支持項(xiàng)目溝通和信息管理的工程軟件

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　　項(xiàng)目溝通管理的目的是保證項(xiàng)目相關(guān)信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確地采集、傳遞和保存。在項(xiàng)目的組織與實(shí)施過(guò)程中，如果缺乏有效的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理就難以做出正確的決策，此外還會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目運(yùn)行效率低下、質(zhì)量不佳等問(wèn)題，無(wú)形中增加了項(xiàng)目的成本，甚至?xí)?dǎo)致項(xiàng)目的失敗。

　　一、要做好項(xiàng)目溝通管理工作，可以從以下幾個(gè)方面入手：

　　1、制定項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃

　　通過(guò)溝通管理計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目整個(gè)生命周期的溝通對(duì)象、溝通內(nèi)容、溝通頻率、溝通方法等各個(gè)方面進(jìn)行計(jì)劃與安排，并明確溝通責(zé)任，如由誰(shuí)負(fù)責(zé)溝通，溝通的標(biāo)準(zhǔn)是什么，在溝通過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題及沖突時(shí)誰(shuí)應(yīng)該負(fù)責(zé)并進(jìn)行補(bǔ)救等，為實(shí)現(xiàn)有效溝通提供依據(jù)。

　　項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃應(yīng)依據(jù)條件變化及時(shí)進(jìn)行修訂，保證溝通管理計(jì)劃的持續(xù)適用性。

　　2、靈活運(yùn)用各種溝通形式

　　在項(xiàng)目管理中，溝通形式是多樣的。一般使用較多的是口頭溝通和書(shū)面溝通。

　　口頭溝通包括談話(huà)、會(huì)議、語(yǔ)音、電話(huà)等?？陬^溝通過(guò)程應(yīng)該明確、坦白，避免因用詞不當(dāng)或個(gè)人思想等因素隱瞞事實(shí)或造成理解上的差異。

　　書(shū)面溝通包括通知、文件、備忘錄等，大多用來(lái)進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動(dòng)，其優(yōu)點(diǎn)是可以作為資料長(zhǎng)期保存，反復(fù)查閱。

　　溝通的具體形式取決于工作領(lǐng)域和團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。

　　3、建立有效透明的溝通機(jī)制

　　定期會(huì)議：通過(guò)日會(huì)、周會(huì)等定期會(huì)議及時(shí)共享項(xiàng)目進(jìn)度和信息，減少因信息不透明導(dǎo)致的項(xiàng)目延誤。

　　溝通內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化：對(duì)會(huì)議溝通內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)定(如：周會(huì)須確認(rèn)各小組的開(kāi)發(fā)進(jìn)度，遇到的風(fēng)險(xiǎn)，討論解決方案等)，減少無(wú)效會(huì)議，提高團(tuán)隊(duì)溝通效率。

　　二、做好信息管理的關(guān)鍵因素包括：

　　1、信息的合規(guī)性

　　項(xiàng)目信息的儲(chǔ)存和保護(hù)必須滿(mǎn)足相關(guān)法規(guī)和公司關(guān)于信息管理的規(guī)定。另外需要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)保護(hù)和保存期限的相關(guān)要求。

　　2、信息的完整性

　　項(xiàng)目信息的變更、傳遞等必須嚴(yán)格受控。需要確保在用信息的版本正確。項(xiàng)目審核時(shí)，應(yīng)該關(guān)注項(xiàng)目信息分配系統(tǒng)和控制系統(tǒng)是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　3、信息的可得性

　　項(xiàng)目信息的管理應(yīng)該能讓決策者在需要的時(shí)候得到正確和完整的信息，以助力于決策正確。

　　4、信息的保密性

　　項(xiàng)目信息的保密級(jí)別應(yīng)該在項(xiàng)目策劃初期進(jìn)行識(shí)別和定義，并在項(xiàng)目審核中進(jìn)行確認(rèn)運(yùn)營(yíng)正常。

　　5、信息的實(shí)時(shí)性

　　項(xiàng)目信息必須能正常反映當(dāng)前的項(xiàng)目狀態(tài)。任何與項(xiàng)目基準(zhǔn)的偏差和項(xiàng)目績(jī)效都應(yīng)被準(zhǔn)確識(shí)別和記錄，以提供決策。

　　三、泛普軟件的信息管理功能

　　1、數(shù)據(jù)處理功能。包括數(shù)據(jù)收集和輸入、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加工和輸出;

　　2、預(yù)測(cè)功能。運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)學(xué)方法、統(tǒng)計(jì)方法和模擬方法，根據(jù)過(guò)去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái)的情況;

　　3、計(jì)劃功能。根據(jù)企業(yè)提供的約束條件，合理地安排各職能部門(mén)的計(jì)劃，按照不同的管理層，提供相應(yīng)的計(jì)劃報(bào)告;

　　4、控制功能。根據(jù)各職能部門(mén)提供的數(shù)據(jù)，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)、檢查、比較執(zhí)行與計(jì)劃的差異，對(duì)差異情況分析其原因，輔助管理人員及時(shí)以各種方法加以控制;

　　5、輔助決策功能。采用各種數(shù)學(xué)模型和所存儲(chǔ)的大量數(shù)據(jù)，及時(shí)推導(dǎo)出有關(guān)問(wèn)題的最優(yōu)解或滿(mǎn)意解，輔助各級(jí)管理人員進(jìn)行決策，以期合理利用人財(cái)物和信息資源，取得較大的經(jīng)濟(jì)效益。

　　溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過(guò)程，它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。做好每個(gè)階段的工作，以達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果，就必須在項(xiàng)目部門(mén)內(nèi)、部門(mén)與部門(mén)之間、以及項(xiàng)目與外界之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞和溝通信息，以便項(xiàng)目?jī)?nèi)各部門(mén)達(dá)到協(xié)調(diào)一致;使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé)，井了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn);通過(guò)大量的信息溝通，找出項(xiàng)目管理的問(wèn)題及解決問(wèn)題，制訂政策并控制評(píng)價(jià)結(jié)果。因此，通過(guò)良好的項(xiàng)目溝通管理，必將做好人力資源管理工作，更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。