“租用軟件”解決中小企業(yè)信息化困境

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軟件也能租？對(duì)，企業(yè)人員通過上網(wǎng)訪問自己的軟件系統(tǒng)；按照年或者月計(jì)費(fèi)的方式支付軟件服務(wù)商租用費(fèi)；軟件服務(wù)商提供軟件、硬件、帶寬訪問、數(shù)據(jù)安全保障等；這就是現(xiàn)在熱門的SaaS(軟件即服務(wù))，用更好理解的話來(lái)說(shuō)，就是軟件租用。

目前，可以租用的軟件包括：客戶(銷售)管理軟件、進(jìn)銷存軟件、財(cái)務(wù)記帳軟件、視頻會(huì)議系統(tǒng)、網(wǎng)站建設(shè)、企業(yè)郵箱等，幾乎涵蓋了所有中小企業(yè)對(duì)軟件的需求。

軟件租用的方式能解決中小企業(yè)的信息化困境

企業(yè)信息化的困境之一：缺資金。

中國(guó)鐵道出版社的李先生負(fù)責(zé)整個(gè)公司的廣告銷售，客戶多、銷售人員多讓他覺得管理起來(lái)有些吃力，比如：銷售人員每天都聯(lián)系了哪些客戶；銷售人員管理的大客戶溝通推進(jìn)如何；今天簽署了多少合同等。

他想購(gòu)買一套客戶管理軟件，而他有自己的預(yù)算，他希望：購(gòu)買一套軟件，最多千計(jì)，最好百計(jì)；一旦要萬(wàn)計(jì)，要投入就比較猶豫了；再加上需要周邊的硬件等基礎(chǔ)設(shè)施投入，他考慮到信息化軟件的投資回報(bào)率，他覺得購(gòu)買幾萬(wàn)的軟硬件，還不如保持用表格、紙張的信息管理現(xiàn)態(tài)。

抱著低成本購(gòu)買軟件的想法，他在網(wǎng)上搜索到了一個(gè)叫“免費(fèi)客戶管理軟件月租型CRM”(www.xtools.cn)的客戶管理軟件，試用了一下，感覺非常不錯(cuò)，管理15個(gè)銷售人員，每個(gè)月只需要512元，符合他的心理預(yù)期，兩三天就讓銷售人員上手使用了。

李先生覺得租用的CRM，實(shí)用就行，沒有必要太復(fù)雜，他非常喜歡軟件中的“熱點(diǎn)客戶管理”功能，銷售人員近期關(guān)注的客戶都會(huì)在軟件中顯著的位置顯示出來(lái)，每個(gè)“熱點(diǎn)客戶”隨時(shí)查看，包括自己關(guān)心的大客戶。

李先生覺得：軟件幫助了銷售人員集中優(yōu)勢(shì)力量主要跟蹤熱點(diǎn)客戶，將會(huì)輔助銷售人員在同一個(gè)工作時(shí)間內(nèi)獲得最大的銷售業(yè)績(jī)，不會(huì)把時(shí)間浪費(fèi)在希望渺茫的客戶無(wú)效跟蹤中。

互聯(lián)網(wǎng)租用的軟件加強(qiáng)了與互聯(lián)網(wǎng)通訊的融合，李先生和銷售人員通過免費(fèi)客戶管理軟件CRM軟件發(fā)送短信息、利用軟件中QQ、MSN的鏈接隨時(shí)保持和客戶即時(shí)和非即時(shí)的溝通。與客戶溝通加強(qiáng)了，自然，銷售業(yè)績(jī)就提高了。這是“租用軟件”價(jià)格低廉之外的又一特性。

李先生對(duì)信息化產(chǎn)品的要求是：軟件簡(jiǎn)單實(shí)用，可以提升員工效率、規(guī)范銷售管理、提高經(jīng)營(yíng)效益。在每個(gè)月幾百元的投入的基礎(chǔ)上，這幾個(gè)要求就輕易的實(shí)現(xiàn)了。

