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客戶檔案管理企業(yè)檔案工作中的幾個主要問題

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　　　當前企業(yè)檔案工作的幾個主要問題

　　(一)關于企業(yè)檔案工作中的法規(guī)規(guī)章、標準的制定問題

　　文檔管理系統(tǒng)現(xiàn)在我們檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標準，這些都是三中全會以后恢復時期制定的，顯然不適合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，客戶檔案管理軟件特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大，檔案工作不能還按照過去的方法進行，我們司在制定企業(yè)檔案標準、規(guī)章制度的體系方面，考慮分三個層次。

　　第一層：行政規(guī)章法規(guī)

　　這種類型具有強制性，企業(yè)必須執(zhí)行，不僅是企業(yè)檔案部門要執(zhí)行，而且要求企業(yè)法人必須要執(zhí)行。如去年發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(國家檔案局、國家計委、國家經(jīng)貿(mào)委聯(lián)合下發(fā))。

　　第二層：標準

　　這類文件屬于推薦性。我們比過去擴大了標準制定的數(shù)量，對過去有些強制性的規(guī)章，我們要把它轉到標準。企業(yè)終究是自主經(jīng)營、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔案工作來講，企業(yè)根據(jù)自己的情況，有權制定適合自己業(yè)務的一些規(guī)定。我們從為企業(yè)服務的角度出發(fā)，把有些涉及企業(yè)檔案業(yè)務方面的文件，用標準的形式來發(fā)布，泛普軟件-客戶檔案管理軟件包括：案卷構成的一般要求、電子文件的歸檔等。今后我們還要搞檔案的分類、保管期限、企業(yè)檔案工作評估分成幾個檔次等，都要作為標準。這些標準是屬于推薦性的，企業(yè)可以執(zhí)行，也可以不執(zhí)行，也可以結合自己的特點進行修改、補充，結合自己的實際情況來執(zhí)行。

　　第三層：文件

　　以文件、通知或加強意見的形式下發(fā)，這類文件約束力更小一點。我們考慮由于企業(yè)的改革步伐很快，企業(yè)檔案工作面臨很多新問題，但是有些問題不一定在三、五年就拿出一個法規(guī)、規(guī)章之類的文件。因為終究實踐發(fā)展還很不成熟，如電子文件，現(xiàn)在各單位對電子文件的管理可能都不太一樣，到底信息發(fā)展將來是個什么情況，現(xiàn)在還很難預測，企業(yè)的電子文件將來有哪些狀態(tài)現(xiàn)在也很難把握。為慎重起見，現(xiàn)在出臺這方面的法規(guī)、規(guī)章為時過早，但又不能在這一時期對電子文件管理上出現(xiàn)空白，國家檔案局要有一些相應的要求，這方面工作就要以文件的形式來表示。

　　上述法規(guī)體系的這三個層次，各層有各層的作用，最終能夠上升為法規(guī)的歸位到法規(guī)，沒歸到法規(guī)的成為標準?？偠灾?，就是盡量少用法規(guī)和規(guī)章，更多地運用標準，為企業(yè)檔案工作提供服務。

　　歸檔文件整理說明的結構

　　文檔管理介紹：

        一立檔單位基本情況

　　其具體內(nèi)容主要有:1,立檔單位的名稱,成立時間,職能范圍,錄屬關系;2,內(nèi)部機構的設置情況主要工作活動和指標任務完成情況與立檔單位緊密相關的重大事件,重大新聞,重大活動等.

　　二,歸檔文件情況

　　其具體內(nèi)容有:1,歸檔文件的總份數(shù),各機構或問題類目的歸檔文件的份數(shù),各種保管基限的歸檔文件份數(shù);2,本單位重大活動形成的文件材料歸檔情況;3,有無復制件等情況;4,各專門文件材料和非紙質(zhì)載體文件材料歸檔情況;5,本單位未辦理完畢的重要文件材料情況.

　　三,歸檔文件整理情況

　　泛普軟件主要內(nèi)容有:1,歸檔文件整理的組織形式及分工情況;2,歸檔文件材料的來源,內(nèi)容,形式,數(shù)量,可靠和完整程度情況;3,選擇的分類方案,排列,編號方法;4,重要歸檔文件的狀況等.

發(fā)布：2006-11-20 12:11    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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