XX集團OA辦公系統(tǒng)預算模塊需求確認

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XX集團OA辦公系統(tǒng)預算模塊需求確認XX集團OA辦公系統(tǒng)預算模塊需求確認 

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目     錄

一、概述... 3

二、預算基礎設置... 3

三、費用流程開發(fā)... 6

四、查詢統(tǒng)計報表... 15

一、概述

本文檔做為XX集團預算模塊需求確認及開發(fā)人員的開發(fā)依據。
 
 
對預算管理開發(fā)部分，按照項目實施步驟，描述如下：
 

1. 預算基礎設置；
2. 預算流程開發(fā)；
3. 費用流程開發(fā)；
4. 查詢統(tǒng)計報表開發(fā)；

二、預算基礎設置

2.1預算期間設置

1、預算期間維護：在現(xiàn)有預算期間功能的基礎上，添加預算期間狀態(tài)控制
 

• 新維護的預算期間為“未生效”狀態(tài)；
• 對未生效預算期間點擊“生效”按鈕后為“生效”狀態(tài)；
• 對生效預算期間點擊“關閉”按鈕后為“關閉”狀態(tài)；

 
預算期間頁面：

 
圖1
2、預算期間的開啟和關閉
 

• 同一時間系統(tǒng)中只能有一個預算期間生效；
• 在生效的預算期間頁面點擊右鍵菜單“關閉”，可關閉當前生效的預算期間，給出提醒消息：“關閉后將不能再使用當前期間的預算”；增加權限點，可以在不存在生效預算期間時將已關閉的預算期間重新打開生效，操作前提示“請確認是否使當前預算期間生效”，并讓用戶選擇“是/否”；
• 在未生效的預算期間頁面點擊右鍵菜單“生效”，可使當前預算期間生效，當已存在生效預算期間時，給出提醒消息：“請先關閉當前預算期間”；

2.2預算科目設置

維護三級的預算科目；增加權限點，可“鎖定/解鎖”預算科目，鎖定后的科目及其下級科目不能修改。
由菜單“財務管理”—“預算設置”—“預算科目”進入；
 

1. 對XX財務科目進行整理，定義財務預算管理模塊三級科目，其中一級科目確定為四大類，分別為：部門預算、專項費用預算、固定資產預算、營銷費用預算，二級、三級科目自定義添加。
2. 定義方式參考如下：

 
2、一級科目設置：

1. 名稱：一級科目名稱；
2. 科目級別：“一級科目”、“二級科目”、“三級科目”，選擇科目級別會在不同的科目頁面間切換；
3. 預算周期：“每月”、“每季度”、“每半年”、“每年”；
4. 描述：多行文本框；
5. 預算科目維護頁面：

圖2
3、二級科目設置：
 

1. 名稱：二級科目名稱；
2. 科目級別：“一級科目”、“二級科目”、“三級科目”，選擇科目級別會在不同的科目頁面間切換；
3. 上級科目：從一級科目中選擇；
4. 描述：多行文本框；
5. 預算科目維護頁面：

圖3
4、三級科目設置：
 

1. 名稱：三級科目名稱；
2. 科目級別：“一級科目”、“二級科目”、“三級科目”，選擇科目級別會在不同的科目頁面間切換；
3. 上級科目：從二級科目中選擇；
4. 類型：（收入/支出）原樣保留；
5. 允許偏差：原樣保留；
6. 科目預警比例：實際發(fā)生額/預算科目 需要預警的百分比；
7. 描述：多行文本框。

圖4
 

2.3預算級別維護

 
解決方案：
根據XX的預算管理要求：
部門預算、專項預算、固定資產預算、營銷費用預算均按照組織結構樹形方式設置，級別可以為任意組織機構節(jié)點。
 

圖5
 
 

2.4生效預算設置

需求說明：
 

1. 通過流程寫入預算。年初制定年度預算，并以此預算作為費用控制的依據，半年后重新提交的預算申請，審批通過后，更新的數據存為一個新版本，預算控制以新版本為主。
2. 半年內月度預算剩余，自動流轉到下一月度預算；每一財年的上半年結束后，自動把上半年的實際費用作為上半年的預算，并記錄歷史版本。
3. 切換預算年度下拉框，將切換到不同年度的預算頁面，預算年度僅顯示“生效”和“關閉”狀態(tài)的預算年度；
4. 右側歷史版本鏈接，顯示倒數4個歷史版本，點擊可查看歷史版本，選中任意兩個版本，可用右鍵進行版本對比。

