一個(gè)CIO的煩惱：erp軟件教程上線(xiàn)，一步還是長(zhǎng)征？

歷時(shí)一年多的erp系統(tǒng)視頻教程項(xiàng)目終于要上線(xiàn)了!對(duì)小雷來(lái)說(shuō)，這意味著沒(méi)日沒(méi)夜瘋狂加班的苦日子要熬到頭了。同事們接二連三地來(lái)表示“祝賀”，小雷卻怎么也高興不起來(lái)。“勝利的曙光?這話(huà)說(shuō)得早了點(diǎn)。”他一臉苦笑，“還是想想該怎么對(duì)付黎明前的黑暗吧。”

話(huà)還要從頭說(shuō)起。小雷在秦朗集團(tuán)工作，職務(wù)是信息中心主管。秦朗集團(tuán)下面有四個(gè)分公司。四個(gè)公司均為獨(dú)立核算，有獨(dú)立的采購(gòu)權(quán)，相互之間業(yè)務(wù)聯(lián)系比較松散。兩年多之前，秦朗的主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手德諾上了erp系統(tǒng)視頻教程，效果不錯(cuò)，業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)很快。秦朗的老總看了之后，甚是眼紅，把小雷找來(lái):“最近咱們公司要開(kāi)幾個(gè)會(huì)，講講erp系統(tǒng)視頻教程的事情。業(yè)務(wù)部門(mén)的人不懂erp系統(tǒng)視頻教程，你先準(zhǔn)備一下，開(kāi)會(huì)的時(shí)候跟大家講講，然后咱們好好討論一下，是不是要上erp系統(tǒng)視頻教程?！?/p>

小雷是個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的人，回去把相關(guān)資料、案例(成功的、失敗的都有)仔細(xì)整理了一遍。開(kāi)會(huì)的時(shí)候，小雷條分縷析地把erp系統(tǒng)視頻教程講了一遍，老總聽(tīng)得頻頻點(diǎn)頭。業(yè)務(wù)部門(mén)的人反應(yīng)平淡，認(rèn)為不上erp系統(tǒng)視頻教程，秦朗也照樣發(fā)展。

平時(shí)一貫講究民主的老總這次卻“專(zhuān)制”起來(lái)，沒(méi)多久就拍了板:“erp系統(tǒng)視頻教程一定要上!”公司隨后專(zhuān)門(mén)成立了項(xiàng)目組，小雷擔(dān)任項(xiàng)目主管。

所幸的是，老總雖然態(tài)度強(qiáng)硬，卻并非莽撞之人。他讓小雷做足前期準(zhǔn)備工作，絕不要倉(cāng)促上馬。小雷也沒(méi)辜負(fù)老總的期望，在接下來(lái)的半年中，他從同行那里了解了很多上erp系統(tǒng)視頻教程的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，包括規(guī)劃、選型、挑選咨詢(xún)顧問(wèn)公司和項(xiàng)目實(shí)施之后的進(jìn)程控制等，小雷都有了一些初步的了解。為了避免“兩張皮”現(xiàn)象，小雷虛心地向業(yè)務(wù)部門(mén)的人討教，漸漸明白了他們的需求。

萬(wàn)事具備之后，erp系統(tǒng)視頻教程項(xiàng)目正式啟動(dòng)了。由于小雷的前期工作做得比較好，在選型等前期環(huán)節(jié)上，基本上一帆風(fēng)順。項(xiàng)目真正開(kāi)始實(shí)施之后，由于項(xiàng)目組人員變動(dòng)，遇到了一些小麻煩，但無(wú)礙大局，項(xiàng)目按照計(jì)劃穩(wěn)步前進(jìn)。小雷雖然很辛苦，但心情還不錯(cuò)。

到了項(xiàng)目收尾階段，問(wèn)題出現(xiàn)了。到底是一步到位，所有分公司、所有部門(mén)同時(shí)上erp系統(tǒng)視頻教程呢?還是先選擇一、兩家基礎(chǔ)比較好的分公司上?或者是讓財(cái)務(wù)、人事等部門(mén)先上，生產(chǎn)、銷(xiāo)售等“要害”部門(mén)再等等看?

小雷找老總請(qǐng)示，老總也拿不準(zhǔn):“要不，讓財(cái)務(wù)部、人事部先上?萬(wàn)一有什么閃失，也不至于損失太大?！毙±谆貋?lái)跟這兩個(gè)部門(mén)的人溝通，卻遭到了強(qiáng)烈反對(duì):“現(xiàn)在就上的話(huà)，風(fēng)險(xiǎn)太大了。而且數(shù)據(jù)這么多，光是輸入這一項(xiàng)的工作量我們一時(shí)半會(huì)兒也吃不消呀?！毙±宗s緊解釋:“我剛才沒(méi)說(shuō)清楚，新系統(tǒng)和舊系統(tǒng)肯定會(huì)并行一段時(shí)間才能切換。至于輸入數(shù)據(jù)，我們項(xiàng)目組的人也可以搭把手幫忙。”盡管如此，財(cái)務(wù)部的人仍然不滿(mǎn)意:“各分公司情況差很遠(yuǎn)，有的用上了財(cái)務(wù)軟件，有的還在手工作業(yè)?，F(xiàn)在要‘一刀切’，能行嗎?”

