企業(yè)會議管理

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會議管理，看似簡單，但真正把它做好，卻是秘書或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話，叫做：“會而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話讀起來瑯瑯上口，簡明扼要，亦有一些企業(yè)將之張貼會議室一偶，但是真正將會議管理做好，絕非易事。在實際工作中，要不就是會而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業(yè)界。

“會而備”

在“會而議，議而決，決而行，行而徹”這句話前面其實要加上另外三個字，就是“備而會”。在召開會議之前如果沒有做好會議準(zhǔn)備，那么還不如不要開會，這樣的會議注定是一個失敗的會議。因此，會議召集者必須做好會議準(zhǔn)備工作。會議通知內(nèi)容里須寫明會議時間，會議地點，與會者，會議討論主題，如果要求與會者攜帶筆記本或者匯報材料等，也必須在會議通知中備注說明。如此，與會者方可有備而來。

正確選擇會議形式

一般平常的會議，都是采用幾個與會者聚在一個會議室里開會的方式進(jìn)行，我們稱之為“會場式”會議。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會議形式也越來越多，會議的檔次也顯得越來越高。諸如“電視電話會議”等新興詞匯紛至沓來?，F(xiàn)在，QQ、MSN、SKYPE等聊天工具上都設(shè)有“邀請”的功能，無論與會者在北京、上海，還是在美國、歐洲，只要約定統(tǒng)一的時間上線，互相邀請，就可以立即在聊天工具上進(jìn)行開會了。加之視頻設(shè)備，與會者之間都可以聽到對方發(fā)言，而且可以看到彼此，會議效果一點不亞于“會場式”會議。這種會議方式，因為完全依托網(wǎng)絡(luò)存在，節(jié)省了差旅費、會議材料成本費等各種費用，簡便而經(jīng)濟，我們稱之為“網(wǎng)絡(luò)式”會議。“網(wǎng)絡(luò)式”會議已經(jīng)在一些外資企業(yè)和高新技術(shù)企業(yè)廣泛應(yīng)用，未來必定成為企業(yè)會議形式的主流。

會而不議，就不是會議

開會要講究會議質(zhì)量。開會打電話、開會抽煙耳語，開會遲到早退，開會時間過長，會上不說，會后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會議質(zhì)量不高，會風(fēng)不好的典型例子。

首先，一般會議召開過程中必須規(guī)定三個角色：一是主持人，二是記錄人，三是調(diào)度人。這三個角色中，會議主持起到一個主線的作用，其職責(zé)是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執(zhí)行會議制度、總結(jié)會議內(nèi)容、跟蹤會議結(jié)果。調(diào)度人，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔(dān)任，負(fù)責(zé)控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會議優(yōu)劣?？梢栽跁h中設(shè)一個"停車場"，將相關(guān)的在此次會議上一時無法得出定論的議題，暫時放入“停車場”，留到以后機動的時間里討論，以避免影響會議的進(jìn)程。在很多時候這個“停車場”是非常有用的。記錄人，詳細(xì)記錄會議的要點和細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會議紀(jì)要，以便于會后做出客觀的會議評估。記錄人起到一個支持的作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會議的要點并發(fā)放會議紀(jì)要，最后確認(rèn)執(zhí)行人及完成時間。

其次，制定會議制度，嚴(yán)格會議紀(jì)律。有一家企業(yè)在會議制度中采用了一個“現(xiàn)場捐款”的方式，規(guī)定：與會者每遲到一分鐘，現(xiàn)場捐款10元;會議過程中，電話鈴聲每響一次，現(xiàn)場捐款10元，手機等通話工具必須處于震動狀態(tài)或者關(guān)機狀態(tài)。為什么要突出“現(xiàn)場”兩字?因為執(zhí)行一個制度必須要求快捷迅速，這樣被處罰者才能在第一時間里知道錯誤所在，處罰不是目的，而是讓受罰者不要犯下同樣的低級錯誤。

此外，企業(yè)開會切忌條條框框。有些企業(yè)開會，一走進(jìn)會場就能感受到一種死氣沉沉的氛圍。與會者害怕在會場上發(fā)表自己的看法，害怕自己的觀點得罪了對方，于是就選擇了沉默。但是等到會議一結(jié)束，就會滿腹牢騷。而有些企業(yè)的開會氛圍卻剛好相反，與會者各抒己見，滔滔不絕，有時候為了一個問題爭得面紅耳赤，拍桌子瞪眼睛的，張三把他的觀點闡述著自己的觀點，李四據(jù)理堅持自己所想的方案，此時由主持人或者調(diào)度人決定采用哪個方案，不管接受誰的方案，但是走出會議室，大家還是喜笑顏開，都能夠嚴(yán)格去執(zhí)行會上決定的方案。

同樣是開會，前者帶來的是惡性循環(huán)影響力，后者帶來的是良性循環(huán)影響力，只要形成了良好的會風(fēng)，那么很多扯皮的問題就會迎刃而解，這就是“會而議，議而決，決而行”。

檢查工作不容忽視

會議組織者除了通知、組織會議外，還有一個任務(wù)就是保證會上決定的工作任務(wù)得到全面貫徹。很多企業(yè)開會，會上決定的事情很多，但是往往不當(dāng)場明確工作任務(wù)的完成時間，導(dǎo)致會后工作任務(wù)遲遲不能完成。所以，支持人在會上在充分討論一個事情后，必須馬上決定此事的負(fù)責(zé)人、需要協(xié)調(diào)的部門以及完成時間。接著，會議組織者在會議結(jié)束后要檢查督辦各項事情的完成情況，只要做好了檢查(check)這個環(huán)節(jié)，會議管理才最終真正告一段落。

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