項目管理過程之計劃和預算(4)

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進度和資源計劃  
進度計劃的作用是將工作安排反映到日歷上，它不僅規(guī)定整個項目以及各階段的起止日期，還具體規(guī)定了所有活動的開始和結束日期。常用描述進度計劃的工具有甘特圖和時間表： 
1) 甘特圖又稱為“Gantt Chart”或“Bar Chart”，用橫軸表示時間刻度，縱軸表示活動，而用一條“橫條”表示該活動的起始和結束時間。傳統(tǒng)的甘特圖不能表示活動之間的相互關系，現(xiàn)在一些工具（如MS Project）可以用橫條之間的箭頭表示活動的依賴關系。甘特圖的特點是直觀性強，缺點是一旦改變進度安排整個圖形的形狀就改變了，必須重新繪制。 
2) 時間表一般配合網絡圖使用。網絡圖描述任務間依賴關系，而時間表記錄每項活動的“計劃開始時間”、“計劃結束時間”、“實際開始時間”和“實際結束時間”。這種方式最大的特點是修改方便，可以直接記錄最新狀態(tài)并進行重新推算；但缺點是直觀性較差。制定進度計劃時一般要考慮以下因素： 
1) 活動間約束關系。如前文介紹的網絡圖描述的那樣，項目中的活動之間存在各種依賴關系，一些活動必須在某些活動完成后才能進行。因此進度計劃首先要按依賴關系安排工作時間，這也是為什么進度計劃要在活動排序后進行的原因。 
2) 活動適合的啟動時間。對于那些有浮動時間的活動，可以分析一下是適合越早開始越好，還是最遲開始越好。一般我們總感覺越早把事做完越放心，但從成本和質量等角度看問題時未必如此，比如培訓，早早完成后過一段時間員工就忘記了，效果并不好。 
3) 平衡資源配置。當考慮到資源條件時（如資源沖突）有些活動可能無法按期完成，因此制定進度計劃時最好同時考慮資源情況?？梢詸z查是否能滿足活動的資源分配，如不滿足則考慮增加資源或修改進度，并不斷反復調整。 
制定進度計劃時最常見的問題就是計劃工期大于客戶實際要求工期，這時就需要進行進度調整來壓縮總體工期。常用的方法有以下幾種： 
1) 縮短關鍵路徑上的活動工期。具體做法增加投入的資源，或使用經驗豐富的人員，當然這往往帶來成本的上升。另外要注意的是，增加投入資源不僅會增加溝通協(xié)調的工作量，而且受物理條件的限制資源增大到一定程度后工期不再縮短；如果使用經驗豐富的人員，則尋找和解決資源問題就顯得非常重要了。 
2) 活動并行工作。通過仔細分解一些活動，可能發(fā)現(xiàn)部分內容可以進行。在軟件開發(fā)項目中，如果模塊劃分得比較合理，可以在模塊級采用設計、編碼并行的方式；但這種方式會增加管理難度和工作量； 
3) 消除活動依賴關系。對于一些特定活動，可以通過重新劃分或排序的方式消除依賴關系，比如軟件設計中往往先開發(fā)公用模塊，然后再做應用開發(fā)。如果犧牲可維護性，也可以各應用模塊分頭開發(fā)；這可能導致高成本和高風險，并因重復的工作而增加工作量，但在某些特定的情況下可以采用。 
下面再討論一下資源配置的基本方法。對資源的需求量可以參考甘特圖計算。如圖1所示，對每項活動，根據估算出的總工作量和活動工期進行分配，確定在活動工期內每周應投入的工作量，縱向累加所有活動的投影可以得到資源的直方圖，直方圖描述了項目單位時間內對資源的需求量。 
制定進度計劃的過程中就可以進行資源配置，而資源配置應該盡量保證直方圖的形狀比較平滑，這樣一個項目組中的人員相對穩(wěn)定，并且工作量也比較飽滿；如果直方圖參差不齊，則可能造成人員閑置、差旅費用增加等問題，特別是如果項目組人員不穩(wěn)定還可能造成工作效率下降。 
平衡資源配置的具體方法有很多種，比如在浮動時間內調節(jié)活動的開始和結束時間；調節(jié)活動的資源投入方式（可以先投入少些，中期投入多些，首尾投入少些）；調節(jié)投入的資源量，僅保證在浮動時間內完成活動即可。 
預算 
預算是一個非常專業(yè)的話題，這里不詳細討論，只介紹一下大概的過程和思路。項目預算過程其實可以分成估算和預算兩大部分。估算的目的是估計項目的總成本和誤差范圍，而預算則是將項目的總成本分配到各工作項中去。 
估算內容包括人工成本、費用、設備、原材料、勞務和外包成本等。在 IT項目中，人工成本占相當大比例，可以根據各類人員的成本單價和投入工作量進行計算，但實際上這是最難準確估算的部分。目前常用的估算方法有：專家估算（Delphi法）、類比估算（根據以前類似項目的實際成本作為當前項目的估算依據）、參數模型（根據項目特征，用數學模型來預測項目的成本）。從實際工作情況來看，如果歷史數據比較豐富，類比估算法相對比較準確。 
成本預算是在確定總體成本后的分解過程。分解主要是做兩個方面工作：一是按工作包分攤成本。這樣可以對照檢查每項工作的成本，出現(xiàn)偏差時可以確定是哪項工作出了問題；二是按工期時段分攤成本，將預算成本分攤到工期的各個時段，可以確定在未來某個時點累計應該花費的成本（可以用S曲線表示），這樣做的好處是可以在任何時間檢查偏差，并評價成本績效，避免“只要不超TBC就沒問題”的誤解。