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支持項目溝通和信息管理的工程軟件
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項目溝通管理的目的是保證項目相關(guān)信息能夠及時準(zhǔn)確地采集、傳遞和保存。在項目的組織與實施過程中,如果缺乏有效的溝通,項目經(jīng)理就難以做出正確的決策,此外還會出現(xiàn)項目運行效率低下、質(zhì)量不佳等問題,無形中增加了項目的成本,甚至?xí)?dǎo)致項目的失敗。
一、要做好項目溝通管理工作,可以從以下幾個方面入手:
1、制定項目溝通管理計劃
通過溝通管理計劃對項目整個生命周期的溝通對象、溝通內(nèi)容、溝通頻率、溝通方法等各個方面進行計劃與安排,并明確溝通責(zé)任,如由誰負(fù)責(zé)溝通,溝通的標(biāo)準(zhǔn)是什么,在溝通過程中出現(xiàn)問題及沖突時誰應(yīng)該負(fù)責(zé)并進行補救等,為實現(xiàn)有效溝通提供依據(jù)。
項目溝通管理計劃應(yīng)依據(jù)條件變化及時進行修訂,保證溝通管理計劃的持續(xù)適用性。
2、靈活運用各種溝通形式
在項目管理中,溝通形式是多樣的。一般使用較多的是口頭溝通和書面溝通。
口頭溝通包括談話、會議、語音、電話等??陬^溝通過程應(yīng)該明確、坦白,避免因用詞不當(dāng)或個人思想等因素隱瞞事實或造成理解上的差異。
書面溝通包括通知、文件、備忘錄等,大多用來進行通知、確認(rèn)和要求等活動,其優(yōu)點是可以作為資料長期保存,反復(fù)查閱。
溝通的具體形式取決于工作領(lǐng)域和團隊結(jié)構(gòu)。
3、建立有效透明的溝通機制
定期會議:通過日會、周會等定期會議及時共享項目進度和信息,減少因信息不透明導(dǎo)致的項目延誤。
溝通內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化:對會議溝通內(nèi)容進行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)定(如:周會須確認(rèn)各小組的開發(fā)進度,遇到的風(fēng)險,討論解決方案等),減少無效會議,提高團隊溝通效率。
二、做好信息管理的關(guān)鍵因素包括:
1、信息的合規(guī)性
項目信息的儲存和保護必須滿足相關(guān)法規(guī)和公司關(guān)于信息管理的規(guī)定。另外需要重點關(guān)注數(shù)據(jù)保護和保存期限的相關(guān)要求。
2、信息的完整性
項目信息的變更、傳遞等必須嚴(yán)格受控。需要確保在用信息的版本正確。項目審核時,應(yīng)該關(guān)注項目信息分配系統(tǒng)和控制系統(tǒng)是否正常運轉(zhuǎn)。
3、信息的可得性
項目信息的管理應(yīng)該能讓決策者在需要的時候得到正確和完整的信息,以助力于決策正確。
4、信息的保密性
項目信息的保密級別應(yīng)該在項目策劃初期進行識別和定義,并在項目審核中進行確認(rèn)運營正常。
5、信息的實時性
項目信息必須能正常反映當(dāng)前的項目狀態(tài)。任何與項目基準(zhǔn)的偏差和項目績效都應(yīng)被準(zhǔn)確識別和記錄,以提供決策。
三、泛普軟件的信息管理功能
1、數(shù)據(jù)處理功能。包括數(shù)據(jù)收集和輸入、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)加工和輸出;
2、預(yù)測功能。運用現(xiàn)代數(shù)學(xué)方法、統(tǒng)計方法和模擬方法,根據(jù)過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來的情況;
3、計劃功能。根據(jù)企業(yè)提供的約束條件,合理地安排各職能部門的計劃,按照不同的管理層,提供相應(yīng)的計劃報告;
4、控制功能。根據(jù)各職能部門提供的數(shù)據(jù),對計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)測、檢查、比較執(zhí)行與計劃的差異,對差異情況分析其原因,輔助管理人員及時以各種方法加以控制;
5、輔助決策功能。采用各種數(shù)學(xué)模型和所存儲的大量數(shù)據(jù),及時推導(dǎo)出有關(guān)問題的最優(yōu)解或滿意解,輔助各級管理人員進行決策,以期合理利用人財物和信息資源,取得較大的經(jīng)濟效益。
溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過程,它對于項目取得成功是必不可少的,而且也是非常重要的。做好每個階段的工作,以達到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和效果,就必須在項目部門內(nèi)、部門與部門之間、以及項目與外界之間建立溝通渠道,快速準(zhǔn)確的傳遞和溝通信息,以便項目內(nèi)各部門達到協(xié)調(diào)一致;使項目成員明確各自的職責(zé),井了解他們的工作對實現(xiàn)整個項目目標(biāo)所做的貢獻;通過大量的信息溝通,找出項目管理的問題及解決問題,制訂政策并控制評價結(jié)果。因此,通過良好的項目溝通管理,必將做好人力資源管理工作,更好的實現(xiàn)項目目標(biāo)。
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