企業(yè)會(huì)議管理

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

會(huì)議管理，看似簡(jiǎn)單，但真正把它做好，卻是秘書(shū)或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話，叫做：“會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話讀起來(lái)瑯瑯上口，簡(jiǎn)明扼要，亦有一些企業(yè)將之張貼會(huì)議室一偶，但是真正將會(huì)議管理做好，絕非易事。在實(shí)際工作中，要不就是會(huì)而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業(yè)界。

“會(huì)而備”

在“會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹”這句話前面其實(shí)要加上另外三個(gè)字，就是“備而會(huì)”。在召開(kāi)會(huì)議之前如果沒(méi)有做好會(huì)議準(zhǔn)備，那么還不如不要開(kāi)會(huì)，這樣的會(huì)議注定是一個(gè)失敗的會(huì)議。因此，會(huì)議召集者必須做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。會(huì)議通知內(nèi)容里須寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)，與會(huì)者，會(huì)議討論主題，如果要求與會(huì)者攜帶筆記本或者匯報(bào)材料等，也必須在會(huì)議通知中備注說(shuō)明。如此，與會(huì)者方可有備而來(lái)。

正確選擇會(huì)議形式

一般平常的會(huì)議，都是采用幾個(gè)與會(huì)者聚在一個(gè)會(huì)議室里開(kāi)會(huì)的方式進(jìn)行，我們稱(chēng)之為“會(huì)場(chǎng)式”會(huì)議。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)議形式也越來(lái)越多，會(huì)議的檔次也顯得越來(lái)越高。諸如“電視電話會(huì)議”等新興詞匯紛至沓來(lái)?，F(xiàn)在，QQ、MSN、SKYPE等聊天工具上都設(shè)有“邀請(qǐng)”的功能，無(wú)論與會(huì)者在北京、上海，還是在美國(guó)、歐洲，只要約定統(tǒng)一的時(shí)間上線，互相邀請(qǐng)，就可以立即在聊天工具上進(jìn)行開(kāi)會(huì)了。加之視頻設(shè)備，與會(huì)者之間都可以聽(tīng)到對(duì)方發(fā)言，而且可以看到彼此，會(huì)議效果一點(diǎn)不亞于“會(huì)場(chǎng)式”會(huì)議。這種會(huì)議方式，因?yàn)橥耆劳芯W(wǎng)絡(luò)存在，節(jié)省了差旅費(fèi)、會(huì)議材料成本費(fèi)等各種費(fèi)用，簡(jiǎn)便而經(jīng)濟(jì)，我們稱(chēng)之為“網(wǎng)絡(luò)式”會(huì)議。“網(wǎng)絡(luò)式”會(huì)議已經(jīng)在一些外資企業(yè)和高新技術(shù)企業(yè)廣泛應(yīng)用，未來(lái)必定成為企業(yè)會(huì)議形式的主流。

會(huì)而不議，就不是會(huì)議

開(kāi)會(huì)要講究會(huì)議質(zhì)量。開(kāi)會(huì)打電話、開(kāi)會(huì)抽煙耳語(yǔ)，開(kāi)會(huì)遲到早退，開(kāi)會(huì)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)上不說(shuō)，會(huì)后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會(huì)議質(zhì)量不高，會(huì)風(fēng)不好的典型例子。

首先，一般會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中必須規(guī)定三個(gè)角色：一是主持人，二是記錄人，三是調(diào)度人。這三個(gè)角色中，會(huì)議主持起到一個(gè)主線的作用，其職責(zé)是宣布會(huì)議開(kāi)始、提出會(huì)議議題、把握會(huì)議時(shí)間、執(zhí)行會(huì)議制度、總結(jié)會(huì)議內(nèi)容、跟蹤會(huì)議結(jié)果。調(diào)度人，起到把握整個(gè)會(huì)議主題，以防跑題的作用。一般由與會(huì)者中職位最高者擔(dān)任，負(fù)責(zé)控制會(huì)場(chǎng)秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會(huì)議優(yōu)劣?？梢栽跁?huì)議中設(shè)一個(gè)"停車(chē)場(chǎng)"，將相關(guān)的在此次會(huì)議上一時(shí)無(wú)法得出定論的議題，暫時(shí)放入“停車(chē)場(chǎng)”，留到以后機(jī)動(dòng)的時(shí)間里討論，以避免影響會(huì)議的進(jìn)程。在很多時(shí)候這個(gè)“停車(chē)場(chǎng)”是非常有用的。記錄人，詳細(xì)記錄會(huì)議的要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要，以便于會(huì)后做出客觀的會(huì)議評(píng)估。記錄人起到一個(gè)支持的作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的要點(diǎn)并發(fā)放會(huì)議紀(jì)要，最后確認(rèn)執(zhí)行人及完成時(shí)間。

