強(qiáng)化電子郵件歸檔的三條經(jīng)驗(yàn)

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些現(xiàn)實(shí)生活中真實(shí)的事情已經(jīng)在發(fā)生。如果你的公司未能提交或者提交得太慢，這些證據(jù)會按照去年8月賽門鐵克出版的規(guī)則來檢查。閱讀所有的郵件不是一個壞主意，但這只是第一部分審查的結(jié)尾。如果你認(rèn)為在同一事件上不會審查兩次的話就錯了，摩根斯坦利最近就因?yàn)槲茨鼙Ｗo(hù)好電子郵件而再次受到審查。

然而不幸的是，類似的情節(jié)證實(shí)了第一條經(jīng)驗(yàn)：像備份到磁帶這樣常規(guī)的數(shù)據(jù)保護(hù)方法對于電子郵件歸檔來說是不合適的。第二條經(jīng)驗(yàn)就是你需要將你的電子郵件信息保存足夠長的時間。

例如，從商業(yè)觀點(diǎn)來看，你可能會覺得去年的電子郵件浪費(fèi)了公司大量的存儲空間，但法官認(rèn)為那些老的郵件非常有價(jià)值，只是查詢到所需的信息是一件折磨人的事情，這就需要有針對歸檔郵件的快速、可靠的檢索工具。

很正常地，企業(yè)經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)因?yàn)闆]有額外的存儲資源來存儲電子郵件，并按照歸檔存儲的要求來管理這些信息。于是，他們不得不開始尋找外包的解決方案。

Fortiva是一家提供電子郵件歸檔外包的供應(yīng)商，從2005年開始提供這項(xiàng)業(yè)務(wù)。雖然很多用戶對把自己的郵件信息存放在外面感到不放心，但Fortiva宣稱能提供安全的存儲環(huán)境。

為了減輕用戶的擔(dān)心，F(xiàn)ortiva采用了DoubleBlind公司提供的加密工具。這些工具安裝在Fortiva的客戶那邊，以截取微軟Exchange上郵件的信息，并在通過廣域網(wǎng)遠(yuǎn)程備份之前對這些信息進(jìn)行加密。

有趣的是，用戶的檢索方式是通過同樣的工具軟件，加密也是同樣的方式，這就讓人對能否保證電子郵件的機(jī)密性多少產(chǎn)生了懷疑。

Postini同樣是一家已經(jīng)進(jìn)入郵件歸檔外包服務(wù)領(lǐng)域的公司。此前這家公司是垃圾郵件或惡意信息防衛(wèi)者的形象出現(xiàn)，很多人也以此認(rèn)識它。這看起來是該公司主營業(yè)務(wù)的自然延伸。Postini目前在為860萬用戶過濾郵件。在Postini公司每天處理的5億條郵件中只有12%發(fā)送給了用戶，剩下的都是垃圾郵件或不安全的信息。

Postini的郵件歸檔方案不用在客戶端安裝硬件。其方法就是在郵件服務(wù)器上設(shè)置通過一條安全的通路將用戶的每條郵件的拷貝發(fā)送到Postini公司。

Postini支持微軟的Exchange和普通的郵件收發(fā)，但該公司準(zhǔn)備在２００６年增加對Lotus Domino和Novell GroupWise的歸檔支持。

有了這兩種外包解決方案是否能更好地幫助你的企業(yè)管理郵件的歸檔呢？這是當(dāng)然的。而且會促進(jìn)其它廠商推出不同的產(chǎn)品來滿足用戶的需求。

現(xiàn)在，要做的就是在采用郵件外包服務(wù)前進(jìn)行一次認(rèn)真的分析。但是，如果你的公司比較小或者相關(guān)的郵件也比較少，那么采用郵件歸檔外包的方式所支付的費(fèi)用就會超過郵件自身的價(jià)值。同時，你還要考慮你公司或者行業(yè)保密性的需要，確信郵件服務(wù)商能按照你們的要求，提供足夠安全的密碼驗(yàn)證和數(shù)據(jù)安全保護(hù)。

如果你仍然希望你的文檔安全地被保管在辦公室里，不妨看看下面的三條經(jīng)驗(yàn)，或許對你有很大的幫助。

經(jīng)驗(yàn)一、像磁帶備份等傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)保護(hù)方法對郵件歸檔是不合適的。

對于內(nèi)部的郵件歸檔，一套CAS（content addressed storage；目錄地址存儲）自動地從郵件服務(wù)器上進(jìn)行備份是必須要有的。HP的RISS系統(tǒng)（Reference Information Storage System；參考信息存儲系統(tǒng)）利用存儲網(wǎng)格實(shí)現(xiàn)了這個功能。

經(jīng)驗(yàn)二：你需要保存電子郵件信息比你最初期望的時間長。

郵件的歸檔不需要每次有新郵件發(fā)送或接收時都改變，但每條信息都必須歸檔保存。另外，想要干預(yù)郵件歸檔（例如刪除、修改信息或附件，但也會造成信息丟失或存錯地方）是很困難的，也不大可能。

經(jīng)驗(yàn)三：你需要為歸檔郵件準(zhǔn)備快速、有效的搜索工具。

如果你不能找到一條信息，不能搜索到相關(guān)的內(nèi)容，那你還不如不擁有它。

不要忘記如果你要實(shí)現(xiàn)全部的法規(guī)遵從，還有比郵件歸檔更多的東西。例如， 如果你的公司采用即時通訊作為作為企業(yè)日常業(yè)務(wù)的工具，你最好也對這些信息進(jìn)行記錄和歸檔。你可以考慮采用相關(guān)的工具來幫助你完成這個工作。當(dāng)然，還有許多其它的法規(guī)遵從要求深入挖掘你的應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和存儲資源。這又是另外一個話題了。 （IT168）