng)險(xiǎn)，使整個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)按照一定流程有序高效地進(jìn)行。

五、 綜合性的管理。此時(shí)公司已經(jīng)對(duì)利用軟件管理已經(jīng)有了經(jīng)驗(yàn)，而且圍繞軟件也制定了一系列新的工作流程和制度。但仍然有一些環(huán)節(jié)游離于軟件之外。此時(shí)就需要將所有這些環(huán)節(jié)統(tǒng)統(tǒng)納入軟件系統(tǒng)，創(chuàng)造一個(gè)整個(gè)公司集成的軟件系統(tǒng)，如人力資源的管理，客戶關(guān)系的深入管理，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，公文審批等。

六、 決策支持。此時(shí)系統(tǒng)中往往已經(jīng)有了半年以上的數(shù)據(jù)，都是準(zhǔn)確可信的。雖然已經(jīng)有了不少報(bào)表，但卻不能使這些數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響，產(chǎn)生決策。此時(shí)公司會(huì)希望成立專門的信息部門對(duì)各種信息進(jìn)行歸納總結(jié)，提煉出有用的數(shù)據(jù)，來(lái)指導(dǎo)自己的決策過(guò)程，讓數(shù)據(jù)說(shuō)話，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行各種決策分析。變“拍腦門”決策為基于事實(shí)與數(shù)字的理性決策。

七、 數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。這是最高境界了，數(shù)字化已經(jīng)融入公司的每一根神經(jīng)，公司就是一個(gè)基于數(shù)字的神經(jīng)系統(tǒng)。反應(yīng)靈敏，決策正確，利用信息化技術(shù)不斷改善自己的各種流程，創(chuàng)造各種業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)，信息化不僅體現(xiàn)在內(nèi)部流程上，更體現(xiàn)在整個(gè)產(chǎn)銷鏈上，將客戶與供應(yīng)商也集成在一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)上。相對(duì)其它公司有不可比擬的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。和其它公司競(jìng)爭(zhēng)就好像獵豹與烏龜賽跑一樣輕松自如。

各個(gè)階段之間并不能嚴(yán)格區(qū)分，因?yàn)檫@是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，第五階段和第六階段就可能同時(shí)進(jìn)行。而且往往有很多客戶由于選了很好的合作伙伴，一開始就有一個(gè)高的起點(diǎn)。但我想在這里強(qiáng)調(diào)的是，雖然軟件可以一步到位，但員工的思想和企業(yè)的流程卻不能一蹴而就，這往往是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要努力才能使軟件真正發(fā)揮作用。甚至開始時(shí)還會(huì)覺得這里那里不舒服。就象一個(gè)長(zhǎng)期不鍛煉的人，剛開始鍛煉時(shí)總會(huì)腰酸腿酸一樣。但只要有決心，在一個(gè)好的合作伙伴的帶領(lǐng)下也能很快達(dá)到一個(gè)比較高的階段。

選用軟件的誤區(qū)

前面談了流通企業(yè)信息化的七個(gè)階段。此時(shí)也許您已經(jīng)打定主意，下定決心要上軟件系統(tǒng)了。那怎么選軟件呢？什么樣的軟件才是最適合我的？基本上各家有各家的方法，有以業(yè)務(wù)為主的，有以財(cái)務(wù)為主的，有以老總為主的。有招標(biāo)的，也有聽朋友介紹的。我覺得要解決這個(gè)問(wèn)題首先需要考慮為什么需要軟件？為什么需要信息化管理？（關(guān)于這一點(diǎn)，我想沒必要在這里再重復(fù)了）我們希望信息化管理優(yōu)化公司的管理流程、提高公司的工作效率、降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、建立公司同客戶的橋梁、最終實(shí)現(xiàn)成倍提升企業(yè)效益?；诖?，我們應(yīng)該意識(shí)到好的、符合行業(yè)需要的優(yōu)秀軟件加上成功的實(shí)施可以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，而低成本的、粗糙的、不成熟的軟件不光不能實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，反而弱化公司管理、降低工作效率、增加經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、會(huì)給企業(yè)造成各種損失，因此類原因而失敗的例子數(shù)不勝數(shù)。這里我列舉一些選用軟件過(guò)程中的常見誤區(qū)。

1. 這個(gè)軟件便宜，功能看看好像也都能實(shí)現(xiàn)，就買它了。

有不少用戶在選軟件時(shí)，往往抱著先買便宜的，不行到時(shí)再換的態(tài)度。這么算好像是挺精明。但仔細(xì)算一筆帳，那可是很不劃算。買軟件不象買手機(jī)，更換的成本不外乎再買一部手機(jī)的錢，說(shuō)不定老的手機(jī)還能折舊賣掉。而軟件要更換的話，算算員工培訓(xùn)的時(shí)間，系統(tǒng)初始化的時(shí)間，系統(tǒng)試用的時(shí)間。而且系統(tǒng)試用時(shí)往往都是計(jì)算機(jī)賬和手工帳并行1-2個(gè)月，平白增加員工一倍工作量。如果最后系統(tǒng)上線后，還覺得的就象穿了一雙不合腳的鞋一樣不順，此時(shí)對(duì)員工造成的心理壓力和挫折感。這個(gè)成本可不得了，比軟件可貴多了。

