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客戶檔案管理軟件如何精簡紙質(zhì)檔案？

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　　客戶檔案管理軟件如何精簡紙質(zhì)檔案

　　經(jīng)常進行紙檔案的精簡工作十分重要，因為紙檔案不斷增加會占據(jù)辦公室太多的空間，如果不作適當(dāng)?shù)目刂凭蜁o工作帶來很大的不便。普遍公司會采取以下措施：

　　1.使用懸掛式文件夾和檔案袋 懸掛式檔案系統(tǒng)不僅使文件井然有序，而且還可以有效地使用空間。

　　在檔案柜上加金屬架。如果你的檔案不能裝進懸掛式文件夾或檔案袋，你可以購置一些 能插進檔案抽屜的金屬架。懸掛式文件夾和檔案袋存放非常方便，懸掛式文件夾既可以當(dāng)導(dǎo) 引卡和文件夾用，還可以當(dāng)分隔器用。

　　不要使用太多的懸掛式文件夾。在一個抽屜上使用太多的懸掛式文件夾不會節(jié)約空間， 一打這樣的文件夾要占去3英寸的地方，這就要占據(jù)更多的放抽屜的空間，你還不如不要這樣，為懸掛式文件夾裝上一個金屬架就可以。

　　使用懸掛式檔案袋。懸掛式檔案袋可以井然有序地存放單個文件夾，與懸掛式文件夾不 同的是，泛普軟件可以自由擴展，資料決不會壓在其他文件夾下面或者掉到抽屜下面的地板上，文件夾固定在一個地方，決不會掉下來或相互壓著。

　　2.使用專用文件夾 如果有必要把重要資料暫時轉(zhuǎn)移到另外一個地方，使用帶扣子或帶子的專用文件夾以確保里面資料的安全。

　　3.使用抽屜分隔裝置 在文件抽屜中，你可以使用輕便的抽屜分隔裝置來代替笨重的一大堆材料。分隔裝置牢固的底座可以使文件夾立起來而不會滑落，它還可以調(diào)節(jié)，可以隨需要加寬或弄窄。

　　4.清除雜志和占地方的小冊子 把舊雜志、舊冊子和其他印刷材料清理出去。期刊被感興趣的人閱讀過后，客戶檔案管理軟件應(yīng)該用現(xiàn)刊替代它們。如果有必要保留過時的印刷品，你可以把它放在不太顯眼的地方。同時，必須保存的資料要盡量放得緊湊一些。

　　長條型的小冊子只需要占據(jù)文件夾的一小部分地方，因此應(yīng)該在文件夾中放兩排或者三排。

　　夾起來或裝訂好的印刷品必須放得均勻，你可以調(diào)整一下文件夾內(nèi)的資料：邊上多出來的部分一半朝文件夾的右邊，一半朝文件夾的左邊。

　　5. 清除復(fù)制品 把復(fù)制品清理出去，它們一般是備忘錄、信件、毛條校樣的復(fù)印件、出版信件和報告的翻印件和小冊子的相同版本。

　　只保留必需的書信或報告的復(fù)印件，盡可能壓縮和集中檔案材料，避免重疊現(xiàn)象。如果你的老板有——份完整的檔案，你再為他保存一份“復(fù)制檔案”和一份“后續(xù)檔案”，結(jié)果你可能事倍功半。

　　除非你計劃把多余的小冊子和報告分發(fā)下去，不然不要保留相同的材料。許多秘書一般為辦公室保留3份，其余的送進公司的儲存室。

發(fā)布：2006-11-20 10:33    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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