如何對ERP系統(tǒng)運行風(fēng)險的控制

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

erp系統(tǒng)實施設(shè)計完成后，將進入系統(tǒng)運行階段，然而在系統(tǒng)的運行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、安全等風(fēng)險。因此我們必須對運行過程中的各種風(fēng)險加識別并給以控制，來保證系統(tǒng)的安全順利運行。

一、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性

據(jù)有的專家說：ERP實施是“三分設(shè)計、七分管理、十二分設(shè)計”由此可見，數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)實施過程中的最要性。所以企業(yè)運行ERP時，要做數(shù)據(jù)的收集、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理的等工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。

1．做好數(shù)據(jù)輸入人員的合理分工

由于系統(tǒng)初始化的數(shù)據(jù)量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數(shù)據(jù)輸入的混亂，為此我們必須在數(shù)據(jù)輸入前做好嚴(yán)格的、合理的人員分工，保證數(shù)據(jù)輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供應(yīng)商、銷售、客戶等來合理的分組與組內(nèi)分工。

2.保證數(shù)據(jù)收集與輸入準(zhǔn)確性

數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象;數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數(shù)據(jù)收集人員,他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)是正確的,沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時、失實的數(shù)據(jù)。其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯誤。

3.尋找數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的原因，提高準(zhǔn)確性

數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因有很多種，主要有：（1）激勵機制。在以工時定額為基準(zhǔn)的獎勵制度下，當(dāng)操作人員估計當(dāng)月的獎金數(shù)己經(jīng)差不多了，或打算下月自己要請幾天假時，他/她會留下一些工時放到下個月去用，而不如實填報；此外，分配任務(wù)的班組長還有可能把工時定額油水大的活安排給與自己關(guān)系好的人去做，甚至?xí)騺y了整體計劃?？傊酝瓿晒r定額作為發(fā)獎金的標(biāo)準(zhǔn)，其指導(dǎo)思想不是以客戶滿意為中心，因此，必須改革這種不利于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的激勵機制。（2）各個業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)處理不及時。以庫存業(yè)務(wù)為例，如果沒有做到“日清月結(jié)”，編制計劃往往根據(jù)的是一個滯后的信息，得出的結(jié)論就將是錯誤的。因此我們一定要制定規(guī)范化的“工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程”，來保證數(shù)據(jù)的正確與實時傳遞，準(zhǔn)確和實時的信息為企業(yè)的業(yè)務(wù)分析和決策提供可靠的保障。

4.在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，進一步保證數(shù)據(jù)的合理性

數(shù)據(jù)準(zhǔn)確不等于這個數(shù)據(jù)就是合理的。拿“定貨批量”這個參數(shù)舉例，對采購來講，由于產(chǎn)品設(shè)計上的問題，標(biāo)準(zhǔn)化和通用化工作比較差，同一種類型物料的規(guī)格過于雜亂，以至于按照每種規(guī)格的需求數(shù)量定貨，由于批量小，會增加采購成本。如果按照供應(yīng)商要求的最小批量定貨，又會造成庫存超量。使有些企業(yè)上了ERP系統(tǒng)，庫存不但未減，反而增加的怪現(xiàn)象。

二、建立完善的系統(tǒng)運行內(nèi)部控制制度

保證ERP系統(tǒng)的正常運行是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實際建立起完善的系統(tǒng)運行內(nèi)部控制度。

1.建立健全的ERP崗位責(zé)任制

建立ERP崗位制度，要明確每個工作的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫存、采購、財務(wù)、出納、稽核、產(chǎn)品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位保持相對逢君之惡。

2.建立ERP操作管理制度

通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼的嚴(yán)格管理等，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作ERP軟件;預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng);操作人員離開機房前，要執(zhí)行相應(yīng)的退出命令;根據(jù)本單位的情況，由專人保管必要的上機操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

3.建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

建立硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度的建立，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng)、保持機房與設(shè)備的整潔等措施保證機房設(shè)備和計算機正常運行;確保ERP數(shù)據(jù)和ERP軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除;對有關(guān)磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)進行雙備份，并且存放在不同的位置;對ERP軟件更換、修改、升級和硬件設(shè)備進行更換時，要有一定的審批手續(xù)，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督，以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;健全硬件和軟件的定時維護措施和有關(guān)防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。