2.5費用歸屬部門與費用審核部門關系表

       用于費用的報銷、借支、核銷流程，可對每一部門定義它的費用審核部門，沒有定義的在流程中默認由費用歸屬部門審核。
 
 

三、費用流程開發(fā)

3.1上半年部門預算申請流程

流程概要說明：
 

流程表單樣式：

 
表單說明：          

 
其他說明：

1. 此流程由各中心預算員提交。
2. 所有部門申請經預算小組審核通過后，預算小組另外提交匯總流程給領導審批，審批通過后，再由提交預算回復，通知各部門；即在本流程“預算小組審核”節(jié)點后，預算小組會發(fā)起“上半年部門預算匯總流程”，該流程完成后，再繼續(xù)進行當前流程的“預算回復”節(jié)點。
3. “預算小組審核”節(jié)點可以選擇提交到下一節(jié)點，還是直接退回到首節(jié)點“各中心申請”。

3.2上半年部門預算匯總流程

 
流程概要說明：

 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
 
其他說明：

1. 通過相關流程字段，選擇需要匯總的部門預算申請流程，實現(xiàn)數據自動匯總。
2. 發(fā)起申請時需要從彈出搜索框打開部門預算申請流程列表，搜索條件應包含申請發(fā)起的起止時間段，默認只查詢部門預算申請類型的流程；選擇后將數據載入當前流程的表格中，且實現(xiàn)與預算申請流程的關聯(lián)，以便審批通過后將審批后的金額回填。

3.3上半年預算拆分流程

流程概要說明:

 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 本流程由部門預算申請流程結束后自動觸發(fā)，有預算申請人填寫。
2. 流程審批完成后，數據自動寫入預算庫，并置為生效狀態(tài)。

3.4下半年部門預算申請

流程概要說明：

流程表單樣式：

 
 
表單說明：
  

3.5下半年預算匯總

流程圖：

 
流程表單樣式：

 
表單說明：

3.6下半年部門預算拆分

流程圖：
 

 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 流程走完后，數據自動更新預算庫，并生產新預算版本。
2. 下半年預算申請流程除表單格式外，其他要求請參照上半年預算申請流程。

3.7預算變更調整

流程概要說明：
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 如果為調整類型為調劑，則需核準調整金額總數為0。
2. 流程審批完成后，自動到預算庫調整數據,并產生對應的歷史版本，在版本的備注里用文字寫明，是因為哪一條預算變更流程產生的。

3.8專項費用申請

流程概要說明：參照現(xiàn)行OA流程
 
流程表單樣式：

 
流程表單樣式：

 
其他說明：

1. 審批完成后，預算費用記在申請部門頭上，全公司所有人都可申請使用。
2. 預算使用時，需選擇要對應的專項費用申請流程，扣減該事件的預算。

3.9固定資產預算申請

    流程概要說明：參照現(xiàn)OA流程
流程表單樣式：

 表單說明：

 
其他說明：指定部門可申請，預算給到申請部門，只有該部門可用。
 

 3.10費用報銷申請

流程概要說明：

 
 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 預算員可幫他人代提流程
2. 預算員提交后預扣預算，最后一個審批人通過后，實扣預算。
3. 會計復核時，因單據不一致退回，退回財務打印節(jié)點；需調整報銷單總數時，退回申請人。
4. 項目公司報銷沒有會計復核節(jié)點。
5. 根據實際發(fā)生科目扣減。
6. 報銷時如超出月度預算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度預算和，不可提交流程。
7. 如果報銷時需要與借支流程關聯(lián)，核銷借支金額的，選擇對應借支流程，進行數據對比處理。PS：由于借支時已經預扣預算，報銷時根據報銷金額，把之前的預扣金額變成實扣金額。 超出借支金額的部分直接實扣。
8. 選擇對應借支流程時，搜索界面應包含申請發(fā)起的起止時間段，默認只查詢借支申請類型的流程。

3.11預算借支流程

流程概要說明：可參照現(xiàn)OA流程（請注意和現(xiàn)OA流程不同的是，并非全部由預算員發(fā)起申請）。
 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：

1. 預算員提交后做“預扣”處理。
2. 流程審批結束后，不做“實扣”處理；報銷和核銷流程相關處理時才處理實扣部分及關聯(lián)數據。
3. 報銷時如超出月度預算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度預算，不可提交流程。

