客戶檔案管理企業(yè)檔案工作中的幾個(gè)主要問(wèn)題

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　　　當(dāng)前企業(yè)檔案工作的幾個(gè)主要問(wèn)題

　　(一)關(guān)于企業(yè)檔案工作中的法規(guī)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)的制定問(wèn)題

　　文檔管理系統(tǒng)現(xiàn)在我們檔案管理仍然還在沿用過(guò)去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，這些都是三中全會(huì)以后恢復(fù)時(shí)期制定的，顯然不適合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，客戶檔案管理軟件特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大，檔案工作不能還按照過(guò)去的方法進(jìn)行，我們司在制定企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度的體系方面，考慮分三個(gè)層次。

　　第一層：行政規(guī)章法規(guī)

　　這種類型具有強(qiáng)制性，企業(yè)必須執(zhí)行，不僅是企業(yè)檔案部門要執(zhí)行，而且要求企業(yè)法人必須要執(zhí)行。如去年發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委聯(lián)合下發(fā))。

　　第二層：標(biāo)準(zhǔn)

　　這類文件屬于推薦性。我們比過(guò)去擴(kuò)大了標(biāo)準(zhǔn)制定的數(shù)量，對(duì)過(guò)去有些強(qiáng)制性的規(guī)章，我們要把它轉(zhuǎn)到標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)終究是自主經(jīng)營(yíng)、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔案工作來(lái)講，企業(yè)根據(jù)自己的情況，有權(quán)制定適合自己業(yè)務(wù)的一些規(guī)定。我們從為企業(yè)服務(wù)的角度出發(fā)，把有些涉及企業(yè)檔案業(yè)務(wù)方面的文件，用標(biāo)準(zhǔn)的形式來(lái)發(fā)布，泛普軟件-客戶檔案管理軟件包括：案卷構(gòu)成的一般要求、電子文件的歸檔等。今后我們還要搞檔案的分類、保管期限、企業(yè)檔案工作評(píng)估分成幾個(gè)檔次等，都要作為標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)是屬于推薦性的，企業(yè)可以執(zhí)行，也可以不執(zhí)行，也可以結(jié)合自己的特點(diǎn)進(jìn)行修改、補(bǔ)充，結(jié)合自己的實(shí)際情況來(lái)執(zhí)行。

　　第三層：文件

　　以文件、通知或加強(qiáng)意見(jiàn)的形式下發(fā)，這類文件約束力更小一點(diǎn)。我們考慮由于企業(yè)的改革步伐很快，企業(yè)檔案工作面臨很多新問(wèn)題，但是有些問(wèn)題不一定在三、五年就拿出一個(gè)法規(guī)、規(guī)章之類的文件。因?yàn)榻K究實(shí)踐發(fā)展還很不成熟，如電子文件，現(xiàn)在各單位對(duì)電子文件的管理可能都不太一樣，到底信息發(fā)展將來(lái)是個(gè)什么情況，現(xiàn)在還很難預(yù)測(cè)，企業(yè)的電子文件將來(lái)有哪些狀態(tài)現(xiàn)在也很難把握。為慎重起見(jiàn)，現(xiàn)在出臺(tái)這方面的法規(guī)、規(guī)章為時(shí)過(guò)早，但又不能在這一時(shí)期對(duì)電子文件管理上出現(xiàn)空白，國(guó)家檔案局要有一些相應(yīng)的要求，這方面工作就要以文件的形式來(lái)表示。

　　上述法規(guī)體系的這三個(gè)層次，各層有各層的作用，最終能夠上升為法規(guī)的歸位到法規(guī)，沒(méi)歸到法規(guī)的成為標(biāo)準(zhǔn)。總而言之，就是盡量少用法規(guī)和規(guī)章，更多地運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)檔案工作提供服務(wù)。

　　歸檔文件整理說(shuō)明的結(jié)構(gòu)

　　文檔管理介紹：

        一立檔單位基本情況

　　其具體內(nèi)容主要有:1,立檔單位的名稱,成立時(shí)間,職能范圍,錄屬關(guān)系;2,內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況主要工作活動(dòng)和指標(biāo)任務(wù)完成情況與立檔單位緊密相關(guān)的重大事件,重大新聞,重大活動(dòng)等.

　　二,歸檔文件情況

　　其具體內(nèi)容有:1,歸檔文件的總份數(shù),各機(jī)構(gòu)或問(wèn)題類目的歸檔文件的份數(shù),各種保管基限的歸檔文件份數(shù);2,本單位重大活動(dòng)形成的文件材料歸檔情況;3,有無(wú)復(fù)制件等情況;4,各專門文件材料和非紙質(zhì)載體文件材料歸檔情況;5,本單位未辦理完畢的重要文件材料情況.

　　三,歸檔文件整理情況

　　泛普軟件主要內(nèi)容有:1,歸檔文件整理的組織形式及分工情況;2,歸檔文件材料的來(lái)源,內(nèi)容,形式,數(shù)量,可靠和完整程度情況;3,選擇的分類方案,排列,編號(hào)方法;4,重要?dú)w檔文件的狀況等.