所以說(shuō)選擇軟件需要慎重從事，一分價(jià)錢一份貨，就算外表看起來(lái)差不多的軟件，好的軟件穩(wěn)定性比差的也要好很多。系統(tǒng)穩(wěn)定不是市場(chǎng)人員口頭講講就能穩(wěn)定的，需要軟件人員和測(cè)試人員花費(fèi)大量時(shí)間和精力才能使其穩(wěn)定的。有些軟件雖然談?wù)勍Ρ阋?，但軟件可不比其它，?shí)施和服務(wù)才是大頭，軟件廠商有可能軟件是降價(jià)了，但服務(wù)也同樣掉價(jià)了，這你可得不償失了。

2. 讓財(cái)務(wù)人員或綜合人員來(lái)決定買什么軟件。

這方面不少用戶也有教訓(xùn)。因?yàn)樨?cái)務(wù)的信息化往往比較早，比如說(shuō)較早用了一些財(cái)務(wù)軟件，在公司中大家往往也覺得財(cái)務(wù)懂軟件，所以也有用戶直接讓財(cái)務(wù)來(lái)定買什么軟件。

我在這里并不說(shuō)財(cái)務(wù)不能參與這個(gè)選型的過(guò)程，而是希望大家明白兩點(diǎn)：1、公司賺的錢最終是業(yè)務(wù)產(chǎn)生的，如果不能幫助公司賺錢，買的軟件再漂亮，也是擺設(shè)，而對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程最熟悉的肯定是做過(guò)業(yè)務(wù)的。2、每個(gè)人的看法都會(huì)帶有利己主義傾向，可想而知，財(cái)務(wù)選軟件時(shí)當(dāng)然首先側(cè)重能不能滿足我財(cái)務(wù)的需求。而且做財(cái)務(wù)和綜合的很少有對(duì)業(yè)務(wù)很熟的。而業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多種多樣，業(yè)務(wù)軟件也需要處理多種多樣的情況，而不是像財(cái)務(wù)軟件那樣標(biāo)準(zhǔn)和有規(guī)范，而一旦買的軟件不能處理某種業(yè)務(wù)情況，就嗚呼了。買的軟件是不是順手，當(dāng)然只有實(shí)際在每天的日常工作中用的人才最有發(fā)言權(quán)。而且財(cái)務(wù)是在業(yè)務(wù)后面的，如果業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)都不能進(jìn)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)也是空中樓閣。具體可參考我上面信息化階段的說(shuō)明。

所以說(shuō)買軟件一定要以業(yè)務(wù)為主，或者說(shuō)業(yè)務(wù)為先。同時(shí)企業(yè)老總最好要最后把關(guān)。因?yàn)槔峡偛拍軐?duì)整個(gè)企業(yè)的全貌有最全面的了解，企業(yè)到底怎么搞，到底怎么管，老總心里也最有數(shù)。而管理軟件顧名思義，如果不能幫助企業(yè)進(jìn)行管理，還能叫管理軟件嗎？

至于擔(dān)心自己對(duì)軟件不懂所以不想?yún)⒓拥乃枷?，則完全可以拋棄。你只要根據(jù)你的各種業(yè)務(wù)情況，看軟件能否很順暢的處理，能否實(shí)現(xiàn)你的管理思想就可以了，又不是讓你自己親自上去操作。不要被軟件廠商的各種概念給迷惑住，而是實(shí)實(shí)在在地操作操作，這就叫做是騾子是馬，拉出來(lái)遛遛。

3. 買通用軟件

也有些企業(yè)會(huì)選擇買用友，金蝶等通用軟件。覺得一是名氣大，二是功能也都有，某些通用功能還做得比較強(qiáng)。這一點(diǎn)，其實(shí)只要真正按我第二點(diǎn)來(lái)操作了，基本上也就不存在了。因?yàn)橥ㄓ密浖贿m用嘛。不過(guò)在這篇文章里我還是覺得有必要將一些問(wèn)題闡述清楚為什么這些通用軟件不適用于鋼材流通企業(yè)。

這有兩方面原因：一方面這些通用軟件往往都是從財(cái)務(wù)軟件發(fā)展起來(lái)的，所以整體思想就是以財(cái)務(wù)為框架。你會(huì)讓一個(gè)干財(cái)務(wù)的去領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)工作嗎？業(yè)務(wù)要靈活，財(cái)務(wù)要嚴(yán)格。這本身就是沖突的。二是因?yàn)殇撹F流通企業(yè)的個(gè)性太強(qiáng)，沒法用通用的軟件的，就算勉強(qiáng)用了，最后往往也都幫財(cái)務(wù)省工作量了。我隨便舉幾個(gè)地方：