其次，制定會(huì)議制度，嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。有一家企業(yè)在會(huì)議制度中采用了一個(gè)“現(xiàn)場(chǎng)捐款”的方式，規(guī)定：與會(huì)者每遲到一分鐘，現(xiàn)場(chǎng)捐款10元;會(huì)議過(guò)程中，電話鈴聲每響一次，現(xiàn)場(chǎng)捐款10元，手機(jī)等通話工具必須處于震動(dòng)狀態(tài)或者關(guān)機(jī)狀態(tài)。為什么要突出“現(xiàn)場(chǎng)”兩字?因?yàn)閳?zhí)行一個(gè)制度必須要求快捷迅速，這樣被處罰者才能在第一時(shí)間里知道錯(cuò)誤所在，處罰不是目的，而是讓受罰者不要犯下同樣的低級(jí)錯(cuò)誤。

此外，企業(yè)開(kāi)會(huì)切忌條條框框。有些企業(yè)開(kāi)會(huì)，一走進(jìn)會(huì)場(chǎng)就能感受到一種死氣沉沉的氛圍。與會(huì)者害怕在會(huì)場(chǎng)上發(fā)表自己的看法，害怕自己的觀點(diǎn)得罪了對(duì)方，于是就選擇了沉默。但是等到會(huì)議一結(jié)束，就會(huì)滿腹牢騷。而有些企業(yè)的開(kāi)會(huì)氛圍卻剛好相反，與會(huì)者各抒己見(jiàn)，滔滔不絕，有時(shí)候?yàn)榱艘粋€(gè)問(wèn)題爭(zhēng)得面紅耳赤，拍桌子瞪眼睛的，張三把他的觀點(diǎn)闡述著自己的觀點(diǎn)，李四據(jù)理堅(jiān)持自己所想的方案，此時(shí)由主持人或者調(diào)度人決定采用哪個(gè)方案，不管接受誰(shuí)的方案，但是走出會(huì)議室，大家還是喜笑顏開(kāi)，都能夠嚴(yán)格去執(zhí)行會(huì)上決定的方案。

同樣是開(kāi)會(huì)，前者帶來(lái)的是惡性循環(huán)影響力，后者帶來(lái)的是良性循環(huán)影響力，只要形成了良好的會(huì)風(fēng)，那么很多扯皮的問(wèn)題就會(huì)迎刃而解，這就是“會(huì)而議，議而決，決而行”。

檢查工作不容忽視

會(huì)議組織者除了通知、組織會(huì)議外，還有一個(gè)任務(wù)就是保證會(huì)上決定的工作任務(wù)得到全面貫徹。很多企業(yè)開(kāi)會(huì)，會(huì)上決定的事情很多，但是往往不當(dāng)場(chǎng)明確工作任務(wù)的完成時(shí)間，導(dǎo)致會(huì)后工作任務(wù)遲遲不能完成。所以，支持人在會(huì)上在充分討論一個(gè)事情后，必須馬上決定此事的負(fù)責(zé)人、需要協(xié)調(diào)的部門(mén)以及完成時(shí)間。接著，會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束后要檢查督辦各項(xiàng)事情的完成情況，只要做好了檢查(check)這個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)議管理才最終真正告一段落。

相關(guān)內(nèi)訓(xùn)課程推薦：

《帶好隊(duì)伍管好人》培訓(xùn)講師：薛燦宏

《培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)的思維優(yōu)勢(shì)》培訓(xùn)講師：馬利民

小編推薦：

企業(yè)執(zhí)行力來(lái)源的4個(gè)方面

如何著手實(shí)施中層領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)？