4．建立ERP檔案管理制度

通過檔案管理制度的建立，實現(xiàn)對ERP數(shù)據(jù)檔案的管理，并由專人負(fù)責(zé);做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作;對重要的ERP檔案進行雙備份，并存放在不同的地點;實現(xiàn)對磁性介質(zhì)檔案的定期檢查與復(fù)制，防止磁性介質(zhì)的損壞而使ERP數(shù)據(jù)丟失;同時對有關(guān)ERP開發(fā)設(shè)計有關(guān)的檔案資料也要進行保管。

三、認(rèn)真進行模擬運行

實施ERP這樣一個大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務(wù)部門，關(guān)系到各個業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，想不"排練"就直接拿到實際中去應(yīng)用，具有極大風(fēng)險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結(jié)果，尋求正確的運行方法?？傊?，要建立模擬運行的檔案，作為項目管理的階段成果和下一步改進工作的依據(jù)。

1.軟件功能模擬運行(原型測試)

軟件功能模擬運行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響。列出現(xiàn)行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進一步的解決方案。這項工作是在軟件己經(jīng)安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進行了軟件應(yīng)用培訓(xùn)后，在專家指導(dǎo)下進行的。在軟件應(yīng)用程序培訓(xùn)的過程中，培訓(xùn)教材通常都有一個案例，事先設(shè)好一套現(xiàn)成的數(shù)據(jù)企業(yè)的人員按照教材規(guī)定的步驟，學(xué)習(xí)如何操作。學(xué)習(xí)的目的是要用軟件提供的功能來解決企業(yè)的實際管理問題。此外，企業(yè)還必須結(jié)合自己的情況，把自己設(shè)計的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，再一次運行。可以只用極少量零部件(比如說15-30種)的產(chǎn)品來測試，但是必須包羅了企業(yè)在管理上需要解決的問題。在傳統(tǒng)手工管理中有許多參數(shù)是從來沒有用過的，如排隊時間、等待時間等類的問題，在建立工藝路線文件時，需要在原型測試階段弄清楚這些參數(shù)如果不錄入行不行？試一試如果留著空白會是什么結(jié)果，錄入了又將是什么結(jié)果;數(shù)據(jù)偏大或偏小又是什么結(jié)果，影響有多大。這都是軟件模擬要做的工作。千萬不要遺留下很多"潛伏"的問題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實施進度，而且還會挫傷員工士氣。

2.實戰(zhàn)性模擬運行(二次開發(fā)測試)

在原型測試之后，如果軟件原型有些功能不能滿足管理的需求，那么就要進行必要的客戶化或二次開發(fā)的工作。一般說客戶化或用戶化是不需要修改源程序的，例如報表格式的修改等;而二次開發(fā)可能涉及源程序，但是應(yīng)盡可能把軟件的數(shù)據(jù)下載到一個工作站或微機上開發(fā)程序進行補充調(diào)整，然后再上載回去。所謂的實戰(zhàn)性模擬運行，主要的目的是為了測試修訂后的系統(tǒng)，把經(jīng)營管理中的實際數(shù)據(jù)輸人到系統(tǒng)中去，進一步驗證，直到確認(rèn)符合管理需求，可以放心地實際應(yīng)用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實戰(zhàn)性模擬的結(jié)果，必須得到各個業(yè)務(wù)部門主管的認(rèn)可；如果有沒有研究透徹的地方，需要及時補課，尋求可行的解決方案。最后，由項目領(lǐng)導(dǎo)小組召開會議，通過演示，征求所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的意見，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業(yè)務(wù)流程制定的“工作規(guī)程和工作準(zhǔn)則”，作為切換實施的規(guī)范化依據(jù)。

3.并行運行

如果實戰(zhàn)性模擬已經(jīng)得到高層管理人員的批準(zhǔn)，并得到各個部門管理人員的一致認(rèn)可，而且實戰(zhàn)性模擬運行工作扎實，就沒有必要經(jīng)歷并行運行階段。并行運行可以理解為一種切換前的預(yù)演，是一種特殊的模擬測試。員工對新系統(tǒng)不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運行階段。但是，并行運行會帶來一些問題，如新老系統(tǒng)運行的結(jié)果不一致時，以什么為準(zhǔn)？以老的為準(zhǔn)必然會否定新系統(tǒng)的價值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時運行，每項業(yè)務(wù)要做雙份工作，增加了管理的工作量，加重員工的負(fù)擔(dān)，同時也加大企業(yè)的運行成本，因此，并行運行的時間根據(jù)系統(tǒng)的特點與企業(yè)的實際情況適當(dāng)?shù)目s短。

