業(yè)務(wù)流程與管理體系的整合

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

如果將企業(yè)的一套業(yè)務(wù)流程管理體系比喻為"一張皮"，那么許多企業(yè)往往都同時(shí)存著"幾張皮"，而且這"幾張皮"之間還彼此脫節(jié)和不一致。

一個(gè)流程"一張皮"多個(gè)流程"多張皮"

很多企業(yè)都建立了ISO9001管理體系，覆蓋了人力、設(shè)備、工作環(huán)境、采購、產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)等眾多環(huán)節(jié)。但I(xiàn)SO9001并不是企業(yè)管理的全部，因此企業(yè)還會(huì)根據(jù)各種管理需要建立諸如企業(yè)內(nèi)控體系、供應(yīng)鏈管理體系、設(shè)備維護(hù)管體系等等。同時(shí)，為了持續(xù)提高競爭能力，企業(yè)還會(huì)不斷地吸納和應(yīng)用各種新的管理理念與方法，這些理念和方法的引進(jìn)一般都以項(xiàng)目實(shí)施的形式展開，并隨著項(xiàng)目的結(jié)束而給企業(yè)留下一套套新的管理流程，也就是所謂的一張張"皮"。

曾經(jīng)有一個(gè)企業(yè)的采購部門就在同一天接到來自ISO9001項(xiàng)目組和企業(yè)內(nèi)控體系項(xiàng)目組的兩份業(yè)務(wù)流程文件，這兩份文件對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估提出了完全不一樣的操作要求；還有一個(gè)企業(yè)的發(fā)貨部門在供應(yīng)鏈改進(jìn)項(xiàng)目組的要求下改變了發(fā)貨流程提高了效率，但由于忘了提請(qǐng)修改ISO9001的程序文件而在此環(huán)節(jié)上被評(píng)為不合格項(xiàng)。這些現(xiàn)象，充分體現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部管理體系中"幾張皮"的存在及它們之間的脫節(jié)甚至是沖突。

解決"多張皮" 須實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部流程三統(tǒng)一

事實(shí)上，不管企業(yè)引入并建立了多少種管理理念和管理體系，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程都只能有一套，企業(yè)的業(yè)務(wù)人員在工作時(shí)只要嚴(yán)格按照這套流程中所規(guī)定的要求開展工作即可以滿足所有管理體系的要求。也就是說這"幾張皮"應(yīng)合為"一張皮"。比如當(dāng)一個(gè)采購員在下采購訂單時(shí)他不可能也沒有必要去考慮ISO9001有什么要求，企業(yè)內(nèi)控體系有什么要求，供應(yīng)鏈管理方面有什么要求；他應(yīng)該只需要按照一套采購下單的流程操作即可，而這套采購下單的流程本身應(yīng)涵蓋了各種管理體系和管理理念的要求。

可見要要實(shí)現(xiàn)上述樸素的管理需求，就需要在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)三個(gè)統(tǒng)一：即建立統(tǒng)一的信息化的業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)；采用統(tǒng)一的信息化的業(yè)務(wù)流程描述語言；設(shè)立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理部門。

所謂信息化的業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)即指企業(yè)所有的業(yè)務(wù)流程都必須在此統(tǒng)一的平臺(tái)上進(jìn)行建立和發(fā)布。這樣可以有效地避免不同管理項(xiàng)目所建立的管理體系之間的不協(xié)調(diào)和沖突。當(dāng)然，要做到這一點(diǎn)還需要有一套統(tǒng)一的信息化的業(yè)務(wù)流程管理語言，所有業(yè)務(wù)人員都用同樣的"語言"來描述業(yè)務(wù)流程，避免各說各話。只有這樣才能描述出一套企業(yè)唯一的、沒有斷點(diǎn)的、端到端的業(yè)務(wù)流程。這里的技術(shù)關(guān)鍵是用統(tǒng)一的"語言"進(jìn)行描述后應(yīng)能自動(dòng)轉(zhuǎn)換成各管理體系所需要的文檔。