這說(shuō)中了小雷的心事，這個(gè)問(wèn)題他翻來(lái)覆去想了很久也沒(méi)找到解決的法子。再去跟老總商量:“咱們選一個(gè)基礎(chǔ)好的分公司先上erp系統(tǒng)視頻教程吧，各部門(mén)都上。其他的分公司等條件具備了再慢慢來(lái)。再說(shuō)，到那個(gè)時(shí)候，erp系統(tǒng)視頻教程的好處大家都親眼見(jiàn)到了，業(yè)務(wù)部門(mén)的人接受起來(lái)也會(huì)更積極一些?！崩峡偸裁匆矝](méi)說(shuō)，算是默許了。

問(wèn)題算是初步解決了，不過(guò)小雷心里卻一點(diǎn)也不輕松。他知道，如果只有一個(gè)分公司上erp系統(tǒng)視頻教程的話(huà)，麻煩也是很多的:數(shù)據(jù)方面跟別的分公司能兼容嗎?各分司共用集團(tuán)資源的編碼能否統(tǒng)一也是個(gè)問(wèn)題。各分公司之間以及與集團(tuán)之間相關(guān)的關(guān)聯(lián)交易還能像原來(lái)那樣統(tǒng)一處理嗎?任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都會(huì)影響erp系統(tǒng)視頻教程的使用效果。如果那樣的話(huà)，以后其它分公司上erp系統(tǒng)視頻教程就會(huì)更難了，人氣方面就會(huì)更差了。

“干脆一步到位得了。所有的分公司、所有的部門(mén)，在同一時(shí)間統(tǒng)統(tǒng)都上erp系統(tǒng)視頻教程，就沒(méi)有這么多的麻煩了。”這個(gè)念頭在小雷的腦子里閃了一下，很快就煙消云散了。風(fēng)險(xiǎn)、分公司基礎(chǔ)各有差異……這些事情老總不說(shuō)，小雷也明白。當(dāng)初向同行取經(jīng)的時(shí)候，聽(tīng)說(shuō)了太多類(lèi)似的教訓(xùn)。

該怎么辦?如果把這個(gè)項(xiàng)目比作一盤(pán)圍棋，小雷覺(jué)得現(xiàn)在已經(jīng)到了放出勝負(fù)手的關(guān)鍵時(shí)刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿(mǎn)盤(pán)皆輸。他還在猶豫……

erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)，計(jì)劃先行

文/北京新華信管理顧問(wèn)有限公司IT/信息化運(yùn)作咨詢(xún)中心顧問(wèn)佟偉楠

在erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)時(shí)，企業(yè)需要制定一個(gè)科學(xué)合理的上線(xiàn)策略,包括數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、員工三個(gè)大的方面。

案例中的小雷遇到的困惑實(shí)際上是erp系統(tǒng)視頻教程項(xiàng)目實(shí)施中一個(gè)至關(guān)重要的問(wèn)題—上線(xiàn)決策。通常企業(yè)的實(shí)施erp系統(tǒng)視頻教程之初就會(huì)確定一個(gè)總體的實(shí)施策略，例如，“整體規(guī)劃，分步實(shí)施”。我們策略是非常容易確定，但是如何執(zhí)行這種策略就并不那么容易了。因此，在erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)時(shí)，企業(yè)需要制定一個(gè)科學(xué)合理的上線(xiàn)策略。通常上線(xiàn)策略包括:數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、員工三個(gè)大的方面。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要做足

首先我們來(lái)看數(shù)據(jù)。通常企業(yè)在實(shí)施erp系統(tǒng)視頻教程時(shí)的數(shù)據(jù)是包含兩部分的，一部分我們稱(chēng)之為靜態(tài)數(shù)據(jù)，例如，物料信息、客戶(hù)信息等;另一部分我們稱(chēng)之為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，例如，未結(jié)訂單、庫(kù)存期初量等。在制定erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)策略時(shí)需要綜合考慮這兩方面的數(shù)據(jù)。

對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)，通常我們會(huì)認(rèn)為相對(duì)比較簡(jiǎn)單，只要保證這些靜態(tài)數(shù)據(jù)是完整并且準(zhǔn)確的就足夠了。而事實(shí)上，只是完整和準(zhǔn)確是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還必須要保證這些數(shù)據(jù)在集團(tuán)或整個(gè)企業(yè)內(nèi)部的通用性，如果企業(yè)在實(shí)施erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)時(shí)，對(duì)原有的物料編碼進(jìn)行改進(jìn)或重編，就必須要保證，新的編碼在erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)前已經(jīng)被各業(yè)務(wù)部門(mén)所熟悉，并且已經(jīng)在本企業(yè)或集團(tuán)內(nèi)部進(jìn)行了相應(yīng)的培訓(xùn)和推廣工作。

