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客戶資源管理文檔的安全性問題和有效的分類文檔

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　　文檔管理的安全性問題

　　如何管理積累的大量知識文檔使其不至于流失，并得到充分的利用，是讓很多企業(yè)非常頭疼的問題。泛普軟件科學(xué)的文檔管理能讓這個難題迎刃而解。

　　知識管理正在得到我國企業(yè)的廣泛重視。企業(yè)管理層在推進知識管理時候常常會遇到很多問題：知識管理的戰(zhàn)略該如何制定?企業(yè)的知識資源該如何梳理?企業(yè)知識管理系統(tǒng)該如何建設(shè)和應(yīng)用?解決以上問題的關(guān)鍵在于科學(xué)的文檔管理。

　　企業(yè)在進行文檔管理時，通常會被三個問題困擾

　　其一，企業(yè)的知識資源內(nèi)容龐雜、體系繁多，如何通過一個統(tǒng)一的體系對這些知識進行分類;

　　其二，當所有知識都已被放在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理起來后，應(yīng)用時該如何確保這些知識的安全性;

　　其三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到所需的文檔內(nèi)容。

　　目錄設(shè)置 有效分類文檔

　　企業(yè)知識文檔的數(shù)量往往都很大，這就需要設(shè)置知識庫的目錄來進行管理。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)組織架構(gòu)來設(shè)置文檔的目錄。如把集團的文檔單獨放在一個目錄下，把不同業(yè)務(wù)部門的文檔放在不同業(yè)務(wù)部門的目錄下。但是，這種分類方法可能會有個問題：當企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，就需要重新調(diào)整分檔的分類。因此，采用這種分類方法時，要將組織結(jié)構(gòu)與職能部門的特點結(jié)合起來。

　　知識庫目錄一般是分層級的。第一層可以按照企業(yè)大的組織結(jié)構(gòu)來設(shè)置，如集團、子公司A、子公司B等這樣一個體系來設(shè)置。第二層可根據(jù)職能部門的特點來劃分。財務(wù)部、人力資源部等部門的職能相對穩(wěn)定，如財務(wù)管理包含的成本管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)報表管理等內(nèi)容，這對所有企業(yè)來說基本上是相同的。因此，泛普軟件-客戶資料管理軟件可以按照這個維度設(shè)置知識庫的二級目錄。再比如說，營銷領(lǐng)域在管理學(xué)上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論等。按照這些理論來設(shè)置營銷領(lǐng)域的文檔目錄，也是一個比較好的方法。這樣，就無須再探討營銷領(lǐng)域的職能到底屬于哪個部門。

　　此外，客戶資源管理系統(tǒng)設(shè)置知識庫目錄還需要遵循兩大原則。

　　第一，相互獨立、完全窮盡?；ハ嗒毩⑹侵溉绻粋€文檔在某一個目錄下存在，就不能出現(xiàn)在其他目錄。目錄之間是相互獨立的，不能重疊、交叉。客戶資源管理系統(tǒng)的完全窮盡是指知識庫目錄應(yīng)該覆蓋企業(yè)所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。

　　第二，層級不宜過多。一般來講，企業(yè)知識庫目錄設(shè)置不能超過四層。否則，就會影響員工維護、應(yīng)用知識庫的積極性。同時還要注意的是，知識庫目錄的設(shè)置要以滿足用戶需求為準則。

發(fā)布：2006-11-20 10:03    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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