企業(yè)采購管理中的問題與解決方案

　　對于制造企業(yè)而言,為銷售而生產(chǎn)、為生產(chǎn)而采購是一個環(huán)環(huán)相扣的物料輸入輸出動態(tài)過程,依次構成了采購流程、生產(chǎn)流程和銷售流程。從物流角度看,最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售的最終產(chǎn)品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。企業(yè)的采購流程的“龍頭”作用不容忽視。

　　然而,當今不少企業(yè)采購流程卻不盡科學、采購機制不盡合理,不利于生產(chǎn)和銷售,必須用IT技術加以解決。

　　一、信息不暢和采購模式落后是企業(yè)采購存在的根本問題

　　由于體制、機制等方面的原因,傳統(tǒng)采購存在著許多與現(xiàn)代采購要求不相容的地方,影響了采購的效率和有效性,主要包括:

　　信息不能共享。由于組織之間信息私有化、未經(jīng)集成,采購信息沒有實現(xiàn)有效共享,包括采購方與供應方之間、企業(yè)采購部門與相關部門之間以及管理者與實施者之間。

　　采供雙方未建立穩(wěn)定的協(xié)作關系。這是舊的采購模式造成的,它們以臨時的或短期的合作機制為主,造成了競爭多于合作,進而導致了采購過程的不確定性。

　　與預測和物料需求計劃結合不緊,即不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購,實現(xiàn)物料的供應計劃與當前需求的平衡,并與企業(yè)的庫存投資和策略相一致。

　　無法跟蹤采購情況,包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理;運輸處理、收貨處理、質量控制等。

　　缺乏制約(采購事務的授權、簽發(fā)、批準、執(zhí)行和紀錄沒有進行職務分類),容易導致暗箱操作。

　　缺乏對供應商的評價和管理。

　　總之,由于不通暢的信息以及落后的采購模式,在市場需求發(fā)生變化時,采購方不能改變已經(jīng)提供給供應方的采購合同,企業(yè)響應用戶需求的能力遲鈍。

　　二、協(xié)同采購——解決采購問題的有效模式

　　傳統(tǒng)的采購模式不能適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求,必須用新的采購模式――協(xié)同采購取而代之。這種新型采購模式采取供應鏈管理策略,改進了與供應商之間的關系,強調協(xié)同的理念,而且,隨著采購的品種、數(shù)量和頻率的增加,協(xié)同的作用將越發(fā)明顯,包括:

　　企業(yè)內(nèi)部協(xié)同

　　企業(yè)要實施高效的采購行為,需要企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務部門的協(xié)同配合,包括設計開發(fā)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、財務部門等,并適時進行相關數(shù)據(jù)的維護,如物料、供應商、采購價格等,只有這樣才能以合理的價格采購到所需的物料、合適的數(shù)量并實施正確的交付。

　　企業(yè)與外部的協(xié)同

　　采購不僅需要企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同,更需要與外部的協(xié)同,即與供應商在庫存、需求等方面信息的共享。企業(yè)可以根據(jù)供應鏈的供應情況調整計劃及執(zhí)行的過程。同時,供應商可以根據(jù)企業(yè)的庫存、計劃等信息調整供應計劃。

　　三、實現(xiàn)從“為庫存采購”到“為訂單采購”的轉化

　　在供應鏈管理條件下,采購活動以訂單驅動方式進行,這種方式可以準時響應客戶的需求,降低庫存成本,進而改變了傳統(tǒng)的以庫存補充為目的的采購模式。

　　加強對外部資源的管理

　　有效的外部資源管理可以建立一種新的不同層次的供應網(wǎng)絡,減少供應商數(shù)量,與供應商建立一種長期的、互惠的合作關系,進而摒棄傳統(tǒng)采購管理的不足:缺乏合作、缺乏柔性和對需求的快速響應能力。

　　IT技術為采購問題的解決提供了強有力工具

　　泛普軟件采購管理系統(tǒng)有效利用協(xié)同采購模式解決企業(yè)管理中的采購問題,必須依賴于強有力的技術手段。IT技術與先進管理模式(特別是ERP)的結合有效解決了采購問題。據(jù)統(tǒng)計,IT技術的應用通常能夠獲得5%~40%的總節(jié)約,而典型的成本下降范圍是15%~20%。

　　設置流暢的采購流程

　　采購流程包含了為生產(chǎn)需要而選擇供應商并購買物料所涉及活動的業(yè)務過程。通暢的業(yè)務流程是保障高效采購的基礎,它應具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。

　　搭建合理的組織結構

　　優(yōu)秀的采購流程需要有相應的組織結構來支撐,這種組織結構應是扁平化的,并支持先進的采購模式,如集中采購、分布式采購等。