提到動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，最為熟悉的就應(yīng)該算是庫(kù)存期初值以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。而除了這兩部分外還包括企業(yè)未結(jié)訂單。要想準(zhǔn)備好這部分?jǐn)?shù)據(jù)，企業(yè)首先需要確定未來(lái)的erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)在上線(xiàn)時(shí)需要錄入多長(zhǎng)時(shí)間(跨度)的未結(jié)訂單。整個(gè)時(shí)間跨度確定好了之后，下一步需要確定每一種狀態(tài)的訂單以什么方式進(jìn)入系統(tǒng)。這里需要提醒的是，并不是時(shí)間跨度越大越好，例如，erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)時(shí)間確定為6月30日，但并不意味著企業(yè)要將本年度前六個(gè)月未結(jié)訂單數(shù)據(jù)全部都錄入系統(tǒng)，而是需要對(duì)這個(gè)六個(gè)月的訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，將其分類(lèi)然后來(lái)確定需要向系統(tǒng)中錄入的數(shù)據(jù)。

業(yè)務(wù)流程分析是關(guān)鍵

其次我們來(lái)看業(yè)務(wù)流程。談到業(yè)務(wù)流程我們必須首先明確:企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是持續(xù)不斷改進(jìn)的，也就是說(shuō)在erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)時(shí)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程并不一定是最優(yōu)的。業(yè)務(wù)流程分析是erp系統(tǒng)視頻教程實(shí)施的一個(gè)重要階段，只有當(dāng)業(yè)務(wù)流程確認(rèn)及erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)按照此業(yè)務(wù)流程完成了配置之后才能夠具備上線(xiàn)的條件。那么企業(yè)在制定上線(xiàn)策略時(shí)，除了準(zhǔn)備和確認(rèn)正常的系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程之外，還必須要準(zhǔn)備大量的系統(tǒng)外流程的處理辦法。

就如同案例中所講的，如果分步上線(xiàn)后，各分公司與集團(tuán)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)是否還能像原來(lái)那樣統(tǒng)一處理?特別是分步上線(xiàn)的企業(yè)，更加應(yīng)該準(zhǔn)備好，已經(jīng)使用系統(tǒng)的分廠(chǎng)/分公司同未使用系統(tǒng)如何進(jìn)行業(yè)務(wù)銜接，最為可行的辦法是保留使用系統(tǒng)前的手工單據(jù)進(jìn)行傳遞，對(duì)于需要進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，根據(jù)手工單據(jù)錄入，并將系統(tǒng)中的單據(jù)打印后同手工單據(jù)一起傳遞至未使用系統(tǒng)的分廠(chǎng)/分公司。

另外，還有一方面的流程也必須要考慮到，就是意外流程的處理。例如，逆向流程，補(bǔ)救流程等。由于erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)在上線(xiàn)之初，通常會(huì)面臨業(yè)務(wù)人員操作不夠熟練，工作習(xí)慣不能馬上改變等情況，就必須要有保證在系統(tǒng)錄入出錯(cuò)誤或出現(xiàn)誤操作時(shí)，能夠快速的糾正系統(tǒng)數(shù)據(jù)的流程。并且要將這些流程處理辦法形成紙介質(zhì)文檔，下發(fā)至各業(yè)務(wù)部門(mén)。需要特別注意的是，并不僅僅是erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)所涉及的部門(mén)而是全部集團(tuán)內(nèi)部，并對(duì)這些流程進(jìn)行充分的培訓(xùn)，以保證各業(yè)務(wù)部門(mén)能夠熟練掌握。

業(yè)務(wù)流程所涉及的另一個(gè)內(nèi)容是管理規(guī)章制度，這些也必須在上線(xiàn)前制定完畢，并保證已經(jīng)能夠全部或部分在企業(yè)中實(shí)行。

員工培訓(xùn)必不可少

通常企業(yè)在erp系統(tǒng)視頻教程實(shí)施過(guò)程中都會(huì)安排大量的員工培訓(xùn)，特別是在上線(xiàn)前，企業(yè)員工更是需要反復(fù)地對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行強(qiáng)化，甚至有的企業(yè)還祭出了“考核上崗”的法寶。不能不說(shuō)企業(yè)這種做法對(duì)erp系統(tǒng)視頻教程的上線(xiàn)及未來(lái)的運(yùn)行有著極大的好處，但是企業(yè)也往往忽略了對(duì)員工進(jìn)行流程培訓(xùn)。而實(shí)際上，員工往往由于不清楚流程，發(fā)生操作錯(cuò)誤或是不知道該怎么做的情況，因此，一定不能忽視對(duì)流程的培訓(xùn)。

如果企業(yè)在制定上線(xiàn)策略的時(shí)候，能夠充分考慮以上三個(gè)方面的問(wèn)題，并制定適合本企業(yè)的解決方案，那么相信在erp系統(tǒng)視頻教程上線(xiàn)時(shí)就不會(huì)遇到案例中小雷的困惑了。