 3.12借支核銷流程

流程概要說明：參照現(xiàn)OA流程
 
流程表單樣式：

 
表單說明：

 
其他說明：一般情況下，已使用的費用都通過報銷流程來核銷對應借支金額，一筆借支金額可以用多次費用報銷來核銷。當借支金額出現(xiàn)超額未使用完，則通過借支核銷流程把剩余款項歸還，并銷賬。
 

3.13自定義流程

要求在已經開發(fā)完成的報銷、借支、核銷流程的基礎上，能夠進行用戶自定義流程的應用：在關鍵節(jié)點、表單關鍵字段、數據處理邏輯保留的情況下，用戶可以搭建新流程，并對流程的路徑、表單的非關鍵字段做自定義。
 

四、查詢統(tǒng)計報表

4.1、財務通用查詢統(tǒng)計報表

      需求展現(xiàn)基本樣式為，見附件1, XX預算報表格式表；
 

1. 總部各中心管理費用執(zhí)行情況表，包含數據：

縱向：部門預算類的所有科目。
橫向：總部所有中心的預算數、預扣數、實際數、實際偏離率，所有數據匯總。
其他說明：可選擇查詢時間。

 
 
2、  各項目公司管理費用執(zhí)行情況表，包含數據：
縱向：部門預算類的所有科目。
橫向：所有項目公司的預算數、預扣數、實際數、實際偏離率，數據匯總。
其他說明：可選擇查詢時間。

 
 
 3、  營銷費用執(zhí)行情況表，包含數據：
縱向：營銷預算類的所有科目。
橫向：總部的預算數、預扣數、實際數、實際偏離率，所有項目公司的預算數、預扣數、實際數、實際偏離率，本報表數據匯總。
其他說明：可選擇查詢時間。

4.2、流程自定義報表

1、借款統(tǒng)計表；
2、報銷統(tǒng)計表；
3、核銷統(tǒng)計表；
 
……
 
 
總體開發(fā)要求
 

1. 專用流程表單開發(fā)：

上半年預算填寫單——上半年預算拆分流程使用。
需求字段：預算部門、預算科目、全年各月份預算額、
其他說明：流程歸檔后，數據寫入預算庫，并置為生效版本。
 
下半年預算填寫單——下半年預算拆分流程使用
需求字段：預算部門、預算科目、下半年各月份預算額
其他說明：流程歸檔后，數據更新到預算庫，并置為新生效版本。
 
預算變更申請表——預算變更流程使用
需求字段：調整部門、調整月度、調整金額（增加填正數，減少填負數）
其他說明：流程審批完成后，自動到預算庫調整數據,并產生對應的歷史版本，在版本的備注里用文字寫明，是因為哪一條預算變更流程產生的。
 
費用報銷申請單——費用報銷流程使用
需求字段：部門、科目、金額、相關流程。
其他說明：申請人提交后預扣預算，最后一個審批人通過后，實扣預算。中途流程退回金額回補。
          報銷時如超出月度預算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度預算，不可提交流程。
如果報銷時需要與借支流程關聯(lián)，核銷借支金額的，選擇對應借支流程，進行數據對比處理。PS：由于借支時已經預扣預算，報銷時根據報銷金額，把之前的預扣金額變成實扣金額。超出借支金額的部分直接實扣。
 
借支申請表——借支流程使用
需求字段：部門、科目、金額
其他說明：預算員提交后做“預扣”處理。
流程審批結束后，不做“實扣”處理；報銷和核銷流程相報銷時如超出月度預算，出超支提示，仍可提交流程。如超季度預算，不可提交流程。
     
      費用核銷申請單——費用核銷流程使用
      需求字段：部門、科目、金額
      其他說明：因為一條借支流程，可以對應多條報銷，即一次借支金額可以用多次報銷來抵消。當報銷金額超出借支金額時，從報銷流程直接扣減超出部分。 如果報銷金額不足借支金額時，使用費用核銷申請直接把借支款項退還。
 
 

1. 預算模塊統(tǒng)計字段要求：

需求字段：上上年預算額、上上年實際額、上年預算額、上年實際額、本年度預算總額、季度預算總額、半年度預算總額、本年上半年實際額、本年預算剩余額、本月預算、本月已用、本月剩余、本月預扣，本月可申請預算=（本月預算-本月已用-本月預扣）
在此頁面添加，或者能導出報表也行。

 
 
 

1. 其他要求：

所有預算數據都通過流程寫入，沒更新一次自動生成新版本。
每月1號，自動把上月剩余預算加到本月預算。
每年7月1號，自動匯總上半年實際額，并把上半年預算額的數據更新為上半年實際發(fā)生的數據，存為新版本。
其他要求參考上面具體流程說明。