女CFO4個月解決IT三難題

馬湘冬之前看過一些樣板企業(yè)，也有過一年的選型經驗，對ERP了解較透。她向IT168記者介紹："SAP初始配置復雜，人力耗費多，實施周期長，應用在我們這類中型企業(yè)（公司年銷售額5000萬元）身上，失敗的風險很大。"

SAP被拒之門外。而對于定制化，馬湘冬也不敢茍同："我的原則是，盡量少用定制化。個性化需求過多，軟件廠商無法照做，成本居高不下不說，即使上線了，升級換代也難。這是其一。定制化軟件實施難度高，周期長，如果超出一定的時間段，嚴重一點會影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。"

幾番思量，馬湘冬選擇了用友U8的標準化管理軟件，同時附加了公司20%的定制化需求。對用友做出4點具體要求：

強化基礎數據的規(guī)范統一，固化業(yè)務流程；以銷售訂單為中心，歸集成本和計算利潤，全程跟蹤以銷售訂單號為線索的收發(fā)料統計；運行MRP，能準確計算出采購計劃、委外計劃、生產計劃，盡可能使計劃能安排好采購、委外加工、生產等工作；銷售能進行快速報價。

一套方案解決報價成本物料三難題

用友顧問團隊針對上述問題，迅速拿出了一套解決方案。

①把涉及核算和統計的基礎檔案，諸如存貨分類、存貨、計量單位、倉庫、物料清單等等，統一管理；以銷售訂單為中心，驅動后續(xù)業(yè)務的執(zhí)行，如原料采購、生產領料、成品入庫、發(fā)貨、出庫、結算、開票等，實現帳帳對應、財務和物流的信息統一。

②針對采購價格不會隨便波動的情況，在U8系統中采用"供應商存貨價格表"功能，在填制采購單據（訂單、到貨單、發(fā)票）時，可以設置從供應商存貨價格表中取價，做到既準確又高效。

③通過生產訂單子件修改功能，處理設計BOM與生產BOM不一致的問題。當企業(yè)設計人員確定產品BOM后，由于客戶需求變更，需要根據改動后的BOM生產，通過生產訂單中"已審核生產訂單修改"功能，進行BOM的維護，最終與客戶要求一致，從而避免返工現象發(fā)生。

④使用成本管理模塊，快速、準確獲得產品的成本，協助決策。成本管理模塊可以按照產品來歸集成本，通過定義相應的成本核算方法、存貨數據來源、人工費用來源、制造費用來源、折舊費用來源、其他費用來源以及各種費用分配率等基礎設置，在相應數據生成后，通過成本計算即可得到相應產品的成本數據，較之以往手工方式，既快速又準確。

如果要求更加明細的話，還可以歸集某張生產訂單的成本等進一步核算。通過成本管理中"生成計劃成本"的功能，根據BOM和以往期間歸集過的相應"人工費、制造費用、折舊費"等錄入后，生成計劃成本，進行相應產品的快速模擬報價。

⑤工序委外的產品的成本、費用歸集法。將需要工序委外的產品的待加工原材料發(fā)給委外加工商，將可能的各類加工費用均設置成一個虛擬物料。供應商加工完畢后，要入庫時，將加工費和原出庫材料一并入庫，加工費即為虛擬物料的材料價格，再在倉庫中組裝成品。3種費用則設置3個虛擬物料，處理方法一樣，從而完成多道工序委外的成本歸集問題。

⑥存貨的供需政策，即各存貨的供應方式，本項目中所有存貨的供應均采用"LP"方式。本欄位為需求規(guī)劃系統，規(guī)劃計劃訂單之用。LP（Lot Pegging）：表示批量供應法，按各時間的凈需求分別各自供應。所有凈需求都不合并，按不同銷售訂單生成計劃訂單。

這種方式可使供需對應關系明朗化，庫存較低，但供應批量可能偏低，達不到經濟規(guī)模。但它可實現按照銷售訂單號，來跟蹤訂單產生的所有存貨出入庫的情況。

"LP"便于核算出每張銷售訂單的材料成本，便于企業(yè)分析銷售訂單的成本、利潤情況，并參照最近的歷史數據，幫助企業(yè)針對類似訂單進行快速模擬報價，進而幫助銷售訂單的決策處理。

4個月系統上線 實現項目預期目標

用友ERP實施項目從2006年10月啟動，至2007年2月，歷時4個多月，先后完成了項目培訓、業(yè)務調研、方案準備、方案測試、靜態(tài)和動態(tài)數據準備、模擬運行以及切換上線等階段性項目任務。

上海板機液壓設備有限公司ERP正式上線，開始應用U8系統的公用資料、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算管理、總帳、UFO報表、固定資產、需求規(guī)劃、物料清單、生產訂單等子系統，來完成日常管理工作。

①依托成本管理進行快速模擬報價。參照產品的材料清單和材料的參考進價，加上一定人工費用以及銷售加成率，以前銷售報價需要一到兩個星期完成。

計劃成本功能計算的主線索是"產品結構（或物料清單）"中定義的關系，材料及半成品的消耗數據均取自"產品結構（或物料清單）"，再通過對歷史數據的總結和分析，以及定義產品的計劃成本，通過輸入材料計劃價，計劃人工費用、服務計劃價和單位產品費用耗用量，系統自動生成產品的單位計劃成本，為企業(yè)搶占市場先機提供支持。

從設計到投產下料，環(huán)環(huán)相扣，改變了生產的被動局面，提高了工作效率。通過生產訂單子件修改功能，調整了研發(fā)BOM和生產BOM兩者的差異，既減少了研發(fā)人員的工作量，又起到指導生產發(fā)料的作用。

②從事后統計到實時控制，優(yōu)化物流業(yè)務流程，強化追溯管理。公司存貨收發(fā)料以補單為主，即事后做對應的系統單據，未通過系統的數據來指導業(yè)務，僅起到核算的作用。系統上線后，對整個物流的管理流程都進行了嚴格定義，出入庫存均有對應的銷售訂單號，當天單據當日必須結清，既控制了流程，也對指導計劃起了大的幫助。

③有效控制生產成本。原來公司生產領料隨意性大，生產結束后才能比較成本是超支還是節(jié)約，生產過程的成本難以控制?，F在，車間生產領用材料時，依據生產訂單定額領用材料，在實務操作中一般打印2張單據，"生產訂單通知單"和"生產訂單領料通知"。前者說明要生產哪些產品，后者說明領料的依據，從而有效控制生產過程的材料成本。(it168)