企業(yè)信息化還面臨一個(gè)問題，尤其是非IT企業(yè)，他們?nèi)盜T人才。

回顧香港上市公司“小肥羊”幾年前的發(fā)展，隨著分店越來(lái)越多，急需解決的是物料的統(tǒng)一配送、分店核算等機(jī)制，更加要緊的是分店分布在全國(guó)各地，數(shù)據(jù)如果得不到集中管理，有可能使成本失控。

按照傳統(tǒng)思路，購(gòu)買服務(wù)器、安轉(zhuǎn)軟件、托管服務(wù)器等一系列的問題讓決策者一頭霧水，讓企業(yè)的信息能夠在全國(guó)各地能訪問和錄入，這要求IT專業(yè)人員素質(zhì)更加嚴(yán)格，比如說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)安全的問題，數(shù)據(jù)備份安全的問題都可能讓企業(yè)組織專業(yè)的IT團(tuán)隊(duì)對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理。

分店急速擴(kuò)張，而信息系統(tǒng)建設(shè)太慢，太滯后，更重要的是缺乏合適的人來(lái)維護(hù)龐大的系統(tǒng)。信息化建設(shè)成為企業(yè)擴(kuò)張的瓶頸。

通過測(cè)試和評(píng)估，“小肥羊”物流配送部門在互聯(lián)網(wǎng)上租用過“開啟網(wǎng)”(www.aspany.com.cn )的一套進(jìn)銷存軟件，每一個(gè)門店都有一定權(quán)限登陸這個(gè)系統(tǒng)，管理者能夠很清楚了解各分店的每月的物料接受情況，并可以隨時(shí)與供應(yīng)商對(duì)帳和結(jié)算，另外也有利于總店對(duì)“加盟店”和“直屬店”的結(jié)算和成本核算。這促成了物流方面的精細(xì)化管理，最終在成本控制上獲得成功，為分店的擴(kuò)張奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

這種方式讓“小肥羊”更多關(guān)注于業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)，而不會(huì)陷入軟硬件、信息安全等管理維護(hù)的“泥潭”中，擺脫了信息化軟件繁雜的維護(hù)等日常工作。

“軟件租用”幫助企業(yè)快速啟動(dòng)業(yè)務(wù)

南京鮮花禮品商務(wù)有限公司(南京鮮花禮品網(wǎng))成立于2004年，主要業(yè)務(wù)是全國(guó)鮮花速遞，鮮花免費(fèi)配送，提供各種節(jié)日鮮花，生日鮮花，婚慶鮮花，商務(wù)鮮花，水培花卉，綠植租擺等。他們采用的網(wǎng)站系統(tǒng)就是租用的一個(gè)叫Shopex (www.shopex.com.cn) 公司的網(wǎng)店系統(tǒng)。

租用網(wǎng)店系統(tǒng)后，不需要專業(yè)的IT維護(hù)人員操作，產(chǎn)品信息馬上發(fā)布在網(wǎng)站上，圖片、文字編輯、網(wǎng)上支付、會(huì)員管理等一應(yīng)俱全，所有業(yè)務(wù)都基于這個(gè)網(wǎng)店系統(tǒng)展開，服務(wù)人員在網(wǎng)上查看訂單、接受訂單等等。管理者說(shuō)：“如果開發(fā)這個(gè)網(wǎng)店系統(tǒng)，費(fèi)時(shí)太長(zhǎng)，最好的方式就是試用、租用。”

由于中小公司的生存問題，在沒有“軟件租用”之前，很難做到“先信息化，再做業(yè)務(wù)”的要求，生存問題要求信息化的實(shí)施時(shí)間必須極短(或者不能浪費(fèi)他們做正事和做業(yè)務(wù)的時(shí)間)，所以，必然要求信息化實(shí)施過程要短，要簡(jiǎn)單；老板們沒有時(shí)間和精力去研究和比較市面上眾多的良莠不齊的軟件，而“軟件租用”提供一段時(shí)間的試用，用得好，就交錢使用了。

