泛普軟件：預算管理軟件如何化繁為簡

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         中國企業(yè)在預算管理方面常犯的一個錯誤是，沒有真正把預算過程當作一個計劃過程。這主要取決于兩方面，一方面，傳統預算受其形成時期相對靜態(tài)穩(wěn)定以及賣方市場的經營環(huán)境的影響，注重于成本控制，而不是經營計劃。。另一方面，戰(zhàn)略管理觀念在很多企業(yè)中還沒有真正樹立起來，經理們僅把預算當作是一種純粹的業(yè)績衡量和控制的工具，并沒有把它納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略管理框架中中看待和考慮。
          泛普軟件全面預算管理研究中心趙靈鐘說：世界五百強的戰(zhàn)略管理體系會把預算管理視為一個非常重要的部分，它是戰(zhàn)略計劃的財務化和數字化，不僅為戰(zhàn)略目標實現提供詳細的計劃，還會以財務報表的形式，準確指出對企業(yè)將來財務狀況的期望。
         在我國，企業(yè)長期處于計劃經濟的相對靜態(tài)的經營環(huán)境中，雖然在20年市場化的改革和開放之后，企業(yè)開始面對復雜多變的環(huán)境，也迫切需要戰(zhàn)略管理的理念和工具。但在實際中，很多經理短期內還沒有真正樹立起這種觀念，沒有真正把預算看作一個計劃過程和手段，從而把預算同戰(zhàn)略目標和經營計劃割裂開來，失去了預算管理的意義。
         經營環(huán)境的迅速變化，就使企業(yè)使用的預算流程和方法成為過時。企業(yè)始終處于管理變化之中，其結果便是，在大型企業(yè)中，往往是多種預算技術同時并存。從傳統的基于成本中心的預算，到項目和資金預算，乃至作業(yè)預算，從“固定預算”到“彈性預算”，從“滾動預算”到“零基預算”，從“以銷售為目標的預算”到“以利潤為目標的預算”等等，這些眼花繚亂的預算管理方法，對非財務的直線職能經理和員工來說，簡直是不可理喻。把預算工作視為財務部門獨自承擔的專業(yè)工作，同自己沒有多大關系，也是自然而然的事情，因此容易對分配下來的預算工作產生逆反心理。
         缺乏全面預算管理軟件的支持，無疑會增加企業(yè)推行全面預算管理的難度。
         泛普軟件全面預算管理軟件開發(fā)總監(jiān)韓衛(wèi)華說：軟件技術如果能在預算過程中得到恰當的應用，無疑會大大改善預算手段及其系統，從而大幅度提高預算過程的效率和價值。預算管理軟件是這幾年開始興起的新興軟件，世界五百強80%采用了專業(yè)軟件來管理預算，比如海博龍；泛普軟件的泛普軟件全面預算管理軟件在服務本土用戶方面有著很強的優(yōu)勢。
        然而，實際狀況是，很多企業(yè)基本上還是“手工作業(yè)”；一些企業(yè)即使配置了計算機和軟件，卻只局限在財務部門，局限在excel“單機作戰(zhàn)”；缺乏統一平臺的報表軟件并不適合組織范圍上的應用。
輕松有效的預算
         那么，如何做到輕松有效地預算？泛普軟件全面預算管理研究中心趙靈鐘認為：必須意味著要讓參與預算的人員，從觀念上認可和接受預算工作，使他們認識到自己是“做正確的事”，變“被動”的負擔態(tài)度為“主動”的輕松態(tài)度；還意味著要采取恰當的預算方法和手段，提高預算過程的效率，“正確地做事”。具體包括：
         方法正確：預算方法的選擇，應該考慮經營環(huán)境、成本結構與組織結構等影響因素。不同行業(yè)、不同企業(yè)，具有不同的特點，經營環(huán)境對不同的行業(yè)和企業(yè)來說，其復雜程度也相對不同，因此，企業(yè)要根據環(huán)境的特點選擇相應的預算方法。
         企業(yè)的生產過程和系統，影響著企業(yè)產品的成本結構。不同的企業(yè)具有不同技術水平的生產過程和系統，因此它們的生產成本結構也不同。在過去生產過程和系統技術含量較低的情況下，直接人工等變動成本是產品成本的主要組成部分，固定性制造費用比例很小。針對此種狀況，變動成本法克服了傳統的完全成本法在產銷量不相同時出現利潤不正常，尤其是銷量下降、利潤反而上升的虛假現象等缺點，成為企業(yè)短期預算和決策的有效工具。但是，在新的高技術制造環(huán)境下，變動成本的比例愈來愈小，變動成本法將逐漸失去其意義。完全成本法有回歸的趨勢，但已經不是過去那種同變動成本法一樣，以“數量為基礎”的成本計算和預算法了；而是同以“作業(yè)為基礎”的成本計算和預算法緊密結合。
        “預算”激勵：預算是一個十分重要的管理工具，已經超越了原來“成本控制”的意義，要從整體管理的角度對待預算。企業(yè)高級管理層制訂企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略之后，有必要向全體員工傳達，使其明確預算同戰(zhàn)略過程中的企業(yè)使命、戰(zhàn)略目標、戰(zhàn)略類型、政策、行動計劃、程序以及業(yè)績等要素之間的互動關系，明確預算的重要定位，體會各自的預算工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。
          充分鼓勵各級經理人和普通員工，對各自的責任業(yè)務活動進行資源分析和計算，同時要鼓勵各種業(yè)務數據和信息，縱向和橫向地充分流通和共享。這樣，員工就會普遍感覺到在做自己分配而不是主管分配的工作，普遍主動地投入預算工作，從而增加預算和經營計劃的匹配度和數據信息的可靠性。
         模式匹配：預算模式要反映企業(yè)組織結構的變化并與之相匹配。多事業(yè)部制組織結構（M型結構），是工業(yè)經濟時代企業(yè)組織的標準結構。在這種結構中，高層管理者掌握著資本、知識以及其它資源，并且按照自己制訂的戰(zhàn)略意圖進行分配，中層經理對資源的使用過程和結果進行監(jiān)控，而一線經理則是執(zhí)行者，具體對資源加以運用。這種結構的出現，以資本是主要資源為基礎，目的在于支持企業(yè)多元化經營，開發(fā)新產品，拓展新市場，以及實施多種戰(zhàn)略。
         現實中，不同的企業(yè)具有不同的組織結構。更多的企業(yè)是具有M型結構及其初級形態(tài)的“職能制結構”，既然M型結構是工業(yè)經濟時代企業(yè)組織的標準形式，與其相適應的預算模式自然可以為初級階段的組織結構所借鑒使用。但是，從M型結構走向N型結構，不是在一夜之間就能完成的，因此，在過渡階段就要根據兩種結構的“成分”多寡，進行預算流程的建設和預算方法的選擇。
         化繁為簡：為了把復雜的預算專業(yè)知識和計算方法，對非財務專業(yè)預算人員產生的負面影響降到最低，除了給予這些人員必要的基本知識培訓之外，應用界面友好、通俗易懂、易于使用的專業(yè)預算軟件是至關重要的。“易用性”對全面預算軟件尤為重要，在利用IT技術方面，還應充分注意全面預算管理軟件的“擴展性”，因為國內企業(yè)處于快速發(fā)展中，管理模式無時不刻在變化。通過泛普軟件全面預算管理軟件進行“網絡預算”，不失為一種有效方法。