比如，ISO9001項(xiàng)目組和企業(yè)內(nèi)控體系項(xiàng)目組用統(tǒng)一的"語言"描述了同一個(gè)供應(yīng)商評(píng)審流程后，信息化的流程管理平臺(tái)應(yīng)能自動(dòng)根據(jù)同一個(gè)流程導(dǎo)出ISO9001所需的程序文件和內(nèi)控體系所需的內(nèi)控手冊(cè)。如果還需要各項(xiàng)目組成員手工轉(zhuǎn)換各自所需的管理文件，不但又有可能出現(xiàn)"幾張皮"即統(tǒng)一平臺(tái)上的流程與各自手工所描述的流程不一致的情況，同時(shí)也會(huì)大大影響工作效率。與之相適應(yīng)，對(duì)于這樣一個(gè)全企業(yè)的信息化管理平臺(tái)來說，自然需要有一個(gè)站在企業(yè)全局角度進(jìn)行維護(hù)的部門，比如當(dāng)供應(yīng)鏈改進(jìn)項(xiàng)目組試圖改變發(fā)貨流程時(shí)，就應(yīng)向此部門申請(qǐng)?jiān)诮y(tǒng)一的流程管理平臺(tái)上進(jìn)行流程的變革，而此部門則應(yīng)召集此流程所牽涉到的所有相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)商，以避免顧此失彼。

設(shè)計(jì)與執(zhí)行統(tǒng)一 管好企業(yè)中兩張"大皮"

然而，實(shí)現(xiàn)了上述三個(gè)統(tǒng)一以后，"幾張皮"就能保證合為"一張皮"了嗎？不一定！

上述措施只是從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)的管理體系的整合，而在企業(yè)中可能還存在著兩張"大皮"之間的脫節(jié)。這就是所設(shè)計(jì)的管理體系與實(shí)際被執(zhí)行的管理體系之間的脫節(jié)，即所謂的藍(lán)圖和現(xiàn)實(shí)之間的脫節(jié)。簡言之，就是業(yè)務(wù)人員不按所規(guī)定的流程進(jìn)行工作。

要避免這兩張"大皮"之間的脫節(jié)，一般來說有兩種解決方案：

① 建立業(yè)務(wù)流程合規(guī)審核制度

這種方法需要人工執(zhí)行，可以在統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)上設(shè)計(jì)出整體的流程和規(guī)審核制度，以一定頻率和周期，不斷地對(duì)流程中關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行合規(guī)檢查，并出具流程合規(guī)審核的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。類似于ISO9001中所規(guī)定的內(nèi)審制度。

② 通過管理信息化來固化業(yè)務(wù)流程

這種方法是目前的趨勢，即用信息化的管理系統(tǒng)來固化流程，這種方式還可以提升流程的效率甚至帶來流程的創(chuàng)新。

避免"兩張皮"重生

"這個(gè)業(yè)務(wù)是否要進(jìn)系統(tǒng)？"這樣的問題常常在信息化項(xiàng)目實(shí)施中聽到。對(duì)于企業(yè)端到端的業(yè)務(wù)流程來說，可能會(huì)用到ERP、CRM、OA等各種信息化管理系統(tǒng)。因此，在通過信息化技術(shù)實(shí)施流程固化時(shí)，如果做得不好甚至可能重新造成"兩張皮"--即所設(shè)計(jì)的流程與信息化系統(tǒng)中跑的流程不一致。

其原因是，實(shí)施信息化時(shí)雖然理論上是按所設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)或配置，但由于流程管理平臺(tái)上所設(shè)計(jì)的流程不能直接導(dǎo)成可用的系統(tǒng)，因此在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，如需修改流程，項(xiàng)目組成員往往會(huì)直接在系統(tǒng)中改，而忽視了流程管理平臺(tái)。

要避免重新出現(xiàn)的兩張皮，最具操作性的方法是在進(jìn)行系統(tǒng)測試驗(yàn)收時(shí)，必須堅(jiān)持由統(tǒng)一的信息化的業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)產(chǎn)生流程測試計(jì)劃，并嚴(yán)格按照此測試計(jì)劃對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收。這樣，可以有效的保證所設(shè)計(jì)的流程與系統(tǒng)中所跑流程的一致性。當(dāng)然，還有一種更先進(jìn)的做法是實(shí)現(xiàn)信息化的流程管理平臺(tái)與信息化的管理系統(tǒng)間的集成。(it168)