“軟件租用”是規(guī)避企業(yè)信息化的風(fēng)險(xiǎn)的最好方式

中小公司的信息化實(shí)施進(jìn)程很難像大公司那樣通過企業(yè)文化和企業(yè)制度來(lái)推動(dòng)，因?yàn)橹行」镜钠髽I(yè)文化和制度都不具備強(qiáng)勢(shì)力量，而且老板們往往遷就某些業(yè)績(jī)突出的銷售人員，往往這些人處于自己利益的保護(hù)，極力排斥使用軟件來(lái)共享自己的客戶信息、管理自己的行為和業(yè)務(wù)，他們覺得軟件是老板們給自己的“枷鎖”。尤其是類似于客戶管理軟件，失敗的風(fēng)險(xiǎn)更高。

無(wú)論是大企業(yè)還是小企業(yè)，龐大而操作復(fù)雜的軟件往往受到所有人的抵制，而不僅僅是部分人員。 Gartner(美國(guó)市場(chǎng)研究公司)的調(diào)查是一系列置疑傳統(tǒng)CRM軟件有效性的調(diào)查中最新的一個(gè)。軟件商吹噓說(shuō)，CRM是幫助企業(yè)節(jié)省開支，促進(jìn)與客戶關(guān)系的有效工具，因?yàn)镃RM軟件可以使得企業(yè)銷售，市場(chǎng)策劃以及售后服務(wù)等一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行流水化作業(yè)。

Gartner公司完成的對(duì)近700家公司的調(diào)查顯示，購(gòu)買了CRM軟件使用許可的公司中，42%的公司還沒有成功實(shí)施過該軟件。

信息化系統(tǒng)實(shí)施失敗的陰云籠罩著所有的企業(yè)，但是在計(jì)世資訊(CCW Research)最新的《2008年中國(guó)軟件運(yùn)營(yíng)服務(wù)(SaaS)市場(chǎng)研究報(bào)告》數(shù)據(jù)顯示，反映市場(chǎng)用戶成熟度的關(guān)鍵指標(biāo)“用戶續(xù)費(fèi)率”達(dá)到85%，也就是說(shuō)85%的企業(yè)成功應(yīng)用并愿意交錢繼續(xù)租用軟件。

類似免費(fèi)客戶管理軟件CRM、Salesforce的租用軟件公司，更多考慮的是軟件的易用性，他們知道，如果不能在易用性上達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)，客戶隨時(shí)可能終止使用他們的系統(tǒng)，因?yàn)榉艞壸庥眯偷能浖某杀竞艿汀?/p>

拋開對(duì)“安全性”的疑慮，讓數(shù)據(jù)更安全。

曾經(jīng)有人斷言，這種把“企業(yè)重要數(shù)據(jù)都存在別人的服務(wù)器上”的服務(wù)方式一定是“老鼠啃菜刀—— 死路一條”。但是為什么“軟件租用”的市場(chǎng)還是以104%的速度增長(zhǎng)呢？(數(shù)據(jù)來(lái)自于計(jì)世咨詢《2008年中國(guó)SaaS市場(chǎng)發(fā)展?fàn)顩r白皮書》)

SaaS迅速發(fā)展的原因是SaaS的低成本、低風(fēng)險(xiǎn)和高回報(bào)，安全性已經(jīng)不是阻礙SaaS發(fā)展的絆腳石，更多的安全技術(shù)為SaaS保駕護(hù)航，客戶更多地與企業(yè)簽署協(xié)議來(lái)保障自己的數(shù)據(jù)安全的法律權(quán)益。

高達(dá)服飾有限公司的老板袁炳華租用了的金蝶“友商網(wǎng)”(www.youshang.com )的在線會(huì)計(jì)和在線進(jìn)銷存，他在租用之前對(duì)安全的顧慮是：

