中小企業(yè)如何用好進(jìn)銷存軟件

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1、目的

      企業(yè)使用軟件目的就是管好“貨”管好“錢”。準(zhǔn)確的庫存管理，進(jìn)行快速的銷售統(tǒng)計(jì)，把應(yīng)收應(yīng)付、費(fèi)用等財務(wù)賬管好，提高公司的效率。

2、問題

在選擇使用軟件前，大部分客戶都懷著比較高的期望，希望軟件能將和公司相關(guān)的經(jīng)營數(shù)據(jù)都管理得井井有條。然而，在實(shí)際使用中，往往有部分客戶使用效果并沒有達(dá)到想象中的要求：數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、錄入錯誤、操作流程麻煩等等，不僅沒提高公司效率，反而實(shí)際效率降低了。為什么出現(xiàn)這種情況呢？為什么其他一些公司是用得又十分順暢呢？是不是軟件不適合？那么中小企業(yè)又如何用好進(jìn)銷存管理軟件呢？

根據(jù)我們多年來做管理軟件以及客戶實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，以上出現(xiàn)的問題，也是時而有之的，也屬正常現(xiàn)象。其實(shí)用好管理軟件也是多方面的因素：軟件是否選擇好、使用者是否熟悉操作、使用軟件做賬是否隨意不規(guī)范、是不是操之過急等等，下面我們將來分析這個問題，分享我們的一些實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，供廣大中小企業(yè)進(jìn)行參考。

3、如何選擇軟件

第一階段，如何選擇好進(jìn)銷存軟件

軟件選擇得好壞，直接關(guān)系企業(yè)軟件應(yīng)用的成?。贿M(jìn)銷存管理軟件主要著重管理幾方面：采購、銷售、庫存、應(yīng)收應(yīng)付、費(fèi)用、報表統(tǒng)計(jì)。

     從大方向上說，如果企業(yè)所需的是進(jìn)銷存軟件，而實(shí)際卻選擇標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)軟件（會計(jì)記賬軟件），那么使用起來很難達(dá)到所需的效果，同時使用者也覺得困難。

從細(xì)節(jié)上來說，進(jìn)銷存軟件在市面上有很多，品牌也多；軟件是否穩(wěn)定、售后是否好、功能是否能達(dá)到、口碑是正面等等。

更重要的是只選對的，不一定選貴的或大品牌的。首先，軟件技術(shù)已經(jīng)發(fā)展10多年，技術(shù)成熟，大品牌和小品牌所使用的技術(shù)相差無幾，當(dāng)然軟件不可能不存在問題，要看該軟件是否積極更新升級。大品牌注重的是功能全面，覆蓋面廣，這也導(dǎo)致很多企業(yè)用起來就覺得功能是有，但管不到位的情況非常多，小品牌的軟件往往會比較注重用戶的使用細(xì)節(jié)及實(shí)際操作。所以建議用戶在使用進(jìn)銷存前最好進(jìn)行試用一下，比對軟件功能是否跟自已的業(yè)務(wù)流程和管理模式一樣，當(dāng)然細(xì)節(jié)上達(dá)不到，也可以讓軟件公司進(jìn)行簡單的二次開發(fā)，這樣更能達(dá)到最好的效果。

4、使用開始步驟

軟件使用期初非常重要，如果開頭搞錯了，將會直接影響后期使用；正式使用軟件前，需要整理一下幾個重要的資料，結(jié)合泛普進(jìn)銷存軟件為例：

1）商品信息整理及錄入，需要值得提出的是，商品分類很關(guān)鍵，分類是為了后管理統(tǒng)計(jì)能準(zhǔn)確、清晰、明了展現(xiàn)數(shù)據(jù)。不要為了錄入方便，一開始亂七八糟分類，有些軟件是不支持修改分類的，一旦分錯類別，就無法修改了，不過輕松掌柜非常方便修改類別，但開始建賬前也要把類別整理好。

2）客戶和供應(yīng)商資料整理及錄入，和商品信息一樣需要整理好分類。

3）期初庫存盤點(diǎn)錄入，正式使用軟件前，需把當(dāng)時的商品庫存數(shù)量及成本錄入（如果是新公司，可以不錄入期初庫存）。成本和數(shù)量都需要錄入，若只錄入數(shù)量，不錄入成本，后期軟件統(tǒng)計(jì)出來的毛利就不正確了，所以期初錄入商品的成本盡量要準(zhǔn)確，當(dāng)然如果只管理數(shù)量，不管理金額，那就不需要錄入成本了。

4）期初往來應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)收、預(yù)付。要想往來賬清晰，期初往來賬是非常重要的，一定要做到清晰，準(zhǔn)確，很多企業(yè)用軟件前不注重這方面，導(dǎo)致后面往來對賬不準(zhǔn)確。

5）期初現(xiàn)金銀行、固定資產(chǎn)、債務(wù)等等。 為更好做好企業(yè)全面準(zhǔn)確的現(xiàn)金流，資產(chǎn)等管理，這方面也是非常必要的。

5）如果要進(jìn)行高級一些管理，比如費(fèi)用管理：差旅費(fèi)、工資費(fèi)用、房租費(fèi)用、運(yùn)費(fèi)等，那還需要在會計(jì)科目里面設(shè)置，如果不需要此步驟可省略。

以上步驟處理完后，就可開賬正式使用了。正式使用就很簡單了，進(jìn)銷存軟件最主要的流程就兩個：采購入庫、銷售出庫。只需要把這兩個步驟做完，庫存將會自動增加減少、銷售統(tǒng)計(jì)、毛利、采購統(tǒng)計(jì)、應(yīng)收應(yīng)付也隨之自動出來。

5、總結(jié)

    企業(yè)要用好進(jìn)銷存，首先要清晰自己的需求，了解軟件的實(shí)際功能，進(jìn)行軟件試用。系統(tǒng)運(yùn)行前準(zhǔn)備，期初資料錄入準(zhǔn)備。泛普在中小企業(yè)管理軟件實(shí)施中有相當(dāng)豐富的經(jīng)驗(yàn)，歡迎廣大用戶或同行進(jìn)行咨詢了解！