4.重視系統(tǒng)切換

不少企業(yè)由于受管理基礎(chǔ)和人力資源的限制，希望能夠分模塊逐個實施。ERP是一個信息高度集成的系統(tǒng)，如果先上一個子系統(tǒng)，所有屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，都將通過各類傳票用手工錄入，因此，不能體現(xiàn)信息集成的優(yōu)勢;而且一個一個模塊走，必然會延長實施進度。如果分模塊實施，還不利于系統(tǒng)模擬運行，不利于說明一些業(yè)務(wù)之間信息的相互集成關(guān)系，有了問題也不易及時發(fā)現(xiàn)并解決，放到以后再補課，必然會引起不少修改返工。有些企業(yè)實施了兩三年還沒有結(jié)束，這個問題是其中原因之一。因此，各個子系統(tǒng)最好是一起上，才有可能見到信息集成帶來的效益。如果實行分步實施，也應(yīng)該是先上一個車間，或一個倉庫，取得經(jīng)驗后再逐步推廣，而不要割斷業(yè)務(wù)流程。割斷了業(yè)務(wù)流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。為了順利切換，要抓好培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上整理好數(shù)據(jù)，在基本數(shù)據(jù)完整后進行模擬。把最后模擬運行的"管理模式"當(dāng)眾宣布并演示，得到廣大管理人員和高層經(jīng)理認(rèn)可批準(zhǔn)后，再到實踐中執(zhí)行。有了群眾基礎(chǔ)，切換工作就會容易得多。寧可在打基礎(chǔ)工作上多花些時間，一定要特別注意項目管理要求的先導(dǎo)與后續(xù)工作的關(guān)系，一步一個腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復(fù)，欲速則不達。

四、系統(tǒng)安全控制

ERP系統(tǒng)是一個集成的系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)不同子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相互傳遞，不僅包括部門內(nèi)的、同一企業(yè)內(nèi)部，也包括不同企業(yè)間的。同時可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)不同地域區(qū)的數(shù)據(jù)傳遞，于是在系統(tǒng)運行過程中也必須加強系統(tǒng)安全的控制。

1.服務(wù)器安全控制

主要考慮系統(tǒng)的容錯性和系統(tǒng)所具有的高執(zhí)行效率，在成本可以接受的條件下，選用具有最高安全級別的容錯方案，保證系統(tǒng)永遠(yuǎn)不會因磁盤故障而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)中斷，如果其中一個(組)硬盤發(fā)生故障，另外一個(組)硬盤中的數(shù)據(jù)仍在維持系統(tǒng)的正常工作。同時還需要注意高的可讀性能。

2.登錄安全控制

為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以進行全天候的運行，在設(shè)計網(wǎng)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)重視系統(tǒng)中的登錄服務(wù)，通過兩臺服務(wù)臺進行登錄權(quán)限控制，其中一臺為主控制器，另一臺作為軟備份，從而達到即使系統(tǒng)中一臺控制器發(fā)生故障，用戶也可以登錄系統(tǒng)進行日常工作的效果。對于系統(tǒng)中各類用戶的權(quán)限也是進行分級授權(quán)，從而使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全潛在的不安全因素最小化。

3.數(shù)據(jù)庫安全控制

數(shù)據(jù)庫是企業(yè)應(yīng)用的核心，數(shù)據(jù)庫安全是應(yīng)當(dāng)高度重視的主要課題，為保證數(shù)據(jù)庫的安全性，可以采用兩種措施來解除數(shù)據(jù)庫的潛在危險。一是通過數(shù)據(jù)同步復(fù)制，將數(shù)據(jù)分別寫入不同服務(wù)器系統(tǒng)，時刻保持?jǐn)?shù)據(jù)庫系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在兩個完全一致的備份，當(dāng)一臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器因故障中斷，系統(tǒng)管理員只要通過遠(yuǎn)程管理或電子郵件告訴用戶，使用另一配置文件，就可連接到另一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，正常進行業(yè)務(wù)處理.這種同步復(fù)制由系統(tǒng)中后臺完成，用戶并沒有因此而產(chǎn)生等待。二是通過可擦寫光盤對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)日志進行日備份，保證在人為或其他原因造成的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)時，可通過日備份進行即時恢復(fù)。

綜合所述，系統(tǒng)在運行過程中會遇到各種各樣的干擾，我們應(yīng)該在ERP系統(tǒng)運行前做好各項運行風(fēng)險的識別與控制工作準(zhǔn)備，為ERP系統(tǒng)持續(xù)安全運行減少風(fēng)險隱患。(IT168)