其一：擔(dān)心軟件服務(wù)商沒有數(shù)據(jù)安全策略，對(duì)客戶的數(shù)據(jù)漫不關(guān)心，；

其二：擔(dān)心軟件服務(wù)商本身管理原因，使企業(yè)數(shù)據(jù)泄露。

袁老板詳細(xì)咨詢了一些問題，并得到了滿意的答復(fù)。安全確實(shí)是問題，但對(duì)于一些優(yōu)秀的軟件服務(wù)提供商來(lái)說(shuō)，這卻正好是他們的機(jī)會(huì)。

使用者評(píng)估SaaS廠商的數(shù)據(jù)安全策略，主要從幾個(gè)方面著手，比如：是否有https協(xié)議傳輸、實(shí)時(shí)多盤備份、每天增量備份、一小時(shí)增量備份、物理異地備份，穩(wěn)定的系統(tǒng)支撐，這是客戶與廠商溝通才能了解的，服務(wù)廠商對(duì)安全的全盤考慮會(huì)讓使用者更加放心。

有很多客戶擔(dān)心數(shù)據(jù)泄露來(lái)自于服務(wù)廠商的管理，這也需要考察軟件服務(wù)商的口碑，和在法律上約定服務(wù)商對(duì)客戶數(shù)據(jù)的保密責(zé)任。實(shí)際上，專業(yè)的SaaS廠商比客戶更加重視數(shù)據(jù)的安全，因?yàn)?，保障客戶的?shù)據(jù)安全就是維護(hù)自己的名譽(yù)和品牌、維護(hù)自己的生意。

長(zhǎng)沙偉明公司王勇先生采用了月租的客戶管理系統(tǒng)，王勇先生覺得：“放在自己服務(wù)器上的數(shù)據(jù)，如何保障數(shù)據(jù)安全，要看自己的IT維護(hù)人員的技術(shù)素質(zhì)和職業(yè)操守，這種數(shù)據(jù)安全性真的沒有什么標(biāo)準(zhǔn)。一旦發(fā)生問題，可能是致命的和不可恢復(fù)的。相比之下，我更愿意相信專業(yè)的公司。”

但是，還是有人不經(jīng)考察，固執(zhí)地認(rèn)為，SaaS這種模式不安全，這種企業(yè)自然也享受不到軟件租用給企業(yè)管理帶來(lái)的便利，但這種客戶畢竟是少數(shù)的。

有些租用型的系統(tǒng)比如：租用的呼叫中心(如www.disco123.com )、租用的視頻會(huì)議系統(tǒng)(如：www.webex.com.cn )并不涉及過多的核心機(jī)密，就是對(duì)安全性固執(zhí)的人也會(huì)因?yàn)榈蛢r(jià)格的租用費(fèi)而動(dòng)心。

據(jù)計(jì)世咨詢的《2007SaaS產(chǎn)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r與趨勢(shì)研究報(bào)告》顯示：不接受SaaS模式的企業(yè)占整個(gè)調(diào)查對(duì)象的16.10%；持觀望態(tài)度的占53.2%，接受軟件租用的企業(yè)占30.7%。據(jù)專業(yè)人士評(píng)估，作為SaaS最熱門的2008年，接受軟件租用的企業(yè)可能超過5成。

結(jié)束語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)讓中小企業(yè)收益不少，比如：按點(diǎn)擊付費(fèi)的互聯(lián)網(wǎng)廣告方式可能是目前最有效的廣告方式之一，通過Alibaba等電子商務(wù)平臺(tái)獲得訂單，中小企業(yè)可以隨時(shí)控制廣告費(fèi)用，并通過網(wǎng)絡(luò)獲得更多的銷售機(jī)會(huì)，“網(wǎng)上銀行支付工具”也讓企業(yè)收錢速度更快。

而新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓企業(yè)用上“可租用的軟件”，這種按照企業(yè)的使用人數(shù)和時(shí)間來(lái)支付低額固定費(fèi)用的軟件應(yīng)用方式，將讓更多的企業(yè)接受和采用，這種方式是否成為主流并不重要，重要的是中小企業(yè)確實(shí)能從中獲益。