◆ 鋼材貨物的性質(zhì)格外多，如品名、規(guī)格、材質(zhì)、顏色、產(chǎn)地。而且往往要按厚度查詢歸類。通用軟件往往只有名稱、規(guī)格型號(hào)。

◆ 鋼材作為大宗物資，其實(shí)際實(shí)發(fā)量與訂貨量往往有差異，需二次結(jié)算。

◆ 而鋼廠訂貨的各種政策和其它類型的生產(chǎn)廠家也大多不一樣。

◆ 各種銷售模式并存如直銷，期貨，搬磚頭，代銷。

◆ 價(jià)格波動(dòng)快。而且有時(shí)甚至?xí)槍?duì)具體貨物定價(jià)。

◆ 重量的理算，多種計(jì)量方式（重量和件數(shù)）

◆ 存在對(duì)捆包的管理，捆包的拆包。

◆ 一般沒有自己的倉(cāng)庫(kù)。

◆ 存在各種加工的管理和換算。

◆ 往往有很多市場(chǎng)點(diǎn)和分公司，對(duì)遠(yuǎn)程管理，集團(tuán)化管理要求高。集團(tuán)化管理模式多樣。

◆ 各個(gè)品種的管理模式也都不一樣，型材、板材、管材、線材的操作都有差異。

 等等這些，其實(shí)只要通用軟件與專業(yè)軟件兩邊都看過(guò)，基本也就清楚了。而通用軟件通用的部分是解決了，但卻沒解決專用部分，看看好像不錯(cuò)，真正用了，就會(huì)苦不堪言。

4. 我們企業(yè)有些需要定制的功能，你們先實(shí)現(xiàn)了我們?cè)儋I

這種用戶往往是還沒有搞清楚自己的關(guān)鍵需求。沒有軟件是十全十美的，對(duì)于專業(yè)性軟件來(lái)說(shuō)，你的關(guān)鍵需求肯定已經(jīng)滿足了，否則也不會(huì)在這么多家類似企業(yè)應(yīng)用成功了。同時(shí)在一個(gè)成熟的專業(yè)軟件中，本來(lái)就已經(jīng)集成了很多優(yōu)秀流通企業(yè)的最佳管理實(shí)踐，在其中結(jié)合了所有大家最好的管理思想，而且軟件業(yè)本身就是國(guó)際接軌最緊的行業(yè)，這其中還融合了國(guó)外各種先進(jìn)管理軟件的管理思想。這時(shí)不是軟件再來(lái)適應(yīng)你落后的管理方式，相反，應(yīng)該是你適應(yīng)并學(xué)習(xí)軟件中優(yōu)秀的管理思想了。

但還有沒有沒滿足的特殊性呢？有可能存在。但這些已經(jīng)不影響大局了。此時(shí)你一拖，就拖去了耐心，拖去了決心。而且根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，有很多需求，在實(shí)際使用時(shí)都會(huì)發(fā)生變化，因?yàn)槟闾嵝枨髸r(shí)，對(duì)軟件本身還不了解，也不太可能和軟件廠商的具體開發(fā)人員進(jìn)行深入交流，所以提的需求往往是片面的。而且經(jīng)過(guò)軟件廠商市場(chǎng)人員這么一轉(zhuǎn)，可能就變味了，結(jié)果做出來(lái)的往往會(huì)和你實(shí)際想的不一樣。甚至還發(fā)生過(guò)不少次這種情況，實(shí)施前覺得是問(wèn)題的，實(shí)施后已經(jīng)不是問(wèn)題了，因?yàn)橛密浖?lái)管理與用手工來(lái)管理流程本來(lái)就不一樣。

所以筆者建議要善于抓住主要矛盾，對(duì)于不影響大局的一些需求，應(yīng)該在實(shí)際實(shí)施的時(shí)候再深入交流，那時(shí)更切合你的實(shí)際需要。而對(duì)于真正的專業(yè)廠商，真正想在這個(gè)行業(yè)中打出天地來(lái)的廠商，是不可能漠視一些合理建議的。

5. 我們要一步到位

就象我在前面指出的，雖然軟件可以一步到位，但員工的思想和企業(yè)的流程卻不能一蹴而就，這往往是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要努力才能使軟件真正發(fā)揮作用。而也有用戶喜歡一步到位，不上則已，一上驚人。員工以前甚至都沒接觸過(guò)計(jì)算機(jī)，此時(shí)卻想一下子吃成個(gè)胖子。這往往是欲速則不達(dá)。曠日持久，大家都沒信心了，結(jié)果往往一些基本的功能沒上好，就草草收?qǐng)觥?/P>

所以筆者建議信息化時(shí)要根據(jù)自己的情況，首先選擇適合自己的一些模塊先行用起來(lái)，按階段按步驟地上，使軟件真正發(fā)揮作用。（CIO時(shí)代網(wǎng)）